STOCKHOLMS UNIVERSITET. Handbok 2. Funktionaliteter moveon 4

Transkript

1 STOCKHOLMS UNIVERSITET Handbok 2 Funktionaliteter moveon 4 Göteborgs Universitet : Denna manual visar hur man söker i tabeller och sorterar i kolumner och andra bra tips för att förenkla användandet av MoveOn 4.

2 Innehåll Knappar... 2 I övre menyraden:... 2 I nedre menyraden:... 2 Söka i tabellen... 2 Enkel sökning... 2 Avancerad sökning... 3 Spara sökning Save As... 4 Spara Save... 4 Återställ sökning Clear search... 4 Välja kolumner - Columns... 4 Spara favoriterkolumner som default Preferred view... 5 Sortera... 5 Exportera till Excel - Export... 5 Anpassa Dashboard

3 Knappar I övre menyraden: New Actions Show tree Save as Save Skapa ny händelse Agera genom mail, mallar m.m. Visa trädstruktur (används inte idag) Spara med ett nytt specifikt namn på utsökningen Spara en redan namngiven sökning utan att ge sökningen ett nytt namn. I nedre menyraden: Search Advanced search Clear search Export Columns Clear sort Enkel sökning Avancerad sökning Nollställ sökning Exportera till Excel Hantera visning av kolumner Nollställ sorteringsordning Söka i tabellen Sökning är en av nyckelfunktionerna i MoveOn 4 och det är viktigt att kunna söka rätt information snabbt för att kunna arbeta effektivt i systemet. Enkel sökning Tryck på knappen Search nere till vänster på sidan. Nu visas ett sökfönster överst i varje kolumn. Du kan välja en eller flera rader att skriva in sökord i. I exemplet nedan söker vi alla inkommande studenter med status Outgoing inom ämnesområdet Statsvetenskap. De övriga sökfälten är tomma. 2

4 Vill man göra en mer generell sökning kan man använda sig av %-tecknet. Ex. nedan är alla avtal som finns i länder som börjar på F, då skriver man F% och % står för ett eller flera valfria tecken. Avancerad sökning Tryck på knappen Advanced search nere till vänster på sidan. Nu visas ett sökfönster. Genom att lägga till en regel i taget så skapar man en avancerad sökning. Vill man söka alla utresande studenter som står med status Planned och med start datum under HT 2014 behöver man använda den avancerade sökmöjligheten. Gör så här: 1. Gå till Mobility->Stays->Stays 2. Tryck på Advanced search 3. Tryck på nedåtpilen och välj all 4. Tryck på +-tecknet längst till höger (Add rule) 5. Lägg till regel för regel genom att välja i menyerna (se nedan) och tryck på Find. OBS: Status från studenter är inte uppdaterade ännu, dvs att alla gamla studenter har Planned som Status. Man måste alltid använder Period för sökfunktionen. 3

5 Spara sökning Save As När man gjort en utsökning man är nöjd med och tror att man kommer behöva använda denna sökning igen kan man spara den och namnge den. Nästa gång man öppnar MoveOn kan man då bara ta fram den angivna sökningen och slipper alla steg med att söka fram data igen. 1. Gör en sökning 2. Välj Save as uppe i vänstra hörnet. 3. Skriv in ett beskrivande namn på sökningen. 4. Välj om sökningen skall vara den förvalda sökningen när du öppnar menyn. Bocka då i Prefered view. 5. Spara sökningen. Spara Save Om man har sparat en sökning med ett namn (Ex. Erasmus code view), enligt avsnittet Sparar sökning Save As så kan man ta fram den sökningen genom att välja den bland sökningarna uppe i högra hörnet, se bild. Säg att du nu vill ändra sorteringsordning på två kolumner men ändå inte byta namn på hela sökningen. Byt då sorteringsordning (se avsnittet om Sortering). Tryck sedan på Save. Nu sparas den sökningen med de nya sorteringsordningarna med samma namn (Erasmus code view) som innan. Återställ sökning Clear search Tryck på knappen Clear search längst ned på sidan, till höger om Search och Advanced search för att återställa listan till sitt urspringliga skick. Välja kolumner - Columns Välj knappen Columns. Nu visas en tabell med två kolumner. Den vänstra innehåller valbara rubriker som inte finns i listan ännu och den högra kolumnen innehåller rubriker som listan innehåller just nu. För att lägga till data från vänstra kolumnen så trycker man på +-tecknet och då flyttas den raden över till den högra kolumnen (vilket sedan visas i listan). Vill man ta bort en kolumn så klickar man på tecknet i någon rad i höger kolumnfält och då förs den raden över till vänster kolumn och den kolumnen försvinner från listan. Tryck på den gråmarkerade rutan OK för att det skall synas (Syns dåligt men knappen OK är aktiv), se grön ring. 4

6 Spara favoriterkolumner som default Preferred view För att spara sina favoritkolumner som default väljer man Save as uppe till vänster på sidan, namnger sökningen och bockar för Preferred view. Nu visas den vyn med de kolumnerna varje gång du kommer till den sidan. Det går även att kombinera att spara sina favoritkolumner med olika sökkriterier och spara dessa under ett namn. Sortera För att sortera en kolumn klickar man högst upp i kolumnen. En liten siffra visas då (se grön ring). Med en pil upp i blått och en svag blåfärgad pil ned. Pilarna anger om sorteringen skall vara A-Z eller Z-A. Vill man sortera på Country i första hand och City i andra hand, klickar man först på kolumnen Country så att en 1 visas och därefter på City och då visas en 2 på City. Man kan sortera alla kolumner genom att klicka på kolumnhuvudet. För att ta bort sorteringen trycker du på Clear sort längst ned på sidan. Exportera till Excel - Export Klicka på knappen Export för att exportera till Excel. Ett nytt tomt fönster öppnas i webbläsaren och en fråga kommer fram längst ned på sidan. Programmet frågar om du vill öppna filen, tryck OK. Gå till Excel. Du får de en varning om ett annat format, men ignorera detta och tryck på Ja. 5

7 Nu visas filen i Excel. Vill du spara filen i Excelformat väljer du spara som och inte det förvalda filformatet Unicode-text utan exempelvis filformatet Excel arbetsbok och ett beskrivande filnamn. Anpassa Dashboard Man kan anpassa sin Dashboard så att man alltid ser det som är mest intressant för en själv när man öppnar MoveOn. På sin Dashboard lägger man sökningar som man har sparat under beskrivande namn. Innan man kan lägga ut dessa sökningar måste man göra några sökningar och spara dem med olika namn, se Spara sökning-save as ovan. Gå till Dashboard överst i menyn till vänster. För att redigera sin Dashboard klickar man på Edit längst uppe till vänster (Grön ring). Om man nu håller muspekaren över Advanced views så visas sparade sökningar. Nu är det bara att dra ut och släppa en sökning på Dashboarden så lägger den sig där i ett visat rutnät, se bild nedan. 6

8 Gör om proceduren en eller flera gånger om du vill ha olika sökningar som visas på Dashboarden. Man skall inte klicka på de sparade sökningarna utan endast ha muspekaren över ett söknamn och dra söknamnet med musen ut på Dashboarden. Glöm inte att trycka på Save därefter så att inställningarna sparas. För att ta bort en sökning från Dashboarden, klicka på Edit uppe till vänster. Gå därefter till den tabell du vill ta bort, längst till höger i tabellen finns en liten kryssruta som du klickar på (se grön ring). Nu försvinner sökningen från Dashboarden, men finns kvar i söklistan. I Firefox syns inte detta kryss, men man kan klicka i det hörnet ändå och ta bort sökningen. 7