Introduktion till Word och Excel

Transkript

1 Introduktion till Word och Excel HT 2006 Detta dokument baseras på Introduktion till datoranvändning för ingenjörsprogrammen skrivet av Stefan Pålsson Omarbetningen av detta dokument är gjord av Filip Åsblom. 1

2 Ordbehandling med Word Ordbehandling kommer du använda dig av många gånger i din utbildning, t ex för redovisning av projektarbeten och uppgifter. Förutom att redovisningarna ska vara korrekt utförda är det viktigt med en lättförstålig och snygg layout. Det är därför viktigt att du verkligen behärskar och känner dig säker på de övningar som ingår i denna del. Den teori vilken ligger som underlag till detta moment hittar du i den webbaserade kursen Grundläggande IT-utbildning. Det som gås igenom i denna kurs kan användas som referensmaterial i genomförandet av denna uppgift, speciellt: Att använda PING PONG (för att lära dig använda PING PONG) Ordbehandling Du når detta material genom att gå in på och logga in. Klicka på Aktiviteter > Katalog. Gå sedan in på Grundläggande IT-utbildning och navigera dig fram till ordbehandlingsdelen via Innehålls-länken. Inlämningsuppgift 1 Beskrivning I denna uppgift ska Du skapa en formatmall till ett redan färdigt dokument som du sedan ska använda. Detta dokument utgör någon form av rapport och kan laddas ned på adressen Din uppgift är att till detta dokument skapa ett försättsblad (enligt de mallar som finns längst bak i detta häfte), en innehållsförteckning, samt ett index vilket ska läggas längst bak i dokumentet. Utöver detta ska även alla rubriker respektive tillhörande text definieras enligt de inställningar som finns angivna längst bak i detta häfte. Slutligen ska dokumentet med rapporten minskas i storlek genom att formatera de bilder som finns i dokumentet. Uppgift Börja med att ladda ned det dokument som du ska definiera din formatmall för på adressen ovan. Då texten har laddats ned och sparats på din enhet kan du med fördel använda dig av visa/dölj tecken för att lätt kunna kontrollera att inga extra mellanslag, returtecken, tabbar eller liknande formateringstecken har kommit med. Fortsätt med att definiera en formatmall enligt den Mall för laborationsrapport som finns i detta häfte. I Grundläggande IT-utbildning i PING PONG står det hur man går till väga för att definiera en formatmall. Använd nu denna formatmall till de rubriker samt underrubriker som finns i rapporten. Infoga sidbrytning innan nya stycken börjar så att inte två huvudstycken finns på samma sida och ändra storleken på bilderna så att de placeras under tillhörande text på samma sida. Skapa en innehållsförteckning med hjälp av Word. Välj: visa sidnummer, högerjustera sidnummer och ingen tabbutfyllnad. Välj format: formellt samt visa tre nivåer (eftersom det finns tre olika storlekar på rubrikerna). Innehållsförteckningen ska vara först i dokumentet. Tänk på att du eventuellt måsta definiera dina formatmallar för att 2

3 innehållsförteckningen ska kunna hitta dessa poster. Detta görs under fliken: alternativ under verktygsfältet: infoga innehållsförteckning. Infoga efter innehållsförteckningens slut en avsnittsbrytning. Välj alternativet: nästa sida. Infoga därefter sidnummer. Välj format samt alternativet börja med: 1. Sidan där innehållsförteckningen står ska ha sidnumrering med små bokstäver emedan det övriga dokumentet ska ha siffernumrering. Dokumentet är just nu ganska stort eftersom där finns färgbilder i s k bmp-format. Gör om figurerna till s k gif-format för att på så sätt minska storleken på det totala dokumentet. Kopiera bilderna, klistra in i Paint (som finns under startmenyn i Windows) och spara som gif. Klipp sedan ut bilderna ur paint och klistra in i dokumentet i stället för de bitmapparna. Ungefär hur mycket reducerades den totala storleken på dokumentet med? Avslutningsvis ska ett tillhörande index upprättas. Detta ska innehålla alla rubriker som dokumentet innehåller. Använd menyn Infoga (Insert) Referens (Reference) Index och Tabeller (Index and Tables). Fyll i alternativet Högerjustera sidnummer, tabbutfyllnaden ska vara i punkter, format ska vara formellt, Typ av: med indrag, Två spalter. Då du markerar rubrikerna ska du använda dig av alternativet: markera alla. Ofta behöver man skriva formler i sin redovisning. I Word kan man göra det med hjälp av Microsoft Equation 3.0. Gör ett nytt stycke i ditt dokument där du skriver Övning i att göra formler och lägg sedan till formeln k i= 0 j wij k + l Hur du gör kan du läsa i Grundläggande IT-användning, sist i lektionen Ordbehandling När du skrivit in formeln klickar du någonstans utanför formeln. Formeln finns nu placerad i ditt dokument Formeln placerar sig automatiskt direkt efter texten. Man kan ändra på placeringen t ex centrera formeln. Sådana ändringar görs genom att högerklicka på formeln och i menyn som dyker upp markera Formatera objekt (Format Object). Markera i fönstret som öppnas fliken Layout och i den rutan Bakom text (Behind Text) eller Framför text (In Front Of Text). Klicka sedan OK. Nu går formeln att flytta med musen till den plats där du vill ha den. Det går också att i layout-fliken ange om formeln ska vara placerad i vänster-, höger eller centerat. Du behöver inte redovisa denna del men testa gärna olika varianter. 3

