Del 2 ARBETA MED DATORN

Transkript

1 NY upplaga! Harry Peronius LÄR DIG ANVÄNDA DIN MACINTOSH

2 Del ARBETA MED DATORN. Adressbok ical Dashboard Dvd-spelare itunes iweb Automator Kompatibilitet Windows Macintosh... 95

3 . ADRESSBOK Adressboken hjälper dig att hitta och hålla ordning på adresserna och telefonnumren till alla dina vänner och bekanta. Du kan enkelt gruppera dina kontakter till mailinglistor för att skicka e-post till flera mottagare samtidigt. Om du fyller i fältet hemsida med webbadresser, kommer dessa att visas som en lista i webbläsaren Safari. Mail, ical och andra program hämtar information från adressboken. När du till exempel skriver e-post, får du fram mottagarens adress genom att skriva för- eller efternamnet på en person. Kalenderprogrammet ical kan hämta information om födelsedagar och visar en påminnelse på rätt datum. A. Lägg till en kontakt En kontakt är en person eller ett företag. Alla uppgifter i kontakten lagras i ett kort i adressbokens register. 5 6 Klicka på symbolen Adressbok (Address Book) i fältet Dock. Klicka på plus-knappen nedanför kolumnen Namn (Name). I det nya kontaktkortet som visas, fyller du i de fält som du tycker är viktiga. Använd Retur eller Tab för att flytta mellan fälten. Om du vill ändra på benämningen på ett fält, till exempel från arbete till hem, klickar du på dubbelpilen. Välj från menyn som visas. Om du vill lägga till fler fält av samma typ, till exempel fler telefonnummer, klickar du på det gröna plus-tecknet bredvid fältet. För att ta bort ett fält klickar du på det röda minus-tecknet. När du är klar klickar du på knappen Redigera (Edit). Om du senare vill redigera ett kort börjar du med att klicka på knappen Redigera (Edit). Det är bra att säkerhetskopiera adressboken och spara den på en extern hårddisk eller en cdskiva. Öppna Arkiv-menyn och välj Säkerhetskopiera Adressbok (File, Back up Address Book). Välj sedan en plats för säkerhetskopian och klicka på Spara (Save). För att återgå till en sparad säkerhetskopia öppnar du Arkiv-menyn och väljer Återgå till säkerhetskopia av Adressbok (File, Revert to Address Book Backup)

4 B. Lägg till fält Du kan lägga till nya fält till dina kontaktkort. Till exempel kan du lägga in en persons födelsedag. Födelsedagarna som är inskrivna i adressboken kommer automatiskt att visas i ical. För att infoga födelsedagen för en person börjar du med att markera namnet i kolumnen Namn (Name). Öppna sedan Kort-menyn och välj Lägg till fält följt av Födelsedag (Card, Add Field, Birthday) I det nya inmatningsfältet födelsedag (birthday) skriver du personens födelsedag. Skriv datumet enligt följande format: 9 mars 987. Dagen med siffror, månaden med bokstäver och årtalet med siffror. Klicka på knappen Redigera (Edit). I kapitel 5 F kan du läsa hur du aktiverar visningen av födelsedagar i programmet ical. Om funktionen Födelsedagar är aktiverad i ical kommer en påminnelsetext om födelsedagen att visas automatiskt på rätt dag, varje år. Nya fält till nya kort Om du vill lägga till helt nya fält, som visas när du skapar nya kort, öppnar du Adressbok-menyn och väljer Inställningar (Address Book, Preferences), klicka på knappen Mall (Template). Öppna popupmenyn Lägg till fält (Add Field) och välj vilka fält du vill lägga till. 57

