Så här använder du Wordmallarna för tjänsteutlåtanden, brev och andra dokument

Transkript

1 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 september 2007 SIDA 1 (8) HANDLÄGGARE Ann Charlotte Munkhammar, Jan Karlsson, Till författare av tjänsteutlåtanden, brev, rapporter och andra dokument Så här använder du Wordmallarna för tjänsteutlåtanden, brev och andra dokument Innehåll Här hittar du mallarna 2 Arkiv/Nytt 2 Fyll i din användarprofil 2 Dialogrutor och flikar 3 Skriva och formatera text 3 Skriva text 3 Formatera text 4 Uppdatera fält 5 Standardrubriker i tjänsteutlåtandemallen 5 Kom ihåg 5 Dokumentmallen 6 Dokumentfliken i dokumentmallen 6 Fliken valbara områden i dokumentmallen 6 Fliken underskrifter i dokumentmallen 6 Bilaga 6 Brevmallen 7 Dokumentfliken i brevmallen 7 Fliken valbara områden i brevmallen 7 Fliken underskrifter i brevmallen 7 Bilaga 7 Tjänsteutlåtandemallen 8 Dokumentfliken i tjänsteutlåtandemallen 8 Fliken valbara områden i tjänsteutlåtandemallen 8 Fliken underskrifter i tjänsteutlåtandemallen 8 Bilaga 8 Skriv ut anvisningarna Hämta formateringsknapparna POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX

2 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 2 (8) Här hittar du mallarna Arkiv/Nytt När du väljer "Nytt..." i Arkivmenyn i Word, hittar du mallarna i menyn till höger i Åtgärdsfönstret under rubriken Nytt från mall (i Word 2003 klickar man på ikonen På datorn under rubriken Mallar istället). bild 1. Klicka på "Allmänna mallar" för att komma till dialogrutan Mallar där du hittar flikarna Allmänt och Ärendemallar. För att bästa visningsläget klickar du på den mittersta ikonen bild 2. Under fliken Allmänt finns Brevmall Dokumentmall (för PM, minnesanteckningar, bilagor mm) Fax Meddelandelappar Under fliken Ärendemallar finns Tjänsteutlåtande Kallelse och ärendeförteckning Protokoll förstasida Protokoll paragrafsida Bilder Arkiv/Nytt : Bild 1. Nytt... i Arkivmenyn och Allmänna mallar i Åtgärdsfönstret Bild 2. Dialogrutan Mallar med flikar och visningsläge Fyll i din användarprofil När du öppnar en mall första gången ska du fylla i en användarprofil med fasta uppgifter som gäller alla våra mallar det gör du en gång. Bild 3. (Här finns ett exempel på var i mallen texten i fälten hamnar) bild 4. Du kan skapa flera profiler beroende på vad du ska skriva. Deltar du i ett projekt eller en arbetsgrupp kan du till exempel skapa en särskild profil med arbetsgruppens namn. I stället för ditt namn lägger du in projektets eller arbetsgruppens namn och/eller namn på de personer som ingår i gruppen (se avsnittet om dokumentmallen). Du skapar en ny profil antingen genom att klicka på Ny, Kopiera eller Redigera. Väljer du Ny får du en tom profil, klickar du på Kopiera får du en kopia på den valda profilen och om du väljer Redigera kan du ändra uppgifterna i en befintlig profil bild 5.

