Fo r att registrera ett nytt a rende och fa ut ett diarienummer ur W3D3 diariet.

Transkript

1 Sida 1 Fo r att registrera ett nytt a rende och fa ut ett diarienummer ur W3D3 diariet. Manualen bör skrivas ut i färg, eftersom flera instruktioner hänvisar till bilder och symboler och knappar. Börja med att logga in dig i W3D3 diariet. Information om behörighet och W3D3 Logg In finns i Medarbetarportalen, Registrator Klicka på fliken - Registrera på din vänstra sida på bildskärmen. Klicka på symbolen - Initiera ärende. Var noga med att kontrollera till vilken ärendeserie du vill ta ut ett nytt diarienummer.

2 Sida 2 Klicka på ikonen det vita arket Nytt ärende, för att få upp det s.k. ärendekortet. Ny meddelanderuta - Tryck OK, för att fortsätta. Ärendekort Beskriv vad ärendet handlar om, vem som är ansvarig handläggare, avdelning/institution samt diarieplansbeteckning. Ärendemening - beskriv vad ärendet handlar om.

3 Sida 3 Handläggare - Klicka på ordet Handläggare i ärendekortet. Förteckning över valbara handläggare kommer upp. Markera/bocka för i kryssruta nummer ett av de tre alternativen för vilken handläggare du väljer till ditt ärende. - Utse handläggare. Klicka på ikonen Koppla markerade handläggare till ärendet och stäng sedan fönstret. Saknas något handläggare i serien, kontakta registrator@uu.se för komplettering.

4 Sida 4 Avdelning - Klicka på rullisten och välja i listan avd./inst. Saknas någon avd./enhet/institution i serien, kontakta registrator@uu.se för komplettering. Diarieplansbeteckning Klicka på rullisten och välja i listan passande diarieplanbeteckning för ärendet.

5 Sida 5 Klicka på ikonen - Spara och då erhålls det nya diarienumret. JK-balans Ska även fyllas i för alla öppna inkomna ärenden till Uppsala universitet.. Kom ihåg! När ärendet ska avslutas, måste JK-balansrutan bockas ur.

6 Sida 6 Ad acta - Att avsluta och sta nga ett a rende Ad acta När ett ärende är avslutat och klart, ska det stängas. Bocka för rutan Ad acta i ärendekortet. Ärendet får automatiskt ett avslutandedatum och stängs.

7 Sida 7 Att makulera ett a rende/handling Makulera ärende Det går inte att ta radera bort ett diarienummer, för man kan inte bryta en diarienummerserie. Men då gör man på följande sätt, genom att ändra ärendemeningen till Ärendet felfört Makulerat och även ska alla handlingar tas bort i ärendet. Ärendet ska därefter läggas Ad acta. Att makulera handling Om man behöver ta bort handlingar som blivit felförda. Stå i ärendekortet, klicka på ikonen Papperskorg Makulera handling i den handlingsraden som man avser att ta bort och automatiskt raderas handlingen efter följdfrågan - Om man är säker på att makulera handlingen? och tryckt OK. Då ersätts texten i handlingsraden med --Makulerad--.

8 Sida 8 Att infoga en skrivelse/inskannat dokument Ny a tga rd/handling Du öppnar ditt ärende som du vill ladda in ditt dokument och stå i ärendekortet. Klicka på ikonen - Det s.k. vita arket Ny åtgärd/handling Nytt fönster öppnas: Handlingskortet Börja alltid med att ladda upp ditt dokument/skrivelse. Klicka på ikonen - Bifoga fil Om man missat att ladda upp ett dokument går det inte att bifoga dokumentet i efterhand.

9 Sida 9 Nytt fönster öppnas Bifoga fil Klicka på knappen Bläddra, för att ta fram till ditt dokument som du har sparat i din dator. Markera ditt dokument, därefter tryckt på knappen Ladda upp Dokumentet infogas nu till handlingskortet. Det infogade dokumentet hamnar nu längst ner på vänster sida i handlingskortet. Om du har fler dokument, t ex bilagor som tillhör samma handling, gör då om processen igen.

10 Sida 10 På handlingskortet ska följande fyllas i: Åtgärd/Handl: Skriv in vad handlingen/skrivelse innehåller. Riktning: Klicka på rullisten, välj på alternativen Inkommande, Utgående eller Internt. Datum: Justerbart datum, där skriver man samma datum som handlingen är upprättad. Handlingstyp: Valbart genom att klicka på rullisten, vilken typ av handling ditt dokument är. Namn: Avsändare/mottagare fylls alltid i. Saknas någon handlingstyp till serien, kontakta för komplettering.

11 Sida 11 När nu alla uppgifter är ifyllda och tryckt på ikonen - Spara Ny handling är upprättat med det infogade dokumentet.

12 Sida 12 So k efter a renden via a rendekort Klicka på fliken Sök på din vänstra sida på bildskärmen. Klicka på ikonen Sök Ny ruta - Sök via ärendekort i serie. Börja med att välj vilken serie du vill söka i, genom att klicka på rullisten och markera. Går även att söka i alla Uppsala universitets serie, genom att markera Alla som återfinns överst i rullistan.

13 Sida 13 På ärendekortet finns möjlighet att återsökta ärende med flera alternativ. Bara på ett ord eller att kombinera med att fylla i flera sökfält, dessutom göra begränsningar med före eller efter ett datum mm. Fyll i de ord eller del av ett ord och tryck på ikonen - Sök Längst ner i fönstret visas träffarna. Rensa alla sökbegrepp från formuläret genom att trycka ikonen ny nästa sökning. - Rensa alla parametrar innan Övriga funderingar över ärende- och dokumenthanteringssystemet W3D3 Kontakta registrator@uu.se