manual interbook FÖRENINGAR

Transkript

1 manual interbook FÖRENINGAR

2 Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1 Föreningsregistret på Botkyrka kommuns hemsida 1.2 Kontaktuppgifter till personer i föreningen 1.3 Huvudanvändare och underanvändare 2. Hitta Interbook 2.1 Hjälp-funktion 3. Logga in 3.1 Glömt lösenord 3.2 Byta lösenord 4. Föreningsuppgifter 4.1 Förening 4.2 Kontakter 4.3 Övriga uppgifter 5. Boka lokal 5.1 Enkel sök 5.2 Avancerad sök 6. Visa bokningar 6.1 Bokningar 6.2 Avbokning 6.3 Bokningsförfrågningar 7. Bidrag 7.1 Skicka in de obligatoriska dokumenten 7.2 Uppdatera medlemsuppgifter 7.3 Söka bidrag Grundbidrag för idrottsföreningar och scoutföreningar Grundbidrag för mötesplatsföreningar Grundbidrag för konstnärliga föreningar Rörliga bidrag Evenemangsbidrag 7.4 Kompletteringar till en ofullständig ansökan 7.5 Se bidragsbesked och utbetalningstillfällen 8. Lägga upp en underanvändare

3 1. Inledning I Interbook kan en förening: boka och avboka en idrottsanläggning eller skollokal se och uppdatera sina föreningsuppgifter se föreningens bokningar söka bidrag, se sina bidragsansökningar och se när bidragen ska betalas ut ta del av nyheter och annan information 1.1 Föreningsregistret på Botkyrka kommuns hemsida I föreningsregistret finns följande uppgifter om föreningen: namn, adress, telefonnummer, e-post och eventuell hemsida föreningskategori, till exempel idrottsförening aktiviteter område i Botkyrka där föreningen är verksam Alla uppgifter utom namnet kan föreningen själv ändra i systemet (för beskrivning av hur man gör, se kapitel 4). Om en förening ändrar sitt namn ska detta meddelas via mejl till forening@botkyrka.se. Detsamma gäller om föreningen ändrar bankgiro- eller postgirokonto.

4 1.2 Kontaktuppgifter till personer i föreningen Ni kan även lägga till kontaktuppgifter till personer med förtroendeuppdrag i föreningen. Enligt Personuppgiftslagen måste alla personer som läggs till i registret godkänna det. Det görs på en PuLblankett som skrivs ut och sparas hos föreningen. Om personen även ska synas på Botkyrka kommuns hemsida måste personen även godkänna det. Det görs elektroniskt i systemet när man väljer webbpublicering. Det är föreningens ansvar att se till att kontaktuppgifterna är aktuella. 1.3 Huvudanvändare och underanvändare Varje förening får inloggningsuppgifter till en huvudanvändare. Den personen kan sedan lägga upp underanvändare. Huvudanvändaren har kontakt med föreningsbyrån på kultur- och fritidsförvaltningen och ansvarar för att uppgifterna i föreningsregistret är uppdaterade och korrekta. Det är också huvudanvändarens ansvar att personuppgifter som publiceras är godkända och att PuL-blanketten är undertecknad. 2. Hitta Interbook Interbook ligger på Internet. Adressen är: En länk kommer också att finnas på Botkyrka kommuns hemsida under ingången Idrott, fritid och natur. Tips! Spara länken i mappen Favoriter. 2.1 Hjälp-funktion På varje sida finns Hjälpen (?) längst till höger. Manualen ligger under Information, manualer och blanketter i menyn i Interbook.

5 3. Logga in Du loggar in och loggar ut längst ned på sidan. Inloggningsuppgifter får du av Föreningsbyrån, Användarnamnet är IF, MF, KF, SF, SOC eller FG följt av en nummerserie, till exempel MF Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord skriver du in din användare och klickar sedan på skicka nytt lösenord så kommer lösenordet till den e-post som finns registerad på dig. 3.2 Byta lösenord Vill du ändra lösenordet klickar du på Byt lösenord. Skriv det gamla lösenordet och sedan det nya, som du själv väljer, två gånger. Klicka på OK.

6 4. Föreningsuppgifter Varje år ska föreningsuppgifterna uppdateras. Kolla igenom de och ändra, se nedan hur man gör. Klicka sedan på Godkänn uppgifter. Ett meddelande skickas då till kultur- och fritidsförvaltningen att uppgifterna är godkända.

