INSPIRA. Microsoft. Word 2007 Grunder

Transkript

1 INSPIRA Microsoft Word 007 Grunder

2 Del 1 1. Introduktion till Word 8. Hantera dokument Redigera text 30. Format 53

3 3 REDIGERA TEXT REDIGERA TEXT Flytta insättningspunkten 30 Markera text 31 Redigera text 33 Ångra kommando 38 Söka och ersätta text 39 Symboler och specialtecken Avstava text 3 Språkkontroll 5 Autokorrigering 50 Extra övningar 51 I Word finns det många funktioner som hjälper dig att redigera texten. Här får du lära dig olika möjligheter och funktioner för att redigera ditt dokument. FLYTTA INSÄTTNINGSPUNKTEN Du flyttar enkelt insättningspunkten till en ny position i texten genom att klicka med musen på platsen där du vill placera insättningspunkten. Ett annat sätt är att använda piltangenterna. När du använder piltangenterna kan det dock ta ett tag för insättningspunkten att hamna rätt. För att snabba upp förflyttningen av insättningspunkten kan du använda olika tangentkombinationer. Tangentkombination Flyttar insättningspunkten... Högerpil Vänsterpil Ctrl+Högerpil Ctrl+Vänsterpil Uppil Nedpil Ctrl+Uppil Ctrl+Nedpil Page Down Page Up Home End Ctrl+Home Ctrl+End ett tecken åt höger. ett tecken åt vänster. ett ord i taget åt höger. ett ord i taget åt vänster. en rad upp. en rad ner. ett stycke upp. ett stycke ner. en skärmsida framåt i texten. en skärmsida bakåt i texten. till början av raden. till slutet av raden. till början av dokumentet. till slutet av dokumentet. Dubbelklicka för att placera insättningspunkten Om du vill skriva text längre ner i ett dokument behöver du bara peka med muspekaren i den position där du vill placera texten och dubbelklicka. Insättningspunkten placeras i den önskade positionen. När du flyttar muspekaren över ett tomt område ändrar den utseende, och du kan se på muspekarens symbol om texten kommer att vänsterjusteras, centreras eller högerjusteras. 30

4 MARKERA TEXT När du redigerar ett dokument måste du först tala om för datorn vilken del av texten som ska förändras. Detta gör du genom att markera den bokstav, mening eller det textavsnitt som du vill påverka. Du kan markera på flera olika sätt, antingen med musen eller med hjälp av tangenter. Vad som är mest praktiskt kan skilja sig lite åt beroende på vad det är som du vill markera, det vill säga om det handlar om enstaka ord, meningar eller hela textstycken. Innan du kan redigera ditt dokument måste du lära dig att markera texten. Markera med musen Det vanligaste sättet att markera text är att dra med musen. Placera muspekaren där du vill påbörja markeringen, tryck ner vänster musknapp och håll den nertryckt, dra därefter över den text som ska markeras. När texten är markerad släpper du musknappen. Du kan därefter välja önskat kommando på menyer och i verktygsfält för att påverka den markerade texten. Den här metoden kan du använda oavsett hur mycket eller hur lite du vill markera. Du väljer själv exakt var markeringen ska börja och sluta. Ett ord markeras genom att du dubbelklickar på det. En mening markeras genom att du trycker på Ctrl samtidigt som du klickar någonstans i meningen. Håller du Ctrl-tangenten och musknappen nertryckta och fortsätter att dra, markeras flera meningar. En rad markeras när du klickar till vänster om raden (muspekaren ska peka åt höger). Håller du musknappen nertryckt och drar nedåt, markeras flera rader. Ett stycke markeras när du dubbelklickar till vänster om raden (muspekaren ska peka åt höger). Håller du musknappen nertryckt och drar nedåt, markeras flera stycken. Du kan också trippelklicka var du vill i stycket. Större textmängder markeras genom att du klickar i början av texten, håller Skift nertryckt och sedan klickar i slutet av texten. Hela dokumentet markeras genom att du håller ner Ctrl samtidigt som du klickar till vänster om dokumentet (muspekaren ska peka åt höger). Du kan också trippelklicka till vänster om dokumentet eller trycka på Ctrl+A. 31

