Webbklient för användare

Transkript

1 Webbklient för användare Time Care Planering xx Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 1 (23)

2 Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 2 (23)

3 Innehållsförteckning 1 Inloggning Välkomstsidan Byta lösenord Meddelanden Navigering Hjälp Schemaläggning Önskemål Registrering av schemapass Anteckningar Uppgifter Saldo Preliminärt schema Graf Visa alla schemalagda Personuppgifter Allmänt Saldo Bonusavtal Parametrar Anställningar Aktiviteter och Kompetenser Rapporter Ta fram en rapport Logga ut Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 3 (23)

4 Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 4 (23)

5 1 Inloggning Gå in via Internet Skriv in din webbadress som du fått från den som är Time Care ansvarig OBS! Ovan bild är ett exempel. Inloggningsbilden öppnas 1. Skriv in ditt användarnamn och lösenord. Klicka på Logga in och du kommer du till nästa bild som är Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 5 (23)

6 2 Välkomstsidan 2.1 BYTA LÖSENORD I dialogfönstret bör man ändra sitt lösenord. Detta rekommenderas. Det nya lösenordet måste skrivas in två gånger för att minimera risken för fel. Lösenordet skall innehålla mellan sex och tjugo tecken (bokstäver eller siffror) och är skiftlägeskänsligt (gör skillnad på små och stora bokstäver). Beroende på vilken inställning som är gjord i Time Care programmet så kan du behöva skriva in ditt gamla lösenord eller inte. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 6 (23)

7 2.2 MEDDELANDEN Om det finns meddelanden inlagda i systemet så visas de under rubriken meddelanden (obs endast engångsmeddelanden visas). Om du vill se fler meddelanden bakåt i tiden så kan listboxen under Lästa meddelanden fällas ned. Vill du att meddelanden ej skall visas så kan bocken framför Meddelanden tas bort. Meddelandet försvinner endast rubriken visas. OBS! Meddelanden syns i schemaläggningen i kolumnen Info med följande symbol. För man muspekaren mot symbolen så visas meddelandets rubrik i klartext. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 7 (23)

8 3 Navigering Det finns två sätt att ta sig till de olika programdelarna för schemaläggning. Sidomeny och eller direkt via länkarna på välkomstsidan. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 8 (23)

9 4 Hjälp Klickar du på via sidomenyn kommer du in i webbklientens hjälpmeny.. Här kan navigera dig fram till olika avsnitt genom att bläddra ned i fönstret alternativt klicka på någon av länkarna. Även under som finns i alla avsnitt i programmet, hittar du samma hjälpmeny. Om du till exempel är i avsnittet Rapporter och klickar på hjälp så kommer du direkt till det avsnitt som handlar just om Rapporter. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 9 (23)

10 5 Schemaläggning Vid schemaläggning via sidomenyn så kommer du direkt till önskemålsmodulen. Om period inte finns för önskemål så kommer du till det statusläge som perioden finns i (prel. schema alt färdigt schema). Om du går via länkarna kommer du in i respektive period. i Önskemål, Prel. schema alt. Färdigt schema så 5.1 ÖNSKEMÅL Förutom din period ser du, 1. bemanningskraven, 2. dina saldon och 3. Aktuella grundpass om den modulen finns installerad. 4. Varje period är upplagd så att man kan välja att se hela perioden i ett svep eller per vecka. Dessa flikar används för att välja vilken vecka som ska visas i schematabellen. Den första fliken Hela perioden används för att visa hela perioden istället för en specifik vecka Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 10 (23)

11 5. Om det finns flera perioder upplagda så går det även att byta period i listboxen, oavsett vilket statuslägen perioden är i. 6. Du kan även skriva ut dina lagda önskemål genom att klicka på skrivaren under listboxen. 7. Även i Önskemål visa differenserna i min och max antal. Vill man inte påverkas av dessa så klicka på denna knapp så försvinner differenserna för perioden. 5.2 REGISTRERING AV SCHEMAPASS För att påbörja registrering av tid så skall man klicka på den dag man vill registrera. Raden öppnas och aktivitetskod kan väljas. Registrera från och till tid. Du kan välja kod genom att på tangentbordet trycka på den 1:a bokstaven i kodnamnet eller klicka på pilen till höger och från listan på knutna aktiviteter, välja rätt kod. OBS Använd endast tabulatorknappen vid förflyttning mellan fälten eller klicka med musen, det går inte att använda Enter. Rasten registreras när du klickar på OK knappen. När ett arbetspass är registrerat så ser det ut som följande Klicka på pennan vid ändring av befintligt arbetspass eller om du vill lägga till en Anteckning. Raden öppnas och ändring av aktivitet eller tid kan göras. Klicka på röda krysset om arbetspass skall tas bort. Visas när det finns något meddelande på dagen. För muspekaren över kuvertet och meddelandet visas. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 11 (23)

