Instruktion till att arbeta med rapportmallen

Transkript

1 Instruktion till att arbeta med rapportmallen September 2016 Smart Built Environment c/o IQ Samhällsbyggnad Drottninggatan STOCKHOLM

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BÖRJA ANVÄNDA MALLEN FYLLA I INFORMATION INSTÄLLNING VISA /DÖLJ INSTÄLLNING VISA TABELLSTÖDLINJER 4 2 FORMATMALLAR FÖR ATT STÄLLA IN FORMAT INNAN DU BÖRJAR SKRIVA DIN TEXT: FÖR ATT ÄNDRA FORMAT PÅ TEXT DU REDAN SKRIVIT TIPS FÖR ATT APPLICERA PÅ SAMMA FORMAT PÅ FLERA PLATSER I DIN TEXT. 5 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING GÖR SÅ HÄR FÖR ATT UPPDATERA INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN GÖR SÅ HÄR FÖR ATT INFOGA EN NY INNEHÅLLSFÖRTECKNING TA BORT BEFINTLIG INNEHÅLLSFÖRTECKNING 7 4 TABELLER 8 5 KOPIERA TEXT FRÅN ANNAT DOKUMENT GÖR SÅ HÄR FÖR ATT KOPIERA TEXT FRÅN ANNAT DOKUMENT IN I NYA MALLEN 9 6 INFOGA BILDER INFOGA BILD OCH FÅ SAMMA STORLEK VARJE GÅNG HUR SKA MAN PLACERA BILDERNA INFOGA BILDER UTAN OVANSTÅENDE 10 7 EXEMPEL PÅ VAR FORMATMALLARNA ANVÄNDS 11 8 KLISTRA IN LOGOTYPE PÅ SISTA SIDAN 13 2 / 13

3 1 Börja använda mallen Du har fått en mall e-postad till dig. Spara ner den tomma mallen på din dator. Dubbelklicka på mallen. Nu öppnas en kopia av mallen. Spara kopian och döpt den till önskat filnamn precis som du brukar göra när du sparar dina dokument. Nu har du ett dokument du kan börja skriva din rapport i. Nästa gång du ska skapa en ny rapport gör du på samma sätt, dvs du utgår alltid från den tomma mallen. 1.1 Fylla i information Som hjälp har vi placerat text i grå fält där du kan mata in text. Vi har alltså visat var du behöver fylla i information till exempel [Rapportens titel] som du hittar på framsidan. 1.2 Inställning Visa /Dölj Det är lättare att jobba i dokumentet om du alltid visar alla tecken. För att underlätta när du arbetar i mallen rekommenderar vi därför att du knäpper på Visa/Dölj genom att klicka på knappen som du hittar på fliken Start Tänk på att låta alla Avsnittsbrytningar ligga kvar (se inringat nedan) Dessa syns endast om du klickat i visningen ovan (Visa/Dölj). Man jobbar med fördel i dokumentet om man alltid visar alla tecken enligt ovan. Tas avsnittsbrytningarna bort kommer grafik, sidhuvud och texter att påverkas vilket blir tokigt. 3 / 13

4 1.3 Inställning Visa tabellstödlinjer Några avsnitt i mallen är skapat med hjälp av Words tabellfunktion. Det underlättar för dig när du arbetar i dokumentet om du ser indelning av rader och celler. 4 / 13

5 2 Formatmallar För att din rapport ska få ett enhetligt utseende och för att du på ett enkelt sätt ska kunna skapa en innehållsförteckning behöver du använda formatmallar. För att formatera text kan du antingen skriva texten först och formatera sedan eller formatera först och skriva sedan. 2.1 För att ställa in format innan du börjar skriva din text: Klicka på någon av de formatmallar som visas (se inringat), för flera val klicka på pilen (orange markering). 2.2 För att ändra format på text du redan skrivit Markera ordet/meningen/stycket, gå in under Formatmallar (se ovan) och välj format Klicka på inringad symbol och du får då fram formatmallslistan ute till höger och kan där välja önskad formatmall. 2.3 Tips för att applicera på samma format på flera platser i din text. Du kan använda funktionen Hämta format i Word för att snabbt formatera ditt dokument. Markera text som har ett format (utseende) du vill kopiera. Klicka på. Markera den text du önskar ska ha samma format. För att stänga av funktionen klicka på igen. TIPS! Om du dubbelklickar på penseln i steg 1 så kan du måla på flera ställen och på så sätt applicera formatet på flera platser i ditt dokument. Stäng av funktionen genom att klicka på penseln igen. 5 / 13

