Kortdokumentation. Avancerade Wordfunktioner

Transkript

1 Kortdokumentation Avancerade Wordfunktioner

2 Olika typer av mallar När man arbetar med ett ordbehandlingsprogram finns det egentligen tre typer av mallar man kan använda för att automatisera sitt arbete; Autotext Är en klump av textmassa (eller bild, eller tabell) som man kan återanvända gång på gång. T.ex. adressuppgifter, avtalstexter, produktbeskrivningar eller annat som skrivs ofta men är konstant oförändrat. Formatmallar Är ett lagrat textformat som man ofta eller återkommande använder i t.ex. speciella brev och speciella dokument. Dokumentmallar Färdiga dokument med så mycket statisk information som möjligt förarbetad. Faxmall, offertmall, protokollsmallar m.m. där bara den specifika informationen för varje enskilt dokument ändras. Autotext Skriv den text du vill återanvända i ett tomt dokument. Du kan även ta med tabeller och bilder m.m. Markera texten och de objekt som skall ingå i autotextposten. Klicka på infogameny, kommandot autotext och välj Ny autotext i undermenyn. Namnge autotextposten! Döp den till något som är enkelt att skriva men ändå enkelt att hålla isär från eventuellt andra autotextposter. Klart! När du sedan skall använda autotexten skriver du postens namn och trycker på F3 (funktionstanget 3) Voila! Formatmall Klicka på formatmenyn och kommandot formatmallar och formatering. Klicka på knappen Nytt format Döp formatmallen i rutan namn och klicka på knappen Format I undermenyn kan du göra alla inställningar för teckensnitt och stycken m.m. Bocka efter att du gjort alla inställningar i rutan Lägg till i dokumentmallen om du vill att det nya formatet skall vara tillgängligt i alla nya dokument

3 Dokumentmallar Förarbeta ditt dokument med så mycket statisk information som möjligt Välj Spara som i Arkivmenyn Döp mallen och välj filformatet dokumentmall. OBS! ändra ej sökvägen Word väljer själv mallkatalogen för att spara din dokumentmall. Klart! När du sedan vill skapa ett nytt dokument som baserar sig på mallen Klickar du på Nytt i Arkivmenyn. I Dialogrutan till höger klickar du på På datorn för att Word skall visa en dialogruta där du får välja bland dina mallar När du väljer mall skapas ett nytt tomt dokument som baseras på din mall. Fält och formulär i dokumentmallar Du kan få extra funktionalitet genom att använda fält eller/och formulärkontroller i dina dokumentmallar. Fält Information ur datorn och programmet som kan användas i dokumentet. T. ex. datum, tid, antal sidor, antal ord o.s.v. Det finns hundratals olika fält att stoppa in i sina dokument Titta själv. Formulär Små färdiga rutor i dokumentet där användaren själv får stoppa in information i en annars låst omgivning. Fält Placera insättningspunkten på den plats i dokumentet där fältet skall infogas. Klicka på Fält i Infoga-menyn Välj Kategori och välj det fält du vill infoga. För vissa fält kan man behöva göra inställningar t.ex. hur datumet skall visas. Formulär Klicka med höger musknapp på något verktygsfält och välj formulär i den lista som öppnas. Du får nu någonstans i programfönstret upp ett litet verktygsfält. Detta verktygsfält innehåller de kontroller du kan använda i dokumentmallen. Kryssruta, textruta och kombinationsruta.

