Ansöka om projektmedel i Projektrummet

Transkript

1 1(11) Datum Ansöka om projektmedel i Projektrummet Läs all information om ansökningsomgången (utlysningen) Börja alltid med att läsa vad som krävs för den ansökningsomgång du tänker söka medel inom. Läs även ESF-rådets information om vilka kostnader du får stöd för. 1. Skapa konto och logga in När du ska använda Projektrummet måste du ha ett användarkonto. Om du har ett användarkonto och lösenord sedan tidigare, så fyller du bara i det och klickar på Logga in. Om du inte har ett användarkonto sedan tidigare kan du skapa det direkt i Projektrummet. Gör så här: Under rubriken Skapa användarkonto på Projektrummets startsida klickar du på knappen Skapa användarkonto. Svenska ESF-rådet, Huvudkontoret Besöksadress: Liljeholmsvägen 30 B, 3 tr Postadress: Box , Stockholm Växel: Fax: Webbplats:

2 2(11) Fyll i alla uppgifter och klicka på Skapa konto. Ett e-postmeddelande med användarnamn, lösenord och en länk till Projektrummet skickas till den e-postadress du angivit. Nu kan du logga in med ditt användarnamn och lösenord. Om du har glömt bort ditt lösenord, klickar du på länken Har du glömt ditt användarnamn eller lösenord? >>. Fyll i din e-postadress, så skickar vi ett nytt lösenord till den e-postadress som angavs när du skapade kontot

3 3(11) 2. Skapa en ansökan första gången Du skapar en ansökan genom att klicka på knappen Ny ansökan. Om det är första gången du loggar ska du först ange organisationsnummer för din arbetsplats. Därefter fyller du i CFAR-numret för din arbetsplats. CFAR-nummer är Statistiska centralbyråns åttasiffriga identifikationsnummer för arbetsställen. Om du är osäker på CFAR-numret kan du söka fram det i Statistiska centralbyråns Företagsregister. Använd följande användarnamn: scb029 och lösord: edopereg.

4 4(11) Därefter kommer du till en sida där du fyller i kontaktuppgifter för den sökande organisationen. När du fyllt i alla uppgifter, får du en sammanställning av det du fyllt i för att kunna kontrollera det du skrivit. Om du vill ändra på uppgifterna trycker du på knappen Tillbaka längst ner på sidan, annars trycker du på Fortsätt. Därefter ska du välja den utlysning du vill söka projektmedel inom. Läs alltid utlysningstexten innan du påbörjar din ansökan. Där står allt du behöver veta om utlysningen.

5 5(11) Nu ska du fylla i kontaktperson för projektet och du som skapar projektet kommer att stå som kontaktperson vid skapandet. Kontaktpersonen för projektet kommer att få ett eget konto för att hantera projektet. Du ska också ange en ekonomisk kontaktperson. Den ekonomiska kontaktpersonen får också ett eget konto för att hantera projektet. Observera att om du senare ändrar kontaktpersonens e-post, kommer den tidigare kontaktpersonen inte längre ha tillgång till ansökan.

6 6(11) Beroende på vilken ansökan du har valt att söka medel för, ska du fylla i projektperiod, geografiskt område, vilka som ska delta i projektet, ålder, kriterier och diskrimineringsgrunder. När allt är ifyllt, kan du skapa projektet genom att trycka på knappen Skapa projekt längst ner på den här sidan. Innan din ansökan sparas måste du fylla i alla obligatoriska uppgifter. Obligatoriska uppgifter är markerade med en asterisk.

7 7(11) Du får nu upp en sida som är en bekräftelse på att projektansökan har skickats till Svenska ESF-rådet. Om du ser att det finns felaktigheter i denna grundläggande projektinformationen, ska du kontakta ditt regionala ESF-kontor för hjälp. De angivna kontaktpersonerna har nu fått e-post med användaruppgifter som de kan använda för att logga in i Projektrummet och administrera projektet. Vill du se vad för information som anges, kommer en sammanställning av projektet att vara tillgängligt från startsidan för detta konto. Du kan välja att gå tillbaka till startsidan genom att klicka på knappen Startsida. Där kan du se dina ansökningar och fortsätta med dem senare. Du kan även välja att fortsätta med denna ansökan direkt genom att klicka på knappen Ansökan. När du gjort det skapas ett nytt projekt i Projektrummet och du kan när som helst komma tillbaka till din ansökan genom att logga in direkt på

8 8(11) 3. Fortsätta arbeta med en ansökan Om du vill fortsätta arbeta med eller titta på en ansökan som du påbörjat tidigare, loggar du in i projektrummet med det användarkonto och lösenord som du fått sedan tidigare. Om du har glömt det, så läser du under kapitel 1. Skapa konto och logga in i det här dokumentet. Du kommer då att se ditt projekt i rullgardinslistan. Klicka på ditt projekt, så öppnas din ansökan och du kan fortsätta beskriva ditt projekt. Observera att om flera än en är inloggad och arbetar med samma projekt samtidigt, kommer endast den som först öppnade projektet att kunna spara sina ändringar, så stäm av med varandra om ni vet att risken finns.

