ekontrakt 9. Dokument, mallar och rapporter Innehåll

Transkript

1 ekontrakt 9. Dokument, mallar och rapporter Innehåll Hur hanterar jag dokument i ekontrakt?... 1 Dokument... 2 Arbetsdokument... 2 Fastställd handling... 3 Skapa dokument utifrån mallar... 4 Vilka mallar finns?... 4 Var hittar jag mallarna?... 5 Hur lägger jag in t ex ett e-postmeddelande eller Word-dokument som handling på mitt ärende direkt från Office?... 7 Hur hanterar jag dokument i ekontrakt? Eftersom ekontrakt är en modul till universitetets diarieföringssystem DFS är det viktigt att även dokument som t ex kontraktet bifogas ärendet. Dokument kan sparas in i ärendet från olika källor: Skanner Hårddisk Via Office Add-in, t ex e-post från Outlook, Word-dokument, Excel-ark. Ärende i ekontrakt Dessutom kan du använda mallar i ekontrakt och spara dessa direkt i ärendet. Det är dessa du kan använda som rapporter (du kan även använda sökresultat i Avancerad sök som rapporter, se manual 10 Sök). ekontrakt

2 Alla dokument som sparas eller skapas i ärendet är inledningsvis arbetsdokument och måste diarieföras för att bli en fastställd handling. I detta startkort får du instruktioner om hur du går tillväga. Dokument Under fliken Dokument kan du lägga in dokument och skapa nya dokument utifrån ekontrakts mallar, t ex rekvisitioner. Dokumenten kan ha två olika status: Arbetsdokument Fastställda handlingar (när de diarieförts på ärendet) Det är viktigt att du lägger in kontraktet. Skanna in kontraktet i pdf-format och spara det på din egen dator eller på gemensam server så att du enkelt kan hitta det när du ska lägga in det enligt instruktionen nedan. Arbetsdokument För att lägga in ett dokument i ärendet gör du så här: Klicka på och leta upp filen du vill spara på ärendet i fältet Välj arbetsdokument via knappen Browse/Bläddra. Det går även bra att skriva in sökvägen direkt i fältet. ekontrakt

3 Fyll i ett namn i fältet Handlingsnamn som kommer att visas när arbetsdokumentet diarieförts. Handlingsnamn är ett kort beskrivande namn på innehållet i handlingen. Välj typ av handling i fältet Handlingstyp. Klicka på arbetsdokument. för att lägga till dokumentet på ärendet som ett Obs! För att dokumentet ska bli en handling måste du diarieföra det, se instruktionen för fastställd handling nedan. Ladda upp en ny version av ett arbetsdokument. Klicka på symbolen för Ladda upp ny version av dokumentet: Leta upp den nya versionen på din dator och spara: Öppna ett dokument och redigera Klicka på filnamnet och välj att spara dokumentet på din dator. Om du redigerar dokumentet måste du ladda upp en ny version av det på ditt ärende (se beskrivning ovan). Om du har Office add-in installerat så öppnas dokumentet när du klickar på det med detta program. Du behöver då inte spara det på din dator. När du sedan sparar så sparas dokumentet som en ny version i systemet. Som handläggare har du tillgång till alla versionerna i DFS. Detta gäller bara dig som har Office add-in installerat (du måste då köra Microsoft Office, har du Open Office finns det en speciell add-in). Kontakta servicedesk@lu.se om add-ins. Det finns även mer information på s 6ff i denna manual. Fastställd handling Om dokumentet är färdigt och inte ska ändras mer ska du diarieföra dokumentet så att det blir fastställt och därmed en handling. I DFS kommer det att synas att det finns en handling, men det går inte att öppna där. Klicka på symbolen för att Diarieföra dokumentet. ekontrakt