5 Genom att markera flera områden i dokumentet kan du ändra och applicera format på flera ställen samtidigt. Splittrad markering I Word finns även möjligheten att göra splittrade markeringar, det vill säga att markera flera områden i ett dokument samtidigt. Markera först ett område i dokumentet. Håll sedan ner tangenten Ctrl och markera nästa område. Markera med tangenter Om du hör till dem som föredrar att hålla kvar händerna på tangentbordet medan du arbetar med texten, kan du göra olika sorters markeringar utan att använda musen. Du utgår från den plats där insättningspunkten för tillfället befinner sig. Håll ner Skift samtidigt som du trycker på Högerpil eller Vänsterpil. Resultatet blir att markeringen utökas ett tecken åt vänster eller höger beroende på vilken pil du trycker på. Håll ner både Skift och Ctrl samtidigt som du använder piltangenterna. Då kommer i stället markeringen att utökas med ett ord i taget. Om du håller ner Skift kan du markera en hel rad i taget med hjälp av Nedpil eller Uppil. Om du håller ner Skift och Ctrl kan du markera hela stycken med hjälp av Nedpil eller Uppil. Vill du markera ett helt dokument från början till slut kan du göra det med hjälp av kortkommandot Ctrl+A. Avmarkera text Det är viktigt att veta att allt som är markerat kommer att påverkas av din nästa tangenttryckning. Glöm därför inte att avmarkera markerad text innan du arbetar vidare. Det gör du genom att klicka någonstans i dokumentet. Det finns fler övningar i avsnittet Extra övningar sist i!kapitlet. Övning 10 Markera och avmarkera text Öppna dokumentet DEN LILLA TRÄDGÅRDEN som finns i övningsmappen. Markera rubriken. Markera första raden i första stycket. Markera både rubriken och första stycket. Markera hela det sista stycket. Avmarkera texten. Markera meningen I den lilla trädgården är det nära till allt som växer.. Markera hela dokumentet. Markera ett ord i varje stycke (splittrad markering) och avmarkera slutligen texten. Stäng dokumentet utan att spara några ändringar. 3

6 REDIGERA TEXT Fördelen med ett ordbehandlingsprogram är att det är lätt att redigera texten i efterhand. Du kan till exempel skriva en text när idéerna flödar och i ett senare läge ta bort eller lägga till text. Du kan även flytta eller kopiera delar av texten från en plats till en annan, inom ett dokument och mellan dokument. I Word kan du lätt redigera dokumentet genom att infoga, ersätta och radera text. Infoga eller ersätta text I Word används alltid det så kallade infogningsläget. Det innebär att du kan flytta insättningspunkten vart som helst i dokumentet och skriva text utan att den gamla texten försvinner. För varje tecken du skriver, skjuts den gamla texten framåt ett steg. Om du i stället vill ersätta text kan du markera den befintliga texten och skriva ny text. Så fort du börjar skriva något ersätts den markerade texten. Radera text När du vill radera text, använder du tangenterna Delete och Backsteg. Tangentkombination Raderar... Delete Backsteg Ctrl+Delete Ctrl+Backsteg tecknet till höger om insättningspunkten (eller markerad text). tecknet till vänster om insättningspunkten (eller markerad text). ett helt ord åt höger. ett helt ord åt vänster. Korrekturtecken En korrekturläsare använder sig av olika typer av korrekturtecken för att markera fel som uppstått i texten. När korrekturläsaren hittar ett fel markeras felet med ett lokaliseringstecken i texten. Detta tecken upprepas sedan i marginalen, tillsammans med ett åtgärdstecken eller en anteckning om vad det ska stå i stället. Exempel på lokaliseringstecken: I listan nedan finns några vanliga korrekturtecken. Dessa korrekturtecken visas i marginalen, tillsammans med ett lokaliseringstecken. Åtgärdstecken Betydelse Ta bort (tecknet kallas deleatur) Öka mellanrummet Minska mellanrummet Ny rad eller nytt stycke Dra ihop raderna Byt plats på tecknen/orden 33

