Manual. Föreningsadministratör i medlemssystemet

Transkript

1 BRUKSANVISNING 1 (28) Manual Föreningsadministratör i medlemssystemet

2 BRUKSANVISNING 2 (28) Innehållsförteckning Rubrik sida 1. Inledning Målgrupp Syfte Omfattning Bakgrund 4 3. Generell information 5 4. Förening Kontrollera och uppdatera föreningens uppgifter Föreningens betalningsstatus Intygsbehörighet Styrelseuppdrag Kontaktperson Medlem Ny medlem Editera befintlig medlem Utbildningsbehörighet NROI Nivå Medlem byter förening Medlem begär utträde Kontrollera vem som inte har betalt Min Sida Inloggningsuppgifter Handhavande Begärd uppdatering Ändring gjord av föreningsadministratör...28

3 BRUKSANVISNING 3 (28) Rev. bet. Revisionshistorik: Datum Ansvarig Kommentar Filnamn inkl. version Leif Madsen Leif Madsen Leif Madsen Leif Madsen Leif Madsen Initial version Lite uppdateringar och förtydligande Info om Intresseanmäld Kapitel 5.6 och 5.7 Nya funktioner på Min sida IPSC_Sverige_Manual_Forening sadmin_v1.doc IPSC_Sverige_Manual_Forening sadmin_v2.doc IPSC_Sverige_Manual_Forening sadmin_v3.doc IPSC_Sverige_Manual_Forening sadmin_v4.doc IPSC_Sverige_Manual_Forening sadmin.doc

4 BRUKSANVISNING 4 (28) 1. Inledning 1.1 Målgrupp De i IPSC Sverige som kommer att arbeta som föreningsadministratörer i nya medlemssystemet. 1.2 Syfte Fungera som en enkel manual med tydliga och enkla instruktioner om hur de vanligaste förenings- och medlemsmomenten skall utföras. 1.3 Omfattning Denna manual skall endast behandla de grundläggande funktionerna som behöver utföras gällande registerunderhåll av föreningen och dess medlemmar. Manual om hur själva systemet fungerar finns integrerat i systemets hjälpfunktion. 2. Bakgrund IPSC Sverige beslutade 2010 att införa ett nytt medlemshanteringssystem, Föreningssupport. Även om systemet är logiskt utformat så finns det vissa moment som ansvariga för olika delfunktioner måste kunna utföra. De handlar mer om hur vi har valt att använda systemet än om den rent tekniska funktionen. Denna manual skall också underlätta för andra personer att ta över funktioner vid avgångar mm.

5 BRUKSANVISNING 5 (28) 3. Generell information För att komma till medlemssystemet så krävs Internet åtkomst och en webbläsare typ IE. Adressen till inloggningssidan är: Logga in med de användaruppgifter som Ni skall ha fått från Förbundet.

6 BRUKSANVISNING 6 (28) Efter inloggning så kommer Ni till första sidan för just Er förening. Förklaring A. Hjälp. Klicka här för att komma åt systemets manual. B. Skall Ni redigera en medlem och vet licensnumret, fyll i numret här och tryck Enter. C. Er förening i siffror (visar endast medlemmar som inte är utträdda). D. Nyheter. I detta fall nyheter gällande själva systemet men det kan även komma meddelande från förbundet här. I de fall som förbundet skickar nyheter så kommer det upp en ruta under Nyheter som heter Kundspecifika Nyheter. E. Lista på de medlemmar som ändrats senast. F. Här visas ändringar i den aktuella förningen som gjorts av andra än den nu inloggade.

7 BRUKSANVISNING 7 (28) 4. Förening 4.1 Kontrollera och uppdatera föreningens uppgifter Klicka på Arkiv Öppna Förening

8 BRUKSANVISNING 8 (28) Editera de fält som skall ändras och klicka på Spara VIKTIGT! All information på föreningsbilden kan komma att publiceras på förbundets hemsida. I nuvarande version så går det inte att välja fält eller begränsa läsrättigheterna. Se därför till att all information om föreningen är sådan som Ni önskar skall synas.

9 BRUKSANVISNING 9 (28) 4.2 Föreningens betalningsstatus Varje förening betalar årligen en Registeravgift till förbundet. I fältet Senast betalt skrivs datumen då senaste betalningen inkom till förbundet. I fältet Förfallodatum skrivs sista datum som registeravgiften gäller för. T.ex. om en förening har betalt in i januari 2011 för innevarande år skrivs förfallodatum till Endast Förbundsadministratören kan skriva i dessa fält, alla övriga användare kan dock läsa innehållet. 4.3 Intygsbehörighet I fältet Intygsbehörighet skrivs vilken gren som den aktuella föreningen har behörighet att skriva ut föreningsintyg för. Endast Förbundsadministratören kan skriva i detta fält, alla övriga användare kan dock läsa innehållet. 4.4 Styrelseuppdrag Här kan Ni ange vilka medlemmar som har styrelseuppdrag i Er förening. Notera dock att endast medlemmar med IPSC-licens kan anges. Klicka på Styrelseuppdrag. Nedanstående bild kommer då fram. För att lägga till fler uppdrag/poster klicka på Konfigurera styrelseuppdrag.

