Word-guide Introduktion

Transkript

1 Word-guide Introduktion På det kognitionsvetenskapliga programmet kommer du läsa kurser inom flera olika vetenskapsområden och för varje vetenskapsområde finns ett speciellt sätt att utforma rapporter. Denna laboration kommer att ge dig en introduktion till hur du kan skapa och manipulera formatmallar. Denna laboration kan även ses som en lathund som du kan komma ha nytta av senare under din studietid. Tänk på att det är inte bara innehållet i dina kommande rapporter som avgör om rapporten uppfattas som bra eller dålig, struktur och format har också väldigt stor påverkan! Följande kommer att behandlas i denna laboration: Språkinställningar Formatmall Sidbrytningar och avsnittsbrytningar Sidhuvud, sidfot och sidnummer Innehållsförteckning Rubriker och listor Referenser Innehållsförteckning Försättsblad Dokumentmall

2 Språkinställningar Laborationen till Word kommer att utgå från den svenska versionen och således kommer samtliga termer att vara på svenska. När du startar Word för första gången kommer språket automatiskt att vara inställt på engelska. Det är inga krav på d att du ändrar språket, men om du vill göra det så gör följande: 1. Tryck på File, välj alternativet Options. 2. I den ruta som du nu har framför dig på skärmen; tryck på alternativet Language och placera Swedish högst upp i samtliga boxar (precis som bilden nedan visar). Tryck på OK och starta om programmet.

3 Formatmall Word innehåller en mängd formatmallar som definierar hur rubriker, brödtext, citat och så vidare ska se ut. En formatmall bestämmer typsnitt, storlek, centrering, radavstånd, färg med mera för en viss del av dokumentet. Istället för att varje gång manuellt ställa in Arial, 16 pt och fetstil för att göra en rubrik kan vi använda formatmallen för en rubrik genom att markera den aktuella delen av texten och sedan välja ett av alternativen i galleriet för format, exempelvis genom att klicka på Rubrik 1. Genom att använda formatmallar i hela dokumentet blir det lättare att vara konsekvent gällande stil i dokumentet, dessutom kan man använda Words inbyggda funktioner för att enkelt ändra format i hela dokumentet samtidigt och för att exempelvis generera automatiska innehållsförteckningar. Alla rekommenderade formatmallar kommer du åt genom att klicka på den lilla pilen under Ändra format som du finner under fliken Start. För att formatera ett stycke med en vald formatmall så klickar du bara på valt format när du står med textmarkören i rätt stycke. För att redigera en befintlig formatmall är det enklast att högerklicka på formatmallen och klicka på Ändra. (Se bild till höger) I menyn som öppnas kan du ändra färg, teckensnitt, storlek, radavstånd och andra attribut. Avstånd före och efter ett stycke anges under Format -> Stycke. Avstånd används istället för styckesbrytningar (enterslag) när man vill skapa luft i texten. Formatmallar kan även baseras på andra mallar vilket anges under Formatmall baserad på. Det kan vara användbart om vi exempelvis behöver en formatmall som har samma utseende som den vanliga texten men som inte har några extra radavstånd eller avstånd före och efter stycket. Ett sådant format baseras lämpligen på "Normal" och vi ställer in att det inte ska finnas några extra avstånd under Format -> Stycke.

4 Sidbrytningar och avsnittsbrytningar Denna guide kommer att behandla två typer av sidbrytningar. Du kommer garanterat behöva använda båda typerna någon gång under din studietid! En sidbrytning är en brytning som skiljer en sida från den efterföljande i ett dokument. En mjuk sidbrytning skapas då innehållet i ett dokument inte ryms på en sida utan måste fortsätta på nästa, men ibland så kan detta leda till att texten hamnar på fel plats (speciellt om man gör ändringar i texten vid ett senare tillfälle). För att se till att texten bryts på rätt ställe går det att manuellt lägga en sidbrytning genom att infoga en sidbrytning via att trycka på fliken Infoga och sedan trycka på Sidbrytning (bild till höger) eller genom att använda snabbkommandot Ctrl+Enter (rekommenderas!). Denna typ av brytning kommer du troligtvis använda ofta då varje huvudrubrik ska börja på en ny sida i en vetenskaplig rapport och det är väldigt sällan som man skriver det exakta antalet ord som skulle behövas för en perfekt brytning. Den andra typen av brytning är avsnittsbrytningar. De används för att dela upp ett dokument i olika avsnitt, vilket gör det möjligt att i ett och samma dokument ha olika sidhuvuden, sidfötter och därmed kan man kontrollera hur sidnumreringen ska se ut. De flesta vetenskapliga rapporter har åtminstone två avsnitt då försättssidornas avsnitt skiljer sig från själva innehållsavsnittet eftersom de inte ska vara inkluderade i sidnumreringen och inte heller i innehållsförteckningen. En avsnittsbrytning skapas via Brytningar som finns under fliken Sidlayout. På bilden nedan skapas en avsnittsbrytning och nästa avsnitt börjar på nästkommande sida. Hur du kontrollerar sidnumrering tas upp i nästa avsnitt!

