Outlook Web App 2013

Transkript

1 Outlook Web App 2013 Boka egen tid Boka egen möten tid Vyer Schemaläggning Gruppkalender Dela kalender Semester Örebro kommun orebro.se

2 Innehåll Öppna kalendern... 1 Vyer... 1 Dagens datum och tid... 2 Väder... 2 Olika typer av bokningar... 3 Mötesförfrågan... 3 Avtalad tid (Boka egen tid)... 3 Heldagsaktivitet (händelser)... 3 Bokningsstatus... 3 Visning av tiden i Kalendern... 4 Färga bokningar... 4 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)... 5 Bokning över flera dagar... 6 Återkommande bokningar... 7 Kopiera bokningar... 8 Ta bort bokningar... 9 Radera en enstaka bokning... 9 Radera enstaka återkommande bokning... 9 Radera återkommande bokningar... 9 Boka ett möte Schemaläggningsassistenten Godkänna en inbjudan Hantera svar på inbjudan Radera en mötesbokning Flytta mötestid Dela kalendrar Vanliga behörighetsnivåer i kalender Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post Lägga till en kollegas kalender Delningen upphör Gruppkalender Skapa gruppkalender Överlägg (Överlappande kalendrar) Skriva ut Kalenderinställningar Arbetstid Kalenderalternativ Visningsalternativ Index... 20

3 Öppna kalendern Outlook kalender I kalendern lägger du in dina bokade tider, återkommande möten och evenemang. Kalendern är också ett mycket kraftfullt hjälpmedel att planera in lämpliga tider för gemensamma möten. Öppna kalendern Du öppnar Kalendern genom att klicka på Kalender nere till vänster i programmet. Vyer På menyfliken Start i kalendern kan du välja olika vyer Dag, Arbetsvecka, Vecka, Månad eller Schemavy, allt efter vad som passar dig bäst för tillfället. Du väljer genom att klicka på respektive knapp. Till vänster visas en översiktskalender Antalet månader som visas är beroende av läsfönster, kalenderstorlek, navigationsfönstret och storlek på text i datumbläddringen. I översikten markeras aktuell vecka med färg och dagens datum görs tydligt med en ram. De dagar du har bokade tider är markerade med fetstil. Läs på sidan 19 hur du kan lägga till veckonummer. 1 av 20

4 Vyer Dagens datum och tid Du kan snabbt växla till dagens datum genom att klicka på knappen I dag Dagens datum markeras med starkare färg i Kalendern. Aktuell tid visas med ett streck på tidsaxeln. Högerklicka på tidsaxeln om du önskar ändra tidsintervall från standardintervallet på 30 min. Den tidslängden styr den föreslagna längden på ett möte. Väder Du kan få en väderprognos direkt i kalendern. Du kan visa tredagarsprognoser för max fem städer. 1. Klicka på listpilen vid staden och välj Lägg till plats 2. Ta bort en stad genom att klicka på krysset till höger 2 av 20

5 Olika typer av bokningar Olika typer av bokningar Mötesförfrågan Mötestid är en gemensamt avsatt tid för dig och andra personer. Du kan boka möte med dina kollegor eller så bokar arbetskamrater möte med dig. Avtalad tid (Boka egen tid) Det är en tid som bara berör dig. Tiden visas dock i Kalendern, så dina kollegor kan se att du är upptagen när de vill ordna ett möte. Heldagsaktivitet (händelser) Heldagsaktivitet är till exempel en notering om födelsedagar. Den tiden visas inte som bokad tid i kalendern. Bokningsstatus Ledig Arbeta någon annanstans Bokningen visas i din kalender, men den markeras inte som Upptagen i sökningen efter lediga tider. Detta är praktiskt för användare som vill få kännedom om när en viss händelse inträffar, men som ändå är lediga att bokas till ett möte. Ledig är också användbart för alla som av säkerhetsskäl inte vill att deras mötestider ska vara synliga i sökningen efter lediga tider. Du arbetar, men är inte tillgänglig på ordinarie arbetsplats Preliminärt Upptagen Du kommer antagligen att delta i mötet, men beroendeförhållanden eller andra faktorer kan förhindra deltagandet Du är upptagen och kan inte bokas in för ett annat möte Frånvarande Du kan inte bokas och kan troligen inte heller nås. Skillnaden mellan Frånvarande och Upptagen är att du med Upptagen fortfarande kan nås i akutsituationer. Om du inte befinner dig på kontoret måste personer som försöker nå dig kontrollera ditt schema för att ta reda på var du är innan de försöker ringa dig. 3 av 20

