Laboration Word. För att dubbelkolla att du fått med allt, använd checklistan som finns på kurshemsidan.

Transkript

1 Laboration Word Syfte Syftet med denna laboration är att skapa en dokumentmall som sedan kan användas till framtida arbeten på det Kognitionsvetenskapliga programmet. Med mallar så är all formatering redan gjord. Lägg bara till eget innehåll när du ska skapa studentarbeten, försättsblad, innehållsförteckning, referenser och mycket annat. Laborationen består av två delar: Uppgift 1 och Uppgift 2. Scrolla ner i dokumentet för att hitta vilka uppgifter som ska göras. För att dubbelkolla att du fått med allt, använd checklistan som finns på kurshemsidan. Viktig information Denna laboration innehåller obligatoriska inlämningsuppgifter som ska skickas till din laborationsassistent. För att kunna få godkänt på dessa uppgifter måste du vara registrerad via Webreg och det är även i Webreg som du ser vilken laborationsassistent som du ska skicka uppgifterna till. Laborationen är anpassad för Word 2016 på Windows 10. Du kan använda ett annat program så länge som kraven till laborationen uppfylls. Kontakta en laborationsassistent om du är intresserad av detta. Det är dock inte säkert att laborationsassistenten kan hjälpa dig om du inte använder samma mjukvaror. Detta dokument börjar med information kring vad en dokumentmall är och vilka olika funktioner som finns i Word. I slutet av dokumentet kommer uppgifterna som ska skickas in. Notera att all information kring hur man löser uppgifterna finns i detta dokument. Använd gärna sökfunktionen för att leta i dokumentet. Denna laboration kan även ses som en lathund som du kan komma ha nytta av senare under din studietid.

2 Innehållsförteckning Språkinställningar (Valfritt)... 3 Uppgift Dokumentmallar Att göra Skapa en dokumentmall: Formatmall Att göra redigera befintliga formatmallar Försättsblad Uppgift försättsblad Sidbrytningar och avsnittsbrytningar Att göra - sidbrytning Sidhuvud, sidfot och sidnummer Att göra sidhuvud Sidnummer Att göra sidhuvud och sidnumrering Innehållsförteckning Uppdatering Numrerade rubriker och listor För varje rubrik du vill numrera gör följande steg: Att göra - numrerad innehållsförteckning Referenser Uppgift Framtida tips!... 20

3 Språkinställningar (Valfritt) Laborationen till Word kommer att utgå från den svenska versionen och således kommer samtliga termer att vara på svenska. När du startar Word för första gången kommer språket automatiskt att vara inställt på engelska. Du kan ändra såhär: 1. Tryck på File, välj alternativet Options. 2. Klicka därefter på alternativet Language och placera Swedish högst upp i samtliga. Tryck på OK och starta om programmet.

4 Uppgift 1 Nedan följer uppgifter att göra i en dokumentmall. 1. Dokumentmallar När en viss typ av dokument skrivs ofta kan det vara praktiskt att ha en mall som skapar alla delar som bör finnas med. En typisk rapport innehåller exempelvis ett försättsblad, en tom andrasida, en innehållsförteckning, en uppsättning rubriker (sammanfattning, inledning, bakgrund, metod, diskussion etc.), sidnummer, förbestämd formatuppsättning med mera. I Word sparas en dokumentmall via Arkiv-knappen i övre vänstra hörnet -> Spara som -> filformat -> Word-mall. Filen heter då.dotx istället för.docx. (Se bild) När mallen öppnas skapas ett nytt tomt dokument med samma grundutseende som mallen själv. Tips: I samma lista där du valde alternativet Word-mall finner du även alternativet PDF. När du lämnar in stora rapporter är PDF-formatet att föredra då

5 det är ett format som går att öppna på samtliga datorer på universitetet Att göra Skapa en dokumentmall: 1. Skapa en ny dokumentmall 2. Spara denna som en.dotx fil och döp den till 729G01-Worduppgift1-<liu-id> 3. Applicera formatmallarna som du skapade i förra uppgiften.

6 2. Formatmall Formatmallar definierar hur rubriker, brödtext, citat och så vidare ska se ut. En formatmall bestämmer typsnitt, storlek, centrering, radavstånd, färg med mera för en viss del av dokumentet. Istället för att varje gång manuellt ställa in Arial, 16 pt och fetstil för att göra en rubrik kan vi använda formatmallen för en rubrik genom att markera den aktuella delen av texten och sedan välja ett av alternativen i galleriet för format, exempelvis genom att klicka på Rubrik 1. Genom att använda formatmallar i hela dokumentet blir det lättare att vara konsekvent gällande stil i dokumentet. Med Words inbyggda funktioner ändrar du enkelt format i hela dokumentet samtidigt. För att formatera ett stycke med en vald formatmall så klickar du på valt format när du står med textmarkören i rätt stycke. Redigera en befintlig formatmall För att redigera en befintlig formatmall är det enklast att högerklicka på formatmallen och klicka på Ändra. (Se bild) TIPS! Avstånd före och efter ett stycke anges under Format -> Stycke.

