E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Transkript

1 <Beslutfattare> 1 (18) Arbetsinstruktion E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva i detalj hur e-signatur (beslut) i informationshanteringssystemet (Platina) ska administreras. Dokumenthistorik DATUM UTFÖRD AV KOMMENTAR VERSNR Första version PA Utökad instruktion efter PA2 kommentarer från användare Utökad instruktion efter PA3 kommentarer från användare Ändrat layout PA Birgitta Notsten Lagt till stycket Skicka PA5 bilagor till beslut Birgitta Notsten Ändrat bl.a. rubrik PA Ulrika Wiklund Uppdaterat

2 <Beslutfattare> 2 (18) Innehåll FÖRBEREDA ETT BESLUTSUNDERLAG FÖR E-SIGNERING...3 SKAPA DOKUMENTET...3 LÄGG TILL E-SIGNERINGEN TILL DOKUMENTET OCH SKICKA FÖR E-SIGNERING...6 SKICKA ÄRENDETS BILAGOR TILL DEN SOM SKA E-SIGNERA...11 EXPEDIERING AV BESLUTET...14 OM SIGNERAREN AVVISAR BESLUTET...15

3 <Beslutfattare> 3 (18) Förbereda ett beslutsunderlag för e-signering Som registrator eller handläggare kan du skapa ett beslutsdokument för e-signatur i ärenden där interna beslut ska fattas. Ett ärende (diarienummer) måste finnas, i annat fall begär du ett av registrator genom att skicka ett mail till registrator@ltu.se eller skapar ett ärende själv. Skapa dokumentet 1. Gå in i det diarienummer som beslutet gäller för. Skapa ett beslutsdokument i ärendets arbetsdokumentmapp Dubbelklicka på ärendet Ärendekortet visas Klicka på fliken information (1) 1

4 <Beslutfattare> 4 (18) Klicka på mappen Arbetsdokument (2) 2 Klicka på det vita arket där mallarna finns, ett nytt fönster öppnas Välj Dokumenttyp Beslut. 3. Välj Mall, och välj den beslutsmall du vill använda, utom den som heter beslutsunderlag som är till möteshanteringen. 5

5 <Beslutfattare> 5 (18) 4. Fyll i Rubrik, dvs. vad dokumentet sparas som 5. Kryssa i rutan "Checka ut dokument" 6. Klicka "OK" och dokumentet öppnar sig, "Checkas ut" 7. Redigera dokumentet Ärenderubriken ändras per automatik till det du sparade dokumentet som se punkt 4. Texten i ärenderubriken går att ändra om det behövs Ärendets handläggare, datum och dnr. fylls i per automatik Om du klistrar in text från ett annat dokument, högerklicka och välj det högra alternativet- Behåll endast text. Klistrar du in med Ctrl+V får du med formatteringar som inte ska vara i mallen. Skriv till vilka personer/ grupper som handlingen ska skickas till efter diarieföring. Under punkt 21 kan du läsa om hur du automatiskt kan expediera till personer inom LTU. Ska du expediera till e- postgrupper eller externa personer (ej LTU) efter beslut måste du skicka det manuellt när det är e- signerat, se rubrik Expediering av beslut.

6 <Beslutfattare> 6 (18) 8. Spara och stäng ned dokumentet 9. Checka in dokumentet Lägg till e-signeringen till dokumentet och skicka för e-signering 10. Dubbelklicka på dokumentet 11. Ett nytt fönster öppnas välj Egenskaper 12.Välj fliken "Signaturer". Klicka på knappen "Signerare" längst ned i vänster hörn

7 <Beslutfattare> 7 (18) 12. Välj "Typ" personer, fyll i namn (beslutsfattares namn)och tryck "Sök" 13. Dubbelklicka på personen eller klicka på "Lägg till" så namnet/namnen hamnar i Signerare-rutan, se nedan

8 <Beslutfattare> 8 (18) 14. Nedanstående dialogruta dyker upp, klicka OK 15. Nedanstående dialogruta dyker upp. Klicka på "Ok"

9 <Beslutfattare> 9 (18) 16. Välj fliken "Egenskaper" 17. Välj fliken "Starta e-signering"

10 <Beslutfattare> 10 (18) 20. Sök fram och välj de personer som du uppgett i dokumentet ska ha det expedierat till sig. Lägg till dem genom att dubbelklicka på namnet så de förs ner i rutan nedanför. Ska du expediera dokumentet manuellt till tex grupper eller externa användare måste du skicka det till dem via mail. Lägg då till dig själv så du får ett mail när dokumentet är e-signerat så du vet när du kan expediera beslutet Skriv ett meddelande i Meddelanderutan till de som ska ha beslutet för kännedom eller handläggning. Exempelvis För handläggning: Helena Karlsson, För kännedom: Doris Björnfot. 22. Ange vilken postlista, dvs vilken registrator (verksamhetsstöd eller institution) beslutet ska gå till för diarieföring efter e-signeringen. 23. Klicka på "Verkställ