6 Olika typer av bokningar Visning av tiden i Kalendern Beroende på hur du anger bokningsstatus visas tiderna med olika färger i kanten. Detta är en information till dina kollegor om de kan boka dig, om du upptagen eller frånvarande. I tur och ordning uppifrån visas: 1. Heldagshändelse 2. Arbeta någon annanstans 3. Ledig 4. Preliminärt 5. Upptagen 6. Frånvarande Färga bokningar För att poängtera vissa bokningar kan du färgmarkera dessa. 1. Högerklicka på en bokning eller ett möte 2. Välj Kategorisera 3. Välj en lämplig kategori och färg. Kategorierna kan redigeras via alternativet Alla kategorier 4 av 20

7 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) Alternativ 1 1. Dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en tid 2. Skriv in en rubrik i rutan Ämne 3. Fyll eventuellt i Plats 4. Fyll i Starttid och Sluttid 5. Klicka på piltangenterna till höger och vänster om månaderna för att byta månad. Markera sedan datum. 6. Ange längd på mötet genom att klicka på listpilen och välj tid 7. OBS! Om du bockar i rutan Hela dagen markeras tiden som Ledig som standard. Tiden visas inte i kalendern utan händelsen visas i en namnlist under datumet 5 av 20

8 Bokning över flera dagar 8. Du får en standardpåminnelse 15 minuter innan avtalad tid. Klicka på listpilen vid Viloläge och ändra tid om du så önskar. Om du har ljud installerat på datorn kan du även få en ljudpåminnelse 9. Om du markerar bokningen som Privat genom att klicka på hänglåset kan dina kollegor, som har rättigheter i din kalender inte se innehållet i bokningen. 10. Ett litet hänglås låser bokningen. I ämnesrutan står Privat återkommande tid. Tips! Istället för att använda datumvisningen och klockan i bokningar kan du skriva text. Det går exempelvis att skriva idag, imorgon, vecka, månad, övermorgon eller specifik veckodag. När det gäller klockan kan du skriva nio, elva osv. Alternativ 2 1. Markera tiden i Kalendern genom att dra över önskad tid med musen 2. Högerklicka inom det markerade området 3. Välj Ny avtalad tid i snabbmenyn 4. Följ sedan instruktionen i Alternativ 1 Bokning över flera dagar När du bokar in flera dagar i sträck visas bokningen längst upp under datumlisten. Om en kollega vill boka dig framgår det att du är upptagen. 6 av 20

9 Återkommande bokningar Återkommande bokningar En bokning som återkommer med jämna intervall behöver du inte skriva in mer än en gång. Det kan till exempel vara regelbundet återkommande planeringsmöten. 1. Öppna en ny bokning 2. Klicka på knappen Återkommande 3. Gör önskade inställningar 4. Återkommande bokningar visas med en särskild symbol i kalendern Öppna återkommande bokningar När du öppnar en återkommande bokning för att göra en ändring, får du frågan om du vill öppna hela serien eller denna förekomst. Om du ändrar tid på en enstaka återkommande bokning ritas ett streck över symbolen för att visa att tiden avviker från standardmötestiden 7 av 20

10 Kopiera bokningar Kopiera bokningar Om guiden i Återkommande bokningar inte fungerar för dina bokade tider kan du kopiera bokningar och klistra in dem önskat antal gånger. Du måste utgå från en enstaka bokning, det fungerar inte med en återkommande bokning. Alternativ 1 1. Markera bokningen genom att klicka på den 2. Ctrl + C för att kopiera bokningen (högerklick fungerar inte) 3. Markera datum och tid där du vill klistra in din bokning. 4. Ctrl + V för att klistra in bokningen 5. Fortsätt att klistra in bokningen så många gånger som önskas. Alternativ 2 1. Markera bokningen 2. Håll ner Ctrl samtidigt som du drar i bokningen till önskat datum och tid 3. Kom ihåg att släpp upp musknappen först och därefter Ctrl 8 av 20

11 Ta bort bokningar Ta bort bokningar Radera en enstaka bokning Det finns många olika sätt att radera bokningar. Markera bokningen genom att klicka på den. Tryck sedan på tangenten Delete Högerklicka på bokningen och välj Ta bort i snabbmenyn Öppna bokningen och tryck på knappen Ta bort på menyfliken Avtalad tid Radera enstaka återkommande bokning När du väljer att ta bort en återkommande bokning får du frågan om du vill Ta bort den här förekomsten eller Ta bort hela serien. Läs nedan vad du ska tänka på om du tar bort hela serien. Radera återkommande bokningar Tänk på att om du tar bort en hel serie med återkommande objekt försvinner även avslutade bokade tider. För att behålla den dokumentationen i din kalender gör du så här: 1. Välj Öppna alla förekomster på ett återkommande objekt 2. Klicka på knappen Återkommande 3. Välj avslutningsdatum i rutan Slutar nere till höger i dialogrutan Om du inte behöver behålla informationen i din kalender markerar du alternativet Ta bort hela serien i den första dialogrutan. 9 av 20

