Anvisningar. till rapportmall version /Lotta Selander, e-postadress

Transkript

1 Anvisningar till rapportmall version 1.0 /, e-postadress

2 Viktig information om rapportmallen Hur innehållsförteckningen ser ut: se sidan 6 Hur formatmallarna ser ut: se sidan 7 Hur du ska göra när du infogar text från annat dokument se sidan 4 Hur formatmallar för tabeller och diagram ser ut: se sidan 6 Hur formatmallarna är formaterade: se sidan 8 Innan du börjar använda rapportmallen Ta fram verktygsfältet Formatering Välj Visa på menyraden, Verktygsfält, Formatering. Visa Sidlayout-läge Välj Visa på menyraden, Sidlayout eller tryck på listen längst ner på dokumentsidan. Visa Stycketecken Tryck ner denna knapp som finns i verktygsfältet. När du arbetar med rapportmallen ska du alltid visa stycketecknet. (På knappen står det Visa/dölj ). Dold text På vissa ställen i rapportmallen är dold text inlagd blå text med information. Den dolda texten kommer inte med vid utskrift. Exempel på dold text. Om ändå den dolda texten kommer med vid utskrift gör så här: Välj Word på menyraden (eller Verktyg ), Alternativ och avmarkera rutan Dold text. Radera text Om du ska radera bort text är det viktigt att du även raderar stycketecknet/styckeformateringen så att du fortsättningsvis får rätt format på din text. 2

3 Välj och använd formatmallarna Normal heter den formatmall som används när du skriver in löpande text. 1. Placera markören i den rubrik eller det stycke som du vill formatera. 2. Klicka på listpilen i rutan Formatmall. Du får nu tillgång till rapportmallens formatmallar. 3. Markera den text du vill formatera. Klicka på önskad formatmall så formateras din text. I formatmallsrutan visas den valda formatmallen. 4. Samtliga rubriker är formaterade med tab-läge 1,5 cm om du vill använda dig av numrerade rubriker. Om rubriken är mer än en rad gör så här: vid första rubrikradens slut tryck SKIFT+ENTER, tryck tab på rad två och forsätt skriva in rubriken. Rubrikerna är INTE formaterade med hängande indrag. Rubrik 1 Om Rubrik 1 läggs in på annan plats än längst upp på sidan gör två radmatningar innan. Rubrik 4 och 5 Dessa rubriker har samma formatering. Skillnaden är att Rubrik 4 alltid kommer med i innehållsförteckningen. Rubrik 5 kan du välja om du inte vill ha med rubriken i innehållsförteckningen. Ny sida Om du har gjort en manuell sidbrytning så att Rubrik 2-6 hamnar överst på den nya sidan bör du ta bort avståndet före rubriken. Detta för att texten ska börja på samma höjd på varje sida. Så här gör du: Välj Format från menyraden, Stycke, Avstånd före, skriv 0 pt. 3

4 Fel på mallen? Nej! Före varje rubrik du valt visas en liten prick. Det betyder att det är en formatmall. Det ska vara så. Kommer inte med vid utskrift. Anledningen att det kan se ut så här på innehållsförteckningen och sidnumreringen är att det är fältkoder. För att visa vad fältkoderna är i klartext gör så här: Tryck ALT+F9. Om det står så här: Fel! Bokmärket är inte definierat. beror det på att du tagit bort någon rubrik. Uppdatera innehållsförteckningen, se nedan, så försvinner meddelandet. Innehållsförteckning Innehållsförteckning är inlagd i rapportmallen. Den upptar Rubrik 1-4. Innehållsförteckningen är formaterad med formatmallarna: Innehåll 1-4. Uppdatera innehållsförteckning När du gjort ändringar i dokumentet som påverkar innehållsförteckningen måste du uppdatera den. 1. Placera markören i innehållsförteckningen. 2. Klicka med höger musknapp och välj Uppdatera fält eller tryck F9 3. Välj något av alternativen beroende på vad du gjort. Innehållsförteckningen är även formaterad för numrerad rubriksättning. Text från annat dokument Om du ska klistra in text från något annat dokument ska du göra enligt följande för att den infogade textens formatering inte ska följa med: Markera texten du ska infoga, tryck Kopiera. Gå till rapportmallen Välj Redigera från menyraden, Klistra in special alternativ Oformaterad text. Nu kan du formatera den infogade texten som du vill. 4