3 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 3 (8) De personliga uppgifterna (författarens namn, telefonnummer och e-postadress) står högst upp i brevhuvudet under logotypen. I brevfoten finns motsvarande uppgifter för organisationen - i exemplet kommunstyrelsens förvaltning bild 6. Bilder Fyll i din användarprofil : Bild 3. Ifylld användarprofil Bild 4. Beskrivning på var fälten i användarprofilen läggs ut mallen Bild 5. Skapa en ny profil, kopiera eller redigera en befintlig profil Bild 6. Uppgifter i brevhuvud och brevfot Dialogrutor och flikar Varje mall har en dialogruta för att göra det enklare att fylla i uppgifter i dokumentet. Vilka fält man ska fylla i beror på vilken mall man använder. I dialogrutorna finns i allmänhet tre flikar; Dokument, Valbara områden och Underskrifter bild 7. Dokumentfliken innehåller fält med uppgifter om datum, mottagare och rubrik. Innehållet i fliken Valbara områden varierar beroende på vilken mall det är och den tredje fliken hanterar underskrifter. Flikarnas innehåll beskrivs utförligare för respektive mall Datumfältet fylls automatiskt i med dagens datum och utformas i enlighet med kommunens skrivregler (dag, månad år), exempel: 20 december Har du skrivit fel i någon dialogruta och klickat på OK, ändrar du uppgifterna i själva dokumentet. Bild Flikar i dialogrutorna : Bild 7. Flikar i Brevmallens dialogruta Skriva och formatera text Skriva text Så är det dags att börja skriva. För löpande text använder vi Brödtext normal. Den är förinställd när man klickar in sig på <Skriv här>. Du ska inte använda extra blankrader/returer för att skapa avstånd mellan stycken i texten. Alla avstånd som behövs före och efter textstycken finns definierade i formatmallarna.

4 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 4 (8) Efter en rubrik är formateringen automatiskt brödtext. Det innebär att du inte behöver välja formatet för brödtext efter en rubrik utan bara fortsätta skriva. Vid uppräkningar kan man använda formatet för Brödtext med 0 punkter efter då slipper man blankrader mellan varje punkt. Bild 8. Formatera text Det finns olika sätt att formatera text. Det enklaste är att använda knappraden på verktygsfältet bild 9. (Om du inte hittar knappraden går du in på menyraden Visa > Verktygsfält och väljer Huddingemallar) bild 10. Det går även att formatera texten genom att välja en formatmall från Formatmallsmenyn bild 11. Bild 12 visar knappraden för formatering och formatmenyn. Det finns formatmallar för fem rubriknivåer och två formatmallar för brödtext bild 13. Här kan du se en bild som visar kopplingen mellan knappar, rubriknivåer, teckensnitt, storlekar och formatmallar bild 14. Bilder Skriva och formatera text : Bild 8. Exempel på formatering av text. Bild 9. Formateringsknappar Bild 10. Verktygsfältet Huddingemallar Bild 11. Välj text- och rubrikformat på menyraden Bild 12. Knappraden för formatering och format på menyraden Bild 13. Rubriknivåerna Bild 14. Kopplingen mellan knappar, rubriknivåer, teckensnitt mm

5 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 5 (8) Uppdatera fält Knappen Uppdatera fält används om inte sidnumreringen fungerar bild 15. Knappen utför kommandona Redigera > Markera allt och Uppdatera fält (F9). Bildexempel Uppdatera fält : Bild 15.Verktygsfältet med knappen för att uppdatera fält Standardrubriker i tjänsteutlåtandemallen Det finns vissa standardrubriker i tjänsteutlåtandemallen bild 16. Vad som ska stå under respektive rubrik kan du läsa i Ärendehandboken. Bild Standardrubriker : Bild 16. Standardrubriker i tjänsteutlåtandemallen Kom ihåg Vi skriver inte böcker: Därför Inga halvstycken, det ska vara en blankrad mellan styckena (finns definierade i formatmallarna). Inte heller indrag vid nytt stycke. Ska texten vara vänsterjusterad. Beslutsatser (tjänsteutlåtandet): numrera, men inget indrag. Avstava långa ord (Verktyg > Språk > Avstavning, välj manuell) Kolla och ta bort särskrivningar.

