Lär dig POWERPOINT. Lars Ericson datorkunskap.com

Transkript

1 Lär dig POWERPOINT Lars Ericson datorkunskap.com

2 POWERPOINT D A Programmet Microsoft PowerPoint används till att skapa grafiska presentationer till bildspel, presentationer mm. När du öppnar upp PowerPoint kan det se ut ungefär så här beroende på vilka inställningar som gjorts i programmet B C Arbetsytan Arbetsytan i PowerPoint är uppdelad i ett par områden. De är: A. Startmenyn Här kan du öppna, spara, skriva ut, ångra mm. Du kan även skapa ett nytt dokument, antingen ett tomt eller från en färdig mall, här. Du kan också lägga till snabbknappar precis bredvid för några av dessa funktioner genom att klicka på pilen neråt bredvid (se röd ring 1). B. Arbetsytan Här skapar du din presentation med hjälp av funktionerna som finns i menyflikarna. C. Statuslisten Här nere kan du läsa information om dokumentet, välja visningsläge och zooma. D. Menyflikar Här finns alla programmets funktioner indelat i flikar som heter Start, Infoga, Design, Animeringar, Bildspel, Granska, Visa, samt Acrobat. Den sista finns inte med i alla versioner. När man väljer en flik kommer det upp en samling knappar precis under flikarna med funktioner som hör till den flikrubriken. Alla funktioner får inte alltid plats. Då kan man klicka fram dessa genom t ex pilarna (röd ring 2) eller bläddringslisterna (röd ring 3). De viktigaste funktionerna i menyflikarna är:

3 Fliken Start I fliken Start hittar du följande områden: Urklipp Här kan du välja funktioner som att kopiera, klippa ut och klistra in föremål eller texter i din presentation. Pilen nere till höger visar att det även finns fler funktioner här. Det fungerar givetvis likadant i samtliga områden som har en likadan pil. Bilder Här klickar du om du vill göra en ny eller ta bort en befintlig bild i din presentation. Det handlar alltså inte om foton eller illustrationer utan helt enkelt nästa sida i ditt bildspel. Du kan också välja layout på den valda bilden, dvs. vilken struktur den ska ha. Det kan vara t.ex. olika spalter eller om du helt enkelt vill börja med en tom bild. Tecken Här kan du välja hur du vill att texten ska se ut. Det kan vara storlek, teckensnitt, avstånd mellan bokstäverna, fet, kursiv och understruken text mm. Stycke Här kan du välja om texten ska ligga i vänster, höger eller i båda kanter, samt om den ska ligga i överkanten eller i underkanten. Du kan också välja om den ska vara centrerad. Här väljer du även om texten ska gå från vänster till höger eller om du vill ha någon annan riktning på den. Rita Här kan du välja att infoga olika sorters enklare bilder i texten. Det kan vara t.ex. pilar, pratbubblor mm. Dessa kan du sedan ordna så att de ligger ovanpå varandra i rätt ordning och givetvis ändra kantlinjer och färg på dem. När du har lagt in en sådan bild kan du även skriva text i den. Det gör du genom att högerklicka på bilden och välja Redigera text. Redigering Här kan du markera vissa eller alla objekt på den aktuella bilden. Du kan också söka och ersätta ord. Fliken Infoga I fliken Infoga hittar du följande områden: Tabeller Här kan du lägga in en tabell i din presentation. Illustrationer Här kan du lägga in en bild/illustration eller diagram mm. Du kan välja mellan att använda egna bilder eller att använda figurer eller bilder som redan finns i programmet. Länkar Här kan du infoga en länk i din presentation. Det kan vara till en annan bild, ett annat program eller till en hemsida. Text Här kan du lägga in en ruta med text var du vill. Det finns dessutom funktioner för snyggare texter och symboler mm. Media Här kan du infoga ljud eller filmklipp i din presentation.