12 Om flera pass alternativt sammansatt pass ska registreras så börjar du med att klicka på till vänster på den dagen där du vill lägga till pass. Dagen öppnas och det finns två radioknappar att välja mellan. Klicka i vilket du vill använda och registrera tiden, klicka sedan på OK. Vill du registrera in ett pass till så trycker du bara på nytt enkelt pass. en gång till och väljer att Skapa ett Vill du dela upp ditt arbetspass i flera aktiviteter så får du infoga pass till så trycker du bara på och väljer att Infoga pass. Om man klickar på plustecknet visas schemapassets alla aktiviteter med klockslag. Vill du ändra i ett pass klickar på, passet aktiveras och du kan redigera ditt pass. Vill du ta bort ett pass klicka på och passet försvinner (förutsatt att inga regelbrott uppstår). Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 12 (23)

13 5.3 ANTECKNINGAR Du kan lägga till en anteckning (valfri text) till ditt pass. Om du väljer att redigera ( ) ditt schemapass, så dyker anteckningsrutan upp under passet och du kan skriva in valfri text. Avsluta med att klicka på OK. Anteckningen markeras nu med en bock i Inforutan 5.4 UPPGIFTER Med hjälp av uppgifter kan du tilldela en arbetsuppgift till schemapasset. Uppgifter är skapade av den som är huvudadministratör och delas med och syns för alla som schemaläggs i Time Care Planering. Uppgifter är färgsatta och markerade ofta med ett namn och en kod på max 2 tecken. Den koden syns sedan i en egen kolumn i rapporter som t ex Personlig lista. Klicka på oavsett om du är i redigeringsläge eller ej. Ett nytt fönster öppnas som visar de uppgifter som finns skapade 1. Bocka i den eller de uppgifter (i det här exemplet Öppnar )som du vill knyta till schemapasset. 2. Klicka på OK. Uppgifter i Inforutan får nu samma färg som uppgiften. Har man fler än en uppgift så får Inforutan en tredje färg som har definierats av huvudadministratören. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 13 (23)

14 6 Saldo Under schematabellen finns din saldoinformation. Vid klick på de dubbelriktade pilarna Så kommer saldoinformationen att flyttas upp till höger i fönstret. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 14 (23)

15 7 Preliminärt schema Samma bild och förfarande som i modulen Önskemål, gäller vid registrering eller ändring av arbetspass och eller anteckningar och uppgifter. Diffarna syns till höger om schemapassen uppdelat i både + respektive diffar. Syns inte diffarna får man klicka på knappen. 7.1 GRAF Här skall alla se grafen för att kunna diffkorrigera. I sektionen Graf visas grafen för den dag som är vald i schematabellen. Val av en annan dag görs genom att klicka på datumet i schematabellen. Från början visas grafen för bemanningen jämte bemanningskraven för den valda dagen. Vad som visas går dock att ställa om via listboxen nedanför grafen. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 15 (23)

16 Grafen kan förutom bemanningen visa schemalagd tid för en viss aktivitet eller schemalagd tid för viss kompetens. Visas tiden för en aktivitet eller kompetens så visas behovslinjen för den valda aktiviteten eller kompetensen antingen tillsammans med bemanningskravens min- och maxlinjer eller som enbart en behovslinje. Vilket som visas beror på om aktiviteten är skapad som att ingå i bemanningen eller inte. Grafen visar alltid ett dygn i taget. Programmet är inställt på att från början visa dygnet med start kl Starttiden går att ändra via textrutan nedanför grafen. Ändringen går igenom först då du klickar på knappen Ändra. 7.2 VISA ALLA SCHEMALAGDA Under grafen kan du få möjlighet att se hur andra ur samma schemagrupp lagt sina schemapass Precis som i din egen schemabild så kan man sortera informationen i respektive kolumn genom att klicka på dess rubrik. Klickar du på till exempel Kod rubriken så sorteras aktiviteterna vid varje klick fallande eller stigande. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 16 (23)

