KOPPLA DOKUMENT SKAPA KÄLLDOKUMENT

Transkript

1 KOPPLA DOKUMENT Användningsområde: Om man vill skriva ut etiketter eller göra massutskick till t ex personalen på ett företag skapar man ett källdokument där informationen finns, t ex ett medlemsregister eller ett personalregister. SKAPA KÄLLDOKUMENT Skapa följande källdokument genom att öppna din personliga dokumentmall, ändra utskriftsformatet så att det är liggande A4, ändra också marginalerna till 2 cm för alla kanter. Justera specialtabbarna i sidhuvudet och sidfoten så att det ser snyggt ut. Ändra också formatmallen Normal till Inget avstånd Klicka i rutan Orientering för att ändra din mall till liggande utskriftsläge. Infoga sedan en ny tabell som är 5 kolumner bred och har 8 rader.

2 Skriv in följande data i tabellen: Förnamn Efternamn Adress Postnr Ort Anna Johansson Södragatan Stockholm Olle Olsson Mariagränd Göteborg Carina Carlsson Östergränd Umeå Gösta Persson Västervik Saltnäs Kalle Almberg Blåsippagränd Almtuna Josefin Nilsson Gösvägen Mariastad Kristina Nilsson Sikgränd Duvemåla Källdokumentet är klart! Spara dokumentet med namnet Medlemsregister.docx i din övningsmapp. SORTERA TABELL Placera insättningspunkten någonstans i tabellen Välj fliken Layout under Tabellverktyg och sök fram verktyget Sortera som du hittar i gruppen Data. Klicka på knappen och välj sedan alternativen Ange att första raden i tabellen är en rubrikrad genom att markera för alternativet Rubrik rad under alternativet Listan har. Du ska nu sortera personerna i källdokumentet efter Efternamn Stigande i första hand, efter Förnamn stigande i andra hand och Adress stigande i tredje hand. Ställ in enligt fönsterbilden nedan. Kontrollera att Rubrikrad är markerad innan du klickar på OK

3 Dokumentet sorteras nu så att Almberg kommer först, om två eller fler personer har samma efternamn kommer andra hands sorteringen att användas för att särskilja personerna enligt sortering. Spara registret genom att snabbspara. SKAPA STANDARDBREV Standardbrevet används för massutskick som t ex inbjudan, kallelse el dyl. Du skall skapa ett brev för en inbjudan till en medlemsfest för Saltnäs Kontorsmaskiners antällda. Brevet skall innehålla förutom inbjudan även kopplingsfält som hämtar rätt information från medlemsregistret. När du är färdig kommer dokumentet att se ut ungefär som ovanstående exempel: Öppna ett nytt dokument som du baserar på dokumentmallen Tomt dokument. Ändra på utskriftsformatet så att det blir ett liggande A4 dokument ändra också marginalerna för dokumentet till 2,8 cm. 1. Längst upp i brevet skall kopplingsinstruktionerna infogas, det är alltså dags att göra kopplingen till medlemsregistret.

4 2. Välj ur Fliken Utskick alternativet Välj mottagare i gruppen Starta koppling av dokument 3. Klicka på alternativet Använd befintlig lista: Sök fram ditt Medlemsregister, markera det och klicka på Öppna. Klicka på knappen Redigera mottagarlista. Här kan du nu filtrera, Sortera och avmarkera om det är så att någon inte skall ha detta massbrev, klicka på OK för att fortsätta skapa brevet. Klicka i den övre delen av alternativet Infoga kopplingsinstruktioner i gruppen Skriv och infoga fält

5 Nedanstående fönster dyker upp på skärmen: Här kan du nu infoga Kopplingsinstruktioner i ditt dokument. Vi klickar nu på Avbryt, det finns nämligen ett lite enklare sätt att göra detta på. Se till att du står på rad ett i dokumentet, klicka på den nedre delen av Infoga kopplingsinstruktioner i gruppen Skriv och infoga fält. I detta fall så fäller du nu ner en meny med kopplingsinstruktionerna och du börjare med att klicka in Förnamn. Lägg sedan in ett mellanslag och infoga sedan Efternamn, klicka på ENTER och infoga sedan Adress, klicka på nytt på ENTER och infoga Postnr, mellanslag och Ort.

6 Jobba sedan vidare med din inbjudan och använd gärna din kreativitet för att skapa ditt eget inbjudningskort. (exempel finns i början av övningen). Klicka på gärna på knappen Förhandsgranska resultat för att kontrollera att kopplingen fungerar: Klicka på: Slutför och koppla följt av Redigera enskilda dokument när du är färdig med din Inbjudan för att skapa massutskicket som borde bestå av 7 brev totalt, dessa brev skriver man sedan ut och skickar till medlemmarna. Själva dokumentet kan man kasta efter att man gjort utskriften. Spara brevet som innehåller kopplingsinstruktionerna som en Dokumentmall med namnet kopplad mall