7 2.1. Att göra redigera befintliga formatmallar 1. Redigera mallen Normal enligt följande inställningar Normal Times New Roman 12 pt Avstånd 0 pt före Avstånd 12 pt efter 1,5 radavstånd Vänsterjusterad text 0 cm indrag 2. Redigera mallen Inget avstånd enligt följande inställningar: TIPS! Formatmallar kan även baseras på andra mallar vilket anges under Formatmall baserad på. Det kan vara användbart om vi exempelvis behöver en formatmall som har samma utseende som den vanliga texten men som inte har några extra radavstånd eller avstånd före och efter stycket. TIPS! Vi ställer in att det inte ska finnas några extra avstånd under Format -> Stycke Inget avstånd Baserad på formatmall: normal Avstånd 0 pt före Avstånd 12 pt efter Enkelt radavstånd 0 cm indrag

8 3. Redigera mallarna Rubrik 1, Rubrik 2, och Rubrik 3 enligt följande inställningar: Rubrik 1 Rubrik 2 Rubrik 3 Arial 16 pt Fet Avstånd 0 pt före Avstånd 12 pt efter Färg: Automatisk VERSALER 0 cm indrag Automatisk numrering Arial 14 pt Fet Avstånd 24 pt före Avstånd 12 pt efter Färg: Automatisk 0 cm indrag Automatisk numrering Arial 12 pt Fet Avstånd 18 pt före Avstånd 6 pt efter Färg: Automatisk 0 cm indrag Automatisk numrering

9 3. Försättsblad Word har en uppsättning förformaterade försättsblad som enkelt kan infogas i början av ett dokument. Försättsblad hittar du under alternativet Försättsblad som finns under fliken Infoga. Word hindrar automatiskt försättsbladet från att numreras. Du kan spara egna försättsblad genom att markera ditt försättsblad med markören och klicka på Försättsblad -> Spara markering i försättbladsgalleriet Att göra - försättsblad 1. Skapa ett försättsblad av typen Sidlinje (om ej Sidlinje finns, ta ett annat försättsblad)

10 4. Sidbrytningar och avsnittsbrytningar Denna guide kommer att behandla två typer av sidbrytningar. En sidbrytning skiljer en sida från den efterföljande i ett dokument. För att infoga en sidbrytning Infoga och sedan trycka på Sidbrytning (bild till höger) eller genom att använda snabbkommandot Ctrl+Enter (rekommenderas!). Denna typ av brytning kommer du troligtvis använda ofta då huvudrubriken ofta ska börja på en ny sida i en vetenskaplig rapport. Den andra typen av brytning är avsnittsbrytningar. De används för att dela upp ett dokument i olika avsnitt, vilket gör det möjligt att i ett och samma dokument ha olika sidhuvuden, sidfötter och därmed kan man kontrollera hur sidnumreringen ska se ut. De flesta vetenskapliga rapporter har åtminstone två avsnitt då försättssidornas avsnitt skiljer sig från själva innehållsavsnittet eftersom de inte ska vara inkluderade i sidnumreringen och inte heller i innehållsförteckningen. En avsnittsbrytning skapas via Brytningar som finns under fliken Sidlayout. På bilden nedan skapas en avsnittsbrytning och nästa avsnitt börjar på nästkommande sida. Hur du kontrollerar sidnumrering tas upp i nästa avsnitt! 4.1. Att göra - sidbrytning 1. Skapa blank andrasida.

11 5. Sidhuvud, sidfot och sidnummer Sidhuvud och sidfötter kan användas för att ange information som ska finnas med på samtliga sidor i dokumentet. Exempelvis författarens namn eller institutionen på vilken en rapport är skriven. Sidhuvud och sidfot används även vid sidnumrering av ett dokument. I Word kommer vi enkelt åt sidhuvud och sidfot genom att dubbelklicka på den övre eller undre delen av en sida. Förformaterade sidhuvuden/sidfötter kan infogas via Sidhuvud respektive Sidfot under fliken Infoga. I Word hanteras sidfot, sidhuvud och sidnummer efter vilket avsnitt de ligger i och därför måste dokumentet delas upp med hjälp av avsnittsbrytningar (se föregående sida) Att göra sidhuvud 1. Skapa ett sidhuvud med din e-postadress (LiU) formaterad i högerjustering.

