hypernet Direkt Användarmanual för Personal Version 1.0

Transkript

1 hypernet Direkt Användarmanual för Personal Version 1.0

2 Innehållsförteckning Inloggning för Personal... 3 Status... 3 Här och Nu... 4 Hitta Barn... 4 Vem är Var... 4 Information om Barn... 4 Avtal... 5 Kommunikation... 5 Diverse... 6 Listor... 7 Infotavla Inloggning för Personal via App Logga In i App Status via App Här och Nu via App Vem är Var via App Nyheter via App Mer via App

3 Inloggning för Personal Syftet med hypernet Direkt är att personalen ska få mer tid över till barnen. Detta genom att ha ett verktyg som underlättar administrationen och ger bättre överblick över var barnen är och visa aktuell information om barnen. Personalen har, likt administratörer, tillgång till hypernet Direkt via tre olika inloggningar: Infotavlan Personalinloggning Personalapp Vid uppsättning av hypernet Direkt anger en administratör vilken personal som ska få tillgång till systemet. Som personal har man tillgång till följande flikar i menyn: Status Här och Nu Hitta barn Vem är var Kommunikation Diverse Status Under fliken Status kan personalen, precis som på infotavlan, anmäla barnens status via sin personalinloggning. Via ikoner och tydliga färgmarkeringar kan personalen få en överblick över var barnen är och vilka avtal som måste följas upp inom den närmaste tiden. Det är möjligt att hantera ett barn i taget eller flera barn samtidigt, exempelvis via knappen Genomför för hela gruppen. Personalen kan välja om alla grupper ska visas tillsammans eller om det ska visas uppdelat per grupp/avdelning. Detta görs genom att klicka på länkarna till grupperna. När vald avdelning visas blir det också en tydlig överblick över vart barnen är, vilka som har kommit, vilka som inte har kommit, när barnen ska gå hem etcetera. Under fliken Status återfinns vallistan Kommit där personalen väljer vad som ska registreras på det valda barnet eller barnen, om flera stycken har markerats. Barnen kan registreras med status Kommit, Gått hem, Frånvaro, Lov/Ledighet. Om registreringen sker från ett fritidshem finns även valet Skola, för att till exempelvis kunna visa att barn från morgonfritids har gått till skolan. 3

4 De olika avtal som kan registreras på ett barn styr om en viss status ska anges på barnet dagen för avtalet. Under fliken Status kan personalen nå ikonen Skapa ett avtal och redigera och registrera ett nytt avtal för önskat barn. Här och Nu Under fliken Här och nu får personalen en överblick över vilka barn som är på plats vid det aktuella tilfället och vilka avtal som gäller för dessa barn. Ett barn kan ha flera avtal på en dag. Exempel på avtal som kan vara registrerade på ett barn är: Barnet ska iväg på en gitarrkurs och därefter komma tillbaka. Barnet behöver ta någon form av medicin. Barnet ska gå hem. Via ikoner och färgmarkeringar får personalen en snabb överblick av barnens kommande och pågående avtal. Till exempel markeras barn med röd färg i displayen om de har avtal inom den närmaste halvtimmen. Det är möjligt att göra urval på tider, där färgmarkeringar visar vilka rader som snabbt behöver följas upp, exempelvis vilka avtal som gäller närmaste halvtimmen, vilka avtal som gäller närmaste timmen, vilka avtal som gäller resten av dagen etcetera. Det som presenteras i fliken Här och nu går att avgränsa till att visas per avdelning eller per enhet. Hitta Barn Via menyvalet Hitta barn kan personalen leta fram barn via en specifik grupp/avdelning. Det finns även översikter av barnen per tidsblock. Vem är Var Via menyvalet Vem är var, kan personalen få en överblick över var barnen på en avdelning/ enhet befinner sig, om de är registrerade som Kommit eller Gått hem. Är tjänsten för platsregistrering aktiverad och personalen har registrerat aktiva platser kan även dessa platser användas för att ge en mer detaljerad överblick om var barnen befinner sig. Till exempel om barnen är i Läxcafét, Idrottshallen eller Skogen. Tillsammans med namnet på de olika platserna visas även en summering av hur många barn som befinner sig på respektive plats. Information om Barn Via flikarna Här och nu, Hitta barn eller Vem är var kan personalen nå barnets avtal genom att klicka på ikonen för avtal på barnets rad. Då visas en dialog med avtalet och personalen kan välja att redigare ett befintligt avtal eller skapa ett nytt avtal. Väljer personalen att klicka 4

