Författare DNR: Diarienummer. Manual för Mittuniversitetets Officemallar

Transkript

1 Författare DNR: Diarienummer

2 Innehållsförteckning Allmänt om Wordmallarna... 2 Fliken Mittuniversitetet... 2 Skapa ett nytt dokument... 2 Dialogrutor... 3 Fylla i ett dokument... 4 Fylla i ett dokument... 5 Visa dolda tecken... 5 Byta språk... 7 Välja formatmallar... 8 För de avancerade mallarna... 9 Formatmallen Normal indrag... 9 Skriva i sidhuvudet... 9 Uppdatera innehållsförteckning Avsnittsbrytningar Infoga sidor Tomma sidor och udda sidor Klistra in text Byta försättsblad

3 Allmänt om Wordmallarna Fliken Mittuniversitetet När du har fått mallarna installerade (gäller inte för Mac) så finns det en ny flik i Ribbon- fältet som heter MITTUNIVERSITETET där de vanligaste funktionerna finns tillgängliga. Skapa ett nytt dokument För att skapa ett nytt dokument klickar du på knappen Nytt längst till vänster. Du fäller då ned en lista där du väljer vilken typ av dokument du vill skapa genom att klicka på mallen. Första gången du skapar ett dokument visas en dialogruta där du ska fylla i dina personliga uppgifter. Dessa kommer sedan att användas i de dokument du skapar. 2

4 Vill du senare ändra de personliga uppgifterna, klickar du på knappen Ändra användaruppgifter, längst till höger under fliken MITTUNIVERSITETET. Dialogrutor För några av mallarna visas så kallade dialogrutor när du öppnar mallen. Här ska du fylla i information i dialogrutan och sedan klicka på Spara. 3

5 Det du fyller i hamnar sedan i sidhuvudet i dokumentet. Fylla i ett dokument De flestas av mallarna/dokumenten innehåller så kallade innehållskontroller med ledtext. För att fylla i en sådan, klickar du bara i kontrollen för att markera den och börjar direkt skriva. Då ersätts kontrollen med det du skriver in. Innehållskontrollen Mottagare/adress är markerad Kontrollen försvinner när man börjar skriva. 4

6 Fylla i ett dokument För vissa av mallarna finns möjligheten att välja datum från en kalender. Det gör du genom att klicka på pilen till höger i fältet och sedan välja datum från den kalender som visas. Välj datum Visa dolda tecken Det finns en knapp i Word som gör att du ser dolda tecken som styckestecken, sidbrytningar och mycket annat. Det kan vara bra att ha den aktiverad när du jobbar med mer komplexa mallar som t ex avtal eller rapporter eftersom du då bl a kommer att se alla avsnittsbrytningar som finns i dokumentet. Klicka på Start och sedan på knappen Visa alla för att visa dolda tecken. Klicka på samma knapp igen för att dölja dem. 5

7 Inga dolda tecken visas. Dolda tecken som stycketecken och avsnittsbrytning visas. 6

8 Byta språk Vill du byta rättstavningsspråk för ett dokument eller ett enstaka ord markerar du antingen ordet genom att dubbelklicka på det, eller hela dokumentet t ex genom kortkommandot Ctrl+A. Klicka sedan på sektionen Språk i Statusfältet (underst i Word, valt språk står där). Svenska valt som språk. I dialogrutan som öppnas väljer du det språk du vill ha och klickar på OK. När du har gjort det ändras språket i det aktuella dokumentet eller för det du har valt. Engelska valt som språk. 7

9 Välja formatmallar Mallarna är uppbyggda med så kallade formatmallar som innehåller korrekta teckensnitt, storlek och avstånd. Du behöver alltså inte ändra dessa. Genom att alltid använda korrekt formatmall ser du till att rubriker och brödtext alltid ser lika ut i dokumenten oavsett var i dokumentet det är eller vem som skriver dokumenten. De vanligaste formatmallarna hittar du under fliken MITTUNIVERSITETET och sedan sektionen Format. Där finns formatmallarna för de olika rubrikerna, numrerade rubriker, Normal samt listor. Vill du använda ytterligare formatmallar finns dessa i Formatgalleriet som finns uppe till höger i Word under fliken Start. Klicka på pilen Mer nere till höger i galleriet för att visa alla tillgängliga mallar. 8

10 För de avancerade mallarna Nedan lite information om rapporterna och de andra mer avancerade mallarna. Formatmallen Normal indrag För Avhandling, Spikblad samt rapporterna finns formatmallen Normal indrag. Den kommer automatiskt efter formatmallen Normal när man trycker på Enter. Vill du komma åt formatmallen Normal indrag manuellt så gör du det via Formatgalleriet. Skriva i sidhuvudet Informationen i sidhuvudet infogas automatiskt via en dialogruta när du startar mallen men om det har blivit något fel i sidhuvudet eller om du vill ändra informationen kan du gå in i sidhuvudet manuellt. Det gör du enklast genom att dubbelklicka på sidhuvudet för att komma in i det. Dubbelklicka i sidhuvudet för att komma in i det 9