10 BRUKSANVISNING 10 (28) Ange det antal som finns för varje uppdrag i Er förening. Klicka på ok. Klicka på lilla mapp ikonen för att välja namn bland föreningens medlemmar.

11 BRUKSANVISNING 11 (28) Klicka på sök för att få fram alla medlemmar alternativt ange information i något av sökfälten för att hitta rätt direkt. Efter att medlemmen lokaliserats i listan så klicka på namnet. Nu har medlemmen blivit kopplad till uppdraget i styrelsen. Gör så för alla uppdrag.

12 BRUKSANVISNING 12 (28) 4.5 Kontaktperson Alla föreningar skall ha en kontaktperson och förbundet har valt att denna vara samma person som är Föreningsadministratör för den aktuella klubben. Det finns fördefinierade funktioner såsom rapporter mm färdiga i Förtroendeuppdrag och därför så använder vi uppdrag för att tala om vem som är en förenings IPSC kontaktperson. På föreningsbilden, expandera rubriken Förtroendeuppdrag för att se vem som är angiven för Er förening. Följande bild kommer då fram. VIKTIGT! Förbundet anger vem som är kontaktperson efter besked från föreningsadministratören. Anledningen är att kontaktpersonen också skall läggas upp som användare i medlemssystemet.

13 BRUKSANVISNING 13 (28) 5. Medlem 5.1 Ny medlem Med ny medlem menas en medlem som har gått grundkurs och som har blivit examinerad med godkänt resultat och som skall registreras i den aktuella föreningen. En medlem kan endast vara ansluten i en förening i registret. VIKTIGT! Ny medlem är INTE en som redan har licensnummer för då finns han redan i systemet. Kontakta förbundet så förs vederbörande över till Er förening. Klicka på Arkiv Ny Medlem Ett tomt medlemsformulär kommer fram. VIKTIGT! Endast fälten inom röda markeringen får editeras av föreningens administratör. Alla övriga fält editeras av administratörer på förbundsnivå. Fältet Licensnummer är låst och räknas automatiskt upp vid skapande av en ny medlem. Fältet Användarnamn är också låst och får automatiskt samma värde som Licensnummer. Lösenordet genereras per automatik men kan editeras (skapa ett nytt) genom att klicka på knappen Lösenord.

14 BRUKSANVISNING 14 (28)

15 BRUKSANVISNING 15 (28) När en ny medlem skrivs in så skall Ni markera Intresseanmäld enligt bilden nedan. Då kommer medlemmen att hanteras korrekt i det faktureringsflöde som finns i systemet och faktura kommer per automatik. Efter genomförd betalning så syns medlemmen som en aktiv och betalande medlem i listan över Era medlemmar. När formuläret är korrekt ifyllt så klicka på Spara.

16 BRUKSANVISNING 16 (28) 5.2 Editera befintlig medlem Klicka på Arkiv Öppna Medlem VIKTIGT! Endast fälten inom röda markeringen får editeras av föreningens administratör. Alla övriga fält editeras av administratörer på förbundsnivå. Fältet Licensnummer är låst och räknas automatiskt upp vid skapande av en ny medlem. Fältet Användarnamn är också låst och får automatiskt samma värde som Licensnummer. Lösenordet genereras per automatik men kan editeras (skapa ett nytt) genom att klicka på knappen Lösenord. Editera de fält som är berörda och klicka sedan på Spara.

17 BRUKSANVISNING 17 (28)

18 BRUKSANVISNING 18 (28) 5.3 Utbildningsbehörighet För medlemmar som har behörighet att utbilda andra så anger vi vilken behörighet på medlemsbilden genom att använda en funktion som heter Profil. Profilgruppen Utbildningsbehörighet innehåller fyra profiler: Examinator, Examinatorelev, Instruktör och Instruktörselev. Exempel: VIKTIGT! Utbildningsbehörigheten administreras och anges av förbundet. 5.4 NROI Nivå För medlemmar som har behörighet som skjutledare och status Aktiv anger vi vilken behörighet på medlemsbilden genom att använda en funktion som heter Profil. Profilgruppen NROI Nivå innehåller fyra profiler: RM, CRO, RO och RO elev. Exempel: VIKTIGT! NROI Nivå administreras och anges av förbundet.

