Manual för ParaDifo Vårdgivare/Utförare inom Individ och Familjeomsorg

Transkript

1 Manual för ParaDifo Vårdgivare/Utförare inom Individ och Familjeomsorg Vuxen, Insats Chefsspecifika uppgifter stockholm.se

2 Titel: Manual för ParaDifo Vårdgivare/Utförare inom Individ och Familjeomsorg Vuxen, Insats Oktober, 2014 Publikationsnummer: Dnr: ISBN: Utgivningsdatum: Utgivare: Kontaktperson: Maria Saario Produktion: Distributör: Omslagsfoto: Konsult: Linda Walden P 0.3

3 3 (37) Sammanfattning Detta dokument är en manual för vårdgivare som tar emot uppdrag från Stockholm stad. Manualen beskriver steg för steg hur man använder sig av ParaDifo för dig med chefsspecifika arbetsuppgifter. Termer Begrepp ParaDifo Förklaring Applikation för vårdgivare/utförare som jobbar med Stockholm stad inom Individ och Familjeomsorg.

4 4 (37) Innehåll Sammanfattning 3 Termer 3 ParaDifo Vuxen - allmänt 5 Hur du kommer in på och kan börja använda ParaDifo 6 Inloggning 7 Utloggning 8 ParaDifo - för dig som är chef 9 Startsidan 9 Mina klienter 11 Uppdrag 19 Behörighetsadministration 26

5 5 (37) ParaDifo Vuxen - allmänt ParaDifo är en så kallad webbaserad applikation. Med webbaserad applikation menas att man kommer åt ett program från din dator via internet. Åtkomsten av programmet sker på din dator med hjälp av ett program som du normalt använder för att surfa på nätet för att nå och läsa hemsidor. När du normalt surfar på nätet öppnar du t ex ett program som heter Internet Explorer och skriver in en adress till en hemsida du vill läsa eller använda och trycker Enter på din dator. Därefter dyker hemsidan upp i fönstret och du kan läsa och klicka dig vidare till de du är intresserad av. ParaDifo fungerar på samma sätt, skillnaden med ParaDifo är dock att det krävs att man identifierar sig på ett säkert sätt så att inte vem som helst kommer åt informationen som finns i ParaDifo. Programmet du använder för surfning på nätet (en så kallad Webbrowser) och som rekommenderas för att komma åt hemsidan för ParaDifo är Internet Explorer eller Chrome. E-legitimation För att identifiera dig säkert måste du ha en e-legitimation. En e-legitimation är en elektronisk motsvarighet till en vanlig legitimation till exempel ett ID-kort. Innehavaren använder e-legitimationen för att legitimera sig och att skriva under. Den elektroniska underskriften har samma juridiska innebörd som en underskrift gjord på papper. Legitimationen kan vara i form av en datafil på en hårddisk eller lagras på ett elektroniskt kort. Den ges ut av en så kallad betrodd tredjepart, en utfärdare. Det kan till exempel vara en bank. Med e-legitimationen legitimerar du dig och du får tillgång till ParaDifo. En e-legitimation är lika personlig som ett körkort eller ett vanligt ID-kort. Om ni är flera som använder ParaDifo på er enhet behöver ni ha var sin e-legitimation. Inloggningsalternativen som finns är: Certifikat (på fil eller kort), eller Stockholms stads tjänstekort BankID (på fil eller kort) Mobilt BankID (På smartphone eller läsplatta) Om du behöver läsa mer om e-legitimation finns information på hemsidan:

6 6 (37) Hur du kommer in på och kan börja använda ParaDifo För att du ska kunna använda ParaDifo behöver du gå till en hemsida. Öppna därför ett program som du normalt använder för att surfa på internet för att nå och läsa hemsidor. Vi rekommenderar Internet Explorer eller Chrome (I exemplet nedan används Internet Explorer). Skriv in adressen: överst som pilen visar. Efter att du skrivit in adressen kommer du till en inloggningssida, en så kallad ID-portal. Denna inloggningssida är till för att säkerställa att du får logga in i ParaDifo. Detta är ett delsteg som måste lyckas för att du ska kunna komma vidare och börja jobba med ParaDifo. Klicka nu på det alternativ som du kan identifiera dig på med hjälp av en e-legitimation som nämnts ovan och följ instruktionerna på ID-portalen.

