TIME CARE POOL. Användarhandledning för vikarier

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "TIME CARE POOL. Användarhandledning för vikarier"

Berit Pettersson
för 8 år sedan
Visningar:

1 TIME CARE POOL Användarhandledning för vikarier

2 Allmänt De moment som du som vikarie skall göra i Time Care Pool gör du via en websida som du når via Göteborg Stadens nätverk ( Det du som vikarie skall göra för att bli förfrågad om vakanta pass är att i din kalender i Time Care Pool ange vilka dagar och tider du har möjlighet att arbeta. När Vikariepoolen får in en beställning om en vakans skickar det ett SMS och/eller mail till de vikarier som anmält sig som tillgängliga den dag och tid som är vakant. Naturligtvis, syns förfrågan även på dina sidor i Time Care Pool, där du också kan svara på förfrågan. Om flera vikarier är tillgängliga så får alla samma SMS. I SMS:et står till vilken avdelning, dag och klockslag vikarien önskas. Det finns två sätt att svara på förfrågan. Den ena är att man går in på websidan och där svarar Ja eller Nej på förfrågan. Den andra är att svara Ja eller Nej på SMS du får från Vikariepoolen. OBS! Det är du som står för kostnaden för att svara på förfrågan (vanligt SMS taxa gäller). Vikariepoolen svarar ut till alla som har svarat på förfrågan. Den som fick det vakanta passet får ett SMS om att man erhållit passet. Övriga vikarier får ett meddelande om att passet tilldelats någon annan person. Time Care Pool håller reda på hur många timmar som varje vikarie fullgjort vilket betyder att man behöver inte lämna någon timrapport. Dock är det fortfarande viktigt att man håller koll på de tider man har arbetat. Det är också viktigt att man får bekräftelse från Vikariepoolen för varje pass man har tackat ja och arbetat. Allmänt om SMS Via SMS så får du erbjudande om nya vikariepass, kan acceptera eller avböja dessa erbjudanden, eller bli direkt bokad på pass. Två typer av SMS kan skickas från Time Care Pool: SMS meddelande som skickas vid hantering av vikariepass. Förfrågan och meddelande om att du har fått, eller inte fått passet, samt direkt bokning. SMS meddelande som inte skapas vid bokningar av pass, utan Vikariepoolen själv skickar egna SMS via Time Care Pool. Det kan handla om påminnelser om att registrera tillgänglighet, speciell information om ett vikariepass, mm. Observandum för SMS Det är endast SMS med förfrågan om ett vikariepass som kan och skall besvaras av Dig. Förfrågningarna besvaras med ett vändande SMS med texten Ja eller Nej. Enbart detta. Ingen annan text. Inga blanksteg före eller efter. SMS meddelande som inte skapas vid bokningar av pass, utan Vikariepoolen själv skickar egna SMS via Time Care Pool skall aldrig besvaras. Det går att skriva ett svar på dessa SMS på mobilen och det går att skicka dem, men avsändaren är ingen mobiltelefon utan en dator. Därför finns det ingen fysisk mottagare av SMS:et och därmed ingen människa som kan läsa svaret.

3 Inloggning i Time Care Pool När du öppnat Time Care Pool så skall du logga in. Du använder ett Användarnamn och Lösenord. Vikariepoolen ger dig ditt Användarnamn och lösenord första gången du loggar in är TimePool. Därefter uppmanas du av systemet att ändra lösenord. Det nya lösenordet skall vara minst 8 tecken långt. Detta gäller om inte Vikariepoolen get dig ett lösenord också. Om du inte har arbetat i Time Care Pool på ett antal minuter blir du automatiskt utloggad. Det du sist arbetade med och inte sparat kommer att försvinna. Lämna aldrig en dator utan att logga ut. När du har loggat in kommer du till startsidan. Startsidan Här kan du välja de olika programdelarna Personlig kalendern, Anmäll tilgänglighet, Rapporter, Min profil, Ändra lösenord, samt Logga ut.

4 Mina Meddelanden Överst på sidan hittar du de förfrågningar du fått samt om du avböjt dem eller tackat Ja till dem eller om du har blivit direktbokad. Med direktbokning menas att du inte får en förfrågan utan Vikariepool bokar dig direkt på ett pass. Det är de senaste 10 som visas här. Du kan inte i denna bild svara på någon bokning. Bilden är endast en sammanställning av förfrågningar/meddelanden. Klickar du på länken Info får du upp samma information som på raden fast i ett separat fönster. Mitt Schema kommande vecka Här ser du de bokningar som du har från och med idag och sex dagar framåt. Under Personlig kalendern kan du se månader och år framåt och bakåt i tiden.

5 Mina Förfrågningar Under Mina förfrågningar ser du vilka aktuella förfrågningar som du har. Om du har en mobiltelefon så har du också fått ett SMS om att du har en förfrågan. Och det är under Mina förfrågningar som du svarar Ja eller Nej till ett uppdrag. Vikariepool har tillgång till funktion vändande SMS vilket betyder att du kan svara Ja eller Nej via din mobil. När du svarar på ett SMS så är det du som står för SMS taxan. Personlig kalender Här registrerar du din tillgänglighet. Du ser också vilka pass du blivit tilldelad, samt om du har förfrågningar på nya pass.