5 C. Skapa en grupp Du kan skapa obegränsat antal grupper och på detta sätt lägga dina kontakter i olika kategorier. En grupp kan till exempel vara dina vänner och en annan grupp kan vara kollegor. En och samma kontakt kan finnas med i flera grupper. Om du inte ser kolumnen med grupperna öppnar du Innehållmenyn och väljer Kort och kolumner (View, Card and Columns). Du kan markera flera kontakter genom att hålla ner Kommando- eller Skifttangenten medan du klickar. Klicka på plus-knappen nedanför kolumnen Grupp (Group) och skriv ett beskrivande namn för gruppen, till exempel: Vänner i Finland och tryck på Retur. Du lägger till kontakter i gruppen genom att markera gruppen Alla (All) i kolumnen Grupp (Group). Därefter markerar du en eller flera kontakter (håll ner Skift) i kolumnen Namn (Name) och drar dessa till den nya gruppen. Observera att du först måste dra kontakterna rakt till vänster, in i kolumnen Grupp, och därefter in i den nya gruppen. Observera att originalkontakten alltid finns kvar i gruppen Alla (All), och att du endast skapar en länk till originalkontakten. Du kan även dra kontakter från en grupp till en annan. Radera grupper För att radera en kontakt från din grupp, markerar du grupp först och trycker sedan på Backsteg-tangenten. Då får du en fråga om du vill ta bort kontakten från gruppen eller om du vill radera kontakten helt från adressboken. Kontakter som raderas från gruppen Alla (All) raderas även från alla andra grupper. Att radera en grupp innebär att alla kontakterna i gruppen raderas, men originalkontakterna finns kvar i gruppen Alla (All). 58

6 5. ICAL För att komma igång med ical är det bra om du känner till hur ical är strukturerat. Det finns tre olika funktioner att tänka på: kalendrar, aktiviteter och uppgifter. A. ical-fönstret Med ical kan du enkelt få en översikt på dina kalendrar, aktiviteter och uppgifter. Du kan ge olika färger till varje funktion för att ytterligare förbättra överskådligheten. 5 Klicka på symbolen ical i Dock. Välj mellan tre olika vyer, Dag, Vecka eller Månad (Day, Week, Month). Växla till nästa eller föregående vy genom att klicka på knapparna Gå framåt eller Gå bakåt (Go Forward, Go Back). Du kan bara se en dag, en vecka eller en månad i taget. Öppna och stäng minikalendern genom att klicka på knappen nere till vänster. Bläddra till nästa eller föregående månad med pilarna. För att komma till ett visst datum klickar du på datumet. Om du snabbt vill hoppa till dagens datum klickar du på den rombformade knappen. För att gömma eller visa Info-panelen klickar du knappen Visa info. ical är ett kalenderprogram med vars hjälp du enkelt håller reda på återkommande aktiviteter, som till exempel möten och födelsedagar. Du kan visa flera kalendrar samtidigt och ställa in text- och ljudpåminnelser. När du använder ical kan det vara bekvämt om den startas automatiskt när datorn startar. I Systeminställningar (System Preferences) kan du ställa in så att ical startas automatiskt. Läs hur du gör i kapitel 5 D. 5 59

7 B. Flera kalendrar Kalendrar visas i den vänstra kolumnen. Du kan skapa olika kalendrar för olika ändamål, arbete, fritid, studier och så vidare. För att gömma eller visa aktiviteter som tillhör en kalender klickar du på den färgade rutan framför kalendernamnet. Skapa nya kalendrar genom att klicka på knappen Lägg till en ny kalender (Add a new calendar), nere till vänster i ical-fönstret, och ge den nya kalendern ett beskrivande namn. Tryck sedan på Retur. Ändra färg på en kalender genom att markera den och klicka på färgrutan i Info-panelen. Alla aktiviteter och uppgifter som hör ihop med denna kalender kommer att få samma färg. Om du har flera kalendrar i samma kategori, till exempel olika fritidssysslor, kan du organisera dessa i kalendergrupper. Öppna Arkiv-menyn och välj Ny kalendergrupp (File, New Calender Group). Ge gruppen ett namn och tryck på Retur. Dra sedan kalendrar som hör ihop, till den nya gruppen. 60

8 C. Lägg till aktivitet Aktiviteter visas i det stora fältet och har samma färg som kalendern den hör ihop med. Markera den kalendern som du vill lägga en aktivitet till. Om du arbetar i månadsvyn dubbelklickar du på det vita området på den dag där du vill lägga in aktiviteten. Om du är i dag- eller veckovyn drar du med musknappen nertryckt från start- till sluttiden. Skriv en rubrik till aktiviteten. I Info-panelen kan du skriva ytterligare anteckningar och även ange om aktiviteten är en heldagsaktivitet eller sträcker sig över flera dagar. Flytta på en aktivitet genom att dra och släppa. 6