7 7 (37) Inloggning När identifieringen är klar loggas du automatiskt in i ParaDifo. Om du arbetar på olika vårdgivare eller har flera behörigheter på samma vårdgivare (som på bilden nedan) kommer dessa att presenteras i en lista. Välj vilken vårdgivare och/eller behörighet du vill logga in på och klicka på knappen Välj. Om du bara jobbar hos en vårdgivare eller enbart har en behörighet kommer du aldrig till delsteget ovan. Nu kommer du in på ParaDifo:s startsida och kan börja jobba i programmet.

8 8 (37) Utloggning När du ska logga ut från ParaDifo genom att trycka på Logga ut, symbolen för att logga ut syns på samtliga sidor. När du loggat ur visas bilden nedan. För att komma åt ParaDifo igen får du gå in via ID-portalen, se avsnitt Hur du kommer in på och kan börja använda ParaDifo ovan.

9 9 (37) ParaDifo - för dig som är chef I ParaDifo kan man ha två olika behörigheter, Behandlare och/eller Verksamhetsansvarig. Denna behörighet reglerar hur mycket man får se och får göra i ParaDifo. Allt en Behandlare får göra får även en Verksamhetsansvarig göra men inte tvärt om. En Verksamhetsansvarig har några fler funktioner och ansvarsområden i ParaDifo. Det som tillkommer för en Verksamhetsansvarig är att denne är ansvarig för att fördela uppdrag mellan Behandlare och/eller Verksamhetsansvariga på den aktuella vårdgivarenheten där uppdraget hamnat. Denna fördelning av uppdrag beskrivs nedan under rubrik Ansvarig personal. En annan uppgift som en Verksamhetsansvarig ansvarar för är att lägga upp användare på vårdgivarenheten så att de får åtkomst till ParaDifo på den aktuella vårdgivarenheten. Hur man lägger upp nya användare kommer att beskrivas i nedan avsnitt Behörighetsadministration. Startsidan När du loggat in i ParaDifo hamnar du på en startsida. Dessa rubriker syns på startsidan: Meddelanden Här visas eventuella meddelanden som är riktade till den roll du är inloggad med. Nya uppdrag Här visas de nya uppdrag som kommit in till din vårdgivar-/utförarenhet. Klickar du på en rad här kommer du till en sida med information om klienten (se beskrivning nedan).

10 10 (37) Uppdragen under rubrik Nya uppdrag försvinner från den listan när någon tittat på Uppdragets innehåll. Du med rollen Verksamhetsansvarig kommer se alla nya uppdrag för samtliga klienter som kommit in till din vårdgivar-/utförarenhet. För att komma tillbaka till denna sida klickar du på menyval Start.

11 11 (37) Mina klienter Om du klickar på Mina Klienter i översta menyn och det finns fler än en klient på din enhet, ser du nu en lista med klienterna. Listan visar: Namn: Personnummer: Uppdrag: Start uppdrag: Slut uppdrag: Ansvarig personal: Genomförandeplan: Klientens förnamn och efternamn Klientens personnummer Namnet på insatsen för uppdraget Uppdragets startdatum Uppdragets slutdatum Visar tilldelad personal för klienten Visar befintliga genomförandeplaner samt deras status. Finns det ingen symbol har ingen genomförandeplan skapats. Grå symbol ( ) visar att det finns en genomförandeplan som är i status Under bearbetning (det kan bara finnas en genomförandeplan som ligger Under bearbetning för ett uppdrag) Grön symbol ( ) visar att det finns en genomförandeplan som är i status Godkänd (det kan bara finnas en genomförandeplan som är Godkänd för ett uppdrag) Genomförandeplaner med andra status syns inte i denna lista, som mer är en överblick.

12 12 (37) Skriv ut ( ) Skriver ut listan på klienter. Om listan filtrerats så är det den filtrerade listan som skrivs ut. Du med rollen Verksamhetsansvarig kan se samtliga klienter som kommit in till vårdgivar- /utförarenheten. Du kan filtrera listan för att se vilka klienter en specifik person i personalen jobbar med. Det gör du genom att välja ett namn i listan för Ansvarig personal. Om Samtliga väljs kommer alla klienter som finns på din vårdgivar-/utförarenhet att visas i listan. Åtkomst av klientinformation När du klickar på en rad i klientlistan under Mina klienter kommer du till en sida som visar information om klienten och dennes uppdrag.