6 Inställningar Mina bokade pass (blå)- pass som jag har blivit erbjuden, tackat ja till och fått Mina förfrågningar (gul) pass som jag blivit erbjuden men inte ännu svarat på Förfrågningar jag tackat ja till (rosa) förfrågningar som du svarat Ja till men ännu inte blivit tilldelad Min tillgänglighet (grön) de dagar och klockslag som du har bokad dig som tillgänglig Mina schemapass (lila) dessa pass importeras från Time Care Planering (gäller inte timvikarier) Anmäla tillgänglighet I denna del av programmet registrerar du vilka dagar och vilka tider på dessa dagar som du kan arbeta. Det är viktigt att du registrerar din tillgänglighet här. Om du inte gör det så kommer Vikariepoolen inte att få upp dig vid sökningar. Viktigt är också att du uppdaterar din kalender om de sker förändringar så att du inte anger att du kan arbeta en dag du egentligen inte kan och vice versa. Du kan inte ta bort tillgänglighet för de klockslag du har ett bokat vikariepass. Om du försöker får du upp ett informationsfönster om detta. Du kan maximalt registrera tillgänglighet 12 månader framåt.

7 Att anmäla tillgänglighet Gå till Personlig kalender och klicka på Anmäl tillgänglighet Denna ruta öppnas.

8 Under klockslag anger tiden du när du kan börja och sluta arbeta. I startdatum skriver du in den första dagen som du har anmält tillgänglighet och som du vill arbeta. Du kan också ta ner kalender med hjälp av knappen med pilen efter datumrutan. I slutdatumrutan skriver du det sista datumet som du vill anmäla tillgänglighet. OBS! Tänk på att beställarna av vikarier beställer pass som kan avvika från det du lägger som tillgänglighet för dig och då kan du få färre förfrågningar. Ex. Du lägger tillgänglighet mellan 0800 och De förfrågningar som kommer in till Vikariepoolen och som är förre 0800 och efter1600 kommer du aldrig att bli tillfrågad om för du har ju angivit att du kan börja Om du kryssar i rutan Heldag betyder att du blir tillgänglig hela dygnet. I kryssrutorna ovanför anger du vilka dagar under veckan som de tider du angivit skall gälla. Upprepa var x vecka betyder om det står en 1:a i rutan att de val du gjort kommer att kopieras ut varje vecka. Om det står en 2:a så betyder det att kopiering kommer att ske varannan vecka. Det betyder att då att varannan blir obokad. Detta gäller om du har anmält för flera veckor i sänder. Annars räcker det du skrivit på Start och Slutdatum. Om man då förskjuter startdatumet med en vecka och anger andra klockslag eller dagar i veckan, och sedan väljer i rutan Upprepa var x vecka en 2:a, kommer det här valet att kopieras på de veckor som inte fick någon tillgänglighet vid första utrullningen. Om du önskar lägga din tillgänglighet mycket varierande över veckorna, så är det enklaste att du gör det datum för datum. När du gjort inställningarna enligt ovan klickar du på OK. Det går inte att lägga tillgänglighet bakåt i tiden, dvs på ett datum som har varit. OBS 1: kontrollera alltid i Min kalender att du har anmält tillgänglighet så som du önskar. Hittar du felen på en gång och rättar till dem omedelbart, så underlättar det mycket i framtiden. OBS 2: Kalendern visad månadsvis. Har du lagt ut tillgänglighet för flera månader ser du i kalendern bara en månad. Byt månad i sidomenyn till vänster och klicka Visa.

9 Ta bort tillgänglighet Gå till Personlig kalender och klicka på Ta bort tillgänglighet. I datumrutorna skriver du in mellan vilka datum du vill ta bort din tillgänglighet. Är det bara en dag så skriver du samma datum i båda rutorna. Klicka sedan på Ta bort. OBS! Var nog med datumen. Om du av misstag skriver in fel år so kommer all tillgänglighet du bokat att försvinna. OBS! Du kan inte ta bort tillgänglighet på de klockslag som du har blivit bokad för ett vikariepass. Tider före och efter pass kommer att tas bort men inte under de tider som vikariepasset är.

10 Rapporter Som vikarie jan du skriva ut egna rapporter. Den vanligaste är Personligt schema som visar hur du har lagt din tillgänglighet. Under Tillgängliga rapporter väljer du den rapport du vill skriva ut. I datumfälten väljer du datum för vilken rapporter ska gälla. Klicka på Förhandsgranska. När du klickar på Förhandsgranska öppnas det en ny websida med den Rapport som du valt. Rapporten Personligt schema innehåller två delar. Den översta visar lagt tillgänglighet och den undre delen de vikariepass som du har blivit bokad på.

Relevanta dokument

Användarhandledning Time Care Pool och Personec för vikarier 2015

Användarhandledning Time Care Pool och Personec för vikarier 2015 Göteborgs Stad Askim-Frölunda-Högsbo Bemanningspoolen förskola/skola/måltidsservice Tel. 031-366 33 03/29 vikariepool.barn.ungdom@afh.goteborg.se