5 på namnet på barnet visas information kopplat till barnet uppdelat på flera olika flikar, till exempel Uppgifter, Avtal, Kontaktpersoner. Informationen under dessa flikar är till viss del motsvarande uppgifter som vårdnadshavaren kan hantera när de är inloggade i systemet som vårdnadshavare. Genom att personalen kan nå dessa flikar kan de hjälpa vårdnadshavare att registrera uppgifter om barnet om de av någon anledning själva inte har möjlighet till detta. Avtal Ett barn kan ha ett eller flera avtal. Registrering av avtal sker vanligen av vårdnadshavarna till ett barn men även personal kan skapa en registrering om det behövs. Exempelvis om vårdnadshavarna ringer in och ber om registrering av ett avtal. Avtalen kan vara av formen Engångsavtal. Ett engångsavtal försvinner när den registrerade tiden för det har passerats. Ett engångsavtal kan även vara en påminnelse, exempelvis; Glöm inte skicka med regnkläderna med mormor och morfar. För att andra kontaktpersoner till barnet ska få samma avtalsmöjligheter som vårdnadshavarna kan vårdnadshavarna ange de rättigheterna själva när de loggat in i systemet. Kommunikation Via menyvalet Kommunikation kan administratörer och personal enkelt skapa en kommunikation till vårdnadshavarna. Kommunikationen kan ske via följande medier: meddelande, SMS, galleriet eller via anslagstavlan. Meddelande Meddelanden kan skapas till vårdnadshavare inom enheten eller avdelningen. Meddelandet är synligt via inloggning i systemet för vårdnadshavaren. Precis som vid vanlig e-post anges mottagare, ämne och meddelande. Det är även möjligt att bifoga filer. Allra först efter inloggning visas en lista på senaste inkomna meddelanden. Gå-hem-meddelande Vid hämtning av barn kan särskilda Gå-hem-meddelanden skapas till vårdnadshavare. Detta för att personalen vid hämtning ska kunna förmedla viss information till vårdnadshavare, eller annan kontaktperson som hämtar barnet. Meddelanden kan exempelvis vara påminnelser som gäller för det specifika barnet, likt Glöm ej att ta med blöjor i morgon. Det kan även vara information som är riktad till flera barns vårdnadshavare, likt Glöm ej att ta med fika till utflykten i morgon. SMS Via SMS kan administratörer och personal skicka SMS till en eller flera vårdnadshavare. Om en person är rödmarkerad i listan innebär det att den saknar mobilnummer, vilket innebär att personen inte kommer att få något meddelande. Priset som visas är totalkostnaden för utskick av det aktuella SMS:et. 5

6 Information Här visas den information som just nu visas eller har visats via anslagstavlan som nyheter eller post-it-lappar. Det går även att se gamla nyheter, som inte längre är kvar på anslagstavlan. Från denna vy kan administratörer och personal lägga till nya nyheter eller notiser som kommer att visas på anslagstavlan. Galleri I Galleriet visas bilder från enheten. Det viktigt att informera vårdnadshavarna om hantering av bilderna i denna funktion. Bilderna är begränsade till en storlek på 5MB per bild. 1. Välj Skapa nytt galleri 2. Ange Rubrik 3. Välj bilder och sök upp de bilder som ska publiceras 4. Välj Öppna för att ladda upp valda bilder. 5. Välj Spara Anslagstavlan Vyn Anslagstavlan är tillgänglig för så väl personal som för vårdnadshavare. På anslagstavlan visas de senaste nyheterna eller notiserna via post-it. De nyaste bilderna rullar i ett bildspel i Galleriet. Diverse Via fliken Diverse kan personalen registrera aktiviteter och lägga upp platser. Platser Registrering av olika platser som enheten/avdelningen kan befinna sig på, ger både personal och vårdnadshavare en lättåtkomlig överblick av var barnen befinner sig. Exempelvis om barnen är i Läxcafét, Idrottshallen eller Skogen. Det är även möjligt att definiera tider för när dessa platser är öppna samt att det är möjligt att ange vilken personal som är med på just denna plats. Används denna tjänst kan vårdnadshavare se informationen om vart barnet befinner sig i både systemet och appen. Befinner sig barnet på utflykt kan vårdnadshavaren därför hämta barnet direkt från utflyktsplatsen. Aktiviteter I menyvalet Aktiviteter administreras de aktiviteter som finns registrerade eller ska registreras på enheten. 1. Välj Aktiviteter 2. Välj Skapa ny aktivitet 6