6 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 6 (8) Dokumentmallen Dokumentfliken i dokumentmallen I dokumentmallen har du möjlighet att välja om Huddinges logotyp ska vara svartvit eller i färg. Du kan också välja ett annat dokumentnamn än det förvalda PM genom att klicka på pilen till höger vid fältet Dokument-beteckning. Du kan ersätta ledtexten HANDLÄGGARE i brevhuvudet genom att välja PROJEKT eller ARBETSGRUPP i fältet Utfärdare bild 17. Allt det här gör du på dokumentfliken där du också fyller i Mottagare (om det behövs) och Rubrik bild 18. Det är bra att skriva rubriken direkt i dialogrutan, då ser du var den hamnar i texten du kan lätt ändra den i dokumentet efteråt om det behövs. Fliken valbara områden i dokumentmallen Här kan du lägga in ett diarienummer om du först klickar i kryssrutan ovanför fältet Diarienummer. För att visa dokumentets sökväg i brevfoten sätter du ett kryss i den rutan bild 19. Fliken underskrifter i dokumentmallen Du kan välja att ha underskrift i Dokumentmallen. Kryssa först i rutan Valbart område för underskrift innan du fyller i fälten för Namn. Du kan även spara underskriften så att den finns kvar nästa gång du.använder mallen bild 20. Bildexempel Dokumentmallen : Bild 17. Fältet för dokumentbeteckning i dokumentmallen Bild 18. Dokumentfliken i dokumentmallen Bild 19. Fliken valbara områden i dokumentmallen Bild 20. Fliken underskrifter i dokumentmallen Bilaga Exempel på ett dokument

7 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 7 (8) Brevmallen Dokumentfliken i brevmallen I brevmallen väljer du om Huddinges logotyp ska vara svartvit eller i färg på dokumentfliken. Där du även fyller i Mottagare och Rubrik bild 21. Fliken valbara områden i brevmallen Du kan ta bort Vår referens (vårt diarienummer), Ert datum och Er referens. Du kan också kryssa i rutan att du vill visa dokumentets sökväg i brevfoten bild 22. Fliken underskrifter i brevmallen Du kan välja att ha underskrift för chef och handläggare i Brevmallen och även spara underskrifterna bild 23. Bildexempel Brevmallen : Bild 21. Dokumentfliken i brevmallen Bild 22. Fliken valbara områden i brevmallen Bild 23. Fliken underskrifter i brevmallen Bilaga Exempel på ett brev

8 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 SIDA 8 (8) Tjänsteutlåtandemallen Dokumentfliken i tjänsteutlåtandemallen Fyll i diarienummer, mottagare det vill säga nämndens namn och ärenderubrik. MSB och BUF kan fylla i två eller tre diarienummer respektive nämnder vid behov bild 24. Fliken valbara områden i tjänsteutlåtandemallen Om ärendet ska beslutas av kommunfullmäktige kryssar du i rutan Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige (gäller kommunstyrelsens förvaltning). Om ärendet ska beslutas av kommunstyrelsen kryssar du i rutan Kommunstyrelsens beslut. Om du skriver ett remissvar till kommunstyrelsen, sätt ett kryss i rutan och fyll i fältet KS diarienummer bild 25. Fliken underskrifter i tjänsteutlåtandemallen Du kan välja två eller tre underskrifter beroende på vad som gäller inom er förvaltning: chef-handläggare alternativt chef-chef eller två chefer och handläggare. Du kan spara underskrifterna genom att klicka på knappen Spara underskrifter, då finns uppgifterna kvar i dialogrutan till dess du ändrar och sparar underskrifter nästa gång bild 26. Bildexempel Tjänsteutlåtandemallen : Bild 24. Dokumentfliken i tjänsteutlåtandemallen. Bild 25. Fliken valbara områden i tjänsteutlåtandemallen Bild 26. Fliken underskrifter i tjänsteutlåtandemallen Bilaga Exempel på tjänsteutlåtande