4 Kalkylprogrammet Excel I denna del ska du öva dig på kalkylprogrammet Excel. Den teori vilken ligger som underlag till följande uppgifter hittar Du i den webbaserade kursen Grundläggande IT-utbildning. Gå igenom lektionen Kalkyl I materialet finns övningar att göra. Vi rekommenderar starkt att du verkligen går igenom detta och gör övningarna innan du sätter i gång med att lösa uppgifterna. Inlämningsuppgift 2 a) Du har som ingenjör utfört en laboration i systemanalys och fick under en viss del av experimentet följande mätvärden: Y - värden X - värden Din uppgift är nu först att presentera dessa mätvärden i en lodrät tabell i Excel. Bredvid denna tabell ska du visa resultatet i form av ett linjediagram. I diagrammet ska även en trendlinje samt dess ekvation framgå. Det är naturligtvis ett krav att du väljer en linjär trendlinje. För att vara på den säkra sidan gällande lutningen på trendlinjen ska du även med hjälp av Excel beräkna dess lutning och redovisa resultatet med tre decimalers noggrannhet, enligt de inställningar som finns i Excel, vid sidan om diagrammet. Trendlinjens tjocklek ska väljas så att den inte är bredare än själva diagrammet. Kontrollera att den räta linjens ekvation som du får ut i diagrammet har samma lutning som den du räknar ut och kommentera om detta stämmer eller ej. b) I en annan del av laborationen ingår det som ett moment att med hjälp av programmet MATLAB 1 ta fram en mängd data för de mätningar du gjort. Mätvärdena för dessa hämtar du på: När du hämtat dessa lägger du in dem i Excel. Din uppgift är att presentera givna data i ett stapeldiagram. När du gjort detta ska du med hjälp av de funktioner som finns till hands i Excel beräkna största respektive minsta värdet i den givna datamängden (Y värdena). När du redovisar denna uppgift ska du inte ta med mätvärdena utan endast grafen samt största respektive minsta värdet. I grafen ska värdena på x axeln luta med 45 grader. c) I det sista momentet ska du presentera olika kurvor från givna data som du under laborationens gång samlat på dig. För att kunna göra en klar och tydlig jämförelse mellan de olika kurvorna ska du plotta dem i samma diagram. I denna uppgift ska du alltså rita flera kurvor i samma diagram med gemensam x axel. Datavärden för denna uppgift kan du hämta på adressen: När du hämtat dessa lägger du in dem i Excel. Presentera dessa mätvärden i en lodrät tabell i Excel med överskrift till varje kolumn. För att man tydligt ska kunna se hur kurvorna beter sig i förhållande till varandra ska du välja linjediagram som standardtyp. Något som är viktigt, men som lätt glöms bort är att sätta egna namn på axlar och en rubrik diagrammet. Gör detta! 1 MATLAB är ett program för att utföra beräkningar på datorer. 4

5 Mallar för labbrapport Skapa Din egen formatmall för rapportskrivning enligt nedan givna riktlinjer. Information om detta hittar Du i Grundläggande IT-utbildning under lektionen Ordbehandling. Där finns tre moment om formatmallar. Teckensnitt: Times New Roman Brödtext: 12 punkter. Rubriker: Rubrik: 1-24 punkter fet, rubrik: 2-16 punkter fet, rubrik: 3-14 punkter fet, rubrik: 4-12 punkter fet - understruken Radavstånd: Enkelt Marginaler: Words standardinställning. Bilder och figurer: Figurtext under bilden i kursiv stil. Tabeller: Rubriker över tabellen i kursiv stil. 5

6 Titelsidan - Laborationens titel - Författare - Handledare - Datum för laborationens utförande - Datum för rapportens inlämnande Inledning - Sammanfattning - Innehållsförteckning. Observera att Innehållsförteckning ska inte stå med i innehållsförteckningen. - Inledning 6

7 Utförande - Beskrivning av arbetsgången, kompletterad med lämpliga figurer och scheman Teori - Teoretiska utredningar och beräkningar av intresse för laborationens genomförande Resultat - Beskrivning av vad laborationen resulterade i, kompletterad med lämpliga tabeller och diagram. Slutsatser - Bedömning av resultaten - Felanalys - Slutkommentarer 7