7 3. Välj Registrera Stängt om man önskar att vänta med göra aktiviteten publik eller om man själv ska välja vilka barn som ska få delta. 4. Välj Spara och välj sedan deltagare. 5. Lägg till barn, om personalen ska styra vilka barn som ska få tillgång till aktiviteten. Välj grön bock för att registrera ett barn. Välj rött kryss om beslutet är att barnet inte behöver registrera sig. Välj vilka barn från vilka avdelningar och grupper som kan registrera sig 6. Välj Spara Elevöverblick och registrering Aktiviteterna visas i kalendern på anslagstavlan samt på infotavlan och är synliga för både vårdnadshavare och personal. När barnens vårdnadshavare är inloggade kan de se aktiviteterna och i kalendern se vilka som är registrerade. Vårdnadshavaren kan även registrera barnet på en aktivitet, förutsatt att barnet är upplagd till att kunna bli registrerad på aktiviteten. I menyvalet Aktiviteter visas alla aktiviteter samlade, både registrerade och oregistrerade. Stängda aktiviteter kan endast registreras via kontakt med personalen. Det är endast personalen som kan avregistrera en aktivitet. Listor Ikonen Lista är tillgänglig för både inloggad personal och administratörer. I vyn finns ett antal listor/rapporter som är viktiga för verksamheten. För att kunna ta fram listorna krävs att Adobe Acrobat Reader är installerat. Adresslistor Adresslistor Klassisk adresslista med adresser, telefonnummer samt e-postadresser. Bildlistor Lista på de bilder som finns av barnen på en avdelning. Detta är samma bilder som visas under fliken Uppgifter samt Anslagstavla. Adressetiketter Etiketter med barnets adresser. Urval per avdelning. Namnetiketter Etiketter med barnets namn, till exempel till att hänga på klädkrokar. Urval per avdelning. 7

8 Barnets uppgifter Adressuppgifter och kontaktuppgifter som finns registrerat på varje barn. Urval per avdelning. Statistik Barnhistorik Uppdelat per avdelning eller per barn. Urval görs för en period. Närvarohistorik Urval görs för avdelning, period, och tid. Resultatet visar barn och antal dagar per avdelning. Beläggningsgrad Beläggningsgrad för lov Överträdelse av tidsbegränsade tidsblock Urval görs på period för hela enheten, Resultatet visas per avdelning och barn, Datum, registrerad tid och faktiskt tid. Brandlista En brandlista visar vilka barn som är närvarande just nu. Avtal Här och nu Urval kan göras på den närmsta 0,5 h, närmaste 1 h, närmaste 1,5 h eller resten av dagen. Dagens avtal Kronologiskt Dagens avtal, Gruppvis Ej närvarande Visar vilka avtal som inte är uppfyllda, det vill säga vilka barn som inte har kommit vid planerad tid. Aktiviteter Listan Välj aktiviteter visar vilka barn som är anmälda till en aktivitet. Urval görs via de aktiviteter som är registrerade i systemet. Tidsblock Listan Välj tidsblock - Visa tidsblock från urval, till exempel vilka som är registrerade på tidsblocket för morgonen. Lov Registrerade barn för lov Urval görs på registrerade lovdagar. 8

9 Övergripande återkoppling Listan visar hur många barn per avdelning som har anmält lovdagar och hur många som ej anmält några lovdagar. Visas i listan med uppdelning på ja/nej. Beläggning Urval görs på registrerade lovdagar. Resultatet visar tider för alla barn för vald lovdag/ lovdagar. Individuell återkoppling Urval görs på registrerade lovdagar. Saknar återkopplingar Urval görs på registrerade lovdagar. Medgivande I listan Välj medgivande görs urvalet på registrerade medgivande. Resultatet visas för hela enheten, uppdelat på avdelning och barn. 9

10 Infotavla Infotavlan är en skärm som är uppsatt som tjänst i till exempelvis hallen där barnen själva, vårdnadshavare eller personal primärt kan registrera barnen och se deras status. Det finns även möjlighet att se enhetens/avdelningens anslagstavla som innehåller nyheter och notiser som riktar sig till vårdnadshavarna. Klasser/Grupper På infotavlans ena flik visas en översikt över de avdelningar som finns på enheten. 1. Välj avdelning 2. Välj barn (det går även att ange flera) 3. Ange Var är jag Kommit Hem Hem till Till aktivitet Ange lämning (endast barnomsorg) Se sovtider (endast barnomsorg) Dagens avtal När detta är klart visas en snabb summering om vilket val som är gjort. Denna information försvinner automatiskt. När vald avdelning visas blir det också en tydlig överblick över var barnen är, vilka som har kommit, vilka som inte har kommit, när barnen ska gå hem etcetera. Anslagstavla På infotavlans andra flik finns det en anslagstavla med information från enheten/avdelningen. Samma information från anslagstavlan kan vårdnadshavarna se via sin inloggning som vårdnadshavare. På anslagstavlan visas: Nyheter Notiser Födelsedagar (ej i Sverige) Galleri Bilderna hämtas från ett galleri som vårdnadshavarna även når när de är inloggade på sina sidor 10

