Personlig anpassning av Microsoft Word Vers

Transkript

1 Personlig anpassning av Microsoft Word 2003 Vers

2 Innehållsförteckning Startåtgärdsfönster... 3 Anpassa antalet ikoner... 3 Lägga till ett nytt verktygsfält... 4 Återställ till normalläge... 4 Lättläst text... 5 Större Teckensnitt... 5 Ändra standardinställning för teckensnitt... 6 Radavstånd... 6 Marginaler... 7 Permanent kortare rader... 7 Teckenfärg och bakgrund... 7 Ökat avstånd mellan tecken... 8 Rättstavning... 8 Autokorrigering... 9 Kortkommandon

3 Personlig anpassning av Word 2003 Utgångspunkten med detta dokument är att visa några personliga anpassningar i Word, utan att det inverkar på de vanligaste funktionerna vid dokumenthantering. Startåtgärdsfönster Avaktivera Startåtgärdsfönstret. Startåtgärdsfönstret startas normalt samtidigt som Word startas. 1. Öppna menyn Verktyg, och välj Alternativ. 2. Under fliken Visning kan Startåtgärdsfönster avaktiveras. Klicka på Verktyg, Alternativ Startåtgärdsfönster Avaktivera Anpassa antalet ikoner Antalet ikoner under menyraden kan anpassas till användaren och de funktioner som används i Word. Ikonerna är snabbvägar till kommandon i de textbaserade menyerna. Används personliga inloggningar så är inställningarna knutna till inloggad användare. Utan personlig inloggning gäller inställningarna för alla som använder datorn. Ta bort ikoner Klicka på pilen till höger på verktygsfältet Alternativ för verktygsfält. Ikoner = bilder 3 Alternativ för verktygsfält

4 1. Välj Lägg till eller ta bort knappar. 2. Välj Standard. 3. Avaktivera de ikoner som inte ska användas. Lägga till eller ta bort knappar Verktygsfältet Standard OBS! Funktionerna tas inte bort utan kan läggas tillbaka igen. (se nedan Återställ till normalläge ) Avaktivera ikoner som inte behövs Anpassa, för ett nytt verktygsfält Lägga till ett nytt verktygsfält Exempel: Lägga till ikoner Bildobjekt. Klicka på pilen Alternativ för verktygsfält (se bild ovan). 1. Välj Anpassa. 2. Välj fliken Verktygsfält. 3. Aktivera Bildobjekt. Blir det för många ikoner? Välj att avaktivera ikoner som inte behövs. Se Anpassa ikoner i Word ovan. Bildobjekt Återställ Återställ till normalläge Klicka på Alternativ för verktygsfält (se bild ovan sidan 3). 1. Välj Anpassa. 2. Aktivera verktygsfält som ändrats. 3. Klicka på Återställ. Ovanstående anpassningar kan göras på flera sätt. Beskrivningen kan ses som ett exempel. 4

5 Lättläst text Det finns några inställningar som kan göra texter mer lättlästa. Teckensnittet kan väljas utifrån personligt tycke om läsbarhet. Rader kan förkortas och avståndet mellan rader kan ökas. Färgen på bakgrund och bokstäver kan också väljas efter tycke och läsbarhet. Öka avståndet mellan bokstäver. Byte av teckensnitt är att ändra utseende på bokstäverna i texten. Ofta pratar man om bokstäver med eller utan seriffer. Times New Roman är ett teckensitt med seriffer, små fötter och avslutningar på bokstäverna. Arial är ett teckensnitt utan seriffer. Avskalat och mer likt en handskriven bokstav. Teckensnittet kan förstoras för att anpassas till ett personligt behov. Större teckensnitt Avståndet mellan bokstäverna i ett teckensnitt kan också ökas eller minskas utifrån ett personligt behov. Ökat avstånd mellan bokstäverna och större teckensnitt. Större Teckensnitt Tillfällig ändring av teckensnittets storlek i text kan göras med kortkommando. Tips! Tryck Ctrl-tangenten och hålla den intryckt. Tryck siffra 9 och upprepa tryckningen på 9 utan att släppa Ctrl-tangenten. Då kan kommandot upprepas. 1. Markera text för ändring av teckensnittets storlek. Öka storleken 2. Tryck Ctrl+9. Öka storleken med en punkt för varje tryck på 9. Minska storleken 3. Tryck Ctrl+8. Minska storleken med en punkt för varje tryck på 8. 5

6 Ändra standardinställning för teckensnitt Standardteckensnittet är det teckensnitt som är aktivt då Word startas. 1. Välj menyalternativet Format 2. Välj Tecken. 3. Markera valt Teckensnitt. Välj Stil och Storlek. 4. Klicka på knappen Standard och välj Ja för att aktivera val av nytt Standardteckensnitt. Nästa gång Word öppnas, aktiveras det nya teckensnittet med vald storlek direkt. Nu kommer det valda teckensnittet och den valda storleken på texten att vara aktiv nästa gång Word öppnas. Format, Tecken Standard Radavstånd Genom att öka avståndet mellan raderna, kan texten upplevas mer lättläst av en del personer. Detta kan göras via ett kortkommando på tangentbordet. Innan du börjar skriva, tryck på Ctrl + 5. Markerar en redan skriven text och tryck Ctrl + 5. Återställ genom markera texten och trycka Ctrl+1 (siffra ett). Anpassat radavstånd kan också göras via menyalternativet Format. 1. Öppna menyn Format. 2. Välj Tecken. 3. Välj fliken Indrag och avstånd. 6

