Användarmanual för Administratör. Rollbeskrivning och stödjande instruktion.

Transkript

1 1 (7) Användarmanual för Administratör Rollbeskrivning och stödjande instruktion. E-tjänst för kommuner Senast uppdaterad:

2 Innehåll 1. Inledande information 3 2. Rollen som administratör Förväntningar och åtaganden Funktioner Behörighetsadministration Behörighetsadm Organisationsadministration Organisationsadm 6 2 (7)

3 3 (7) 1. Inledande information E-tjänsten riktar sig till kommuner. Migrationsverket tillhandahåller genom e-tjänsten en överblick över antalet ensamkommande barn och unga utan vårdnadshavare i kommunen. För att kunna börja använda e-tjänsten har din kommun tecknat ett avtal med Migrationsverket som ger administratörsbehörighet till e-tjänsten. Varje kommun har minst en administratör. 2. Rollen som administratör I e-tjänsten finns två alternativa behörigheter administratör eller användare. När din kommun har skrivit avtal med Migrationsverket får kommunen inloggningsmöjlighet till e-tjänsten. Din kommun anger vem/vilka inom kommunen som ska vara administratör och därefter ger Migrationsverket behörighet till administratören. Därefter är det du som administratör som ger behörighet till användarna i kommunen. Rollen som administratör innebär visst ansvar. Det går inte att kombinera rollen som Administratör och Användare i e-tjänsten. Som administratör har du inte tillgång till de funktioner som användare har. Administratören har enbart tillgång till funktioner för att kunna lägga upp nya- och hantera befintliga användare. 2.1 Förväntningar och åtaganden Som administratör förväntas du hantera befintliga och skapa nya användare. Administratören förväntas dessutom informera om att användarmanualen för användare finns som stöd för att använda e-tjänsten. Om du eller användarna inte hittar svaren på era frågor i manualerna kan ni ta kontakt med Migrationsverket. Kontaktuppgifter finns där du loggar in i e-tjänsten från Migrationsverkets webbplats. Användarmanualerna är levande dokument, vilket innebär att de kommer att uppdateras av Migrationsverket vid behov. Om ni i er kommun upptäcker eventuella fel eller har ytterligare förslag på vad som bör ingå i manualerna, ta gärna kontakt med Migrationsverket. Sammanfattning av administratörens åtaganden: Hantera nya och befintliga användare Vara tillgänglig för eventuella frågor rörande användningen av e-tjänsten från din kommun

4 4 (7) 2.2 Funktioner I följande avsnitt tittar vi på den funktionalitet som finns i e-tjänsten som är anpassad för dig som administratör. Funktionerna beskrivs i text och bild. Den data som finns i bilderna är testdata, vilket innebär att informationen inte är verklig utan påhittad Logga in - Startsida Som administratör/användare loggar du in i e-tjänsten genom legitimering med SITHS-kort. När du loggat in i tjänsten kommer du till startsidan, som innehåller övergripande information om e-tjänsten. Högst upp till höger finns information på vem som är inloggad, samt en knapp för att logga ut ur e-tjänsten. Figur 1. Startsida E-tjänsten innehåller ett fliksystem, som gör att du enkelt kan navigera mellan funktionerna. När du är inloggad som Administratör ser du flikarna Startsida, Behörighetsadm och Organisationsadm. Vi kommer i följande steg gå igenom Behörighetsadmn och Organisationsadm Behörighetsadministration Behörighetsadm Under fliken Behörighetsadm kan du som Administratör hantera behörigheter för din kommuns användare av e-tjänsten.

5 5 (7) Figur 2. Behörighetsadministration. Välj din organisation eller sök fram tilldelade behörigheter Du förväntas välja organisation. När du valt din organisation i rullistan kommer en lista på tilldelade behörigheter genereras. Du kan även söka fram tilldelade behörigheter genom att ange förnamn, efternamn eller HSA- ID i sökrutan och klicka på Utför. I listan på befintliga användare kan du genom att markera användaren, välja att ändra uppgifter och behörighet, samt ta bort användaren om det är aktuellt. För att ändra en användare markerar du användaren genom att bocka för checkboxen, och därefter klickar på knappen Ändra. Om du vill ta bort en användare, bocka i checkboxrutan och klicka på Ta bort. Figur 3. Ändra - eller ta bort en befintlig användare Du kan enkelt tilldela behörighet till en ny användare genom att klicka på knappen Ny under fliken Behörighetsadm. En inmatningsruta kommer dyka upp på skärmen där du förväntas fylla i förnamn, efternamn, HSA-ID och enhet.

6 6 (7) Figur 4. Lägg till ny användare Organisationsadministration Organisationsadm Som administratör kan du administrera enheter i din organisation under fliken Organisationsadm. Genom att välja organisation i rullistan genereras en lista på de enheter som ingår i din organisation. Här kan du ändra, radera samt lägga till nya enheter. Figur 5. Administration av enheter i din organisation För att ändra en befintlig enhet markerar du den enhet du vill ändra genom att bocka i checkboxen. Raden för enheten du valt blir då rosa. Klicka därefter på Ändra. Om du vill ta bort enheten, markera den och klicka på Radera.

7 7 (7) Figur 6. Ändra eller radera enhet. För att lägga till en ny enhet, välj organisation i rullistan, och klicka därefter på knappen Ny. Figur 7. Lägg till ny enhet