13 Det går att komma till information om klienten och dennes uppdrag genom att klicka på en rad i listan med Nya uppdrag på Startsidan. Klienter ligger kvar under Nya uppdrag tills någon tittat på Uppdragets innehåll. Därefter går det bara att komma åt klienterna via Mina klienter. 13 (37)

14 14 (37) Översikt klientinformation Sidan visar basinformation om en klient. Informationen som visas är: Personuppgifter: Här visas de personuppgifter som är registrerade hos beställaren. Uppgifterna uppdateras om ett nytt uppdrag skickas för samma klient. Övrig information:

15 15 (37) Ansvarig handläggare: Stadsdelsförvaltning: Telefon handläggare: Externa kontakter: Ansvarig personal: Övrigt: Den person hos beställaren som är ansvarig för utredningen. Den förvaltning inom Stockholm stad som uppdraget kommit ifrån. Den ansvariga handläggarens telefonnummer. Kontakter till klienten som beställaren velat dela med vårdgivar- /utförarenhet. Om det finns många kontakter kan du klicka på knappen Visa fler för att få upp en lista med alla kontakter (se bilder nedan). Här kan du som Verksamhetsansvarig tilldela personal som ska kunna se information om klienten (se bilder nedan). Fritextfält för information som ska delas med annan personal som jobbar med klienten (se bilder nedan). 1 Externa kontakter Visa fler: Om en klient har fler än två externa kontakter blir knappen Visa fler tillgänglig. Klickar du på knappen visas en lista med alla externa kontakter: 2 Ansvarig personal

16 16 (37) Du som har rollen Verksamhetsansvarig kan tilldela personal till en klient. Endast Verksamhetsansvariga och tilldelad Ansvarig personal kan se information om en klient och dennes dokument. Ansvarig personal tilldelas en klient så att alla som är ansvariga för klienten kan se alla klientens uppdrag på din vårdgivar-/utförarenhet. Ändra: Här får du upp en lista med samtlig personal på enheten. Här kan du som är Verksamhetsansvarig markera de personer som ska jobba med klienten. Klickar du i detta läge på Spara så sparas de valda personerna som Ansvarig personal för klienten. Visa fler: Har du valt fler än två personer tänds knappen Visa fler. Klickar du på den visas en lista med Ansvarig personal.

17 17 (37) 3 Övrigt Ändra: Skriv in information som ska visas under rubriken Övrigt. Spara: Avbryt: Sparar informationen du skrivit. Avbryter ändringen, inget sparas. 4 Insats/Uppdragsinformation Här visas länkar till information som finns eller kan skapas för klienten. Mer utförlig information kring dessa delar kommer i kapitlen som följer.

18 18 (37) Sekretess på personuppgifter Om en klient har en sekretessmarkering kommer information om adress inte finnas med. På klientsidan kommer klienten märkas upp som sekretessmarkerad på följande sätt:

19 19 (37) Uppdrag Uppdraget är den beställning som skickats till vårdgivar-/utförarenheten av beställaren med information om vad som ska utföras för en klient. Uppdraget når du via länken Uppdrag från klient-, uppdrags-, genomförandeplans-, uppföljningsoch journalanteckningssidan. Om det bara finns ett uppdrag för klienten kommer du direkt till en sida där uppdraget visas. Finns det fler uppdrag kommer du till en lista där du kan välja det uppdrag som ska visas. Status på uppdraget: Skickad: Mottagen: Ett uppdrag har skickats till din vårdgivar-/utförarenhet men har inte ännu lästs av någon på enheten. Ett uppdrag har skickats till din vårdgivar-/utförarenhet och har lästs av någon på enheten.

20 20 (37) Arkiverad: Uppdrag som inte har status Skickad eller Mottagen får status Arkiverad. Det är gamla uppdrag som kommit till vårdgivar-/utförarenheten för klienten men som av någon anledning makulerats eller bytts ut mot ett nytt uppdrag. Det är uppdraget med status Skickad eller Mottagen som är det aktuella uppdraget! (Status Skickad och Mottagen kan inte finnas samtidigt på olika uppdrag).