11 Kalender Byt avdelning Ikonen Byt avdelning är alltid tillgänglig. Därför är det möjligt att välja om tavlan ska visas per avdelning eller för hela enheten. 11

12 Inloggning för Personal via App Som ett komplement till Inloggning för personal, har personalen även tillgång till en app. Appen är till för att underlätta för personalen om de till exempel befinner sig utanför enheten/avdelningen och de på ett enkelt sätt vill komma åt den viktigaste informationen. Appen för personalen laddas ner via App Store eller Goggle Play beroende på vilken typ av smartphone som används. Logga In i App För att logga in på appen skriv in användarnamn och lösenord. Klicka på Logga in. Det allra första som personalen ser efter inloggningen är vyn Status, som visar information från Infotavlan. Personalen kan från förstasidan efter inloggningen hantera följande funktioner: Status Här och Nu Vem är var Byta avdelning Nyheter Status via App I appen nås först vyn Status. I denna vy finns en översikt över vilka barn som tillhör enheten/ avdelningen och vart de befinner sig, samma bild som ges på Infotavlan. Genom att klicka på ett specifikt barn i displayen kommer man direkt till vyn Barnets översikt. Först visas barnets status, exempelvis Kommit. Från Barnets översikt kan personalen sedan välja att utföra följande aktiviteter: Anmäla närvaro Anmäla frånvaro Anmäla som ledig Skicka hem Sända till plats Visa Barnets uppgifter 12

13 Här och Nu via App I vyn Här och nu får personalen en överblick över vilka barn som är på plats vid det aktuella tilfället och vilka avtal som gäller för dessa barn. Ett barn kan ha flera avtal på en dag. Exempel på avtal som kan vara registrerade på ett barn är att barnet ska iväg på en gitarrkurs och därefter komma tillbaka, att barnet behöver ta någon form av medicin, eller att barnet ska gå hem. Via fliken Här och nu ser personalen vilka avtal som styr dagen och vad som ska ske med de barn som är "här och nu". Via färgmarkeringar får personalen en snabb överblick av barnens kommande och pågående avtal. Till exempel markeras barn med röd färg i displayen om de har avtal inom den närmaste halvtimmen. För att komma till ett specifikt avtal för ett barn klickar man på raden för det barn avtalet berör. I från denna vy går det även att registrera nya avtal samt att ta sig till vyn Uppgifter där information om barnet finns. Via vyn Uppgifter kan personalen hantera följande: Kontaktuppgifter Se barnets adress och via ikonen ta sig till Google maps och se adressen på kartan. Skicka E-post Via denna ikon kan personalen skapa och skicka iväg e-postmeddelanden till barnets vårdnadshavare. Ringa Via ikonen för telefon kan personalen direkt ringa upp vårdnadshavaren. Vem är Var via App Via vyn Vem är var, kan personalen få en överblick över var barnen på enheten/avdelningen befinner sig. Till exempel se vilka som är på utflykt och vilka som är i idrottshallen. Tillsammans med den angivna platsen visas en röd cirkel med en sammanfattning om hur många barn som befinner sig på respektive plats. Nyheter via App Från appen kan personalen lägga upp nyheter. 1. Ange Rubrik 2. Ange texten som utgör nyheten 3. Välj Bifoga bild 4. Välj om nyheten ska visas per avdelning eller för hela enheten 13

14 5. Ange Datum Datum för nyheten ska vara från det datum den gäller samt vilket datum den gäller till, det vill säga from datum tom datum 6. Välj Skapa Nyheten kommer att publiceras på anslagstavlan det datum som är angivet som from datum och tas bort vid angivet tom datum. Mer via App Inställningar Via Inställningar kan man logga ut från appen. Om personalen väljer att logga ut innebär det att man loggar ut från appen helt och hållet. Om man endast trycker på hemknappen på mobil/platta fortsätter man att vara inloggad på appen och man kommer direkt in på den igen, nästa gång den öppnas, utan att behöva logga in. Avdelningar I vyn Avdelningar väljer personalen om endast en avdelning ska visas i appen eller om hela enheten ska visa. 14