VÅRDFÖRBUNDET Mallar för Office 2007

Transkript

1 Mallar för Office Alf Lindberg

2 Innehållsförteckning 1 Spara ned filerna på din dator Använda mallen för första gången Allmänt om mallarna Använda en mall Personliga uppgifter Dialogrutan Visa dialogrutan igen Rubriker och brödtext PowerPoint-mallen Allmänt Rubrikbilder (11)

3 1 Spara ned filerna på din dator De mallar du kan spara ned är: Brev med logga Internt PM Inbjudan A4 Inbjudan A5 För att spara ned filerna gör på följande sätt: 1. Högerklicka på filen 2. Välj Spara mål som Spara mallen på lämpligt ställe, ex. på ditt Skrivbord Bild 1 Högerklicka på filen och välj Spara mål som... 3 (11)

4 1.1 Använda mallen för första gången Mallen innehåller makron som ska underlätta ditt arbete. Eftersom makron kan innehålla virus, så har mallens makron försetts med ett elektroniskt certifikat som du måste godkänna. 1. Dubbelklicka på mallen där du har lagt den i din dator, t ex på Skrivbordet (du ska aldrig använda mallen genom att i Word välja Arkiv/Öppna). 2. Detta meddelande visas bara första gången om du godkänner Zellum AB som leverantör (företaget som gjort mallen). Det gör du genom att klicka på knappen Alternativ till höger om meddelandet Säkerhetsvarning. Bild 2 Meddelande där du ska godkänna makron från Zellum AB Fönstret visas bara en gång 3. Välj alternativet Anse alla dokument från den här utgivaren som betrodda. Detta innebär att alla funktioner kommer att fungera i mallen. Bild 3 Anse alla dokument från den här utgivaren som betrodda 4 (11)

5 2 Allmänt om mallarna Marginaler, teckensnitt, placering av adresser mm är färdiginställda i mallarna. Det gäller både sida 1 och efterföljande sidor. Det finns även fördefinierade formatmallar för brödtext och olika rubriknivåer. Mallen innehåller även en dialogruta för att hjälpa dig att infoga information i dokumentet. Personliga uppgifter och adressuppgifter fyller du i första gången du använder någon mall. Denna information behöver du bara fylla i en gång. En och samma mall används för alla avdelningar inom Vårdförbundet. 3 Använda en mall För att använda mallen gör du på följande sätt: 1. Dubbelklicka på mallen Genom att dubbelklicka på mallen så skapas en kopia av mallen. (Observera att du inte ska använda mallen genom att i Word välja Arkiv/Öppna). 5 (11)

6 3.1 Personliga uppgifter Första gången du använder en mall i Word måste du fylla i dina personliga uppgifter samt välja var du jobbar. Det är viktigt att du gör detta eftersom informationen infogas i dokumentet. Detta behöver du bara göra en gång eftersom mallen kommer ihåg detta till nästa gång. Information sparas på din dator. Du kan när som helst ändra dina personliga uppgifter, om du t ex skulle byta telefonnummer eller liknande. Gör på följande sätt: 1. Välj någon mall (i exemplet nedan har jag valt mallen Brev med logga) 2. Klicka på knappen Personliga uppgifter Bild 4 Dialogruta med knappen Personliga uppgifter 3. Fyll i dina personliga uppgifter. 6 (11)

7 Bild 5 Dialogruta där du fyller i dina personliga uppgifter 4. Välj även var du jobbar genom att klicka på knappen Avdelning Bild 6 Val av adressuppgifter Detta val gör att du får rätt adressuppgifter i sidfoten. 7 (11)

8 4 Dialogrutan När du använder en mall så visas ofta en dialogruta (i exemplet nedan har jag valt mallen Brev med logga) Bild 7 Beskrivning av dialogrutan för brevmallen Förklaring: 1. Uppgifter om mottagaren infogas vid 4,2 cm, vilket innebär att du kan använda ett fönsterkuvert. 2. Rubriken infogas på rätt ställe och formateras med formatmallen Rubrik Dagens datum visas och infogas i dokumentet. Datumet ändras inte när du öppnar dokumentet någon annan dag. 4. Användaruppgifter hämtas från dina personliga uppgifter. 5. Vissa personliga uppgifter, datum, adressuppgifter i sidfot och telefonnummer formateras på svenska eller engelska. Stavningskontrollen ändras om du väljer svenska eller engelska. Du hoppar framåt med <Tab> och bakåt med <Skift>+<Tab> i dialogrutan. 8 (11)

9 4.1 Visa dialogrutan igen Det går bra att visa dialogrutan igen. Detta är det bästa alternativet när du vill ändra något som du tidigare skrivit in i dialogrutan. Knappen hittar du högst upp till höger i Word. Gör på följande sätt: 1. Klicka på knappen Visa dialogruta. Bild 8 Visa dialogrutan 5 Rubriker och brödtext I mallarna finns ett s.k. menyområde med snabbknappar som underlättar för dig att formatera din text. Snabbknapparna är kopplade till de formatmallar som ska användas inom Vårdförbundet. Om du klickar på någon av knapparna så ser du att det stycke som markören står i ändras. I formatmallarna för Rubrik 1-3 finns även definierat avstånd före och efter stycke. Bild 9 Knappar för formatmallar Det finns även kortkommandon för formatmallarna: Håll ned ALT-tangenten och tryck på någon av följande tangenter Rubriknivå 1 ALT + 1 Rubriknivå 2 ALT + 2 Rubriknivå 3 ALT + 3 Normaltext ALT + N (formatmallen Normal) Observera att det i rapportmallen finns fler formatmallar. 9 (11)

10 6 PowerPoint-mallen 6.1 Allmänt I mallen är färger, typsnitt, bilder och logotyp redan inställda från början. 6.2 Rubrikbilder Mallen innehåller två olika rubrikbilder. En rubrikbild med vit logotyp och färgad bakgrund och en rubrikbild med blå logotyp med vit bakgrund Bild 10 - Rubrikbild med vit logotyp och färgad bakgrund Bild 11 Rubrikbild med blå logotyp och vit bakgrund 10 (11)

11 Medlemmarna i Vårdförbundet arbetar för en säker vård. Vi är sjuksköterskor, barnmorskor, biomedicinska analytiker och röntgensjuksköterskor som utvecklar vården för dig som individ. Från sjukdom och diagnos till hälsa och helhet Adolf Fredriks Kyrkogata 11, Box Stockholm Tel: Fax: E-post: info@vardforbundet.se