7 Övning 11 Redigera text Öppna dokumentet VÅRDTRÄD som finns i övningsmappen. Redigera texten enligt de korrekturtecken som finns inlagda i bilden nedan. Skriv ut dokumentet när du är klar. Spara och stäng dokumentet. Flytta text Ibland upptäcker du kanske att ett visst textstycke skulle passa bättre någon annanstans i ditt dokument, eller till och med i ett annat dokument. Då kan du flytta texten, antingen med hjälp av musen eller via fliken Start (Home). När du flyttar hela stycken bör du se till att du även markerar stycketecknet. Då kommer stycket fortfarande att vara ett eget stycke. Dra och släpp-metoden Om du vill flytta texten med hjälp av musen kan du använda dra och släppmetoden. Markera först den text som du vill flytta, dra den sedan med musen till den nya positionen och släpp musknappen där. Den kringliggande texten flyttas automatiskt, och ger plats åt den nya texten. Metoden passar bäst när du arbetar med ett kortare dokument där du ser både den ursprungliga och den nya positionen i dokumentfönstret. När du drar markerade textavsnitt med hjälp av musen, får muspekaren ett speciellt utseende, och du ser också en prickad linje där texten kommer att infogas när du släpper musknappen. 3

8 Klippa och klistra I ett längre dokument kan det vara svårt att flytta ett textstycke med dra och släpp-metoden. Ibland bläddrar sidorna förbi väldigt fort och till sist blir du osäker på var du egentligen ville placera ditt stycke. Kanske vill du rentav flytta en text från ett dokument till ett annat. I sådana fall är det bättre att använda funktionen Klipp ut och Klistra in. 1 Markera den text som du ska flytta. Visa fliken Start och klicka på Klipp ut (Home, Cut) i gruppen Urklipp (Clipboard). Nu klipps texten bort från sin ursprungliga position och läggs i ett så kallat Urklipp (Clipboard). 3 Placera insättningspunkten där du vill infoga textavsnittet. Visa fliken Start och klicka på Klistra in (Home, Paste) i gruppen Urklipp (Clipboard). Du kan även klippa ut text genom att markera texten och trycka på Ctrl+X och sedan klistra in den genom att trycka på Ctrl+V. Kopiera text Om du vill ha kvar en kopia av texten på originalpositionen ska du inte klippa ut texten, utan i stället kopiera den. Det går till på nästan exakt samma sätt som när du klipper ut och klistrar in: Du kan även kopiera markerad text med Ctrl+C och klistra in den med Ctrl+V. 1 Markera den text som du ska kopiera. Visa fliken Start och klicka på Kopiera (Home, Copy) i gruppen Urklipp (Clipboard). Nu kopieras texten och kopian läggs i Urklipp (Clipboard). 3 Placera insättningspunkten där du vill infoga textavsnittet. Visa fliken Start och klicka på Klistra in (Home, Paste) i gruppen Urklipp (Clipboard) för att klistra in texten. Vill du använda samma text på flera ställen, går det bra att klistra in den flera gånger på ovanstående sätt, tills du kopierar eller klipper ut någon annan text. Det går också att kopiera text med hjälp av dra och släpp-metoden. När du håller ner Ctrl-tangenten samtidigt som du drar ett markerat område ändrar muspekaren utseende. Ett plustecken visas och texten kommer nu att kopieras i stället för att flyttas. Du ser en prickad linje där texten kommer att infogas. 35

9 Övning 1 Flytta text Öppna dokumentet VINBÄR OCH KRUSBÄR som finns i övningsmappen. Rätta till texten genom att markera och flytta rubriker och stycken så att du får rätt ordning på texten, enligt nedan. Spara och stäng dokumentet när du är klar. Inklistringsalternativ När du klistrar in information i Word, det spelar ingen roll om du har kopierat eller klippt ut informationen, kan du bestämma hur informationen ska formateras. När du klistrar in något i ett dokument visas knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) intill den infogade texten. När du klickar på knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) visas en meny med olika alternativ där du kan välja hur inklistringen ska ske. Vilka alternativ som visas på menyn varierar beroende på vad du väljer att klistra in. 36