12 6. Sidnummer I längre dokument är det viktigt att sidorna numreras, framförallt om de någon gång ska skrivas ut. För att lägga till numrering väljer vi Sidnummer under fliken Infoga. Det är vanligast att ha sidnummer nederst på sidan till höger. 1. Börja med att infoga en avsnittsbrytning på lämpligt ställe. 2. Öppna det andra styckets sidfot genom att dubbelklicka längst ner på sidan. När du dubbelklickar på sidfoten kommer du automatiskt in på fliken design. 3. I fliken design; avmarkera Länka till föregående (se bild nedan) och stäng sedan sidfoten genom att dubbelklicka någonstans utanför själva sidfoten. 4. Nu har du ett dokument med två olika avsnitt och du kan välja i vilket avsnitt som du vill ha sidnummer genom att placera markören på den sida (avsnitt) som du vill att sidnumret ska börja från. Vilket avsnitt du befinner dig i syns om du öppnar sidhuvudet eller sidfoten. Om du gör en avsnittbrytning vid sida 4 och infogar sidnummer på det nya avsnittet kommer sidnumret att börja på 4 och sedan räkna uppåt. I vetenskapliga rapporter är detta inte korrekt då de första sidorna inte räknas. För att få sidnumreringen att börja med sida 1 klickar vi på Sidnummer -> Formatera sidnummer under fliken Infoga och väljer sedan Börja med. Nu kan du själv välja vilket

13 nummer som numreringen ska börja med. OBS! Om du väljer att ha sidnumret i sidhuvudet måste du avmarkera Länka till föregående i sidhuvud Att göra sidhuvud och sidnumrering 1. Skapa en sidnumrering som börjar på sidan efter innehållsförteckningen, börjar räkna från 1, samt högerjustera och placera i sidfoten.

14 7. Innehållsförteckning I Word är det enkelt att lägga till och uppdatera en automatiskt genererad innehållsförteckning. För att skapa en innehållsförteckning placerar vi markören där vi vill ha tabellen och väljer Innehållsförteckning under fliken Referenser och väljer sedan en lämplig innehållsförteckning (se bild till höger) Uppdatering Högerklicka på en av raderna i tabellen och välj Uppdatera fält för att uppdatera innehållsförteckningen. Om du har lagt till nya rubriker i dokumentet bör du välja det undre alternativet Uppdatera hela tabellen. OBS! Innehållsförteckningar baseras på Rubrik 1 till och med Rubrik 4, om du bara har ändrat utseende på brödtexten till att se ut som en rubrik kommer den alltså inte att komma med i innehållsförteckningen, vilket motiverar användningen av formatmallar). Tips: När man har gjort en innehållsförteckning kan man även ändra i den manuellt (t.ex. ta bort rader som inte ska finnas med).

15 8. Numrerade rubriker och listor De flesta stora rapporter som du kommer att skriva under din tid vid universitetet kommer att innehålla flera rubriker och underrubriker. Word har ett flertal fördefinierade rubriker (t.ex. Rubrik 1, Rubrik 2,, Rubrik 9) som du hittar under fliken Start. Dessa fungerar bra att använda, men ett problem är att de inte är numrerade. När rapporter börjar närma sig ett 30-tal sidor är det bra med numrerade rubriker så att den som läser rapporten hela tiden vet vilket avsnitt som han/hon läser just nu. För att Word ska numrera dina rubriker automatiskt klickar du på Flernivålista - > Definiera ny flernivålista under fliken Start (bild nedan).

16 8.1. För varje rubrik du vill numrera gör följande steg: - Klicka på Mer >> för att se alla alternativ - Markera vilken nivå du vill ändra - Koppla nivå till formatmall - Ange vilket listtecken som ska användas (1, 2, 3, ) - Se till att listan börjar med 1. (och inte ex. 0), Notera att du inte ska ändra numret manuellt utan ändra i rullgardinen under rubriken Börja med: - Notera att siffran under Ange numrets formatering ska vara svagt gråmarkerad för att markera att den är automatiskt uppdaterad - Lägg manuellt till en punkt efter siffran under Ange numrets formatering. - Ändra indraget till 0 cm under Justerad till: - De flesta rubriker har flera underrubriker och för att göra rubriker till nivåerna efter nivå 1 krävs lite extra fokus. Det är inte så enkelt att få rätt nummer på rubrikerna. - Se till att dokumentet tar hänsyn till den föregående numreringen (exempelvis så ska en underrubrik till avsnitt 3 vara markerad med 3.1 och inte 1.1). För att ställa in detta väljer man alternativet Inkludera nivånummer från:. (Se bild på nästa sida).

