Vad är ManPlan. Du kan också lägga upp ditt kundregister i manplan så att du kan koppla ihop persoanl med både en resurs och kund.

Transkript

1 Vad är ManPlan Med ManPlan schemalägger du personalens arbetspass och tilldelar personalen till företagets resurser. Resurser definerar du själv och kan vara olika från företag till företag beroende av hur verksamheten ser ut. Det kan tex. var kassorna i en butik eller charken, lagret eller bilar i en budfirma eller taxirörelse. ManPlan kan antingen användas helt fristående eller tillsammans med Internet tjänsten ManPlan.se som ger möjlighet att publicera vakanta arbetspass så att personalen själva kan visa intresse och bli bokade på ett arbetspass. Scheman som du skapar kan du skriva ut, maila och har du konto på ManPlan.se så kan du också skicka SMS. ManPlan.se är en tilläggstjänst som du kan teckna avtal för. Du kan också lägga upp ditt kundregister i manplan så att du kan koppla ihop persoanl med både en resurs och kund.

2 Registrera ManPlan För att kunna använda den här programvaran krävs att du registrerar den, godkänner licensavtalet och får en licensnyckel. Om du redan har fått en licensnyckel kan du mata in den direkt. Om du inte har kontakt med internet för tillfället så kan du fortsätta registreringen och får starta och använda programmet tre gånger innan programmet stoppar fortsatt användning. Du kan här direkt välja vilket språk du vill använda, men du kan sen byta språk i inställningar. Om du får problem med registreringen kan du kontakta ManPlan.se och få hjälp med registreringen.

3 Inställningar Klicka på iconen i snabbmenyn för att ändra inställningar i ManPlan eller välj inställningar under menyn "Verktyg" Kalenderinställningar Normaltid Den tid som är normal arbetstid under dagen. Den tid som anges här blir extra tydligt markerad i schemaläggaren. Färgmarkera normaltid i kalendern. Markera checkrutan om du vill att normaltiden ska färgmarkeras i schemaläggaren. Visa inforuta vid muspekare över arbetspass i kalendern Markera checkrutan om du vill att en gul inforuta ska visas när du håller muspekaren över ett pass med information om passet. Fäst arbetspass till närmsta kvart Markera checkrutan om du vill att arbetspass som du drar och släpper i schemaläggaren ska fästa mot närmsta kvart för att enklare placera passen. Arbetspassinställningar Under fliken arbetspass kan du skapa standardpass som du vet återkommer regelbundet. Du kan definera så många pass du vill per företag. Passen du skapar används i schemaläggaren för att snabbt och enkelt lägga ut arbetspass i kalendern tex genom att dra och släppa fördefinerade pass i kalendern. Registrerar du tid för raster i passen så används avdrag för raster vid uträkning av effektiv arbetstid i rapporter m.m

4 Registrera ett arbetspass Klicka på knappen "Ny", markera vilket företag som du vill skapa arbetspasset under, skriv en benämning och skriv passets början och slut samt om det ska vara några tider för raster som ska registreras för passet och tryck spara. Passet läggs nu upp i listan för arbetspass. Visa arbetspass Klicka först på det företag du vill se passen för och sen på ett pass i listan bland skapade arbetspass så visas tiderna som registrerats för passet. Om du inte ser några företag i listan för företag så måste du för gå in i schemaläggaren och registrera ett företag där. Radera arbetspass Markera företag och arbetspass och klicka på knappen radera så tas passet bort. Epostinställningar Under fliken Epost registrerar du den information som behövs för att snabbt kunna skicka mail med sheman m.m i programmet. Användarinformation Ange ditt namn som ska visas för motagaren av mailet och vilken e-postadress mailet ska komma från. Inloggningsinformation Om du behöver ange användarnamn och lösenord för ditt mailkonto anger du dom här. Serverinformation Ange servernamnet för utgående mail (SMTP) här.

5 Licens Här visas den licensnyckel som du automatiskt fick när programmet registrerades första gången. Om du uppgraderar din licens eller om du fått en licensnyckel från ManPlans support så anger du den nyckeln här. Språkinställningar Programmet har stöd för både svenska och engelska. Välj vilket du vill använda. Systeminställningar Radera pass. Om du vill radera alla pass och regler i databasen kan du göra det här. OBS! Raderade pass går inte att återskapa Markera pass eller regler och vilket företag du vill radera passen för och klicka på "utför". Loggning. Om det uppstår fel eller problem med programmet så är vi tacksamma om vi får reda på det så att vi kan åtgärda fel. Du kan meddela fel genom att välja "Skicka epost till ManPlan..." under menyn "Hjälp". Beskriv felet så noga som möjligt och om det är möjligt så skicka gärna med en loggfil så har vi lättare att förstå vad som går fel. För att skapa en loggfil så klickar du i "Loggning på" och en katalog där du vill spara filen. Kör programmet tills felet uppstår igen och skicka sedan filen till support@manplan.se. Slå sedan av loggningen igen.