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning RAPPORT DATUM 20 december 2006 DIARIENUMMER KS 2005/xxx.789 SIDA 1 (1) PROJEKT Mallprojektet Lotta Munkhammar, projektledare lotta.munkhammar@huddinge.se Ledningsgruppen Förslag till nya dokumentmallar (rubrik 1) Vi har utarbetat nya wordmallar: tjänsteutlåtandemall, brevmall och en allmän dokumentmall. Varför nya mallar? (rubrik 2) Bakgrund (rubrik 3) De gamla wordmallarna har funnits i omkring 10 år och behövde moderniseras. --- Tre nya mallar (Rubrik 4) Vi har till att börja med tagit fram tre mallar. Uppräkning (brödtext 0 p efter) tjänsteutlåtandemall brevmall allmän dokumentmall. Profilen ska fyllas i först (Rubrik 5) Dessa mallar är lätta att använda bara man fyller i sin profil..--- Lotta Munkhammar utredningschef Jan Karlsson Grafisk formgivare H:\Allt fr dt dec 06\mallar webb pg\anvisningar\underlag_doc_pdf\ex dokmall projekt.doc POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX HUDDINGE

30

31

32

33 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning DATUM REFERENS SIDA 13 februari 2006 KS 2006/xxx (1) ERT DATUM 6 februari 2006 ER REFERENS HANDLÄGGARE Ann Charlotte Munkhammar lotta.munkhammar@huddinge.se Klagande Karlsson Klagovägen Huddinge Svar på ditt brev med klagomål Vi beklagar Med vänlig hälsning Kerstin Z Johansson chef kommunstyrelsens kansli Ann Charlotte Munkhammar utredningschef POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX

34

35

36

37 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM 14 december 2006 DIARIENR KS 2005/xxx.110 SIDA 1 (1) HANDLÄGGARE Ann Charlotte Munkhammar lotta.munkhammar@huddinge.se Kommunstyrelsen Nya ärendemallar för Huddinge kommun Förslag till beslut Dokumentmallarna godkänns och ska användas från och med år Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har utarbetat förslag till nya dokumentmallar Beskrivning av ärendet Vi har utarbetat nya mallar för tjänsteutlåtande, brev och dokument som ska användas av alla förvaltningar i Huddinge kommun Förvaltningens synpunkter Vi föreslår att kommunstyrelsen godkänner mallarna Kerstin Z Johansson chef KS kansli Ann Charlotte Munkhammar utredningschef Bilagor Exempel på mallar Beslutet delges Alla förvaltningar POSTADRESS Huddinge kommun Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 E-POST huddinge@huddinge.se TELEFON OCH TELEFAX

38 HUDDINGE KOMMUN Kommunstyrelsens förvaltning ANVISNINGAR DATUM 20 december 2006 DIARIENUMMER SIDA 9 (9) Skriva ut anvisningarna För att skriva ut anvisningarna som ett dokument i Acrobat Reader behöver man ändra utskriftsinställningarna enlig bilden nedan. (Vissa bilder blir då förstorade och andra förminskade vid anpassningen till A4). För att skriva ut en enstaka sida i normal storlek får man ändra Sidskala till Normal och sedan välja pappersstorlek genom att klicka på Egenskaper.

39 Hämta formateringsknapparna Om formateringsknapparna saknas i ett dokument som är baserat på en mall eller om du vill knapparna som hjälp att formatera i ett annat Word-dokument kan du hämta knapparna från en mall. Gör så här: 1. Välj Verktyg/Makro/Makron på menyraden och klicka på knappen Mallhanteraren till höger i dialogrutan I fönstret Mallhanteraren välj fliken Verktygsfält (1.). Till vänster visas att det inte finns något verktygsfältet i dokumentet Hämta formateringsknapparna (2.). Och i dokumentet Normal.dot till höger finns inte heller något verktygsfält. Men om du klickar på knappen Stäng (3.) så ändras den till Öppna och då kan du hämta en malla som har fältet. 2

40 3. Klicka på Öpnna och navigera till F:XP/mallar med hjälp av dialogrutan. Dubbelklicka på mappen XPmallar, markera dokumentet Tjänsteutlåtande.dot och klicka på Öppna Se till att fliken Verktygsfält är vald. Markera Huddingemallar i det högra fältet och kopiera över det till det vänstra fältet. Klicka på stäng nere till höger. 4

41 5. Välj slutligen Visa/Verktygsfält/Huddingemallar från menyraden för att kunna använda formateringsknapparna i dokumentet. Du kan välja att ha fältet som en lös palett eller dra in det på menyraden. 5