4 Fliken Design I fliken Design hittar du följande områden: Utskriftsformat Här gör du inställningar för eventuella utskrifter. I normalfallet behöver du aldrig ändra dessa. Teman Här kan du ändra utseende och färgteman på bilderna i din presentation. Du kan också gå in i varje valt tema och ändra färgerna, tecken och effekter. Bakgrund Här kan du göra ytterligare inställningar i hur du vill att din bakgrund ska se ut. Fliken Animeringar I fliken Animeringar hittar du följande områden: Förhandsgranska Här kan du titta hur dina animeringar eller din bildövergång kommer att se ut. Du måste ha valt en bildövergång eller en animering för att denna funktion ska vara aktiv och klickbar. Animeringar Här kan du få texter, bilder mm att bli rörliga. Markera den text eller den bild du vill animera och klicka på Anpassa animering. Då får du upp ett nytt verktygsfält i högerkanten där du kan lägga till den effekt du vill använda (se bild). Här kan du också välja egenskaper för denna animering som hastighet, riktning och om animeringen ska starta automatiskt eller vid klickning. Denna funktion används ofta om man t.ex. vill klicka fram punkter på sidan en i taget. Övergång till den här bilden Här kan man välja en övergång till den aktuella bilden eller för alla bilder. Det går också att ställa in hastigheten och eventuellt ljud i samband med övergången. Du kan också ställa in om du vill att nästa bild ska visas när du klickar fram den eller om den ska komma automatiskt efter en viss tid. Det beror såklart på vilken sorts presentation du gör. Fliken Bildspel I fliken Bildspel hittar du följande områden:

5 Starta bildspelet Här kan du starta bildspelet i helskärm. Du kan välja om du vill visa hela bildspelet eller bara från den aktuella bilden. Du kan också välja ut enstaka bilder från bildspelet som du väljer att visa. Det kan vara bra om du t.ex. ska göra en kortare presentation av ett ämne du redan har ett längre bildspel om. För att avbryta visningen trycker du på Escknappen på ditt tangentbord. Konfigurera Här kan du också skapa ett kortare bildspel genom att dölja den aktuella bilden. Då visas inte den i bildspelet. Du kan också spela in en berättarröst i bildspelet. Knappen Tidsinställningar startar igång bildspelet och visar samtidigt en klocka. Du klickar fram bilderna när du vill att de ska visas och dessa tider sparas. Nästa gång du visar bildspelet tar varje bild exakt så lång tid som vid denna inspelning. En smidig effekt om du använder en berättarröst eller ett musikstycke mm. Knappen Konfigurera bildspel erbjuder en mängd mer avancerade inställningar för ditt bildspel. Bildskärmar Här kan du göra inställningar om vad som visas om du har flera bildskärmar inkopplade till datorn. Fliken Granska I fliken Granska hittar du följande områden: Språkkontroll Här kan du kontrollera stavning, synonymer och du kan även översätta språk. I funktionen Referensinformation kan du söka igenom alla ordlistor, synonymlistor och du kan även söka direkt på Internet på ett ord. Kommentarer Här kan du lägga in kommentarer till dig själv eller någon annan. Dessa kommentarer syns inte i själva bildspelet utan bara när du jobbar med det. Skydda Här kan du lösenordsskydda din presentation så att inte obehöriga kan komma åt den. Fliken Visa I fliken Visa hittar du följande områden: Presentationsvyer Här kan du ställa in hur du vill se arbetsytan. Du kan också välja olika varianter för hur presentationen ska se ut om du vill skriva ut den till de som lyssnar. Visa/dölj Här kan du välja att visa linjal och stödlinjer. Zooma Här kan du välja att förstora eller förminska bilderna i presentationen. Färg/Gråskala Här kan du välja att visa bildspelet i olika färgnyanser eller gråskalor. Fönster Här kan du öppna upp den aktuella presentationen i ett till fönster. Denna funktion

