SPF/MiRiaM Manual avancerad sökning

Transkript

1 SPF/MiRiaM Manual avancerad sökning Skapat av: Fältström Ingrid 1 (31)

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Begreppsförklaringar Kolumn Lista Posttyp Rad Vy Avancerad sökning Inledning Göra en ny sökning Redigera kolumner Spara din sökning som en vy Ändra en befintlig sökning Skapat av: Fältström Ingrid 2 (31)

3 1. Inledning I dokumentet beskrivs hur man i MiRiaM utför en så kallad avancerad sökning. En avancerad sökning innebär att man via ett fönster i MiRiaM söker efter information som finns lagrad i systemet men som kanske inte visas i några av de vyer som finns tillgängliga i olika menyer. Det kan också vara så att en del av informationen visas men man vill se mer information. Via den avancerade sökningen kan man kombinera information från olika posttyper. Resultatet av den avancerade sökningen kan ses direkt via det gränssnitt som används för att utföra den avancerade sökningen. Om man vill spara sin sökning så kommer den att sparas som en vy. Resultatet av sökningen visas alltid som en lista. Det visas inga summor eller totaler. Om man behöver ha detta får man skapa en rapport. För att göra det tydligare så har vi här i manualen tagit upp några exempel på hur man gör en avancerad sökning. Det finns ett näst intill oändligt antal olika sätt att söka och kombinera sökningar, och alla kan inte beskrivas i detalj. Endast de delar av avancerad sökning som är relevanta för SPF ingår i dokumentationen. 1.1 Begreppsförklaringar Kolumn En kolumn är ett fält som innehåller viss information kopplat till en posttyp. Man kan också säga fält. Person innehåller kolumnerna personnummer, förnamn, efternamn, e-post, gatuadress mm. Medlemskap innehåller personnummer, startdatum och slutdatum. Exempel från MiRiaM: Lista En lista är resultatet av en sökning. Skapat av: Fältström Ingrid 3 (31)

4 Till exempel alla personer i en viss förening Posttyp Den information som finns i MiRiaM är grupperad i olika posttyper. Inom varje posttyp samlas information som logiskt hänger ihop. I MiRiaM finns till exempel posttyperna Person, Medlemskap, Eventtillfälle, Användare. Skapat av: Fältström Ingrid 4 (31)

5 1.1.4 Rad En enskild rad i en lista. Till exempel en medlem i listan över alla medlemmar i en förening. Skapat av: Fältström Ingrid 5 (31)

6 1.1.5 Vy En på förhand gjord sökning som sparas med ett namn. I MiRiaM finns ett antal färdiga vyer men det är också möjligt att skapa egna. I detta dokument beskrivs hur man gör. De vyer som finns visas under varje menyval om man klickar på pilen intill den vy som för tillfället är aktiv på sidan. Vyerna sorteras i Systemvyer och Mina vyer. Skapat av: Fältström Ingrid 6 (31)

7 2. Avancerad sökning 2.1 Inledning För att nå funktionen för avancerad sökning klickar man på symbolen övre mörkblå navigationsmenyn i MiRiaM. som finns i den När du klickat på symbolen öppnas ett nytt fönster. Följande knappar visas under fliken Avancerad sökning: 1. Fråga. Denna knapp trycker du på när du vill ställa en fråga, dvs utföra en sökning. 2. Sparade vyer. Klicka här för att hitta tidigare sökningar som sparats som vyer. 3. Resultat. När du fyllt i de uppgifter du vill söka efter klickar du på knappen och resultatet visas. 4. Ny. Klicka på knappen när du vill göra en ny sökning. Fälten nedanför strecket rensas då. 5. Spara. Klicka på knappen när du vill spara en sökning. Om din sökning redan har ett namn kommer den att sparas med samma namn. Om du inte sparat sökningen får du ange ett namn på den. 6. Spara som. Om du vill spara din sökning med ett annat namn än den redan har klickar du här och anger det namn du vill ha på sökningen. 7. Redigera kolumner. Här klickar du för att lägga till, ta bort eller ändra ordning på de kolumner som ska visas i din sökning. 8. Redigera egenskaper. Här kan du klicka om du vill byta namn på din sökning eller lägga till en mer utförlig beskrivning. 9. Rensa. Rensar fälten nedanför strecket i fönstret. 10. Gruppera OCH. Används för att ange att flera villkor ska gälla tillsammans. 11. Gruppera ELLER. Används för att visa att villkor ska gälla var för sig. 12. Detaljer. Klicka här om du vill dölja detaljer i sökningen. Skapat av: Fältström Ingrid 7 (31)