12 Boka ett möte Boka ett möte Till ett möte i Outlook bokar du in dina kollegor. Den som skickar inbjudan till mötet är mötesorganisatör, och äger mötet. Det är endast den personen som kan ändra förutsättningarna för mötet i Outlook. 1. Menyfliken Start i Kalendern, välj knappen Nytt möte eller högerklicka och välj Ny mötesförfrågan i snabbmenyn. Du kan även börja med en vanlig bokning och inne i den välja knappen Bjud in deltagare. Alternativet Nytt möte med alla adresserar inbjudan till de personer vars kalender du visar 2. Klicka på knappen Till och adressera förfrågan till den eller de personer du vill bjuda in 3. Fyll i önskade uppgifter 4. Klicka eventuellt på knappen Schemaläggningsassistenten, se beskrivning nedan 5. Skicka efter att ha kontrollerat att alla uppgifter är korrekta. Du kan inte återkalla en mötesförfrågan på samma sätt som du återkallar e-post 10 av 20

13 Boka ett möte Schemaläggningsassistenten 1. I visningsläget Schemaläggning kan du kontrollera om dina mötesdeltagare redan är bokade den önskade tiden. 2. Mötestiden visas i blått 3. Nere till höger visas fler tider som kan bokas. Symbolerna som visas framför namnen innebär uppifrån och ner: Mötesorganisatör, Obligatorisk deltagare samt Valfri deltagare 11 av 20

14 Godkänna en inbjudan Godkänna en inbjudan Du behöver inte godkänna din egen kallelse, den visas som standard direkt i din kalender som Upptagen tid. När en kollega skickar en mötesförfrågan till dig skickas den via mailsystemet och lägger sig i din Inkorg. Tiden visas som preliminärbokad i din kalender till dess du godkänner eller avslår tiden. Du ser i meddelandehuvudet om inbjudan är i konflikt med befintliga bokningar och i förhandsgranskningen längre ner i meddelandet vilka krockar som finns. När du accepterar eller avslår inbjudan visas alternativ där du har möjlighet att kommentera svaret eller låta bli att svara. Obs! Om du tar bort inbjudan utan att svara försvinner bokningen i kalendern. 12 av 20

15 Hantera svar på inbjudan Hantera svar på inbjudan När någon godkänner eller tackar nej till ett möte får du ett meddelande om detta i Inkorgen. Då du öppnar mötesbokningen i kalendern visas en ny knapp, Uppföljning, där du kan kontrollera vilka deltagare som har accepterat eller tackat nej till inbjudan. Det kan ta lite tid innan svaren är behandlade och visas här. Det är enbart mötesorganisatören som kan kontrollera deltagarnas svarsstatus Radera en mötesbokning 1. Öppna mötesbokningen 2. Knappen Avboka möte 3. Knappen Skicka (inställt möte) 4. Mötesdeltagarna får ett meddelande i Inkorgen och kan klicka på knappen Ta bort från Kalender för att radera bokningen Flytta mötestid Ifall mötestiden eller andra förutsättningar ändras kan du som mötesorganisatör öppna mötesbokningen, göra förändringarna och skicka en uppdatering till deltagarna genom att klicka på knappen Skicka uppdatering. Deltagarna får ett meddelande om uppdateringen i sin Inkorg. 13 av 20

16 Dela kalendrar Dela kalendrar Du kan dela ut din kalender på ett par olika sätt. När du använder Alternativ 1 (Dela kalender) får kollegan ett meddelande om detta. Vid användning av alternativ 2 (Kalenderbehörigheter) får du först dela ut rättigheter och därefter meddela din kollega detta. Det skickas inget automatiskt meddelande via Outlook. Din kollega måste manuellt ansluta sig till din kalender. Alternativ 1 Dela kalender 1. Knappen Dela kalender 2. Lägg till en eller flera medarbetare. De får per automatik behörighet att se tillgänglighet, en mycket låg behörighet 3. Begär eventuellt att få behörighet att visa mottagarens kalender 4. Knappen Skicka 5. Svara Ja på frågan om du vill dela din Kalender 14 av 20