11 Du märker att du kommer in i sidhuvudet när du kan skriva i det och när en informationsruta visas direkt under sidhuvudet. För att gå ur sidhuvudet dubbelklickar du någonstans under det i den vanliga satsytan. Uppdatera innehållsförteckning För att uppdatera innehållsförteckningen i de mallar som har en sådan, högerklickar du i innehållsförteckningen och väljer sedan Uppdatera fält i snabbmenyn som visas. 10

12 I dialogrutan som visas väljer du om du vill uppdatera sidnummer eller hela tabellen. Har du lagt till, tagit bort eller ändrat i rubriker som ingår i innehållsförteckningen så väljer du Uppdatera hela tabellen. Har du bara lagt till eller tagit bort text som påverkar antalet sidor men inte rubrikerna i innehållsförteckningen väljer du Uppdatera endast sidnummer. Avsnittsbrytningar Avsnittsbrytningar används i mallar där man vill att nya kapitel eller avsnitt alltid ska börja på udda eller jämn sida, ha annorlunda sidhuvud, ha annorlunda marginaler eller något annat. Avsnittsbrytningar används mest i Avhandlingsmallen och den vetenskapliga Rapportmallen när det kommer ett nytt kapitel/avsnitt som börjar på udda sida eller har annorlunda numrering. För att du ska kunna se avsnittsbrytningar måste du ha aktiverat dolda/alla tecken. Avsnittsbrytning efter innehållsförteckningen. OBS! Det är viktigt att du inte råkar ta bort en avsnittsbrytning eller råkar klistra in text över den eftersom det då är stor risk att sidnumreringen i dokumentet blir felaktig! 11

13 Infoga sidor För att infoga en sida är det bäst att använda sig av Words inbyggda funktion. Den hittar du under fliken Infoga. Placera markören där du vill infoga sidan (vilket nästan alltid är allra överst och längst till vänster), klicka på Infoga och sedan på Tom sida. Infoga ny sida innan innehållsförteckningen. En ny sida infogas där markören var placerad. Det som händer är att Word infogar en så kallad manuell sidbrytning på markörens plats (vilket du ser om du visar dolda tecken). Skulle det av någon anledning bli fel så kan du ta bort sidbrytningen genom att placera markören på den och trycka på Delete- tangenten. Du kan också behöva ta bort några stycketecken vilket du gör antingen genom att ställa dig framför stycketecknet och trycka på Delete- tangenten eller genom att ställa dig bakom stycketecknet och trycka på Backstegs- tangenten. Tänk också på att om du infogar en ny sida och skriver mer text (eller lägger in bilder) så att texten/bilderna inte får plats på sidan så kommer den manuella sidbrytningen att flyttas till nästa sida. Det gäller alltså att hålla koll på den manuella sidbrytningen så att det inte skapas tomma sidor i onödan. 12

14 Tomma sidor och udda sidor I Avhandlings- och Rapportmallen är inställningarna gjorda så att nya kapitel/avsnitt automatiskt börjar på en udda sida. Eftersom avhandlingar och rapporter ofta trycks så vill man ju att nya kapitel/avsnitt börjar på en högersida/framsida och inte en vänstersida/baksida. För att göra det lägger man in så kallade avsnittsbrytningar som talar om att varje nytt kapitel/avsnitt ska börja till höger, med andra ord på en udda sida. Det innebär i sin tur att om föregående avsnitt slutar på udda sida så kommer det automatiskt att infogas en tom blank sida som inte visas. Om du exempelvis börjar att nytt avsnitt på sidan 31 (udda sida) och föregående sida avslutas på sidan 29 så kommer Word automatiskt lägga till en tom sida som inte syns förrän man skriver ut eller trycker materialet. Du kan se om det finns tomma sidor på flera olika sätt. Det enklaste är att titta i Statusfältet underst när du befinner dig på sista sidan i ett avsnitt. Kapitlet sluter på udda sida = det kommer en helt tom sida efteråt. Slutar avsnittet på en udda sida så kommer Word att lägga till en tom sida efter avsnittet! Du kan också välja att Arkiv, Skriv ut för att förhandsgranska dokumentet. 13

15 Helt tom sida 28 i förhandsgranskning (även om det står 29). Klistra in text Att klistra in text från andra dokument bör helst undvikas eftersom dessa ofta innehåller formatering som skiljer sig från det aktuella dokumentet. Om du ändå måste klistra in text är det bästa att du väljer att klistra in den som oformaterad och sedan formaterar upp den med de formatmallar som finns i mallen. Det gör du genom att högerklicka där du vill klistra in texten och sedan välja alternativet Behåll endast text i snabbmenyn som visas. 14

16 Klistra in text som oformaterad. Byta försättsblad I den vetenskapliga rapportmallen har du möjlighet att byta försättssida (första sida). Det gör du genom att klicka på fliken Infoga och sedan knappen Försättsblad. Välj sedan den sida du vill infoga/byta till genom att klicka på den. Byt försättsblad. 15