4 Klicka Ja på frågan. Dokumentet är nu inte längre något arbetsdokument, utan en fastställd handling. Skapa dokument utifrån mallar Mallarna i ekontrakt hämtar uppgifter från det aktuella ärendet som t ex kontraktsnummer och anslagsgivare. Vilka mallar finns? För tillfället finns följande mallar: Rekvisition, svensk (Word) En färdig brevmall som du kan skicka till anslagsgivaren när det är dags att rekvirera medel. Mallen hämtar data från ärendet, som t ex kontraktsnummer och projektledare. Det du behöver komplettera är belopp och anslagsgivarens adress, samt korrekta uppgifter i sidfoten. Rekvisition, engelsk (Word) Engelsk variant av rekvisition, se ovan. Underlag till utredningskonto, bidrag (Word) En mall som hämtar grunddata från ärendet och kan användas som underlag vid utbokning från utredningskontot, t ex om någon annan än du själv bokar ut och behöver få reda på diarienumret (obligatoriskt att ange vid utbokning). Du kan komplettera med kodsträng och ev. belopp (om det gäller en specifik inbetalning). Ärendekort (Word) En sammanfattning av ärendet. 1 Bild: Kenneth Ruona ekontrakt

5 Var hittar jag mallarna? Mallarna finns i samma formulär som du letar upp dina filer på datorn i. Klicka på och leta upp mallen du vill använda i fältet Mallar. Klicka på arbetsdokument. för att lägga till dokumentet på ärendet som ett Mallen hämtar information om ärendet och lägger in det i dokumentet. Du kan öppna dokumentet och göra egna redigeringar. Du måste t ex ändra sidfoten och beloppet. ekontrakt

6 Klicka på dokumentet för att öppna det. ekontrakt

7 Hur lägger jag in t ex ett e-postmeddelande eller Word-dokument som handling på mitt ärende direkt från Office? Via Office Add-in kan du spara arbetsdokument och handlingar direkt från de olika program som ingår i Microsoft Office, t ex Outlook, Word, Excel och PowerPoint. Office Add-in hittar du under fliken Tillägg. Finns det inte där kan du skicka en förfrågan till servicedesk@lu.se (om du ingår i EGA) och be dem lägga in det på din dator. I instruktionen nedan lär du dig hur du sparar ett e-postmeddelande från Outlook, men samma tillvägagångssätt använder du även när du vill spara t ex ett Word-dokument eller Excel-ark på ditt ärende. 1. Markera e-postmeddelandet i din inkorg genom att klicka på det. 2. Klicka på fliken W3D3. 3. Välj om du vill spara e-postmeddelandet som ett nytt arbetsdokument eller som en handling: 4. Fyll i sökvägen Logga in med din ekontraktsbehörighet (samma som i DFS): Om du markerar Kom ihåg inloggning så sparas inloggningsinformationen på din profil, då behöver du inte ange den varje gång du vill använda Office Add-in. ekontrakt

8 5. Fönstret Spara handling (/nytt arbetsdokument) i ärende i W3D3 öppnas: 6. Välj ekontrakt i fältet Ärendeserie. 7. Sök fram ditt ärende i fältet Ärendenummer (diarienumret). Det går bra att söka på en del av diarienumret. 8. Klicka på Sök. 9. Sökresultatet visas undertill i Ärenden : 10. Klicka på det aktuella ärendet bland Ärenden : 11. Klicka på <OK>. ekontrakt

9 12. Fönstret Spara till W3D3: KONTRAKT XXXX/XXX Titel öppnas om du från början valde Spara som handling. Valde du att spara som arbetsdokument så sparas dokumentet utan att du behöver fylla i nedanstående handlingsinformation. 13. Ange Handlingstyp. 14. Låt bockarna i rutorna Meddelandetext, Meddelandehuvud (om du behöver information om vilken server som skickat meddelandet eller skannern som skannat) och Bilagor stå kvar. 15. Klicka på <OK>. 16. Nu sparas ditt e-postmeddelande på ärendet. Du kan gå in i ekontrakt och hittar det under fliken Dokument. Eftersom vi i exemplet hade en bilaga finns det tre dokument till samma e-postmeddelande (ett vardera för Meddelandetext, Meddelandehuvud och Bilagor ): Samtliga manualer för ekontrakt hittar du på Ekonomiwebben: ekontrakt