6 3 Innehållsförteckning När du är klar med din rapport behöver du uppdatera innehållsförteckningen. 3.1 Gör så här för att uppdatera innehållsförteckningen Högerklicka någonstans i innehållsförteckningen i rapporten. Klicka på valet Uppdatera tabell. Välj sedan det nedersta valet i dialogen som visas, och klicka därefter på OK. 6 / 13

7 3.2 Gör så här för att infoga en ny innehållsförteckning Om du har tagit bort innehållsförteckningen och vill infoga en ny så gör du det lättast genom att först placera markören där du vill infoga innehållsförteckningen. Gå därefter till fliken Referenser och välj Innehållsförteckning längst ut till vänster. 3.3 Ta bort befintlig innehållsförteckning Om du önskar ta bort innehållsförteckningen klicka in markören i innehållsförteckningen. Klicka överst vid den lilla svarta pilen och välj sedan längst ner i innehållsförteckningen alternativet Ta bort innehållsförteckning. 7 / 13

8 4 Tabeller I mallen kan du enkelt och smidigt infoga tabeller som har ett visst fördefinierat utseende. Infoga dina tabeller genom att gå till fliken Infoga och välj Snabbdelar och Tabell 1. Du kan om du råkat formatera om texten behöva välja på formatmallen Tabellinnehåll. Markera då först cellerna du vill formatera och välj sedan formatmallen Tabellinnehåll. 8 / 13

9 5 Kopiera text från annat dokument Om du har börjat skriva ditt dokument och har använt en annan mall/dokument så kan du kopiera och klistra in text in i den här nya mallen. 5.1 Gör så här för att kopiera text från annat dokument in i nya mallen Öppna ditt gamla dokument. Ta fram ett nytt dokument baserat på mallen se instruktion överst i den här instruktionen. Växla till ditt gamla dokument. Markera texten och kopiera. Växla till den nya mallen och placera markören där du önskar klistra in. När du klistrar in; högerklicka och välj den smarta etikett som visar alternativet Behåll endast text. Det här är det bästa sättet att klistra in mellan dokument så får du inte med dig massa skräpformat in i den nya mallen. 9 / 13

10 6 Infoga bilder Du kan om du vill för att få enhetlig storlek på dina bilder använda en grund när du infogar bilder, se 6.1 nedan, men det går också bra att infoga som vanligt. 6.1 Infoga bild och få samma storlek varje gång Klicka på Infoga/Snabbdelar. Välj alternativet bildruta. Du får nu en tabell som har en fast bredd och en grundhöjd, under bilden finns det även möjlighet att infoga en beskrivning. Klicka på fliken Infoga och välj därefter Bilder. Infoga bilden i tabellcellen och gör bredden lika stor som tabellens bredd. Klicka vid [Text] och skriv in den beskrivande text du önskar till din bild. 6.2 Hur ska man placera bilderna Bäst är att inte ändra på inställningen i Word då infogas bilden i nivå med text dvs man kan inte dra runt bilden utan den ligger radvis som du har text. För att påverka hur bilden är placerad, klicka på bilden och därefter på fliken Format och vid valet Placering väljer du alternativet överst I nivå med text. 6.3 Infoga bilder utan ovanstående Klicka på fliken Infoga och välj därefter Bilder. Om du vill lägga in beskrivande text klick på fliken Referenser och välj Infoga beskrivning och du får då i en figurnumrering och kan skriva in den beskrivande texten du önskar. 10 / 13

11 7 Exempel på var formatmallarna används Formatmallar använder du för att du ska få enhetlig formatering/utseende på ditt dokument. Formatmallar används överallt i rapporten och underlättar för dig när du ska skriva din rapport. Du behöver inte fundera på utseende på text utan väljer formatmall så blir det korrekt. Rubrik Titel underrubrik Innehåll tabell Undertitel 11 / 13

12 Numrerad Rubrik 1 Normal Numrerad Rubrik 2 Numrerad Rubrik 3 12 / 13

13 8 Klistra in logotyp på sista sidan Dubbelklicka på texten dubbelklicka för att infoga logga för att komma till bilder. Välj den bild du ska ha och infoga den. Om du vill infoga flera bilder klicka på fliken Infoga och välj Bilder och välj den logotyp du önskar för att lägga till flera logotyper efter varandra. 13 / 13