6 Schemaläggaren Schemaläggaren är verktyget du använder för att skapa, ändra och visa scheman. Du kan antingen se schema för en anställd eller beläggning på en resurs eller så väljer du att se situationen för hela företaget på en gång. Kalender Välj ett datum i kalendern så visas den veckan. Vecka Här kan du bläddra mellan veckorna. Arbetspass Här visas dom fördefinerade arbetspass som du registrerat i inställningarna. Arbetspass > Fri placering - Innebär att om du drar och släpper en anställd eller resurs i kalender så hamnar passet exact där du släpper passet > Exact placering - Innebär att när du drar och släpper en anställd eller resurs så hamnar den på den dag du släpper på men använder tiderna från det fördefinerade pass som visas i dropdownlisten för arbetspass. Visningsläge Visningsläge anger om kalendern ska visas för valt företag, anställd, resurs eller om alla registrerade uppgifter ska visas. Egenskaper väljer du också om du vill ändra något av uppgifterna. Total arbetstid Visar total tid för dom pass som visas i kalendern. Summa raster Visar total tid för alla raster som finns med i kalendern. För att raster ska räknas måste rasterna vara angivna i inställningarna för dom fördefinerade arbetspassen. Faktisk arbetstid Räknar ut total tid minus raster för dom pass som visas i kalendern.

7 Skapa nytt företag Skapa nytt företag gör du i scemaläggaren genom att högerklicka på organisation i trädstrukturen och välja "Nytt företag" Registrera företagets uppgifter i formuläret och tryck spara. Företaget visas nu under "Organisation" i trädet och det går nu bra att högerklicka på företaget och lägga till anställda och resurser. Inloggningsuppgifter till ManPlan.se Om du har konto på ManPlan.se så har du också möjlighet att synkronisera uppgifter mellan det här programmet och webbplatsen samt att skicka SMS och se svar på skickade SMS. Kontakta supporten om du är osäker på vilka uppgifter du ska fylla i här. Om du fyllt i rätt information och har en koppling till internet så kan du klicka på knappen "Tetsta kontoinställningarna" så får du en bekräftelse om uppgifterna stämmer.

8 Skapa ny anställd Skapa ny anställd gör du i scemaläggaren genom att högerklicka på det företag i trädstrukturen som du vill skapa ny anställd för och välja "Ny anställd" Registrera den anställdes uppgifter i formuläret och tryck spara. Schemafärg är den färg som kommer att användas i kalendern för registrerade arbetspass. Mobiltelefon Om du har licens för att kunna skicka SMS så är det det här numret som används när man skickar SMS till anställd. E-post Den här E-postadressen är det som används om man väljer att skicka ut scheman till anställd.

9 Skapa ny resurs Resurser väljer du själv om du vill använda och vad det ska vara för något. En resurs kan vara en kassa i en affär som ska vara bemannad enligt ett schema, en maskin i en fabrik eller en bil på ett åkeri. En resurs kan man sedan lägga ett schma för och bemanna med personal som man har registrerat. Skapa ny resurs gör du i scemaläggaren genom att högerklicka på ett företag i trädstrukturen och välja "Ny resurs" Registrera information om resursen och tryck tryck spara. Schemafärg är den färg som kommer att användas i kalendern för registrerade arbetspass. Resursen dyker upp under katalogen rsurser för företaget i trädet.

10 Kundregister I ManPlan finns ett kundregister där du kan lägga upp, underhålla och ta bort kunder. Kunderna använder du i schemaläggaren där du kan koppla ihop ett arbetspass med en kund. Kunderna är bundna till ett företag, så om du har lagt upp flera företag i ManPlan så måste du välja rätt företag i dropdownlisten överst innan du lägger till, tar bort eller ändrar en kund.

11 Maila schema I ManPlan kan du maila schemat till en anställd genom att högerklicka på en anställd och välja "Skicka arbetsschema med mail". Då visas först en dialog där du väljer vilken period som du vill maila och sedan väljer du "maila..." så visas denna dialog där du kan skriva och ändra som du vill och sedan trycka skicka. Inställningar för mail hittar du under inställningar.