5 Sidhuvud, sidfot och sidnummer Varje sida i ett Word-dokument innehåller ett sidhuvud och en sidfot. Dessa kan användas för att ange information som ska finnas med på samtliga sidor i dokumentet, exempelvis författarens namn eller institutionen på vilken en rapport är skriven. Sidhuvud och sidfot används även vid numrering av ett dokument. I Word kommer vi enkelt åt sidhuvud och sidfot genom att dubbelklicka på den övre eller undre delen av en sida. Förformaterade sidhuvuden/sidfötter kan infogas via Sidhuvud respektive Sidfot under fliken Infoga. I längre dokument är det viktigt att sidorna numreras, framförallt om de någon gång ska skrivas ut. För att lägga till numrering väljer vi Sidnummer under fliken Infoga. Det är vanligast att ha sidnummer nederst på sidan till höger. På föregående sida nämndes att olika stycken kan numreras olika i Word, det är ofta användbart att kunna. I Word hanteras sidfot, sidhuvud och sidnummer efter vilket avsnitt de ligger i och därför måste dokumentet delas upp med hjälp av avsnittsbrytningar (se föregående sida). Börja med att infoga en avsnittsbrytning på lämpligt ställe. Öppna det andra styckets sidfot genom att dubbelklicka längst ner på sidan. När du dubbelklickar på sidfoten kommer du automatiskt in på fliken design. I fliken design; avmarkera Länka till föregående (se bild till höger) och stäng sedan sidfoten genom att dubbelklicka någonstans utanför själva sidfoten. Nu har du ett dokument med två olika avsnitt och du kan välja i vilket avsnitt som du vill ha sidnummer genom att placera markören på den sida (avsnitt) som du vill att sidnumret ska börja från. Vilket avsnitt du befinner dig i syns om du öppnar sidhuvudet eller sidfoten. Om du gör en avsnittbrytning vid sida 4 och infogar sidnummer på det nya avsnittet kommer sidnumret att börja på 4 och sedan räkna uppåt. I vetenskapliga rapporter är detta inte korrekt då de första sidorna inte räknas. För att få sidnumreringen att börja med sida 1 klickar vi på Sidnummer -> Formatera sidnummer under fliken Infoga och väljer sedan Börja med. Nu kan du själv välja vilket nummer som numreringen ska börja med. OBS! Om du väljer att ha sidnumret i sidhuvudet måste du avmarkera Länka till föregående i sidhuvud.

6 Rubriker och listor De flesta stora rapporter som du kommer att skriva under din tid vid universitetet kommer att innehålla flera rubriker och underrubriker. Word har ett flertal fördefinierade rubriker (t.ex. Rubrik 1, Rubrik 2,, Rubrik 9) som du hittar under fliken Start (du måste trycka på Rubrik 2 för att se Rubrik 3 osv.). Dessa fungerar bra att använda, men ett problem är att de inte är numrerade. När rapporter börjar närma sig ett 30-tal sidor är det bra med numrerade rubriker så att den som läser rapporten hela tiden vet vilket avsnitt som han/hon läser just nu. Det finns två sätt att numrera sina rubriker: 1. Manuellt (Skriver siffror framför sina rubriker själv) 2. Formaterar rubrikerna så att Word numrerar automatiskt Då detta är en guide för Word och dess funktioner kommer detta avsnitt inte att behandla punkt 1. För att Word ska numrera dina rubriker automatiskt klickar du på Flernivålista -> Definiera ny flernivålista under fliken Start (bild till höger). I det fönstret som öppnas kan du ställa och koppla siffror till dina rubriker, ställa in hur numreringen ska se ut samt ställa in hur mycket indrag varje rubrik får vid numrering (se bilden till höger).

7 Det är dock inte riktigt så enkelt att få rätt nummer på rubrikerna. Då de flesta rubriker har flera underrubriker måste man även se till att dokumentet tar hänsyn till den föregående numreringen (exempelvis så ska en underrubrik till avsnitt 3 vara markerad med 3.1 och inte 1.1). För att ställa in detta väljer man alternativet Inkludera nivånummer från:. Bilden till höger är ett exempel som visar inställningen för automatisk numrering ända till rubriknivå 3. När man börjar på en ny tredjenivå (exempelvis 1.3.1) ska siffran börja med 1 (siffran längst bak), men numreringen ska också vara beroende av nivå 2 (siffran i mitten), samt att den även ska vara beroende av nivå 1 (siffran längst fram).