7 4.1 Grunduppgifter Under grunduppgiftsfliken kan du ändra allt utom namn och konto till bank- och plusgiro. Sådana ändringar skickar du till 4.2 Kontakter Under fliken kontakter kan du registrera kontaktuppgifter till olika personer i föreningen. 1. Skriv in uppgifterna och klicka sedan på Spara. 2. Enligt personuppgiftslagen måste alla personer som läggs till i registret godkänna det. Skriv ut blanketten och be personen i fråga skriva på. Underlaget sparas hos föreningen. Om du inte får upp blanketten kan det bero på att du inte tillåter popup-fönster. Ändra det i Internetmenyn, verktyg, tillåt popup-fönster. Blanketten finns även under Information, manualer och blanketter.

8 3. Personen har lagts till. Välj att kryssa i om du vill att uppgifterna ska webbpubliceras i föreningsregistret på Botkyrka kommuns hemsidan. 4. Klicka i Godkänn om du godkänner. 5. Behöver du ta bort en person gör du det genom att kryssa på det röda krysset. 4.3 Övriga uppgifter Under fliken Övriga uppgifter finns uppgifter om vilken föreningskategori som föreningen tillhör samt vad man har för verksamhet. Det finns också uppgift om vilket område man verkar i. 1. Klicka på det röda krysset om du vill ta bort något och välj Lägg till om du vill lägga till något.

9 5. Boka lokal Vill du boka en idrottsanläggning klickar du på Sök lediga tider i menyn. Här kan du välja mellan en enkel sökfunktion och en avancerad. Den avancerade använder du när det är fråga om flera sammanhängande bokningar under till exempel en säsong eller vecka (se instruktioner i kapitel 4.2). 5.1 Enkel sök 1. I rullgardinsmenyn kan du välja att söka på aktivitet eller anläggning eller både och. 2. Välj sedan önskat datum i kalendern. Klicka på Sök. 3. De anläggningar som har ledig tid och där det passar att utöva den aktivitet du valt kommer upp. 4. Klicka på den anläggning du tycker passar bäst.

10 5. Schemat för veckan du valt visas. Vit tid är ledig. Klicka på önskad tid i schemat. 6. Ett formulär kommer upp med uppgifter om önskad tid och föreningens uppgifter. Kontrollera att tiderna stämmer med dina önskemål. 7. Nedanför bokningsuppgifterna finns uppgifter om föreningen. För bokningen krävs att du fyller i referens/bokat av och aktivitet. Vill du att bokningsbeskedet även ska gå till en annan e-post än den som finns registrerad fyller du i fältet Alternativ e-post. 8. Klicka på Lägg till i kundkorg om du vill göra flera bokningar. Om inte tryck på Spara.

11 9. En ruta med en länk till boknings- och ordningsregler kommer upp. Klicka på Jag accepterar om du godkänner reglerna. 10. Bokningsförfrågan visas. Observera att priset är preliminärt. Klicka på Avsluta om du är klar eller på Tillbaka till schemat om du vill göra en ändring. Bokningsförfrågan går då vidare till lokalbokningen. Som bekräftelse på att din förfrågan skickats får du ett mejl till din e-post. Inom två dagar (ej helgdag) får du ett mejl från lokalbokningen med besked om din bokning godkänts eller avslagits. Inte förrän du fått bokningsbeskedet är bokningen giltig. 5.2 Avancerad sök 1. Vill du boka en hel säsong eller en hel vecka väljer du Avancerad sök och fyller i uppgifterna. Tryck sedan på Sök.

12 2. De tider som finns tillgängliga visas i en lista. Om du vill göra en ny sökning klickar du på Tillbaka knappen i Explorer/Firefox. Om du är nöjd med tiderna klickar du på knappen Gå vidare. 3. Se vidare under Enkel sök, kapitel Visa bokningar 6.1 Bokningar

13 Under fliken bokningar visas föreningens bokningar. Symboler till vänster: i visar information om bokningen b visar bokningsbeskedet s länkar till Sök tider 6.2 Avbokning Tryck på det röda krysset så avbokas tiden. 6.3 Bokningsförfrågningar Under fliken förfrågningar kan ni se föreningens bokningsförfrågningar.

14 7. Bidrag Föreningens bidragsansökan görs under menyvalet Bidrag. Det är också här som ni skickar in de obligatoriska dokumenten och uppdaterar medlemsuppgifter. I valet Bidrag kan ni även se era bidragsbeslut och när bidragen ska betalas ut. För att en ansökan om föreningsbidrag ska behandlas krävs att: de obligatoriska dokumenten är inskickade via Interbook (verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, årsmötesprotokoll och revisionsberättelse), se kapitel 7.1. föreningen har uppdaterat sina föreningsuppgifter, se kapitel 4. föreningen har uppdaterat sina medlemsuppgifter, se kapitel 7.2. en ansökan för bidraget är gjord i Interbook, se kap Skicka in de obligatoriska dokumenten Under fliken Obligatoriska dokument bifogar föreningen föregående års verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, årsmötesprotokoll och revisionsberättelse. Detta kan göras när som helst under året, men senast innan en bidragsansökan ska göras. Dokumenten kan skickas in som separata dokument eller i ett ihopsatt dokument.