21 21 (37) När du har valt uppdrag visas detta som ett PDF-dokument. För att skriva ut uppdraget klickar du på ikonen för skrivaren ( ). Om insatsen förlängs eller ändringar görs så kan beställaren skicka ett nytt uppdrag, det gamla uppdraget kommer då få status Arkiverad. Det nya uppdraget kommer dyka upp på startsidan och i listan för uppdrag. Finns det en genomförandeplan och/eller uppföljning som tillhör det gamla uppdraget och ligger i status Under bearbetning kan du ändå fortsätta jobba med dem, men för att få in den nya informationen från det nya uppdraget måste en ny genomförandeplan skapas (se kapitlet om genomförandeplan för regler kring detta). Avrop och Individuellt avtal Efter att beställaren skickat ett uppdrag ska beställaren skicka ett avrop (om det finns ett tecknat ramavtal mellan vårdgivaren och Stockholm stad) eller ett individuellt avtal mellan vårdgivaren och Stockholm stad. Avrop Om det finns ett avrop för uppdraget hittas detta under länken Avrop för insatsen. För att läsa avropet klickar du på denna länk.

22 22 (37) Det kan finnas flera versioner av avrop för uppdraget. Här får välja vilken version du vill titta på. Status på avropet: Skickad: Mottagen: Arkiverad: Ett avrop har skickats till din vårdgivar-/utförarenhet men har inte ännu lästs av någon på enheten. Ett avrop har skickats till din vårdgivar-/utförarenhet och har lästs av någon på enheten. Ett avrop som inte har status Skickad eller Mottagen får status Arkiverad. Det är gamla avrop som kommit till vårdgivar-/utförarenheten för klienten men som av någon anledning makulerats eller bytts ut mot ett nytt avrop. Det är avrop med status Skickad eller Mottagen som är det aktuella avtalet! (Status Skickad och Mottagen kan inte finnas samtidigt på olika avrop).

23 Avropet visas i sin helhet. Det kan nu skrivas ut för underskrift genom att klicka på. 23 (37)

24 24 (37) Individuellt avtal Om det finns ett individuellt avtal (då ramavtal mellan vårdgivare och Stockholm stad saknas) för uppdraget hittas detta under länken Individuellt avtal för insatsen. För att läsa avtalet klickar du på denna länk Det kan finnas flera versioner av avrop för uppdraget. Här får välja vilken version du vill titta på. Status på individuellt avtal: Skickad: Mottagen: Arkiverad: Ett individuellt avtal har skickats till din vårdgivar-/utförarenhet men har inte ännu lästs av någon på enheten. Ett individuellt avtal har skickats till din vårdgivar-/utförarenhet och har lästs av någon på enheten. Ett individuellt avtal som inte har status Skickad eller Mottagen får status Arkiverad. Det är gamla individuella avtal som kommit till vårdgivar-/utförarenheten för klienten men som av någon anledning makulerats eller bytts ut mot ett nytt individuellt avtal. Det är individuellt avtal med status Skickad eller Mottagen som är det aktuella avtalet! (Status Skickad och Mottagen kan inte finnas samtidigt på olika avrop).

25 Individuellt avtal kan nu skrivas ut för underskrift genom att klicka på. 25 (37)

26 26 (37) Behörighetsadministration Tidigare i detta dokument, avsnitt Hur du kommer in på och kan börja använda ParaDifo, beskrevs hur man loggar in och identifierar sig för att kunna använda ParaDifo. För att inloggning alls ska vara möjlig måste användaren som vill logga in ha behörighet att komma in i ParaDifo. Denna behörighet måste läggas upp i ParaDifo av en Verksamhetsansvarig för varje användare på vårdgivarenheten. Varje vårdgivarenhet måste därför ha minst en Verksamhetsansvarig som kan lägga upp användare. Inloggningen och identifieringen är personlig i ParaDifo, därför måste alla nya användare läggas upp med uppgifter om personnummer och vilken typ av behörighet som denna nya användare ska ha. Som nämnts tidigare kan man ha två typer av behörighet: Behandlare, Verksamhetsansvarig eller båda. Alla användare med behörigheten Verksamhetsansvarig kan lägga till nya användare. Dessa användare får upp ett extra fält i ParaDifo med texten Behörigheter som man kan klicka på.