19 BRUKSANVISNING 19 (28) 5.5 Medlem byter förening Föreningsbyte för en medlem måste göras av administratör på förbundsnivå. Notera att en medlem bara kan vara medlem (representera) i en förening. Kontakta den andra föreningen som bytet berör och säkerställ så att allt är ok. Kontakta sedan förbundet som då genomför själva flytten av medlemmen till den nya föreningen. 5.6 Medlem begär utträde I de fall då en av föreningens medlemmar av någon anledning önska sluta eller göra uppehåll i utövande av Dynamiskt skytte och därför inte avser betala licensavgiften så skall vederbörande markeras som utträdd. Då finns medlemmens uppgifter kvar i systemet inkl kopplingen till Er förening. När sedan medlemmen eventuellt kommer tillbaka så är det enkelt att återregistrera honom/henne. Gå till Medlemmens medlemsbild (Redigera Medlem). Skriv in Utträdesdatum samt välj Utträdesorsak. Klicka på Spara

20 BRUKSANVISNING 20 (28) 5.7 Kontrollera vem som inte har betalt Ni kan som föreningsadministratör enkelt kontrollera om det finns medlemmar som inte har betalt in licensavgiften. Dels så framgår det på varje medlems sida men om man vill titta på hela föreningen så är det enklare att göra så här. Klicka på Arkiv Förfallolista förening På listan som kommer fram visas alla föreningens medlemmar som ännu inte har betalt. Observera att även medlemmar vars förfallodatum inte har löpt ut finns med.

21 BRUKSANVISNING 21 (28) 6. Min Sida Varje medlem får inloggningsuppgifter och kan logga in på förbundets självbetjäningssida Min sida och uppdatera sina personliga uppgifter. Inga speciella program behövs förutom dator och tillgång till Internet. Adressen till Min sida är Inloggningsuppgifter Inloggningsuppgifterna administreras på medlemsbilden för aktuell medlem. Användarnamnet (som ibland benämns Medlemsnummer) är identiskt med medlemmens Licensnummer och kan inte ändras. Inloggningsuppgifterna distribueras till medlemmarna vid varje unikt utskick av aviseringar eller licensutskick. När medlemmen skapas så genererar systemet ett lösenord automatiskt. Föreningsadministratören kan ändra en medlems lösenord genom att klicka på knappen Lösenord nedan på medlemsbilden. Medlemmen kan också själv ändra sitt lösenord på Min sida se nedan. Då kommer följande lilla ruta upp och ett nytt lösenord kan anges. Glöm inte att spara och meddela medlemmen det nya lösenordet.

22 BRUKSANVISNING 22 (28) 6.2 Handhavande Ange adressen till Min sida: Då kommer följande sida upp.

23 BRUKSANVISNING 23 (28) Ange användarnamn (samma som licensnummer) och lösenord, klicka på logga in. Om Medlemmen har glömt sitt lösenord så kan man klicka på länken Glömt lösenord?, ange sin e-post adress varpå inloggningsuppgifterna skickas till den angivna e-post adressen.

24 BRUKSANVISNING 24 (28) Följande sida kommer fram efter lyckad inloggning (med den data som förbundet har registrerat ifylld).

25 BRUKSANVISNING 25 (28) Överst på sidan så finns det tre knappar. Mina uppgifter är själva startsidan och den som visar medlemmens uppgifter. Ändra mina uppgifter används för att ändra sina uppgifter. Logga ut loggar ut medlemmen.

26 BRUKSANVISNING 26 (28) Bilden nedan visar Ändra mina uppgifter formuläret (i exemplet utan ifyllda uppgifter).

27 BRUKSANVISNING 27 (28) Alla fält utom Licensnummer, Personnummer, Medlemsavgift senast erlagd och Förfallodatum kan ändras av medlemmen själv. Medlemmen kan även ändra sitt eget lösenord till Mina sidor genom att klicka på knappen Lösenord och följa instruktionerna. Dock så kommer inte gjorda ändringar att slå igenom förrän en förbundsadministratör har granskat uppdateringen och klickat på spara. Anledningen till detta är att vi vill kvalitetssäkra all inmatning av data i medlemsregistret.

28 BRUKSANVISNING 28 (28) 7. Begärd uppdatering Begärd uppdatering är en funktion för att granska ändringar i medlemsregistret. Alla ändringar gjorda av föreningsadministratörer eller medlemmen själva via Min sida blir märkta med Uppdatering begärd och ändringen slår inte igenom förrän en användare med tillräcklig behörighet har granskat ändringen. Endast Förbundsadministratör kan godkänna gjorda ändringar. 7.1 Ändring gjord av föreningsadministratör När en ändring har gjorts och sparats så syns en text Uppdatering begärd överst på medlemssidan. Det är en ren information om att ändringen är registrerad men inte granskad och godkänd av förbundsadministratören.