15 1. Klicka på fliken Obligatoriska dokument. Klicka på skicka e-post. 2. Ett vanligt mejl kommer upp. Bifoga de obligatoriska handlingarna genom att och klicka på bifoga dokument. Skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka. Mejlet med bilagorna skickas då till kultur- och fritidsförvaltningen. Obs! Om du inte får upp något mejl beror det på att du inte har ett mejlprogram installerat på dina dator. Du kan då bifoga filerna i en bidragsansökan. 7.2 Uppdatera medlemsuppgifter Under fliken Medlemmar uppdaterar ni era medlemsuppgifter. Detta ska göras varje år. 1. Gå till fliken Medlemmar. Föregående år visas. Skriv i nuvarande år och klicka på Sök.

16 2. Fyll i medlemsantalet. Det är det föregående årets medlemsantal som ska skrivas in på innevarande år. Bara de vita fälten ska fyllas i. Systemet räknar sedan ihop totalen. Klicka på Spara. 7.3 Söka bidrag Under fliken Ansökningar söker föreningen sina bidrag. Det finns tre olika bidragstyper: Grund-, rörligt- och evenemangsbidrag. Ansökningskriterierna för bidragen finns under Information, manualer och blanketter i Interbook samt på Botkyrka kommuns hemsida. Bidragen ska sökas i Interboook. I kapitlen som följer visar vi hur ni gör Grundbidrag för idrottsföreningar och scoutföreningar Grundbidrag för idrottsföreningar och scoutföreningar söks två gånger per år. Sista ansökningsdag för period 1 är 15 augusti och period två är 15 februari. Bidragsansökan är bara synlig i Interbook under ansökningstiden.

17 1. Klicka på fliken Ansökningar. 2. Klicka på rullgardinsmenyn i Välj bidragsansökan. De bidrag som föreningen kan söka visas. Klicka på Grund idrott period 2 (alt Grund scout period 2). 3. Bidragsansökan visas.

18 4. Gå till fliken Deltagartillfällen. Det som visas är uppgifter från föregående period. 5. För att kunna skriva in de nya uppgifterna behöver ni skriva in det år som ansökan avser i fältet Visa uppgifter för år och om det är årets första eller andra ansökan i fältet Period. Tryck sedan på Sök. 6. Fyll i antal deltagartillfällen och totalt antal sammankomster under perioden mellan den 1 januari till 30 juni (på samma sätt som när ni redovisar till Riksidrottsförbundet). Bara de vita fälten ska fyllas i. Systemet räknar sedan ihop totalen. OBS! Antalet sammankomster behöver inte specificeras per kön, det går bra att skriva in totalen i ett av de vita fälten. 7. Klicka på Spara när allt är ifyllt. 8. Gå tillbaka till Ansökningar och välj Grund IF period 2 igen.

19 9. Fyll i namn, e-post och telefonnummer till den person i föreningen som är ansvarig för ansökan. 10. Nu är ansökan klar. Klicka på Skicka så skickas den till kultur- och fritidsförvaltningen. En bekräftelse på att ansökan är mottagen skickas till kontaktpersonens e-post Grundbidrag för mötesplatsföreningar Ansökningsperioden för grundbidrag för mötesplatsföreningar är 15 augusti till 1 oktober. Bidragsansökan är bara synlig i Interbook under ansökningstiden. 1. Klicka på fliken Ansökningar.

20 2. Klicka på rullgardinsmenyn i Välj bidragsansökan. De bidrag som föreningen kan söka visas. Välj Grundbidrag mötesplats genom att klicka på det. 3. Bidragsansökan visas. Skriv i årshyra för den lokal eller de lokaler som ni söker bidrag för samt årskostnad för uppvärmning i fälten. 4. Nästa steg är att bifoga hyreskontraktet och faktura för värmekostnader. Dokumenten måste finnas på datorn eller på ett USB-minne. Klicka på Browse och sök fram ett dokument i taget. 5. Dubbelklicka på dokumentet så kommer det in i Interbook.

21 6. Klicka sedan på Bifoga för att dokumentet ska bifogas i ansökan. 7. Gör sedan likadant med de andra dokumenten. 8. Fyll i namn, e-post och telefonnummer till den person i föreningen som är ansvarig för ansökan. 9. Nu är ansökan klar. Klicka på Skicka så skickas den till kultur- och fritidsförvaltningen. En bekräftelse på att ansökan är mottagen skickas till kontaktpersonens e-post.