17 8 Personuppgifter I modulen Personuppgifter visas information om användaren, dennes anställningar samt perioddata för de schemaperioder där färdigt schema existerar. Det är även möjligt att ändra adressuppgifter. Modulen är uppdelad i de tre sektionerna Allmänt, Anställningar och Perioddata. Det går att dölja eller visa en hel sektion genom att klicka i rutan bredvid rubriktexten. 8.1 ALLMÄNT Sektionen Allmänt visar personuppgifter samt adressinformation för användaren. Knapparna överst i sektionen fungerar som flikar och genom att klicka på en sådan går det att nå innehållet under den. Vanligtvis kan uppgifterna under fliken Adress ändras men det beror på hur inställningarna är gjorda i Time Care programmet. Finns det en klicka på Spara. knapp så kan ändringar göras genom att skriva i textfälten och därefter Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 17 (23)

18 8.2 SALDO I sektionen Saldo visas saldoinformation för de schemaperioder där färdigt schema existerar samt ackumulerade saldon för det senaste året. Har du mycket historik från flera perioder så kan du med hjälp av Filtrera saldon dölja Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 18 (23)

19 8.3 BONUSAVTAL (visas endast om Time Cares tilläggsmodul Bonus/OB finns installerad) Här visas det avtal som du har knutet till din anställning. 8.4 PARAMETRAR Om din verksamhet följer de regler som gäller beräkning av dygns- och veckovila med fast bryt så ser du inställningen här i Parameter. Inställningen gäller Från det datum som står och tillsvidare. 8.5 ANSTÄLLNINGAR I sektionen Anställningar visas information om användarens alla anställningar, aktuella som historiska. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 19 (23)

20 8.6 AKTIVITETER OCH KOMPETENSER Här visas de aktiviteter som du kan använda för att registrera tider på och om tilläggsmodulen Kompetenser finns installerad så visas även de kompetenser du besitter. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 20 (23)

21 9 Rapporter I modulen Rapporter är det möjligt att ta fram rapporter över Time Care:s scheman avsedda för utskrift. De rapporter som finns tillgängliga hittas under Rapport. Vissa inställningar kan göras för egen del. Om man till exempel inte vill se. de sammansatta passen uppdelade så ska Visa detaljerat bockas ur. Visa uppgifter kan bockas ur om man inte vill se uppgifterna i sitt schema. (Om uppgifter används) Visa färger kan också tas bort om man inte har färgskrivare. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 21 (23)

22 9.1 TA FRAM EN RAPPORT De rapporter som finns att välja är Fickkalender, Veckoschema och Personlig lista. Fickkalender Fickkalendern visar schemat för en person under den valda perioden i ett miniatyrformat, avsett för t.ex. plånboken. Endast schemapass visas i rapporten. Veckoschema Veckoschemat visar schemat för alla personer i den valda schematypen. En vecka visas per sida. Med hjälp av pilarna i övre delen av fönstret är det möjligt att bläddra mellan de olika veckorna i den valda perioden. Personlig lista Den personliga listan visar schemat för en person under den valda perioden samt personens tidssaldon. De tidssaldon som visas är tjänstetid, schematid, arbetstid, tjänstledighetstid, semestertid, vetotid samt ackumulerad timbank. I denna rapport inkluderas även uppgifter och anteckningar knutna till schemapassen. 1. Välj rapport i listboxen Rapport. 2. Välj period i listboxen Period. I samband med detta val visas vilken enhet och schematyp som man är anställd i under den valda perioden. 3. Välj schemastadium (Önskemål, Preliminärt schema eller Färdigt schema) i listboxen Schemastadium. 4. Bocka ur eller i inställningar för Visa 5. Klicka på knappen Visa rapport. Rapporten visas i ett eget fönster. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 22 (23)

23 10 Logga ut Vill du lämna programmet så klickar du på knappen Följande ruta kommer upp: i sidomenyn. Klicka på OK. Nu är du utloggad och kan stänga ner din webbapplikation. Copyright Allocate Software plc and its subsidiaries 23 (23)