Administration av kommunala behörigheter inom RÖ

Transkript

1 Administration av kommunala behörigheter inom RÖ Instruktion för Behörighetsadministratörer

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Grunder Logga in Gränssnittet Tilldela (och ta bort) uppdrag Beställa (och avbeställa) Link-behörighet Ange yrkesroll Link-behörigheter Felsökning Hittar inte personen Hittar inte uppdraget... 9 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare Första versionen Johan Zenk Uppdaterad med erfarenheter från piloten Johan Zenk Omskriven inför Link Johan Zenk

3 1. Inledning En förutsättning för att en användare inom en kommun ska kunna arbeta i regionens miljö är att användaren har blivit tilldelad minst ett uppdrag. Den som ser till att detta görs är Behörighetsadministratören. Alla behörigheter utgår från vårdenheten och för varje vårdenhet finns en verksamhetschef. Det är verksamhetschefen som beslutar om och är ansvarig för behörighetstilldelning och uppföljning! Som behörighetsadministratör ska du endast agera på verksamhetschefens uppdrag. Inga behörigheter ska tilldelas som inte verksamhetschefen beslutat. Verksamhetschefen kan delegera vissa beslut till dig men om så sker ska det vara tydligt vad delegationen innebär och på vilka grunder du ska fatta beslut. Verksamhetschefen ska löpande revidera vilka behörigheter som varje medarbetare har och det ska vara klart när och hur detta ska ske. Verksamhetschefen utser Behörighetsadministratörer genom Huvudadministratören. Genom Huvudadministratören beställer också verksamhetschefen vilka uppdrag som ska finnas för vårdenheten. 2. Grunder 1.1 Logga in Administrationsverktyget nås på För att kunna logga in måste du ha ditt SITHS-kort i kortläsaren. Om du inte redan gjort det så blir du uppmanad att ange din pin-kod och kommer sedan att loggas in. Ta för vana att stänga webbläsaren när du har arbetat klart. 1.2 Gränssnittet När du loggat in ser du nedanstående. Under det gula fältet uppe till höger (där den inloggade användarens namn står) kan man logga ut Där det är gulmarkerat mitt i bilden står de organisationsgrenar man är administratör för. Klicka där för att hoppa direkt till dem. I trädet till vänster visar symbolen tempel med grönt plus att det här är en vårdgivare (d.v.s. en egen juridisk person med ett eget ansvar för all vård). Alla kommuner är (förstås) det och om man har privata vårdgivare så kommer de också att visas så (förutsatt att de är korrekt angivna i nationella HSA). För att öppna eller stänga nästa nivå klicka på pilen framför symbolen. (Klickar man på namnet så öppnas också nästa nivå och dessutom visas den information som finns om den enheten. Men det går inte att stänga genom att klicka på namnet.) Genom att öppna enhet efter enhet så kan man komma fram till den person eller det uppdrag som man ska arbeta med. 3 (9)

4 Ett annat sätt att hitta det uppdrag eller person som man söker är att högerklicka på t.ex. kommunen, välj Slå upp, skriv in (del av) namnet på uppdraget eller personen (du behöver inte göra mer än skriva, efter ett tag kommer resultatet). Klicka på rätt rad i resultatlistan så kommer du till rätt ställe. I exemplet nedan har man som du ser sökt på ordet vård. Som resultat kommer ett uppdrag (röd väska) och två personer. Varför kom de med? Jo, för att de har titeln Vårdbiträde. 4 (9)

5 Genom att högerklicka på användaren och välja Visa detaljer så kan se uppgifter om användaren. Under rubriken Användaruppgifter (om stycket är hopfällt öppnas det genom att klicka på pilen) kan man hitta det användarnamn personen har i regionens system (det som regionens helpdesk ibland kallar HSA-id). Under rubriken Medlemskap kan man se vilka uppdrag personen har blivit tilldelad. 3. Tilldela (och ta bort) uppdrag När man vecklar ut organisationen (klickar på pilarna i ett eller flera steg) så hittar man tillslut ett (eller flera) hus med ett grönt kryss på, det är en vårdenhet. Under vårdenheten så finns de uppdrag som är beställda, uppdragen är röda väskor. För att tilldela en användare ett uppdrag högerklicka på väskan, välj Redigera och sedan Uppdragets medlemmar 5 (9)