10 Urklipp Om du kopierar eller klipper ut flera gånger efter varandra placeras urklippen i Urklipp (Clipboard). Du kan spara urklipp. För att visa åtgärdsfönstret Urklipp (Clipboard) klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen Urklipp (Clipboard). Som standard kopieras flera objekt till Urklipp (Clipboard) bara när åtgärdsfönstret visas. Om du vill att flera objekt alltid ska kopieras till Urklipp (Clipboard), klickar du på Alternativ (Options) längst ner i åtgärdsfönstret. Välj sedan Samla in utan att visa Office Urklipp (Collect Without Showing Office Clipboard). Har du aktiverat kommandot Visa Office Urklipp automatiskt (Show Office Clipboard Automatically) visas åtgärdsfönstret automatiskt när du kopierar flera objekt. Objekten sparas då i Urklipp (Clipboard). Placera insättningspunkten på önskad plats och klicka på det urklipp som du vill klistra in. Peka på ett urklipp och öppna menyn genom att klicka på pilen som visas. Välj Ta bort (Delete) för att ta bort urklippet från åtgärdsfönstret. Klicka på Klistra in allt (Paste All) om du vill infoga alla urklipp som finns i åtgärdsfönstret. Klicka på Radera allt (Clear All) för att ta bort alla urklipp i åtgärdsfönstret. Klicka på knappen Stäng (Close) för att stänga åtgärdsfönstret. Klistra in från andra program Med hjälp av Urklipp (Clipboard) kan du klistra in information som du har kopierat från andra program, till exempel Microsoft Excel. 1 Markera exempelvis några celler med data i kalkylprogrammet Excel. Visa fliken Start och klicka på Kopiera (Home, Copy) i gruppen Urklipp (Clipboard), eller tryck på Ctrl+C. 3 Växla till Word och placera insättningspunkten där du vill infoga informationen. 5 Visa fliken Start och klicka på Klistra in (Home, Paste) i gruppen Urklipp (Clipboard), eller tryck på Ctrl+V, eller klicka på urklippet i åtgärdsfönstret Urklipp (Clipboard). Om knappen Inklistringsalternativ (Paste Options) visas kan du klicka på den för att bestämma hur informationen ska infogas. Du kan även klicka på pilen vid Klistra in och välja Klistra in special (Paste, Paste Special). I dialogrutan kan du välja hur du vill klistra in informationen. 37

11 ÅNGRA KOMMANDO När du har gjort något fel kan du använda funktionen Ångra. Du kan även trycka på kortkommandot Ctrl+Z för att ångra senaste åtgärden. Du kan även trycka på kortkommandot Ctrl+Y för att göra om senaste åtgärden. Det är inte ovanligt att det blir fel när man skriver eller redigerar text. I stället för att redigera felen manuellt kan du använda en ångra-funktion som automatiskt återställer det som du nyss utförde. Så fort du märker att något har blivit fel klickar du på Ångra (Undo) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access). Dokumentet återställs till det utseende det hade innan den senaste åtgärden. Om du vill ångra flera åtgärder klickar du på pilen vid Ångra (Undo) i verktygsfältet. En lista över de senaste åtgärderna visas, och du kan välja hur många åtgärder du vill ångra. Klicka på den åtgärd som du vill ångra, och även alla åtgärder gjorda efter denna återställs. Om du förhastade dig när du ångrade en åtgärd kan du ångra dig igen genom att klicka på Gör om (Redo) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access). Även när du använder denna funktion kan du göra om flera åtgärder genom att klicka på pilen vid knappen. Övning 13 Ångra radering Öppna dokumentet DEN LILLA TRÄDGÅRDEN som finns i övningsmappen. Radera hela sista stycket. Ångra sedan raderingen och stäng därefter dokumentet utan att spara några ändringar. Upprepa kommando Om du precis har skrivit en kort text som du vill infoga på fler ställen i dokumentet kan du, i stället för att kopiera texten, upprepa den senaste åtgärden. Du kan även upprepa det senaste kommandot du utförde. Tänk dig exempelvis att du har applicerat teckensnittet Arial på en text. Nu vill du applicera samma teckensnitt på 15 andra stycken i dokumentet. För att slippa välja kommandot 15 gånger kan du i stället välja att upprepa kommandot. Placera insättningspunkten där du vill upprepa den senaste åtgärden/kommandot. Klicka på Upprepa (Repeat) i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access) eller tryck på F. 38

