Innehåll: Logga in. Hjälpsidor. Startmenyn. Tidsrapportering. Rapporthistorik. Skapa / ta ut rapporter. Projekt. Projektegenskaper.

Transkript

1 Adminmanual

2 adminmanual Innehåll: Logga in Hjälpsidor Startmenyn Tidsrapportering Rapporthistorik Skapa / ta ut rapporter Projekt Projektegenskaper Projektposition Visa personalens position Redigera / lägg till användare Frånvaro

3 Logga in Surfa till admin.timeorganizer.se. eller Använd länken logga in på Timeorganizer.se Du startar administrationen genom att logga in med de uppgifter som du tilldelats av Trust-IT. Hjälpsidor Första gången du loggar in får du upp ett hjälpfönster med instruktioner om hur du steg för steg kommer igång. Är det något du behöver hjälp med i administrationen, klicka på hjälptecknet. Denna finns på varje sida och ger dig vägledning i hur allt fungerar. startmenyn När du loggar in som administratör möts du först av en meny med tre alternativ: Tidsrapportering Rapportera din arbetade tid eller avikelser från inlagda aktiviteter. Se sidan 4. Rapporter Skapa rapporter för total tid, kundrelaterad tid eller tid för ett specielt projekt. Se sidan 6. Administration Administrera rapporteringar, ändra användarinställingar, lägga till/ändra projekt, hantera frånvaro, etc... Se sidan 6. 3

4 Tidsrapportering Såhär registrerar du din arbetade tid via datorn: 1. Välj om du vill registrera tid eller frånvaro. 2. Välj i listan vilket projekt du arbetat för. (Alternativt typ av frånvaro) 3. Sätt datum. 4. Sätt klockslag för start och slut. 5. Om den arbetade tiden gått över lunchen fyller du i de klockslag då du tog lunch. Du kan även trycka på: (förmiddag, heldag, eftermiddag) 6. Skriv en kommentar/anteckning till arbetet. Aktivitetsbeskrivning: Denna är offentlig och kommer kunna ses vid t.ex. faktureringsunderlag. Intern anteckning: Kan bara ses internt. 7. avsluta med Skapa rapport. 4

5 Rapporthistorik Här visas en detaljerad lista med dina registreringar. Allt är i kronologisk ordning. Varje rad är en rapportering och varje box en ny dag. Antal dagar i listning : Justera hur många dagar du vill se i listan genom att skriva in ett tal, eller att klicka på pilarna. Vill du se rapporter från ett visst datum skriver du in datumet i rutan, eller väljer i kalendern. Dölj tomma veckoslut innebär att alla lördagar och söndagar utan registreringar döljs i listan. Du kan även filtrera på projekt. Till höger i listan ser du dina enskilda rapporterade tider samt den totala rapporterade tiden för dagen. Du raderar en registrering genom att klicka på papperskorgen. Med trollstaven kopierar du Kund, Projekt och Aktivitet från den valda rapporten till en ny rapportering. Redigera en registrering gör du med pennan med uppdatera rapport. Glöm inte att avsluta 5

6 Skapa / ta ut rapporter Skapa rapporter för total tid, kundrelaterad tid, specifik användare, tid för ett specielt projekt, etc... Börja med att välja typ av rapport uppe i menyn. Alla typer av rapporter fungerar, med några små undantag, på samma sätt. Vi använder därför projektrapporten som exempel att utgå ifrån. Vid eventuella problem hänvisar vi till hjälptecknet uppe i höger hörn. Projektrapport Välj vilken tidsperiod du vill skapa rapporten (från - till) genom att skriva in datumet eller klicka på den lilla almanackan. Välj vilket projekt och vilken/vilka medarbetare. Sedan specificerar du vad som ska synas och inte på rapporten genom att bocka i rutorna. Visa tid in / ut: Visar tid för in- och utcheckning. Visa total tid: Visar totalt arbetad tid. Avsluta med skapa. En förhandsvisning dyker då upp. Projekt Här finns en lista med alla projekt och info om dessa. Redigera befintlig: Klicka på respektive projekt för att redigera. eller Lägg till ny genom att klicka på Lägg till projekt. Status: Projektet är aktivt. Projektet har utgått eller inte längre används. (Det går dock fortfarande att checka in) Projektet är inaktivt. (Det går inte att checka in på detta projekt) Projektegenskaper Projektnamn: Fyll i vad du vill kalla projektet (exempelvis Montering lyftkran eller Måla hus ). Detta är hur projektet kommer att synas i appen och visas då man väljer projekt att registrera tid på. Projektansvarig: Välj vem som ska vara ansvarig för projektet. 6