22 7.3.3 Grundbidrag för konstnärliga föreningar Ansökningsperioden för grundbidrag för konstnärliga föreningar är 15 augusti till 1 oktober. Bidragsansökan är bara synlig i Interbook under den tiden. 1. Klicka på fliken Ansökningar. 2. Klicka på rullgardinsmenyn i Välj bidragsansökan. De bidrag som föreningen kan söka visas. Välj Grundbidrag konstnärlig genom att klicka på det. 3. Ansökningen visas. Klicka på länken Ansökningsformulär (det tar en stund att ladda).

23 4. Ansökningsformuläret visas. 5. Spara dokumentet på din dator genom att välja Spara under Arkiv i menyfältet och välja PDF. 6. Fyll i alla fält. Om du inte har alla uppgifter kan du spara dokumentet och sedan jobba vidare med det vid ett senare tillfälle. 7. Spara dokumentet när du är klar. 8. Logga in i Interbook igen. 9. Fyll i det belopp ni ansöker om (samma belopp som du uppgett i ansökningsformuläret).

24 10. Nästa steg är att bifoga ansökningsformuläret. Klicka på Browse och sök fram ansökningsformuläret. 11. Dubbelklicka på dokumentet så kommer det in i Interbook. 12. Klicka sedan på Bifoga. 13. Ansökningsformuläret bifogas i ansökan. 14. Fyll i namn, e-post och telefonnummer till den person i föreningen som är ansvarig för ansökan. 15. Nu är ansökan klar. Klicka på Skicka så skickas den till kultur- och fritidsförvaltningen. En bekräftelse på att ansökan är mottagen skickas till kontaktpersonens e-post.

25 7.3.4 Rörliga bidrag Det finns fem olika rörliga bidrag. Rörligt bidrag för: - verksamhet för barn och ungdom - verksamhet för personer med funktionsnedsättning - verksamhet för äldre - verksamhet för inkludering - organiserad spontanaktivitet Ansökningsperioden för de rörliga bidragen är 15 augusti till 1 oktober. Bidragsansökan är bara synlig i Interbook under den tiden. 1. Klicka på fliken Ansökningar. 2. Klicka på rullgardinsmenyn i Välj bidragsansökan. De bidrag som föreningen kan söka visas. Välj det rörliga bidraget ni vill söka. 3. Alla rörliga bidrag söks enligt samma mall som grundbidraget för konstnärliga föreningar, se kapitel

26 7.3.5 Evenemangsbidrag Evenemangsbidraget kan sökas när som helst på året. 1. Klicka på fliken Ansökningar. 2. Klicka på rullgardinsmenyn i Välj bidragsansökan. De bidrag som föreningen kan söka visas. Välj evenemangsbidrag. 3. Evenemangsbidraget söks enligt samma mall som grundbidraget för konstnärliga föreningar, se kapitel Kompletteringar till en ofullständig ansökan Om en ansökan är ofullständig skickar handläggaren en begäran om komplettering. Föreningen får då ett e-post meddelande med en beskrivning av vad som behöver åtgärdas. Kompletteringstiden är mellan 1 oktober och den 20 oktober.

27 7.5 Se bidragsbesked och utbetalningstillfällen Under fliken Bidragsbesked kan föreningen se sina bidragsbesked och när bidragen ska betalas ut. 1. Observera att För utbetalning inte betyder att hela beloppet ska betalas ut. Delar kan redan vara utbetalda. Klicka på b för att se bidragsbeskedet och datum när utbetalningar gjordes/ska göras. 2. Bidrgasbeskedet visas.

28 8. Lägga upp en underanvändare Den person i föreningen som är föreningens huvudanvändare ansvarar för att lägga upp underanvändare. 1. Klicka på Underanvändare längst ned i menyn. 2. Klicka på Ny användare. 3. Ett formulär kommer upp. Börja med att skriva i användarnamn och lösenord. Dessa bestämmer ni själva. Det kan exempelvis vara förnamn eller något annat som är lätt att komma ihåg. Skriv även i användarens fullständiga namn och e-post.

29 4. Fyll sedan i vilka behörigheter användaren ska ha genom att markera i cirkeln eller rutan. - Under Ärvda föreningar (= er förening) bestämmer ni om användaren ska se eller ändra uppgifter på er förening. Obs! Valet ansök används inte. Ni kan heller inte se eller ändra organisationstillhörighet, nyttjare och medlemsuppgifter eftersom dessa uppgifter inte visas på Internet. - Under Bokning kan du välja om användaren ska kunna se den avancerade sökfunktionen. Du kan även välja att ge användaren möjlighet att se föreningens bokningar samt om användaren ska kunna göra bokningsförfrågningar och avbokningar. - Ändra hela stycket till: Under Bidrag kan du välja att ge användare behörighet att göra en bidragsansökan. 5. När allt är i fyllt klickar du på Spara längst ned.

30 Egna anteckningar

31 Egna anteckningar

32