6 När man gjort det ser man nedanstående bild till höger. I det här fallet finns en medlem. För att lägga till en ny skriver ni namn, HSA-id eller titel i sökfältet. Nedan har man sökt på efternamn och (del av) titel. Man har dessutom ändrat sökområdet. Sökområdet är alltid initialt inställt på den enhet där uppdraget finns. Det innebär att sökningen sker därifrån och nedåt. Genom att ändra kan man söka t.ex. i hela kommunen eller, som i exemplet, i hela Östergötlands län så att, trots att man arbetar med ett uppdrag i Valdemarsviks kommun, kan man lägga till en användare som arbetar i Norrköpings kommun. När man hittat rätt person markerar man rutan framför personen (inringat med svart) och trycker på Spara (inringat med blått). Klart. För att ta bort en koppling till ett uppdrag avmarkerar man rutan och trycker på Spara. 4. Beställa (och avbeställa) Link-behörighet Utöver tilldelning av uppdrag krävs en individuell beställning av de behörigheter och egenskaper som användaren ska tilldelas i (Cosmic-)Link. Börja med att söka fram användaren och välja genom högerklick menyn Redigera -> Beställ behörighet 6 (9)

7 1.3 Ange yrkesroll Börja med att ange yrkesroll, detta krävs för vissa sorteringsfunktioner i Cosmic Link. Tilldelade uppdrag syns nederst under rubriken Uppdrag. 1.4 Link-behörigheter De behörigheter som den enskilde användaren behöver utifrån sin roll ska bockas för. Antingen utgår man från mallar som finns framtagna, eller så kan man utifrån hjälptexterna bedöma vilka behörigheter som bör beställas. Genom att klicka på ledtexten till vänster (nedan är Vårddokumentation markerad) aktiveras hjälptexten för det området. Om användarens blankett är tom kan man ta hjälp av de rollbaserade mallarna. Genom att välja en specifik mall och sedan klicka på knappen Välj så kommer rekommenderade kryssrutor att fyllas i, men man kan lägga till eller ta bort behörigheter manuellt. OBS! Vi avråder att använda rollbaserad mall om användaren redan har beställda behörigheter eftersom det kan innebära att vissa tidigare valda behörighet blir avbeställda om de inte ingår i mallen. 7 (9)

8 När man är nöjd med valda kryssrutor avslutar man genom att klicka på knappen Beställ högst upp på sidan. Detta gör att beställningen placeras i kö för Beställningsstöd på regionen och åtgärdas senast till nästa morgon. Man kan följa status för beställningen under fliken Historik först då status för beställningarna är utfärdat har användaren blivit tilldelad behörigheterna. 5. Felsökning 1.5 Hittar inte personen Om du inte hittar den person du vill administrera beror det troligen på a) Du letar på fel ställe (eller söker med för begränsat sökområde). Enklast är att du högerklickar på kommunnamnet och väljer Slå upp och letar på det sättet 8 (9)

9 b) Personen är inte upplagd i nationella HSA. Kontrollera i nationella HSA att personen verkligen finns där. Om inte be din HSA-administratör lägga upp personen. Om du kontrollerat båda ovanstående och personen fortfarande saknas kontakta Huvudadministratören som kan felanmäla till regionen. 1.6 Hittar inte uppdraget Om du inte hittar det uppdrag du vill administrera beror det troligen på a) Du letar på fel ställe (eller söker med för begränsat sökområde). Enklast är att du högerklickar på kommunnamnet och väljer Slå upp och letar på det sättet b) Uppdraget är inte beställt av din Huvudadministratör. Kontrollera med Huvudadministratören vilka uppdrag som ska finnas. Om du kontrollerat båda ovanstående och uppdraget fortfarande saknas kontaktar Huvudadministratören regionen. 9 (9)