7 Kommentar: Öppet fält att skriva in en kommentar till projektet. Status: Detta projekt är aktivt. Bocka ur denna om projektet inte längre ska vara tillgängligt/aktivt. Projektet markeras då med svart prick i listan. Tidsättning: Fyll i detta ifall projektet ska pågå under en bestämd tidsperiod. Skriv in datumen eller klicka i kalendern för att sätta start och slut. Projektet blir då aktivt (grönt) vid dagen för start, och inaktivt (rött) så fort slutdatumet passerat. Väljer du att inte fylla i tid förblir projektet aktivt tillsvidare. Projektposition: Se längre ner på sidan. Medlemmar: Bocka för de medlemmar som ska kunna registrera tid på detta projekt via appen eller webben. Avsluta med spara. Projektposition Projektposition gör att GPS:en i appen känner av då man befinner sig inom rätt område för respektive projekt. Det går alltså inte att checka in då man befinner sig utanför den inställda radien för projektet. Såhär gör du för att sätta projektposition: Skriv in adressen för projektet (ex Solna torg 3 ) och klicka på sök. Positionen markeras då ut på kartan. Vill du att området ska ha en större radie klickar du på markera och drar i cirkeln såhär: klicka på någon av de vita markeringarna i cirkels ytterkant, hålla in musen och dra till önskad storlek. Du ångrar genom att klicka på pilen för ångra eller på rensa (nere i menyn) Avsluta med spara. 7

8 visa personalens position Här överblickar du alla avslutade och pågående registreringar. Välj först datum genom att klicka på den lilla almanackan. Klicka sedan på respektive person eller registrering i listan nedan. Ikoner dyker då upp på kartan för vart incheckningen startade och avslutades För att visa alla klickar du på ikonen Det finns även möjlighet för de anställda att skriva en kommentar/notis till registreringen. Detta visas med en symbol, ett papper med vikt kant. Klicka på denna eller för att läsa. Sjukdom eller annan frånvaro är rödmarkerad. Färgförklaring: Användaren har avslutat sin/sina registreringar för dagen. Användaren har en pågående registrering. Användaren har inte registrerat tid för dagen. Vad händer om GPS:en inte fungerade? De gånger då GPS:en inte har täckning startar och avslutas registreringen som vanligt. Den syns i listan precis som alla andra, fast med rödmarkerad tidsangivelse. Info om position för in/ut kan inte visas på kartan och du kan därför heller inte klicka på registreringen. De anställda är ombedda att skriva en notis (ex: GPS:mottagning fanns inte ) vid dessa tillfällen. 8

9 Redigera / lägg till användare Här finns en lista med alla användare och info om dessa. Redigera befintlig: Klicka på respektive användare för att redigera. eller Lägg till ny, genom att klicka på Lägg till. Användaren är aktiv. Användaren har inte har tillåtelse att logga in. (Exempelvis om han/ hon sagt upp sig och inte längre ska ha tillgång till registreringen) Användaregenskaper Fyll i användarnamn och kontaktupgifter. Användarnamnet ska vara en e-postadress eller ett telefonnummer. Vill du byta lösenord gör du det här. Tomt lösenordsfält innebär att ditt gamla lösenord används. Bocka i vilka rättigheter användaren ska ha. Anställd: Kan registrera tid i appen och webben. Kan även skriva ut sina egna rapporter. Administratör: Samma som anställd, plus: Kommer åt administrationen och har rätt att lägga upp nya projekt, användare etc. Status Kan logga in Bocka ur denna om användaren inte längre ska ha rättigheter att logga in, t.ex. om han/hon sagt upp sig eller liknande. Användaren markeras då röd i listan. Projektmedlemskap Här bockar du i vilka projekt som användaren ska ha tillgång till, alltså kunna rapportera tid på. Avsluta med Spara. Frånvaro Här finns en lista med alla frånvarotyper. Aktiva (de som går att registrera tid på) Inaktiva (de som inte går att registrera tid på) Du kan redigera en frånvarotyp genom att klicka på den i listan. Lägg till ny frånvarotyp genom att klicka på Lägg till ny typ. 9