11 <Beslutfattare> 11 (18) 24. OBS! när du verkställt hoppar du från fliken Starta e-signering och du måste klicka på fliken igen för att kunna starta e-signering 25. Klicka "Starta e-signering". Du ska då få nedanstående meddelande med Process startad, då vet du att det gått en signal till den som ska e-signera. Klicka OK på meddelandet. 26. Om det finns bilagor till ärendet som den som e-signerar behöver ta del av för att kunna ta sitt beslut behöver du även skicka dem, se nedan hur du gör.

12 <Beslutfattare> 12 (18) Skicka ärendets bilagor till den som ska e-signera Det finns i dagsläget ingen funktion i Platina där man kan skicka med ev. bilagor till dokument som ska e-signeras. Istället måste dessa bilagor skickas för sig både till den som ska e-signera och till registrator för diarieföringen. Det lättaste sättet att göra detta är att använda funktionen Skicka till i Platina. Då kommer bilagorna som uppgift på Mina uppgifter-sidan precis som själva e-signeringen gör. 1. Skicka själva dokumentet som ska e-signeras enligt instruktionerna ovan. 2. Ladda upp ev. bilagor i ärendets Arbetsdokumentmapp. Markera dokumentet och högerklicka. Välj Skicka till Sök fram den som ska ha bilagorna och klicka på Lägg till så den hamnar i rutan Tillagda medlemmar. 4. Skriv meddelande i rutan Meddelande.

13 <Beslutfattare> 13 (18) 5. Klicka i rutan Skicka mail om du vill att personen förutom en uppgift på Mina uppgifter-sidan även ska få ett mail om att den har en ny uppgift. Så här kan det se ut på sidan Mina uppgifter i Platina light för en som ska e-signera och som även fått bilagor skickade till sig. Eftersom rutan Skicka mail var iklickat får de även e-post om detta. Den som ska e-signera kan nu läsa bilagorna och sedan e-signera. När e-signeringen görs går själva dokumentet som e-signerats med automatik för diarieföring. Det gör ju dock inte bilagorna. Dessa måste du själv skicka för diarieföring. 6. Gå till Arbetsdokumentmappen där bilagorna ligger. Markera det aktuella dokumentet och högerklicka. Välj Diarieför. Har du inte behörighet att diarieföra får du denna

14 <Beslutfattare> 14 (18) ruta. Klicka på OK Välj vilken Postlista (dvs registrator för institution eller verksamhetsstöd) du vill skicka till för diarieföring. Med automatik fylls det i vem som skickar och vilket ärende det rör. Här kan man även skriva ett meddelande till registrator. Har du rättigheter att diarieföra kan du vänta tills det e-signerade dokumentet är diariefört och sedan diarieföra bilagorna som bilagor till det beslutet. Expediering av beslutet När beslutsfattaren e-signerar går dokumentet automatiskt till vald postlistas registreringsvy och registrator diarieför det.

15 <Beslutfattare> 15 (18) När dokumentet är diariefört går det per automatik till de personer som du lagt till att de ska ha det för handläggning eller kännedom (under punkt 21). De får ett mail och en uppgift i uppgiftsvyn i Platina. Ska du själv expediera beslutet manuellt till t. ex en grupp eller till en extern användare kan du göra det genom att högerklicka på dokumentet och välja Skicka som E-post. Då öppnas ett mail i Outlook där dokumentet kommer in som en bilaga. Om signeraren avvisar beslutet När beslutsfattaren avvisar en uppgift får skaparen av beslutsdokumentet en uppgift med uppmaning att justera förutsättningar, ex. att ändra i dokumentet eller byta signerare. 1. Klicka på länken i e-posten så kommer du till uppgiften i Uppgiftsvyn i Platina 2. Dubbelklicka på uppgiftsraden och välj vad du vill göra. Checka ut om du ska ändra i dokumentet, eller Egenskaper om du ska byta signerare

16 <Beslutfattare> 16 (18) 3. Byte av signerare, välj fliken Signaturer 4. Klicka på knappen Signerare

17 <Beslutfattare> 17 (18) 5. Byt signerare genom att markera personen och klicka på knappen Ta bort 6. Lägg till ny signerare enligt punkt ovan. 7. Klicka OK 8. Stäng dokumentkortet

18 <Beslutfattare> 18 (18) 9. Gå tillbaka till uppgiftsvyn genom att klicka på huset 10. Klicka OK på uppgiftsraden. Dokumentet skickas då på nytt för e-signering. Dvs det är klicket på OK knappen som startar processen igen