SIDNUMRERING I WORD. IT-avdelningen

Transkript

1 SIDNUMRERING I WORD IT-avdelningen

2 Hur man skapar sidnumrering i Word (som börjar och slutar på valfri sida) Introduktion för dig som vill förstå varför och inte bara hur Tyvärr är sidnumrering i Word inte så lätt som man skulle kunna önska och tyvärr går det inte göra en steg för steg manual som fungerar i alla lägen. Det som krävs är att man får en förståelse för händelseförloppet och att man utöver sidnumrering även behärskar avsnittsbrytning. Innan vi börjar är det viktigt att förstå att man kan ge olika delar av ett Worddokument olika utseende. Du kan ha sidor med olika marginaler, du kan ha liggande sidor, du kan ha sidnumrering eller inte - de olika delarna i ett dokument kan se helt olika ut! Men, för att programmet skall kunna veta vilka delar av dokumentet som skall ha en annorlunda utformning så måste man tala om det för programmet, i Word talar man om det genom att dela upp dokumentet i olika delar som kallas avsnitt (eng: sections ). Varje del av ett dokument med egen utformning blir ett avsnitt. Varje avsnitt kan alltså ha sin egen utformning, inte bara vad gäller sidnummer utan också för sidans utseende med stående/liggande format, marginaler, kolumner, fotnötter etc. Detta är grunden för att man ska förstå hur man hanterar övergripande formatering i Word! Skriv klart texten först. Tänk sedan igenom hur dokumentets olika delar ska se ut, ska det vara sidnummer i hela texten? Sidnumrering kanske ska börja först efter innehållsförteckningen? Ska bilagorna ha samma sidnumrering? Behövs det en liggande sida? Och så vidare... När man bestämt sig för hur dokumentet ska se ut, så delar man in texten i avsnitt med hjälp av avsnittsbrytningar och först därefter så börjar man med sidnumreringen eller andra typer av formatering. Förstasida utan sidnummer? Det är ganska vanligt att man inte vill visa sidnumret på förstasidan, utan enbart på de följande. Om det bara är detta du vill göra så behöver du inte den här handledningen Då krävs bara att man dubbelklickar på sidfoten i dokumentet och bockar i Annorlunda förstasida (eng: Different First Page ) i verktygsfältet för sidhuvud/sidfötter. Words standard för sidnummer. Word har som standard (eng: default ) att sidnumreringen börjar med 1 på första sidan och fortsätter sedan numreringen kontinuerligt genom hela texten. Om du vill avvika från detta så måste du tala om för programmet var du vill bryta mönstret och hur du vill göra istället, dvs. om du inte ska ha löpande sidnumrering från sidan ett och framåt, så måste du tala om det för Word, den här handledningen berättar hur man gör det. 2 3

3 Steg 1. Hur skapar man en avsnittsbrytning? Som vi sade i inledningen så måste vi börja med att skapa avsnittsbrytningar. Tips: För att enklare se vad du gör så är det bra att visa alla dolda tecken, då kan du se var du har en avsnittsbrytning, ny sida, mellanslag, nytt stycke och så vidare. Dolda tecken visar du genom att klicka på knappen som ser ut som ett bakvänt P under Home -fliken. I och med att du ska skapa en avsnittsbrytning på nästa sida så måste du stå på sidan innan den sida där du vill att din sidnumrering ska börja. För att skapa en avsnittsbrytning i Word klickar du på fliken Sidlayout (eng: Page Layout ). Där hittar du knappen Brytning (eng: Breaks ), (se bilden nedan), där finns det också en liten nedåtriktad pil, klicka på den. Du får då upp dialogrutan till höger. Där kan du välja olika sid- och avsnittsbrytningar. Eftersom avsikten i den här handledningen är att skapa en ny sidnumrering så väljer vi att att under rubriken Avsnittsbrytningar (eng: Section Breaks ) klicka på Nästa sida (eng: Next Page ). När du har klickat på knappen har du skapat en avsnittsbrytning. Om du har ställt in Word för att visa dolda tecken så kommer du att sist på sidan se en rad med dubbla prickar med orden Avsnittsbrytning (Nästa sida) (eng: Section Break (Next page) ) mitt i raden. Det betyder att nedanför den linjen så kan du ha en annan formatering som inte påverkar utseendet ovanför linjen, till exempel olika sidnumrering. På statusraden längst ner i programmets fönster, kan du se i vilket avsnitt markören står. 4 5

4 Steg 2. Hur skapar man sin egen sidnumrering? Börja med att infoga ett sidnummer, klicka på Infoga (eng Insert ) i menyraden, och klicka sedan på Sidnummer (eng Page number ) för att infoga ett sidnummer. Därefter måste du välja stil för ditt sidnummer. Du kan också öppna sidfoten genom att visa utskriftslayout (Visa-fliken) och dubbelklicka längst ner på en sida, och därefter infoga sidnummer. När markören står i sidfoten så ser du följande menyalternativ Normalt vill man ha en sidnumrering som löper från sidan 1 och framåt och därför är detta standard i Word. Vill man bryta mot normalregeln så måste man tala om det för programmet. Lägg därför märke till alternativet Länka till föregående (eng: Link to previous ) i verktygsfältet här till höger. Genom att klicka på den växlar man mellan att fortsätta med samma sidfot som i föregående avsnitt, inklusive sidnumrering, eller skapa en ny sidfot med möjlighet till ny sidnumrering. Om sidfoten är samma som i föregående avsnitt står det Samma som föregående (eng: Same as previous ) till höger ovanför sidfoten. Här har vi valt att ha ett centrerat sidnummer i sidfoten. Alltså: om du vill skapa nya sidnummer som inte är en fortsättning på föregående avsnitt så skall du inte ha Samma som föregående aktivt. 6 7

5 Om du vill styra vilket sidnummer som sidan ska ha klickar du på Sidnummerknappen igen, eller högerklickar på sidnumret, och väljer Formatera sidnummer (eng: Format Page Numbers... ) varpå du får upp dialogrutan här nedan. Fyll i ditt önskade sidnummer i rutan bredvid Starta från: (eng: "Start at: ) och det hela är klart! Andra sidnummer eller ta bort sidnummer i senare avsnitt. Om du i ett senare avsnitt vill ha andra sidnummer eller inte vill ha sidnummer alls, så gör du precis likadant som vi har beskrivit här: Produktion: IT- och Kommunikationsavdelningen vid Högskolan Väst, mars Skapa ett nytt avsnitt. 2. Ta bort kopplingen till föregående avsnitt. 3. Ta bort eller formatera sidnumreringen som du vill ha den.