5 Rubrik 5, Rubrik 6 och Huvudrubrik Dessa rubriknivåer är inte med i innehållsförteckningen. Om du vill att ovanstående formatmallar ska vara med i innehållsförteckningen måste du göra följande: Välj Infoga från menyraden, Index och förteckningar, Innehållsförteckning och tryck på Alternativ. Skriv in 5 här Skriv in 4 här Tryck OK Tryck OK igen. Då får du upp denna ruta. Svara JA Anledningen till att du ska skriva in siffror i rutorna enligt ovan är att de ska komma med i innehållsförteckningen samt att de ska bli rätt formaterade på innehållsförteckningen. Ingress Det finns med en formatmall som heter Ingress. Den används på följande sätt: Huvudrubrik Ingress Rubrik 1 När du formaterat Ingressen, gör två radmatningar 5

6 Utseendet på formatmallarna till Innehållsförteckningen Innehåll 1 X Innehåll 2 X Innehåll 3 X Innehåll 4 X Om du har använd numrerade rubriker så blir innehållsförteckningen så här: X Innehåll 1 X X Innehåll 2 X X Innehåll 3 X X Innehåll 4 X Utseendet på formatmallarna till Tabeller och diagramrubrik I rapportmallen finns formatmallar till tabeller enligt nedan. Formatmallarna består endast av formatering av texten - tabb-stoppar, celler eller kantlinjer är inte inlagda. Det måste du göra själv. Formatmall: TABELLRUBRIK t ex TABELL NR 1. MÅNADSBELOPP Formatmall: Kolumnrubrik t ex Månad ÅR 2003 ÅR 2004 Formatmall: Tabelltext t ex Januari Februari Summa Rubrik för diagram: Formatmall: DIAGRAMRUBRIK t ex DIAGRAM NR 1. MÅNADSBELOPP 6

7 Utseendet på formatmallarna till Rubriker, ingress och olika indrag Huvudrubrik Ingress Rubrik 1 Rubrik 2 Rubrik 3 Rubrik 4 Rubrik 5 Rubrik 6 Eller med indrag: X Huvudrubrik Ingress X Rubrik 1 X Rubrik 2 X Rubrik 3 X Rubrik 4 X Rubrik 5 Olika Indrag 1. Nummerlista Indrag Strecklista Punktlista 7

8 Formatering av formatmallar till rapportmallen Här är en förteckning över formatmallarnas formatering: NAMN PÅ FORMATMALL TECKENSNITT OCH STORLEK AVSTÅND INDRAG före efter FRAMSIDA Dnr Arial 10 pt 40 pt 100 pt Titel Arial 35 pt 10 pt 3 cm Titel underrubrik Arial 22 pt 330 pt 3 cm Avsändare Arial 12 pt 3 cm INNEHÅLLSFÖRTECKNING Rubrik 7 Arial 14, fet Innehåll 1 Arial 10 pt, fet 15pt Innehåll 2 Arial 10 pt 2 pt 1 cm Innehåll 3 Arial 10 pt 2 pt 2 cm Innehåll 4 Arial 10 pt 2 pt 3 cm (formaterar Huvudrubrik) Innehåll 5 Arial 12 p, fet 15 pt ANM: Sidhänvisning i tab 15 cm högerställd Innehållsförteckning i rapportmallen innehåller: Innehåll 1-4 SIDHUVUD Sidhuvud Arial 8 pt SIDFOT Sidfot Arial 8 pt RUBRIKER Huvudrubrik Arial 20 pt Rubrik 1 Arial 18 pt 4 pt Rubrik 2 Arial 15 pt 16 pt 4 pt Rubrik 3 Arial 12 pt, fet 16 pt 4 pt Rubrik 4 Arial 10 pt, fet 16 pt 4 pt Rubrik 5 Arial 10 pt, fet 16 pt 4 pt Rubrik 6 Arial 10 pt, kursiv 16 pt 4 pt ANM: Samtliga rubriker är formaterade med tab 1,5 cm. OBS! Ej hängande indrag. INGRESS Ingress Arial 9,5, fet LÖPTEXT Normal Times New Roman 10,5 pt INDRAG Indrag Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm Punktlista Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm Strecklista Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm Nummerlista Times New Roman 10,5 pt 3 pt 0,6 cm ANM: Hängande indrag TABELL Tabelrubrik Arial 8 pt, fet 10 pt 5 pt Kolumnrubriker Arial 7 pt, fet 5 pt 5 pt Tabelltext Arial 8 pt 3 pt ANM: Se exempel nedan på sidan 4 DIAGRAM Diagramrubrik Arial 8 pt, fet 10 pt 5 pt 8