8 Under knapparna finns ytan för själva sökningen. 13. Sök efter. Anger vilken posttyp du vill söka i 14. Använd sparad vy. Om du vill utgå från en sparad vy när du gör din sökning väljer du den här. 2.2 Göra en ny sökning För att göra en helt ny sökning går du tillväga på följande sätt. Vi beskriver här hur du gör för att få fram alla medlemmar som inträtt de senaste fyra veckorna. 1. Klicka på knappen Avancerad sökning i navigationsmenyn i MiRiaM. 1 Skapat av: Fältström Ingrid 8 (31)

9 2. Fönstret för avancerad sökning öppnas. Klicka på knappen Ny I fältet Sök efter ska du ange vilken posttyp du vill söka i. Fältet kommer alltid att vara ifyllt med något värde. Värdet kan variera beroende på var i MiRiaM du befann dig när du klickade på knappen Avancerad Sökning. Om du befann dig på Person-menyn kommer här stå personer. Om du befann dig i menyn Event kommer det här att stå event, osv. Den informationen som vi är ute efter i vårt exempel finns i posttypen Medlemskap. Du ska därför välja den i fältet Sök efter. 3 Skapat av: Fältström Ingrid 9 (31)

10 4. Nu ska vi tala om att vi bara vill ha fram medlemmar som inträtt den senaste månaden. Då måste vi ange att inträdesdatum ska vara föregående eller den här månaden. Klicka på Välj. En lista på alla fält som finns i posttypen visas. Inte alla av dessa fält används av MiRiaM men de finns där ändå. 4 Skapat av: Fältström Ingrid 10 (31)

11 5. Klicka på fältet Inträdesdatum. Nu visas ytterligare val. Klicka på rubriken På. 5 Skapat av: Fältström Ingrid 11 (31)

12 6. Där kan du välja bland ytterligare ett antal alternativ. 6 Skapat av: Fältström Ingrid 12 (31)

13 7. Klicka på Senaste X veckorna. Ett fält öppnas intill där du kan ange 4, vilket alltså säger att du vill se alla medlemmar med inträdesdatum de senaste 4 veckorna Nu har du gjort din sökning. Du vill såklart också se vilka medlemmar som inträtt de senaste 4 veckorna. Då klickar du på utropstecknet = resultat. 8 Skapat av: Fältström Ingrid 13 (31)

14 9. En ny flik öppnas i fönstret med rubriken Listverktyg. I den nedre delen listas alla medlemmar som inträtt de senaste 4 veckorna Redigera kolumner Som du ser så visas inte namnet på medlemmarna. Det beror på att det bara är information från posttypen medlemskap som visas. För att se namnet också måste du göra några ytterligare moment. Skapat av: Fältström Ingrid 14 (31)

15 1. Klicka på fliken Avancerad sökning igen Då växlar systemet över till din fråga igen och du kan göra den justering som behövs för att du ska se det du vill. Nu vill vi få fram medlemmarnas namn också. Klicka på knappen Redigera kolumner. 2 Skapat av: Fältström Ingrid 15 (31)

16 3. Ett nytt fönster öppnas där de kolumner som visades i listan visas. Fönstret innehåller följande: a. Kolumner som visas i listan b. Pil för att ändra ordning på kolumnerna c. Knapp för att ändra sortering av listan d. Knapp för att lägga till fler kolumner från posttypen e. Knapp för att ändra egenskaper på de kolumner som visas. f. Knapp för att ta bort kolumner från listan. a b c d e f Skapat av: Fältström Ingrid 16 (31)

17 4. För att visa medlemmarnas namn, klicka på knappen Lägg till kolumner. Ett nytt fönster öppnas som visar alla fält som finns i varje posttyp. För att kunna visa kolumner som finns i en annan posttyp än den man sökt i måste posttyperna vara sammankopplade på något sätt. Om man klickar på pilen vid rubriken Posttyp så ser man vilka posttyper som det är möjligt att få information från. 4 Skapat av: Fältström Ingrid 17 (31)

18 5. Välj posttypen Person. En lista över fält som finns i posttypen Person visas. Det är väldigt många fält och långt från alla används i MiRiaM. Scrolla ned till fältet Efternamn och markera i rutan framför. Scrolla sedan ned till Förnamn och sätt en bock i rutan framför. Klicka sedan OK. 5 Skapat av: Fältström Ingrid 18 (31)

