Manual för att skicka kommunfil från IdrottOnline

Transkript

1 1 Manual för att skicka kommunfil från IdrottOnline För att skicka kommunfil från IdrottOnline behöver föreningen även ha inloggningsuppgifter till kommunens system Aktivitetsstöd. Det är olika inloggningsuppgifter till de båda systemen IdrottOnline och Aktivitetsstöd. Saknar ni inloggningsuppgifter? Kontakta Nina Brunhage, e-post eller tel Inloggningen är personlig och ansökan om inloggning ska lämnas skriftligt på fastställd blankett. Arbetsinsatsen för att skicka kommunfilen till kommunen är inte särskilt stor (ca 10 minuter), däremot tar det tre dygn innan filen når kommunens handläggare eftersom körningen sker under natten. Börja därför i god tid innan den 28 februari respektive 28 augusti. Gör så här: Skapa kommunfilen Dag 1: Börja med att logga in i IdrottOnline. Klicka på låset och ifyll inloggningsuppgifter och klicka på logga in.

2 2 Klicka på fliken LOK. Klicka sedan på Kommunfil i vänstermenyn.

3 3 Du kommer till den här sidan: Bocka i rutan för godkännande av PUL och välj period. Klicka sen på Skapa fil, se bild nästa sida.

4 4

5 Det kommer att stå Nej i fältet Skapad när du klickar på Skapa fil. Filen skapas under följande natt. När den är klar står det Ja i raden skapad. 5

6 6 VIKTIGT!! Det är viktigt att bocka i rutan (se bild nedan) vid texten Vi godkänner att kommunen hämtar.. Det är ni som förening som ska importera filen till kommunens system men är rutan inte ibockad så syns inte filen i det kommunala systemet. Välj även vilka perioder som ni vill godkänna t ex från period HT 2013 till Period HT 2013 klicka sedan på Spara. Nu är filen skickad. Filen skapas under natten och nästa dag loggar du in i kommunens system Aktivitetstöd för att importera filen och därefter måste du signera/godkänna aktiviteterna även för ansökan till kommunen.

7 7 Import av kommunfil från IdrottOnline till Aktivitetsstöd Dag 2: Gå till denna sida Ifyll inloggningsuppgifter som ni har fått från kommunen och logga in. Glömt lösenord 2. Om du har glömt ditt lösenord klicka på länken Glömt lösenordet. Nu visas ett nytt fönster med rubriken Begär nytt lösenord med ett fält för E-post. 3. Fyll i din e-postadress som är registrerad sedan tidigare på dig i Aktivitetsstöd, i fältet E-post. Obs! Den angivna e-postadressen måste vara densamma som den du har angett tidigare vid uppläggning av användaren.

8 8 När du är inloggad klicka på fliken Närvaro och välj Importera närvaro från RF. Klicka på Hämta kommunfiler.

9 9 Välj aktuell period i detta exempel VT2012 och klicka på Välj. Klicka därefter på Importera vald kommunfil. Klicka på knappen Ja för att godkänna PUL.

10 10 Sedan är det bara att vänta, det kan ta en stund. När båda staplarna nått 100 % och du kan läsa Hämtning av period XXXX slutfördes framgångsrikt kan du logga ut. Importen av aktiviteter och personer körs under natten, nästa dag är allt klart.

11 11 I fältet Import Status kan du klicka på ikonen i för att se status på importen. Information om importen kan läsas om man trycker på ikonen med ett i. Exempel på text som visas: Import behandlad och framgångsrik men med anmärkningar, eller Import behandlad och framgångsrik utan anmärkningar. Nu är filen importerad från IdrottOnline till Aktivitetsstöd och nu ska du slutligen kontrollera och signera sammankomsterna, se nästa sida.

12 12 Dag 3: Gör så här för att signera Logga in i Aktivitetsstöd: Klicka på fliken Närvaro och välj Historik & Signering Välj grupp alla, Verksamhet alla, status alla, fyll i datum intervall som gäller. För HT 2013 så är det , klicka på sök. Du får en lista på alla sammankomster/tillfällen. Kontrollera att allt stämmer. Klicka i ruten till vänster om Grupp så markeras alla tillfällen. Klicka på Knappen Signera.

13 13 Du får en ruta med regler som ska godkännas, klicka på knappen Signera. Nu är allt klart och alla sammankomster/tillfällen är inskickade till kommunen. Sammanfattning av de olika stegen: Dag 1: Kommunfilen skapas i IdrottOnline Dag 2: Kommunfilen importeras till Aktivitetsstöd Dag 3: Sammankomsterna/Tillfällena kontrolleras och signeras i Aktivitetsstöd. Vid frågor kontakta: Nina Brunhage Samordnare föreningsstöd E-post: nina.brunhage@varberg.se Tel