17 Bilden till höger är ett exempel som visar inställningen för automatisk numrering ända till rubriknivå 3. När man börjar på en ny tredjenivå (exempelvis 1.3.1) ska siffran börja med 1 (siffran längst bak), men numreringen ska också vara beroende av nivå 2 (siffran i mitten), samt att den även ska vara beroende av nivå 1 (siffran längst fram) Att göra - numrerad innehållsförteckning 1. Skapa en numrerad autogenererad innehållsförteckning med 3 rubriksnivåer i din dokumentmall. Följ noga alla steg som är beskrivna ovan. OBS! Det kan vara så att Word glömmer bort dina inställningar, då måste du göra om stegen en gång till.

18 9. Referenser Referenser och litteraturförteckningar kan vara en tidsödande uppgift att hantera manuellt. Words inbyggda källhanteringssystem kan underlätta detta arbete. En ny källa läggs till genom att klicka på fliken Referenser -> Infoga källhänvisning -> Lägg till ny källa. Vi anger typ av verk (bok, artikel, etc.) författare, titel, år och annan information vi har om källan och klickar sedan på OK. För att källhänvisa ett visst stycke eller mening ställer vi markören där vi vill ha källan och väljer Infoga källhänvisning igen och väljer nu en av våra inmatade källor. Resultatet blir exempelvis (Anka, 1978) för att referera till artikeln "Kalle Ankas äventyr i artikelform" av Kalle Anka från När källorna är inmatade kan vi enkelt generera en litteraturförteckning genom att klicka på Litteraturteckning under fliken Referenser och välja den litteraturförteckning vi vill använda. Det går även att ställa in vilken stil referenserna och källförteckningen ska ha. Det är dock viktigt att poängtera att det finns flera brister i detta system och det är inte alltid optimalt att använda. Det är helt ok att skriva sina referenser för hand (det kan dock ta en del tid) eller så kan man använda sig av RefWorks eller Mendeley (dessa system borde ni antingen ha fått information om eller så kommer ni inom en snar framtid få information om det av Linköpings Universitetsbibliotek).

19 Uppgift 2 I den här uppgiften ska du använda den dokumentmall du skapade i Del 1 för att utforma en kort rapport. Rapporten ska innehålla texten som finns i dokumentet blottatanken.txt. Följande ska gälla för rapporten: 1. Rapporten ska utifrån texten ha en lämplig titel och undertitel. 2. Rapporten ska innehålla lämpliga nivåer på eventuella rubriker (minst en på varje 3 rubriknivåer som du skapade i Del 1). 3. Byt ut [1] och [2] som finns i brödtexten i blottatanken.txt med referenser till följande källor. (Använd formatet APA) [1] Gärdenfors, P. (1980). Teoretiska begrepp och deras funktion. I Hansson, B. (Ed.), Metod eller anarki (3rd ed.). Doxa, Lund. [2] Lindborg, R Maskinen, människan och doktor de La Mettrie. Doxa, Lund. 4. Infoga en litteraturförteckning på sista sidan. 5. Spara denna som en.docx och döp den till 729G01-Word-uppgift2- <liu-id> Redovisning OBS! Kontrollera att du har uppfyllt alla krav på de olika formatmallarna. Skicka in dokumentmall från uppgift 1 (dotx-fil) samt den formaterade texten (docx-fil) från uppgift 2 till din laborationsassistent (se webreg). Märk mailet med 729G01-Word.

20 Framtida tips! Använd helst inte färg i din rapport. Många rapporter skrivs ut i svartvitt och om man skriver i färg ser det inte snyggt ut utskrivet! Korrekturläs dina arbeten eller be någon annan göra det! Words stavningskontroll är inte perfekt! Numrerade rubrik är inte något obligatoriskt, men uppskattas ofta av läsare. Med funktionen Ersätt kan man exempelvis söka efter två stycken mellanslag och ersätta med ett. Less is more; Rapporten ska vara enkel att läsa, vilket ofta betyder att man inte ska använda de snygga effekterna som finns i Word. Radavstånd 1.5 kan se fult ut, men det är lättare att skriva kommentarer. Om ni ska lämna in rapporter så fråga examinator vad han/hon föredrar. Det finns flera olika sätt att skriva rapporter. Beroende på inom vilket område du skriver en rapport så kommer den se olika ut. Om du har en handledare eller en assistent så fråga denna person om åsikter om du är osäker. Många problem som du stöter på har någon annan redan stött på. En sökning på Google kan lösa många problem!