27 27 (37) Listning av redan upplagda användare När man klickat på Behörigheter hamnar man på en sida som listar alla användare som redan är upplagda på den vårdgivare där man har behörighet Verksamhetsansvarig och som man loggat in på. I exemplet ovan är Harald Utförare inloggad som Verksamhetsansvarig på Vårdgivarenhet Borensgården. Harald Utförare har två roller, både Verksamhetsansvarig och Behandlare. Övriga användare på Borensgården har bara fått en roll. Lägg till ny användare: Ändra: Ta bort: Öppnar ny sida för inmatning av personuppgifter och behörighet för en helt ny användare på vårdgivarenheten. Öppnar en annan sida för inmatning av ändrade personuppgifter och/eller ändrad behörighet för redan upplagd användare. Tar bort användaren och de behörigheter den tilldelats på den vårdgivare där den Verksamhetsansvariga är inloggad. Som Verksamhetsansvarig får man inte ta bort sin egen användare eller ändra sin egen behörighet. Ta bort är därför inaktiv på raden för ens egna användare.

28 28 (37) 1 Lägg till ny användare För att lägga till en helt ny användare klickar man på: Lägg till ny användare För att kunna skapa en ny användare måste man fylla i personens personnummer samt vilken behörighet användaren ska ha. Användaren kan få behörighet Verksamhetsansvarig, Behandlare eller båda.

29 29 (37) Eftersom personnummer och behörighet är obligatoriska fält är dessa markerade med en stjärna. Knappen Nästa kommer inte att vara klickbar förrän minst en ruta för val av behörighet gjorts. I exemplet ovan har Harald Utförare angett den nya användares personnummer och valt att ge användaren behörighet Behandlare. Nästa-knappen är nu klickbar för att kunna gå vidare till nästa steg. Om personnumret är felaktigt ifyllt eller inte ifyllt alls kommer ett felmeddelande att visas.

30 30 (37) För att slutföra skapandet av den nya användaren måste namnuppgifter fyllas i. Förnamn och efternamn är obligatoriska fält och är därför markerade med en stjärna. Telefonnummer och E-post kan också fyllas i och kan senare ändras av en Verksamhetsansvarig. När uppgifterna är ifyllda klickar man på Spara.

31 Användaren Emma Utförerska är nu skapad. När man klickar OK kommer man tillbaka till listningen av upplagda användare. 31 (37)

32 32 (37) Användare redan upplagd Om man råkar klicka på Lägg till ny användare trots att personen redan är upplagd sedan tidigare får man upp samma sida som visas när man klickar på Ändra (se nedan). Sidan har dock ett meddelande överst som talar om att personen redan finns i systemet. Om man är nöjd med det som står där kan man klicka Avbryt. Annars gör man ändringar och klickar på Spara.

33 33 (37) 2 Ändra För att ändra någons personuppgifter och/eller behörighet, klicka på knappen Ändra.

34 34 (37) Ändra de personuppgifter och/eller behörigheter som ska ändras. För- och efternamn samt minst en behörighet måste alltid vara ifylld. Klicka sedan Spara. Om du ångrar en inmatning eller valet att ändra klickar du på Avbryt, då sparas inte de ändringar du gjort.

35 35 (37) Ändra sin egen användare En verksamhetsansvarig kan aldrig ändra behörighet på sig själv, därför är dessa fält inaktiva. Personuppgifter kan man däremot ändra på sin egen användare som Verksamhetsansvarig, klicka Spara när du är klar eller tryck Avbryt om du ångrar inmatningen.

36 36 (37) 3 Ta bort För att ta bort en användare och dennes behörigheter på den vårdgivarenhet som Verksamhetsansvarig är inloggad på, i detta exempel Borensgården, klickar man på knappen Ta bort. När man klickat på Ta bort visas ett meddelande, för att bekräfta borttagandet klicka OK, för att ångra tryck Avbryt.

37 37 (37) Ta bort sin egen användare En verksamhetsansvarig får aldrig ta bort sig själv varför knappen Ta bort är inaktiv.