12 SÖKA OCH ERSÄTTA TEXT Söka text Word har en inbyggd funktion som hjälper dig att snabbt hitta rätt även i ett långt dokument. Du kan söka efter ett speciellt ord som du vet förekommer i texten och snabbt flytta insättningspunkten dit Placera insättningspunkten där du vill att sökningen ska påbörjas. Visa fliken Start och klicka på Sök (Home, Find) i gruppen Redigering (Editing). Om du vill få utökade möjligheter att välja exakt hur sökningen ska ske kan du klicka på Mer (More) och göra fler inställningar. (Klicka på Mindre (Less) om du vill minska dialogrutan igen.) Skriv de tecken (eventuellt en hel fras) som du vill söka efter i textrutan Sök efter (Find what). I den utökade dialogrutan kan du bland annat välja om sökningen ska gälla en exakt kombination av gemener/versaler eller omfatta hela ord. Klicka på Sök nästa (Find Next) för att söka efter nästa förekomst av ordet. Vill du fortsätta att söka klickar du åter på Sök nästa (Find Next) för att hitta ytterligare förekomster av det sökta ordet. När du har hittat rätt, stänger du dialogrutan genom att klicka på Avbryt/ Stäng (Cancel/Close). Om programmet har hittat alla förekomster visas ett meddelande om detta, klicka på OK för att återvända till dialogrutan. Om du arbetar med ett långt dokument kan det vara svårt att hitta rätt, men du kan ta hjälp av Word för att hitta en viss text. Klickar du på Format (Format) eller Special (Special) får du möjlighet att söka efter olika teckensnitt, mellanslag med mera

13 Söka och ersätta text 1 Viktigt! Tänk på att Ersätt alla (Replace All) kan byta ut exempelvis bokstäverna du i ord som hundutställningar och undulat om du inte gör ytterligare inställningar. Om du har skrivit text i ett dokument och plötsligt upptäcker att ett visst namn eller ord är genomgående felskrivet, kan du använda funktionen för att söka efter det felaktiga och ersätta med något annat Visa fliken Start och klicka på Ersätt (Home, Replace) i gruppen Redigering (Editing). Skriv det du vill söka efter i textrutan Sök efter (Find what). Skriv det du vill ersätta med i textrutan Ersätt med (Replace with). Om du vill få utökade möjligheter att välja exakt hur sökningen ska ske kan du klicka på Mer (More) och göra fler inställningar. (Klicka på Mindre (Less) om du vill minska dialogrutan igen.) I den utökade dialogrutan kan du bland annat välja om sökningen ska gälla en exakt kombination av gemener/versaler eller omfatta hela ord. Klicka på Sök nästa (Find Next) för att söka efter första förekomsten av det sökta ordet. Klicka på Ersätt (Replace) för att ersätta det felaktiga ordet eller på Sök nästa (Find Next) om du vill fortsätta sökningen utan att ändra det markerade ordet. Klickar du på Ersätt alla (Replace All) kommer alla förekomster av ordet att bytas ut automatiskt. Denna funktion kan du använda om du är absolut säker på att det blir rätt. När du är klar stänger du dialogrutan genom att klicka på Avbryt/Stäng (Cancel/Close). Om programmet har hittat alla förekomster visas ett meddelande om detta, klicka på OK för att återvända till dialogrutan

14 Övning 1 Söka och ersätta text Öppna dokumentet DEN LILLA TRÄDGÅRDEN som finns i övningsmappen. Sök efter ordet trädgård och ersätt med tomt. Ändra inte ordet trädgårdsmöbel, och inte heller ordet Trädgård vid litteraturhänvisningen. Spara dokumentet med namnet DEN LILLA TOMTEN och stäng det sedan. Söka efter text och markera När du söker efter text i ett dokument kan du se till så att alla förekomster markeras så att du snabbt får en överblick över var ordet förekommer i dokumentet. Visa dialogrutan Sök och ersätt (Find and Replace) och fliken Sök (Find), ange sedan den text som du vill söka efter. Klicka på Läsmarkering och välj Markera alla (Reading Highlight, Highlight All). För att ta bort läsmarkeringen klickar du på samma knapp och väljer Radera markering (Clear Highlighting). 1