Formatmall för uppsatser vid Historiska institutionen Användarinstruktioner

Transkript

1 Formatmall för uppsatser vid Historiska institutionen Användarinstruktioner HISTORISKA INSTITUTIONEN Uppdaterad 19 januari 2015 av Erik Lindberg

2

3 Innehållsförteckning Om formatmallar... 4 Titelsidan... 4 Rubriknivåer och brödtext... 5 Om underrubriker... 7 Citatformat... 8 Skapa innehållsförteckning Litteraturförteckningen Infoga tabeller och diagram Bilaga. Definitiner av vissa format

4 Om formatmallar En formatmall är en uppsättning bestämda format för olika delar av en text. De olika formaten på textens beståndsdelar, såsom typsnitt, teckenstorlek, radavstånd, marginaler, rubrikstorlekar med mera, kallas sammantaget för en formatmall. Det är obligatoriskt för studenter vid institutionen att använda föreliggande formatmall när de skriver uppsatser. Formalmallen är framtagen för Microsoft Word och studenter som inte har tillgång till det programmet måsta se till att deras uppsatser får ett utseende som så långt det är möjligt linkar formatmallens. I en bilaga till detta dokument finns de viktigaste formaten definierade. Den här instruktionen behandlar formatmallens viktigaste funktioner: titlar på försättsbladet, rubriksättning, hur man skriver brödtexten, infogar fotnotsreferenser, citat, innehållsförteckning, litteraturförteckning samt infogar tabeller och diagram.. Titelsidan På första sidan anger du huvudtitel och undertitel genom att placera markören i fältet för titel och klicka med vänster musknapp. Gör samma sak för undertiteln (Titel 2): Nederst på sidan anger du följande information: Typ av uppsats (inklusive antal högskolepoäng), termin Författare: Handledare: Seminarieledare: Ventileringsdatum: Informationen ska föras in på följande plats på framsidan:

5 Resultatet kan exempelvis se ut så här: Den andra sidan är automatiskt alltid tom. Du kan alltså inte skriva in något där. Rubriknivåer och brödtext På den tredje sidan (som automatiskt får sidnummer 1 eftersom försättsbladet med baksida inte numreras) kan du börja skriva själva texten. Längs upp finns ett fält för att ange rubrik och under det fältet ska du skriva själva brödtexten: Skriv in din rubrik. Formatet på rubriken blir automatiskt Rubrik 1 vilket du kan se i menyfältet högt upp på skärmen: 5

6 Efter att du namngett din rubrik trycker du ENTER. Alternativt kan du flytta markören med hjälp av musen och klickar med vänster musknapp i fältet Klicka här för att ange text. Texten får formatet Normal : Vilket format du arbetar i syns i menyfältet som en gul markering. Exempelvis ser texten nu ut så här där de två första meningarna utgör ett kort stycke och de två följande ett annat stycke. Rubriken heter alltså Kapitel 1. Inledning : Du ska inte använda ENTER efter varje mening. Ska du börja på ett nytt stycke (som i exemplet ovan) ska du däremot avsluta meningen med ENTER. Formatet på den första raden i det nya stycket kommer då att ändras till Normal indrag 1:a raden :

7 Om du raderar allt text, eller den text som innehåller fälten för rubrik eller text, gör inte det något. Du kan själv markera med vänster musknapp i menyfältet vilket format du ska använda. Ska du sätta in en rubrik markerar du helt enkelt Rubrik 1. Om underrubriker Vill du införa ett nytt avsnitt med en underrubrik markerar med vänster musknapp i menyfältet Rubrik 2 : När du skrivit in din underrubrik (i bilden nedan Hur man citerar längre texter ) avslutar du med ENTER. Noterar att det automatiskt skapas ett tomrum till avsnittet ovan och att det automatiskt skapas en blankrad mellan rubriker och den följande brödtexten. Du ska inte lägga in extra blankrader. Formatet ändras nu automatiskt till Normal och du kan fortsätta skriva din text. Använd maximalt tre rubriknivåer annars ger texten ett rörigt intryck. Hela texten kan exempelvis se ut så här: 7

8 Citatformat Vill du införa ett längre citat använder du formatet Citat : Om du skriver in ditt citat kommer texten att se ut så här: Längre citat ska inte ha citationstecken i början och i slutet. Citatet avslutas med en fotnotsreferens (som syns som en upphöjd siffra). Vill du omvandla en text i ett format till ett annat (exempelvis Normal till Citat) markerar du den text som ska ändras och byter sedan format genom ett klick med vänster musknapp i menyfältet på valt format.