19 6. Nu har för- och efternamn lagts till bland de kolumner som ska visas. Skapat av: Fältström Ingrid 19 (31)

20 7. För att ta bort kolumner som inte ska vara med, klicka på Ta bort. Vi vill inte se kolumnen Medlemsgrupp, den innehåller inget av värde för oss. Markera rubriken och klicka på Ta bort. 7 En kontrollfråga visas. Klicka OK och kolumnen tas bort från resultatlistan. Skapat av: Fältström Ingrid 20 (31)

21 8. Sortering av resultaten ska göras i datumordning. Klicka på knappen konfigurera sortering. Välj fältet Inträdesdatum och att det ska sorteras i stigande ordning. Klicka på OK. 8 Skapat av: Fältström Ingrid 21 (31)

22 9. Stäng sedan fönstret för redigera kolumner genom att klicka på OK Klicka sedan på knappen för resultat igen. 10 Skapat av: Fältström Ingrid 22 (31)

23 Nu visas medlemmarnas för- och efternamn också. Om du vill att de ska ligga först i listan kan du klicka på knappen Redigera kolumner och flytta på dem. 11. Nu har du gjort en avancerad sökning genom att välja vilken posttyp du ska söka i, vilka villkor som ska vara uppfyllda och vilken information du vill se om varje post i listan. Skapat av: Fältström Ingrid 23 (31)

24 2.4 Spara din sökning som en vy Till slut bör du spara din sökning så du kan snabbt söka fram nya medlemmar igen. 1. Klicka på knappen Spara som. Ange namn på vyn i rutan som visas. Klicka OK. 1 Skapat av: Fältström Ingrid 24 (31)

25 2. Sökningen kan du hitta bland vyer under den posttyp som den baserades på, i detta fall Medlemskap. Gå till Medlemscenter Medlemskap. Klicka på knappen som visar alla vyer. Längst ned finns den nya vyn Ändra en befintlig sökning En vy som du tidigare skapat kan ändras om det finns behov av det. Öppna fönstret för avancerad sökning på samma sätt som beskrivs ovan. 1. Klicka på knappen Sparade vyer. 1 Skapat av: Fältström Ingrid 25 (31)

26 2. En ny flik Spara vyer visas och de vyer som du har rätt att ändra listas. 3. Observera att vyer kopplade till en posttyp visas för sig. Om du vill ändra en vy kopplad till en annan posttyp väljer du den posttypen vid knappen Posttyp Klicka på namnet på vyn, i exempel här Nya medlemmar. Nu öppnas Fliken avancerad sökning igen och den fråga du tidigare formulerat visas. 4 Skapat av: Fältström Ingrid 26 (31)

27 Antag att vi vill utöka villkoret nu så att bara nya medlemmar som saknar e-post adress tas med. Vi kanske vill kontakta dem och uppmana dem att registrera en e-postadress så att vi lättare kan kommunicera med dem. Information om e-post lagras i posttypen Person medan den information vi tidigare sökt fram lagras i posttypen Medlemskap. Vi måste alltså kombinera sökningen i två olika posttyper. Skapat av: Fältström Ingrid 27 (31)

28 5. För att få fram information från posttypen Person i stället för från Medlemskap får man klicka på pilen i fältet. En lista visas, scrolla ned till en rubrik där det står Relaterad. Det betyder information som är relaterad till Medlemskap. 5 Skapat av: Fältström Ingrid 28 (31)

29 6. Klicka på raden Person Nu kan du söka efter fält i posttypen Person också. Klicka på ordet Välj. 7 Skapat av: Fältström Ingrid 29 (31)

30 8. En lista på fält fälls ut. Klicka på fältet e-post Nästa steg är att tala om att fältet e-post ska vara tomt. Klicka på rubriken Lika med. Några andra alternativ för villkoret visas. Klicka på Innehåller inga data. Det betyder alltså att du vill få fram medlemmar som inte har någon e-postadress ifylld. 9 Skapat av: Fältström Ingrid 30 (31)

31 10. Därefter är det dags att titta på resultatet. Klicka på knappen Resultat Du har alltså nu sökt efter alla medlemmar som inträtt de senaste 4 veckorna och som saknar e-post. För att kontrollera att det verkligen stämmer kan du lägga till e-post i listan. Då gör du som beskrivs ovan för hur man redigerar kolumner. 12. Slutligen kan du om du vill spara den nya sökningen antingen under samma namn eller som en ny vy. Klicka på Spara eller på Spara som. Skapat av: Fältström Ingrid 31 (31)