6 kan vara bra om man vill jämföra olika utseenden med varandra. Makron Tillåter dig att ta in programmerade koder in i PowerPoint. Några övriga flikar Format Är en ny flik som kommer upp om du har en bild, textruta eller liknande markerad. Då kan du göra speciella inställningar med det markerade föremålet. Du kan t ex ändra storlek, färg, rotera, beskära med mycket mera. Här nedan är ett exempel på formatfliken när en text är markerad. Acrobat Här kan du bland annat omvandla presentationen till en PDF-fil. Denna flik finns inte i alla varianter av PowerPoint. Presentationstips Det finns några enkla grundläggande tips du bör tänka på när du tillverkar din PowerPointpresentation. Undvik för mycket text Det kanske vanligaste felet är att man försöker få plats med hur mycket som helst på sidorna. Då sitter bara folk och läser. Dessutom krymper programmet automatiskt textstorleken om du fyller på med mer text. Texten ska vara kortfattad och lättläst. Det är inte heller bra att ha mer än två-tre faktasidor på raken. Blanda gärna ut med bilder eller annat för att ge ett visuellt intryck som kan förstärka, förtydliga eller exemplifiera det du pratar om. Undvik dock bilder som inte direkt har med saken att göra. Då får du bara åhörarna att tänka på annat och de tappar tråden. Ha få effekter I ett program som är fullt av tekniska lösningar och effekter kan man lätt bli lurad att använda för mycket av dessa. Du får aldrig tro att det imponerar på någon om du har avancerade animeringar eller bildövergångar. Det upplevs snarare som oseriöst och oprofessionellt. Låt aldrig själva bildspelet ta fokus från innehållet i presentationen. Ha en tydlig struktur Genom att ha en tydlig struktur där sidorna följer samma struktur och utseende är det lättare för åhörarna att hänga med. Placera rubriker och texter på samma plats som tidigare i presentationen, ha gärna en översikt i början där du visar vilka områden eller rubriker du kommer att gå igenom. Förbered dig Sist men inte minst behöver du vara förberedd inför en presentation. Lär dig vad du ska säga till varje sida. Lär dig ordningen och innehållet på sidorna. Att upptäcka att det visst var en punkt till på den sidan ger inget bra intryck. Slutligen bör en presentation inte ta allt för lång tid. Gärna inte mer än en halvtimme. Då behöver du nog ha med någon paus eller något överraskande i bildspelet som gör att åhörarna vaknar till liv igen.

7 ÖVNINGSUPPGIFTER Övning 1 Tillverka en bild i PowerPoint som ser ut så här. Uppgiften innehåller följande nya moment: fet stil, gles text, skugga, bockar i stället för punkter, högerjustering, infoga objekt (pilar), infoga text i objekt, byt färg och bild, vänsterjustering, centrering av text, samt rotering av text. Spara uppgiften som Övning 1 i en mapp som du döper PowerPoint.

8 Övning 2 Öppna övning 1 och skapa en ny bild i PowerPoint som ser ut så här. Uppgiften innehåller följande nya moment: skapa ny bild, välj layout, infoga tabell, ändra design och bakgrund, infoga bild, infoga WordArt, infoga textruta, samt skapa länk. Spara uppgiften som Övning 2 i mappen PowerPoint.

9 Övning 3 Öppna övning 2 och gör om bilden så att den ser ut så här. Uppgiften innehåller följande nya moment: välj tema (flöde), och ändra temats färg (gråskala). Spara uppgiften som Övning 3 i mappen PowerPoint.

10 Övning 4 Öppna övning 3 och lägg till en bild. Den nya bilden ska vara exakt samma som bild 1. Uppgiften innehåller följande nya moment: kopiera och klistra in. Spara uppgiften som Övning 4 i mappen PowerPoint. Övning 5 Öppna övning 4 och lägg till en bild. Uppgiften innehåller följande nya moment: anpassa animering med musklick, anpassa animering automatiskt, samt bildövergång. Spara uppgiften som Övning 5 i mappen PowerPoint. Den nya bilden och hela bildspelet ser då ut så här.

11 Övning 6 - Fördjupning Öppna övning 5 och gör ett eget bildspel av bilderna 1, 2 och 4. Lägg sedan också till en ny bild till detta bildspel som ser ut som bilden nedan. Spela sedan in en berättarröst där du berättar kort om varje bild. Glöm inte att spara bildtiderna efter inspelningen. Uppgiften innehåller följande nya moment: skapa diagram (stapel), lägg in ljudlänk, hyperlänk till egen sida, översätt, skapa eget bildspel, spela in berättarröst. Spara uppgiften som Övning 6 i mappen PowerPoint. Här ser du informationen till diagrammet från Excel.