7 Marginaler Det kan vara lättare att läsa en text som har korta rader. Kortare rader kan tillfälligt göras via linjalen i dokumentfönstrets överkant. Dra med musen åt vänster i linjalen, precis mellan det vita och blå fältet för att få kortare rader. Marginaljustering Permanent kortare rader Ställa in kortare rader som standard. 1. Välj menyn Arkiv. 2. Välj alternativet Utskriftsformat. 3. Ändra marginal till lämpligt värde. Exempel: vänster 3 cm och höger 5 cm. 4. Klicka på knappen Standard Välj för att spara i Normal.dot mallen. Teckenfärg och bakgrund Det kan vara lättare att läsa en text om den har en annan färg än svart. Bakgrunden kan också påverka läsvänligheten. Ibland kan det hjälpa att få en färg bakom texten, det kan vara lättare att läsa om färgerna har bra 7

8 1. Markera text där ändringen ska göras. 2. Ändra färg på texten genom att välja färg på bokstaven. 3. Bakgrunden får en annan färg via färgöverstrykningsfunktionen. Färgöverstykning g Ändra färg på bokstav Ökat avstånd mellan tecken Större avstånd mellan bokstäverna i texten kan upplevas som mer lättläst. 1. Öppna menyn Format. 2. Välj Tecken. 3. Välj fliken Teckenavstånd. 4. Avstånd; Välj Expanderat i listrutan. 5. Med; Välj till exempel 2 pt i Listrutan. Klicka på knappen Standard för att detta alternativ ska gälla nästa gång Word startas. Rättstavning För att rätta text med Words stavningskontroll, är det enklast att högerklicka på ordet, som markerats med en röd våglinje. Words rättstavning ger då förslag på ord för rättning, om en sådan koppling finns i ordlistan. Rättningsförslag finns inte för alla röd markerade ord, ibland saknas ord i ordlistan. Det behöver heller inte vara ett felstavat ord som markerats. Den röda markeringen betyder bara att just det markerade ordet saknas i ordlistan. Funktionen som kontrollerar våglinjerna kan stängas av. Avaktivering görs under menyn Verktyg, Alternativ och fliken Språkkontroll. 8

9 Avaktivera Kontrollera stavning medan du skriver för att stänga av den röda våglinjen, och Kontrollera grammatik medan du skriver för att stänga av den gröna våglinjen. Kontrollera stavning Kontrollera grammatik Stavningskontroll kan också aktiveras via menyn Verktyg, Stavning och grammatik. Stavning och grammatik Autokorrigering En funktion som kan användas för att förenkla skrivandet i viss mån är Autokorrigering. Dialogrutan för autokorrigering nås via menyn Verktyg, Alternativ för autokorrigering Alternativ för autokorrigering, Bra funktioner att ha aktiva: KOrrigera TVå INledande VErsaler. Automatisk rättning då ord av misstag skrivs med två versaler i början t.ex. KNapp. Vid mellanslaget efter ordet korrigeras det till Knapp. Inled varje mening med versal (stor bokstav). Egna uttryck som tar lång tid att skriva eller som ofta felstavas. Exempel: Uttrycket sjl blir Skoldatatek Jämtlands Län, då mellanslag trycks efter sjl. 9

10 Skapa egna uttryck: 1. Skriv in din förkortning i rutan Ersätt: 2. Skriv in hela uttrycket i rutan Med: Exempel: Ersätt: Skriv t.ex. ma Med: Skriv det som förkortningen ska byta ut mot, t.ex Monica Andersson. Klicka på Lägg till. OBS! Det är lätt att glömma bort förkortningar. Använda detta därför till ord eller uttryck som används ofta. Ersätt Lägg till Med Kortkommandon - Tangentbordsgenvägar I Microsoft Word 2003 fungerar kortkommandon för olika funktioner. Exempel: Tryck Ctrl+p för att skriva ut, eller Ctrl+c för att lägga information på klippbordet. Tangentbordskommandon kan också användas för att snabbt gå mellan olika menyer i Words menysystem. Den understrukna bokstaven i menytexten, anger vilken bokstav, som ska tryckas för att aktivera menyvalet. Exempel: 1. Tryck Alt-tangenten för att aktivera menyn. 2. Tryck t for Format. 3 Tryck e för Tecken. Information om vilka kortkommandon som är tillgängliga, finns i Words hjälpfunktion. Sök i Words hjälpfunktion på Kortkommandon därefter väljs återigen Kortkommando i urvalslistan. Tillgängliga kommandon är indelade i olika rubriker efter funktion. Klicka på en rubrik för att öppna giltiga kortkommandon. 10