9 9(11) 4. Beskrivning av projektet Ansökan består av fem huvudsidor med flera olika undernivåer. Du kan hoppa fram och tillbaka mellan de olika sidorna och kan när som helst logga ut och fortsätta skriva på din ansökan senare. Navigera i ansökan genom att klicka på de olika flikarna. Glöm inte att spara ofta. Sidan Projektet Den första sidan i ansökan heter Projektet. Här anger du allmänna uppgifter om projektet, till exempel vad projektet heter och vilka som är kontaktpersoner. Sidan Projekttid och inriktning Här anger du till exempel projektets start- och slutdatum, vilka som ska delta och var projektet kommer att bedrivas. Dessa uppgifter styrs av vilken utlysning du söker medel inom, och du kan bara välja de alternativ som finns med på skärmsidan. Sidan Beskrivning Sidan Beskrivning är den mest omfattande delen av ansökan och består av sammanlagt sju undernivåer som i sin tur innehåller olika undernivåer. Du ska till exempel beskriva bakgrunden till projektet: Vilka problem ska projektet lösa och vilka nya möjligheter eller metoder ska projektet utveckla?

10 10(11) Du ska också beskriva projektet utifrån syfte, mätbara mål, deltagare, genomförande, projektorganisation, samverkanspartner med mera. Med andra ord handlar det om en utförlig projektbeskrivning, så räkna med att det tar tid att fylla i den här delen av ansökan. Sidan Budget Här ska du göra en detaljerad kostnadsbudget uppdelad efter aktiviteter och en finansieringsbudget för hela projektperioden. Klicka på kostnadsposterna för att fylla i budgeten. I dokumentet Budgeten i Projektrummet finns steg-för-stegbeskrivningar på hur sidan fungerar och vad du behöver tänka på när du ska registrera olika kostnadsposter. I dokumentet Projekthandledning i ekonomi finns mer utförlig information om olika aktiviteter och kostnadsslag. Du hittar båda dokumenten under fliken Budget. Sidan Sammanställning - sänd Sista sidan i ansökan heter Sammanställning - sänd. Här finns en sammanställning över de uppgifter du fyllt i. Läs igenom all information och kontrollera att den stämmer. Klicka på knappen Skicka ansökan när du är färdig, så skickas din ansökan in till ESF-rådet. Om ansökan inte är rätt ifylld visas detta med röd text. Kommer en sådan text upp gå då tillbaka till den aktuella sidan och fyll i de uppgifter som saknas och spara. Klicka sedan igen på knappen Skicka ansökan.

11 11(11) 5. Posta Bekräftelse av ansökan (missiv) till ESF-rådet Slutför din ansökan genom att klicka på knappen Skriv ut missiv. Missivet ska skrivas under av en behörig företrädare för den sökande organisation och postas till den region som ansvarig för ansökningsomgången. Det underskrivna missivet ska vara hos ESF-rådet inom sju dagar. Normalt tar det omkring tio veckor, från sista ansökningsdagen, innan vi kan ge besked om eventuell finansiering. Hänvisa alltid till diarienumret du fått i mottagningsbekräftelsen när du kontaktar ESF-rådet. Några ord på vägen Du hittar svaret på många av dina frågor i Frågor och svar som finns på alla sidor i Projektrummet. I dokumentet Budgeten i Projektrummet finns information om hur du fyller i budgeten. Om du har mer specifika frågor om ansökningsomgången, kontakta ESF-rådet i din region. Tänk på att alla ansökningsomgångar stänger klockan den sista ansökningsdagen. Efter denna tidpunkt kan du inte göra några kompletteringar av ansökan såvida inte ESF-rådet begär in dem. Om du inte är aktiv på Projektrummet under 60 minuter loggas du ut automatiskt. Kom ihåg att spara ofta så att du inte förlorar information. I anslutning till varje fält i ansökningsformuläret finns en gul ruta med texten Info. Klickar du på denna symbol får du upp en hjälptext som berättar mer om vad du ska ange i fältet. Du kan skriva ut hela din ansökan genom att klicka på den utskriftssymbol som ligger i övre högra hörnet på sammanställningssidan. Ta gärna en tur genom demon av Projektrummet. Där du kan surfa runt utan att skapa ett konto eller fylla i någon information. Demon hittar du i övre högra hörnet på påloggningssidan.