9 D. Uppgifter Visa eller göm kolumnen Uppgifter genom att klicka på symbolen nere till höger i ical fönstret. Uppgiften och kalendern som tillhör samma kategori har samma färg. Med funktionen Uppgifter (To Do) kan du hålla reda på dina göromål och du kan använda den som en kom i ihåg-lista. Uppgifterna visas i den högra kolumnen och varje uppgift har en koppling till någon av kalendrarna i den vänstra kolumnen. Du kan skriva anteckningar till varje uppgift och även aktivera en text- och ljudpåminnelse. Markera den kalender som du vill lägga en uppgift till. Skapa en ny uppgift genom att öppna Arkiv-menyn och välja Ny uppgift (File, New To Do). Du kan också dubbelklicka i den vita ytan i kolumnen Uppgifter (To Do). Ge ett beskrivande namn till den nya uppgiften och tryck på Retur. I Info-panelen kan du skriva ytterligare information om uppgiften. Till exempel när uppgiften ska vara klar, och tidpunkten för en eventuell påminnelse. E. Info-panelen Påminnelse För att lägga till en ljudpåminnelse gör du så här: Markera aktiviteten eller uppgiften i kalendern och se till att Info-panelen visas. Om du har markerat en uppgift bockar du för alternativet klart senast (due date), och väljer därefter från popupmenyn påminnelse (alarm) till exempel Meddelande med ljud (Message with sound). Ytterligare popupmenyer visas där du kan välja typ av ljud och tidpunkten för påminnelsen. 6

10 Påminnelsen visas vid rätt tidpunkt och består av ett litet fönster med en väckarklocka och ett textmeddelande. Du kan senarelägga påminnelsen genom att klicka på den böjda pilen och välja en ny tid från menyn. En påminnelse som skulle ha visats när datorn var avstängd, kommer att visas när du startar datorn. Du kan aktivera en påminnelse för en uppgift endast om alternativet klart senast (due date) är markerat i Infopanelen. Upprepa aktivitet Du kan ställa in en aktivitet så att den upprepas automatiskt. Markera aktiviteten och se till att Info-panelen är synlig. Från popupmenyn upprepa (repeat) väljer du hur ofta aktiviteten ska upprepas. Du kan göra mer avancerade inställningar om du väljer alternativet Anpassa (Custom), till exempel att aktiviteten upprepas varannan tisdag eller sista fredagen i varje månad. Klicka på OK. Från popup-menyn slutar (end) väljer du om upprepningen ska upphöra efter ett visst antal gånger eller efter ett visst datum. 6

11 F. Kom ihåg födelsedagar Läs i kapitel 5 B hur du i programmet Adressbok lägger till födelsedagar. Du kan aktivera den inbyggda födelsedagskalendern i ical. Alla födelsedagar som är införda i programmet Adressbok (Address Book) kommer automatiskt att visas som en aktivitet i kalendern. Aktivera födelsdagskalendern genom att öppna ical-menyn och välj sedan Inställningar (ical, Preferences). På panelen Allmänt markerar du Visa födelsdagskalender (General, Show Birthdays calendar). När du lägger till eller tar bort en födelsedag i Adressboken uppdateras födelsedagskalendern i ical automatiskt. Födelsedagskalendern i ical kan inte redigeras och tyvärr går det inte att lägga till en påminnelse. Bakåtkompatibilitet I tidigare versioner av ical saknas funktionen Säkerhetskopiera databas (File, Back up Database). I stället exporterar du en kalender åt gången genom att markera kalendern och öppna Arkiv-menyn och välja Exportera (File, Export). Kalendrar, aktiviteter och uppgifter som tillhör samma kategori följer med vid exporten. Importera kalendrarna till den nya versionen av ical genom att gå till Arkiv-menyn och välj Importera (File, Import). Säkerhetskopiera ical Öppna Arkiv-menyn och välj Säkerhetskopiera databas (File, Back up Database). Spara säkerhetskopian på ett sådant sätt att du lätt hittar den vid behov. Om du senare vill återgå till en sparad säkerhetskopia öppnar du Arkiv-menyn och väljer Återgå till säkerhetskopia av databas (File, Revert to Database Backup). Observera att vid återgång till en säkerhetskopia raderas den aktuella kalendern. Det allra bästa är att spara säkerhetskopian även på en extern hårddisk eller en cdskiva. Kopian kan även användas för att överföra kalendern till en annan dator. 6