9 Fotnotsreferensen infogar du med i fliken Referenser, och sedan kommandot Infoga fotnot längst upp på skärmen. Du markerar Infoga fotnot med vänster musknapp (knappen färgas då gul). När du markerat Infoga fotnot skapas automatiskt en fotnot längst ned på sidan där du kan skriva in hänvisningen: När du fört in fotnotsinformationen placera du markören i slutet av citatet efter den upphöjda siffran. Tryck sedan på ENTER så är du tillbaka i formatet Normal. Alternativt kan du placera markören under citatet men då måste du själv andra till korrekt format. Du måste då gå tillbaka i huvudmenyn längts upp på skärmen till fliken Start: Texten ska vara skriven med så kallad justerad marginal, såsom i den text du just nu läser (där både vänster och höger marginaler är raka). Marginalinställningar görs under fliken Start och på följande knapp för rak vänstermarginal: 9

10 : och följande för justerade marginaler. Välj alltså att ha justerade marginaler: Varje nytt kapitel ska börja på ny sida. Du ska inte skapa en ny sida genom att skapa en massa blankrader utan det gör du genom att samtidigt trycka på tangenten Ctrl (vanligtvis längst ned till vänster på tangentbordet) och ENTER. I formatmallen är typsnitt, storlekt med mera, för de olika formaten redan inställda. De ska du inte ändra på. Information om typsnitt och storlek för de olika formaten kan du dock se i huvudmenyn under fliken Start: Här ser vi att typsnittet är Garamond med storlek 12. Du kan här också ändra markerad text till fet (F), kursiverad (K) eller understruken (U). Skapa innehållsförteckning Uppsatsen ska alltid ha en innehållsförteckning. En förutsättning för att du ska kunna skapa innehållsförteckningen är att du använt rubrikformaten när du skapat rubriker, annars går det inte. Innehållsförteckningen skapar du automatiskt på följande sätt. Placera markören absolut längst upp och längst till vänster på den sida du vill ha innehållsförteckningen på. Har du abstract och förord ska de komma före innehållsförteckningen.

11 Skapa en ny sidbrytning genom Ctrl + ENTER. Markören kommer att följa med sidbrytningen, så flytta tillbaka den med musen till sidan för innehållsförteckningen, som nu ska vara tom. Med vänster musknapp placerar du markören högst upp på den tomma sidan. I huvudmeny går du till fliken Referenser, Innehållsförteckning: Markera knappen Innehållsförteckning med vänster musknapp. Du kan nu välja mellan några olika innehållsförteckningar. Skriver du på svenska välj Inbyggt, Automatisk innehållsförteckning 1. Innehållsförteckningen skapas nu automatiskt: Om du markerar innehållsförteckningen så kan du automatiskt uppdatera den under arbetets gång. Tryck på Uppdatera tabell så kan du uppdatera enbart sidnumren eller hela tabellen. Välj uppdatera hela tabellen. En fördel med att använda innehållsförteckningsfunktionen är att du hela tiden kan hålla koll på uppsatsens disposition och du kan enkelt se hur långa de olika avsnitten är. Sidnummer skapas automatiskt i formatmallen. 11

12 Litteraturförteckningen Litteraturförteckningen ska ha ett eget format. Skapa först en rubrik (Rubriknivå 1) på en ny sida (Ctrl + ENTER) som heter Källor och litteratur. Skapa därefter en rubrik (Rubrik 2) som heter Källor. Källförteckningen som skrivs med det formatet Normal. Skapa därefter en rubrik (Rubrik 2) som heter Litteratur. Själva litteraturförteckningen har ett eget format: Alla litteraturreferenser kommer sedan att skrivas i det formatet: Sammantaget kan det se ut så här: Infoga tabeller och diagram Tabeller kan skapas direkt i Word via huvudmeny, Infoga Tabell:

13 Du kan välja hur många rader och kolumner du vill skapa med hjälp av vänster musknapp: I exemplet ska vi skapa en tabell med 4 kolumner och 4 rader. Du kan också skapa en tabell i Excel och därefter kopiera de celler du vill klistra in i Word-dokumentet. Exempelvis kan tabellen se ut så här: 13

14 Observera att varje tabell och varje diagram ska ha en rubrik och ett nummer. Tabelloch diagramrubriker ska du skriva i formatet Normal. Direkt under tabellen eller diagrammet måste det finnas en källhänvisning. Du ska inte använda fotnoter i tabeller och diagram. Diagram skapas enklast i Excel. Man markerar då sitt diagram, och väljer funktionen Kopiera i Excel. Sedan klistrar man enkelt in det i Word via huvudmenyn, Start, Klistra in: En del av informationen i tabellen kan i diagramform (typen stapeldiagram) se ut så här:

15 Bilaga. Definitiner av vissa format Den som inte kan använda institutionens formatmall måste själv ställa in följande format i sitt ordbehandlingsprogram. Typsnittet i alla format är Garamond. Normal efter rubrik: Teckensnitt 12 pt, marginaljusterat, radastånd: flera, vid: 1,4. (Indrag och avstånd är 0 cm..) Normal indrag första raden: Normal + Indrag första raden: 0,5 cm. Citat: Teckensnitt:10 pt, Indrag: Vänster 1,5 cm, Indrag Höger 1 cm, Radavstånd: Flera vid: 1,1, avstånd före 15 pt, avstånd efter 15 pt. Rubrik 1: Teckensnitt 14pt, Fet, Avstånd före 24 pt, avstånd efter 20 pt, Håll ihop med nästa, Håll ihop rader, Dispositionsnivå 1. Rubrik 2: Teckensnitt: 12 pt, Fet, Avstånd före 22 pt, avstånd efter 20 pt, Håll ihop med nästa, Håll ihop rader, Nivå 2, Fotnotstext: teckensnitt 10 pt, vänsterjusterad, enkelt radavstånd. 15