4 Placera insättningspunkten på den plats i dokumentet där du vill infoga en kontroll och klicka på den kontroll du vill använda. Om du högerklickar på kontrollerna i dokumentet och väljer egenskaper kan du göra inställningar för respektive kontroll. T.ex. valmöjligheter för en kombinationsruta. Tesxtrutor och kryssrutor kan infogas utan några speciella inställningar medans en listruta måste formateras. Högerklicka på listrutan och välj inställningar för att tala om vilka element som skall vara tillgängliga för val i listrutan. Vid utskrift kommer endast valet att visas, ej ramar eller pilar för formulärfälten. Du måste avsluta med att låsa dokumentet (knappen med hänglås) innan formulärkontrollerna kan användas. Samtidigt blir all annan information i dokumentmallen låst och kan ej redigeras. Kopplade utskrifter Det är möjligt att koppla in data i ett Word-dokument som innehåller adressater eller annan information i ett utskick. Du behöver bara göra ett brev. Du kopplar det till en lista med 100 adressater och Word tar ditt brev och gör 100 brev med unika adressuppgifter och personliga hälsningar i varje brev. Din datalista kan vara en Word-tabell, en Excellista, en Accessdatabas eller varför inte adressboken från Outlook. Så gör du en kopplad utskrift Gör färdigt grunddokumentet Välj brev och utskick i verktygsmenyn och klicka på koppla dokument i undermenyn En Guide i sex steg startar och i första steget talar du om vad du vill göra Klicka Nästa I Steg två får du välja om det är det aktuella dokumentet som kopplingen skall baseras på eller om du vill börja med ett nytt eller ett annat befintligt dokument. Nästa! Steg 3 är det moment där du talar om var data finns som skall kopplas in. Om du har en färdig lista klickar du på Bläddra och talar om var denna finns. Du kan även välja att hämta data från Outlook eller göra en ny lista. Nästa I Steg fyra är det dags att koppla in själva datan. Om det är adresser kan du välja Adress-block och därigenom få ett färdigt adressfält på varje brev utan ytterligare ansträngning. Klicka dock på matcha fält och kontrollera att Word väljer rätt data. Du kan också välja att infoga en personlig hälsningsrad i varje brev. Vill du göra mer avancerade kopplingar inne i dokumenttexten (Just du Åke har blivit utvald att som ende person i Skövde ) klickar du på fler objekt och kan därigenom infoga vilket fält du vill var som helst i dokumentet. I steg fem får du granska brevet och se så allt ser bra ut och i steg 6 skapas det antal brev som din lista kräver

5 Etiketter Att skapa etiketter följer samma guide som kopplade brevutskrifter med den skillnaden att du i steg 2 måste göra noggranna inställningar för de etikett du tänkt använda. Har du varit smart tittar du i listan under Etikettalternativ på vilka förinställda etiketter som finns. (Zweckform är vanlig och finns att köpa i alla pappersaffärer). Varje märkesetikett har ett nummer och det är bara att välja detta i listan så görs alla inställningar klara direkt. Om du valt en etikett-typ som inte finns i listan är det bara att ta fram millimeterlinjalen och mäta alla mått och sedan skriva in dessa manuellt under en Ny Etikett. Makron och Vertygsfält Ett makro är en programfunktion som skapas utanför ordinarie programfunktioner. Detta kan vara ett helt ny programfunktion eller en samling av befintliga funktioner för att förenkla och effektivisera ordbehandlingen. Ett makro skapas egentligen med kod (VBAprogrammering) men det finns en funktion som gör att makron kan skapas utan ett enda uns av programmeringskunskaper. Makroinspelaren (Verktygsmenyn Makro Spela in nytt makro) När Spela in nytt makro völjs öppnas en dialogruta där makrofunktionen skall namnges. Ett makronamn för inte innehålla mellanslag eller punkt och vissa andra reserverade tecken. Namnge och Klicka OK! Dialogrutan stängs och ett litet verktygsfält visas på skärmen. Vertygfältet för att stoppa makroinspelning. Allt som nu görs i programmet spelas in och omvandlas till kod som lagras som en ny funktion. Det är därför viktigt att endast exakt de klickningar som skall ingå i makrot utförs. Notera gärna stegen innan makroinspelaren startas. När dessa steg utförts klickas på stoppknappen (fyrkant) i verktygsfältet så lagras makrofunktionen i programmet. Anpassa verktygsfält Högerklicka bland knapparna i verktygsfälten och välj anpassa för att komma åt dialogrutan anpassa verktygsfält. Visa/Verktygsfält/Anpassa eller Verktyg/Anpassa leder till samma plats. När denna dialogruta är öppen fungerar inte knapparna i verktygsfälten utan dessa är istället redigerbara via drag o släpp -metoden. Drag knappar som inte behövs från verktygsfälten in i dialogrutan. På motsvarande sätt kan nya funktionsknappar dras från fliken kommandon upp till verktygsfälten.

6 Dessa kommandon indelas i kategorier. Vill man hitta det nyss inspelade makrot finns detta i kategorin makron och detta kan bli enkelt körbart genom att dra funktionen upp till ett verktygsfält. Klicka på knappen Ändra... för att ändra utseende och inställningar för vald knapp.