17 Dela kalendrar Alternativ 2 - Kalenderbehörigheter 1. Klicka på knappen Kalenderbehörigheter 2. Fliken Behörighet 3. Knappen Lägg till 4. Lägg till en eller flera kollegor i listan 5. Markera en medarbetare i taget och välj behörighetsnivå, vanliga behörighetsnivåer listas nedan 6. Om du bara lägger till en person klickar du på OK. Är det flera personer du delar ut behörighet till väljer du Verkställ efter varje person Vanliga behörighetsnivåer i kalender Granskare Kan läsa dina kalenderbokningar, men inte göra några ändringar. Mycket vanligt val. Detta motsvarar All tillgänglighet när behörighet delas ut via knappen Dela kalender Författare Redaktör Kan läsa eller skapa kalenderbokningar. Personen kan också ändra eller ta bort bokningar som han eller hon har skapat, dock inte bokningar som skapats av annan person Stora rättigheter Kan läsa, skapa, ändra och ta bort alla kalenderbokningar. Kan se privata bokningar, dock ej ta bort dessa 15 av 20

18 Dela kalendrar Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post Klicka på Öppna denna Kalender i mailet du har fått med delningsinbjudan Lägga till en kollegas kalender 1. Klicka på knappen Öppna kalender 2. Alternativet Öppna delad kalender 3. Klicka på knappen Namn och välj person som du har fått behörighet från 4. Klicka OK 5. Nu visas kalendrarna sida vid sida och du kan bocka i och ur rutorna till vänster om namnen för att styra visningen av kalendrarna Delningen upphör Om delning av kalender upphör försvinner inte namnet hos dig. Du tar bort person i listan genom att högerklicka på namnet och välja att Ta bort 16 av 20

19 Gruppkalender Gruppkalender Med en gruppkalender kan du snabbt visa dina kollegors bokade tider. Skapa gruppkalender 1. Klicka på knappen Kalendergrupper på menyfliken Start 2. Alternativet Skapa ny kalendergrupp 3. Ge gruppen ett namn, klicka OK 4. Lägg till medlemmar, klicka OK 5. Om du har rättigheter i kollegornas kalendrar visas innehållet i bokningarna. I exemplet används Schemavy 17 av 20

20 Överlägg (Överlappande kalendrar) Överlägg (Överlappande kalendrar) Ibland kan det vara användbart att visa flera kalendrar på varandra för att få en överblick. 1. Bocka för de kalendrar du vill visa överlappande 2. Högerklicka och välj Överlägg 3. Nu visas en sammanställning av kalendrarna För att ta bort den överlappande visningen upprepar du proceduren. Då stängs den överlappande kalendervisningen av. Skriva ut Det finns en mängd utskriftsinställningar för kalendern. 1. Menyfliken Arkiv 2. Skriv ut till vänster i menyn 3. Gör önskade inställningar, den automatiska förhandsgranskningen ger en bra överblick 4. Använd knappen Utskriftsalternativ om du behöver göra mer avancerade inställningar 18 av 20

21 Kalenderinställningar Kalenderinställningar I kalenderinställningar kan du stänga av påminnelser, ändra arbetstid och bakgrundsfärg, lägga till veckonummer och klockikonen vid bokningar med påminnelse. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ till vänster i menyn 3. Kalenderalternativ Arbetstid Ange din normala arbetstid Kalenderalternativ Ändra eller ta bort standardpåminnelse Lägg till svenska helgdagar Visa en klockikon för påminnelser Visningsalternativ Ändra bakgrundsfärg Visa veckonummer 19 av 20

22 Index Index A arbeta någon annanstans... 3 arbetstid avtalad tid... 3, 5 B bakgrundsfärg boka egen tid... 3, 5 boka möte bokningar... 3 bokningsstatus... 3, 4 D dagens datum... 2 dela kalender E egen tid... 3 F flera dagar... 6 flytta mötestid frånvarande... 3 färga bokningar... 4 G godkänna inbjudan gruppkalender H heldagsaktivitet... 3 helgdagar, svenska händelse... 3 I inställningar i kalendern K kalender, öppna... 1 kalenderinställningar klockikon L ledig... 3 M möte mötesförfrågan... 3 P preliminärt... 3 R radera bokningar... 9 radera mötesbokning S schemaläggningsassistenten skriva ut skriva utskrift standardpåminnelse T ta bort bokningar... 9 U upptagen... 3 V,W veckonummer vyer... 1 väder... 2 Å återkommande bokningar... 7 Ö öppna kalender... 1 överlapp av 20