12 Utskrifter och rapporter Du kan få ut rapporter från ManPlan genom att välja "Verktyg" > Rapporter och den rapport du önskar eller du kan också högerklicka i schemaläggaren och välja "skriv ut veckoschema" eller "förhandsgranska utskrift..." Rapport kundregister... Välj vilket företag du vill se kundregister från och klicka på "Visa rapport" Rapport anställda... Välj vilket företag du vill ta ut anställningslista för och klicka på "Visa rapport" Rapport Arbetstider... Rapporten med arbetspass hittar du även i snabbmenyn Välj företag, vilken period du vill se och klicka på "Visa rapport"

13 Arbetspass Skapa arbetspass Arbetspass i kalendern kan skapas antingen för en anställd eller för en resurs. Anställd, resurs och kund kan dessutom paras ihop. Ett arbetspass kan läggas till kalendern på flera sätt, anting drar och släpper man man en anställd eller resurs över kalendern eller så högerklickar man på anställd/resurs och väljer "Nytt pass" Här väljer du datum från och till och när passet börjar och slutar. Du väljer också om passet ska bokas för en resurs eller anställd eller både och. Du väljer även att koppla till kund om du vill. Vill du skriva en notering så gör du det och trycker sen på spara.

14 Ändra arbetspass Du kan ändra ett arbetspass antingen genom att flytta passet med musen eller högerklicka på passet och välja "ändra" Samma dialogruta som när man skapar nytt pass visas och du kan ändra och spara. Radera arbetspass Högerklicka på ett pass i kalendern och välj "radera" Kopiera arbetspass Kopiera ett pass gör du enkelt genom att hålla ner knappen CTRL samtidigt som du håller ner vänster musknapp drar passet till den pass dit du vill kopiera passet till. All information som är kopplat till passet som resurs och kundinformation följer med. Flytta arbetspass Flytta arbetspass gör man enkelt med musen genom att hålla ner vänster musknapp över ett pass och dra och släppa passet på en ny plats.

15 Schemaregler I ManPlan kan du använda regler för arbetspass. Det innebär att du kan skapa regler som säger att ett arbetspass ska återkomma varje vecka eller varannan eller med något annat intervall. En regel är bunden till en anställd och kan också kopplas till en resurs. Du kan välja att koppla regeln till en kund om du vill. För att välja återkommande arbetspass så högerklickar du på den anställd som regeln ska gälla för och väljer "Nytt återkommande pass..." Du anger om det är ett fördefinerat pass du vill andvända tiderna från eller så sätter du tiderna själv. Du väljer hur ofta och vilka dagar passet ska upprepas och om du vill så kan du sätta startdatum och ett slutdatum. Sen väljer du om du vill koppla passet till en resurs. Du kan välja att sätta begränsning av intervall genom att sätta ett slutdatum. Pass som är skapade av regler visas i kalendern på detta sätt och går inte att flytta omkring som vanliga pass. Om du vill ändra eller ta bort regeln så högerklickar du på passet och gör ditt val.

16 Skicka SMS Om har konto på ManPlan.se med möjlighet att sicka SMS så kan du högerklicka på en anställd eller företag och välja "Skicka SMS" Bocka för dom du vill skicka till och skriv ett meddelande (Max 160 tecken) och tryck skicka. Meddelanden - Skickade och mottagna SMS Skickade SMS och svar för den senaste månaden visas om man högerklickar på företaget i schemaläggaren och väljer "meddelanden". Du måste vara uppkopplad mot internet och komma åt ManPlan.se för att kunna använda funktionen. Inställningar för skicka SMS För att du ska kunna välja att skicka SMS så måste du angett riktiga kontouppgifter i företagsuppgfterna som du kommer åt genom att högerklicka på företaget i schemaläggaren och välja inställningar. Din dator måste också ha kontakt via Interrnet med ManPlan.se. Att du har kontakt ser du längst ner i hörnet i ManPlan där det då är en grön markering med texten "Ansluten". Om du inte har någon kontakt med ManPlan s servrar så är det rödmarkerat med texten "Frånkopplad" Kostnaden för skickade SMS hittar du i prislistan som finns tillgänglig på

17 Schemamallar Schemamallar är en funktion i ManPlan för att spara och hämta hela veckors arbetspass för anställda, resurser eller ett företag. När du har lagt ett schema som du vill ha det för en vecka så kan du högerklicka i kalender och välja "spara som schemamall...". Då visas denna dialogruta där du skriver ett beskrivande namn. När du vill använda mallen klickar du fram dig till rätt vecka, högerklickar och väljer "Använd schemamall..." då visas denna dialogruta där du kan välja mall. Och vill du radera en mall så väljer du från menyn "Verktyg" > "Schemamallar..." där du kan välja att radera en mall