8 Referenser Referenser och litteraturförteckningar kan vara en tidsödande uppgift att hantera manuellt. Words inbyggda källhanteringssystem kan underlätta detta arbete. En ny källa läggs till genom att klicka på fliken Referenser -> Infoga källhänvisning -> Lägg till ny källa. Vi anger typ av verk (bok, artikel, etc.) författare, titel, år och annan information vi har om källan och klickar sedan på OK. För att källhänvisa ett visst stycke eller mening ställer vi markören där vi vill ha källan och väljer Infoga källhänvisning igen och väljer nu en av våra inmatade källor. Resultatet blir exempelvis (Anka, 1978) för att referera till artikeln "Kalle Ankas äventyr i artikelform" av Kalle Anka från När källorna är inmatade kan vi enkelt generera en litteraturförteckning genom att klicka på Litteraturteckning under fliken Referenser och välja den litteraturförteckning vi vill använda. Det går även att ställa in vilken stil referenserna och källförteckningen ska ha. Det är dock viktigt att poängtera att det finns flera brister i detta system och det är inte alltid optimalt att använda. Det är helt ok att skriva sina referenser för hand (det kan dock ta en del tid) eller så kan man använda sig av RefWorks eller Mendeley (dessa system borde ni antingen ha fått information om eller så kommer ni inom en snar framtid få information om det av Linköpings Universitetsbibliotek).

9 Innehållsförteckning I Word är det enkelt att lägga till och uppdatera en automatiskt genererad innehållsförteckning. För att skapa en innehållsförteckning placerar vi markören där vi vill ha tabellen och väljer Innehållsförteckning under fliken Referenser och väljer sedan en lämplig innehållsförteckning (se bild till höger). Uppdatering av en befintlig innehållsförteckning görs genom att högerklicka på en av raderna i tabellen och välja Uppdatera fält. Om du har lagt till nya rubriker i dokumentet bör du välja det undre alternativet Uppdatera hela tabellen. OBS! Innehållsförteckningar baseras på Rubrik 1 till och med Rubrik 4, om du därför bara har ändrat utseende på brödtexten till att se ut som en rubrik kommer den alltså inte att komma med i innehållsförteckningen, vilket motiverar användningen av formatmallar). Tips: När man har gjort en innehållsförteckning kan man även ändra i den manuellt (t.ex. ta bort rader som inte ska finnas med).

10 Försättsblad Word har en uppsättning förformaterade försättsblad som enkelt kan infogas i början av ett dokument. Försättsblad hittar du under alternativet Försättsblad som finns under fliken Infoga. Word hindrar automatiskt försättsbladet från att numreras. Du kan spara egna försättsblad genom att markera ditt försättsblad med markören och klicka på Försättsblad - > Spara markering i försättbladsgalleriet.

11 Dokumentmallar När en viss typ av dokument skrivs ofta kan det vara praktiskt att ha en mall som skapar alla delar som bör finnas med. En typisk rapport innehåller exempelvis ett försättsblad, en tom andrasida, en innehållsförteckning, en uppsättning rubriker (sammanfattning, inledning, bakgrund, metod, diskussion etc.), sidnummer, förbestämd formatuppsättning med mera. Genom att spara ett dokument som en Word-mall skapas en.docx-fil som när den öppnas skapar ett nytt dokument med samma grundutseende som mallen själv. Vi skapar ett försättsblad, några rubriker, en innehållsförteckning och lägger till sidnumrering. Via Arkiv-knappen i övre vänstra hörnet väljer vi sedan Spara som och i menyn filformat väljer vi nu alternativet Word-mall. Om vi nu dubbelklickar på Word-mallen som vi sparat skapas ett tomt dokument som från början har samma utseende, formatuppsättning och så vidare som mallen. Tips: I samma lista där du valde alternativet Word-mall finner du även alternativet PDF. När ni lämnar in stora rapporter är PDF-formatet att föredra då det är ett format som går att öppna på samtliga datorer på Universitetet.

12 Framtida tips! Använd helst inte färg i din rapport. Många rapporter skrivs ut i svartvitt och om man skriver i färg ser det inte snyggt ut utskrivet! Korrekturläs dina arbeten eller be någon annan göra det! Words stavningskontroll är inte perfekt! Numrerade rubrik är inte något obligatoriskt, men uppskattas ofta av läsare. Med funktionen Ersätt kan man exempelvis söka efter två stycken mellanslag och ersätta med ett. Less is more; Rapporten ska vara enkel att läsa, vilket ofta betyder att man inte ska använda de snygga effekterna som finns i Word. Radavstånd 1.5 kan se fult ut, men det är lättare att skriva kommentarer. Om ni ska lämna in rapporter så fråga examinator vad han/hon föredrar. Det finns flera olika sätt att skriva rapporter. Beroende på inom vilket område du skriver en rapport så kommer den se olika ut. Om du har en handledare eller en assistent så fråga denna person om åsikter om du är osäker. Många problem som du stöter på har någon annan redan stött på. En sökning på Google kan lösa många problem!