Söka aktivitetsbidrag med Idrott & förenings e-tjänst

Transkript

1 Söka aktivitetsbidrag med Idrott & förenings e-tjänst Introduktion för ungdomsföreningar Uppdaterad Inledning Idrott & förenings e-tjänst är ett webbaserat hjälpmedel för föreningar och privatpersoner i Göteborgs Stad. Genom e-tjänsten kan du exempelvis söka bidrag från idrotts- och föreningsförvaltningen, sociala resursförvaltningen och kulturförvaltningen. Du kan också boka möteslokaler, bollplaner, sporthallar, mm, både privat och för föreningens bruk. Föreningar kan här samla all information om medlemmar, sökta bidrag, bokade lokaler och föreningens aktiviteter. Tjänsten hittar du på: Så söker du kommunalt aktivitetsbidrag Den här instruktionen förutsätter följande: Föreningen är bidragsgodkänd. Om inte, ansök om detta med blanketten Ansökan om att bli bidragsgodkänd förening. Detta görs bara en gång. Föreningen har aktiverat sina sidor i e-tjänsten. (Se manualen Komma igång med Idrott & förenings e-tjänst, under menyn Hjälp i e-tjänsten.) Ansökan om aktivitetsbidrag sker i tre steg: 1. Under sexmånadersperioden (1 januari - 30 juni eller 1 juli 31 december) förs närvarokort för varje sammankomst, träning, träff. Rutiner för detta beskrivs nedan. 2. Gör föreningsredovisning (endast en gång per år, 1 jan 25 feb). 3. Efter periodens slut redovisas föreningens sammankomster från det senaste halvåret. Med detta menas att man sammanställer periodens alla närvarokort. 4. Därefter gör man själva ansökan på ett separat formulär i e-tjänsten. Viktiga datum För våren redovisas aktiviteter som föreningen haft från 1 januari till 30 juni. Ansökan om aktivitetsbidrag är öppen 1 juli till 25 augusti. För hösten redovisas aktiviteter som föreningen haft från 1 juli till 31 december. Ansökan om aktivitetsbidrag är öppen 1 januari till 25 februari året därpå. 1. För närvarokort under perioden Ett närvarokort är en checklista för varje lag eller grupp, där man kan bocka för vilka som är närvarande vid varje tillfälle, t.ex. träning. Det finns tre godkända sätt att föra närvarokort på föreningens aktiviteter:

2 Fyll i ett särskilt Excel-ark framtaget av Idrott & förening. NYTT! För närvarokort i ett externt system, såsom IdrottOnline, Laget.se, SportAdmin, osv. Detta är den rekommenderade metoden, då den bland annat ger möjlighet till rapportering via en mobil-app. Denna metod gör det också enkelt att söka LOK-stöd hos Riksidrottsförbundet. Observera att inga andra former är godkända för det kommunala aktivitetsbidraget. Närvarokort skall fyllas i av ledaren, direkt efter varje sammankomst. Då minimeras risken för felaktiga uppgifter. Om man inte har tillgång till dator eller mobil-app vid sammankomsten kan det vara en bra idé att skriva ut en lag/grupplista på papper och bocka av närvaro, för att sedan så snart som möjligt föra in närvaron i lämpligt system elektroniskt. Om du använder Excel för redovisning av närvaro Ett Excel-ark finns på kommunens hemsida. Skriv förening blankett i sökfältet på hemsidan och välj Blanketter för föreningsbidrag. Välj versionen som ligger under rubriken ungdomsföreningar. Ladda hem den, och öppna filen från din hårddisk. 1. Öppna filen i Excel. 2. Gå till fliken Register. 3. Fyll i uppgifter om föreningens medlemmar. 4. Gå till fliken Kort 1. Denna flik utgör närvarokort för ett visst lag eller en viss grupp. 5. Ange ID nummer för närvarokortet, enligt ett löpande system så att man enkelt kan urskilja korten mellan terminerna/åren, exempelvis , , osv. Ange även aktivitet (tex fotboll ) och lokal. 6. I vänsterkolumnen, ange numren på de medlemmar som ingår i laget/gruppen som ska bokföras på detta kort. Namnen hämtas då automatiskt. 7. I tabellens ovankant, fyll i aktivitetens namn (tex träning ), samt tid och datum för varje tillfälle. 8. För varje medlem sätt en etta för varje aktivitet då denna person deltog. 9. När allt är ifyllt så räknar Excel ut hur mycket bidrag som kommer att betalas ut efter godkänd ansökan. Vanliga orsaker till fel Ibland tycks siffrorna inte stämma. Då kan det bero på något av följande. Sammankomsten är för kort. Den måsta vara minst 60 minuter lång. Sammankomsten saknar ledare. Kontrollera att även ledaren markerats som närvarande. Deltagare är inte rätt ålder (skall vara 7-25). I slutet av perioden skall närvarokortet skrivas ut och skrivas under av en ansvarig ledare. Det skall sedan sparas i fem år. Observera att närvarokort kan komma att kontrolleras av handläggare.

3 Om du för närvaro i ett externt system För närvarande har Idrott & förening samarbete med följande leverantörer av närvarokort på nätet: IdrottOnline Laget.se SvenskaLag.se SportAdmin Myclub Attendance Xenophon Detta betyder att du kan använda något av dessa system för din förenings närvarohantering, för att efter periodens slut kunna hämta dina närvarokort som en fil och föra in den i Idrott & förenings e- tjänst. Systemen fungerar lite olika, och det är upp till respektive leverantör att hjälpa dig komma igång, och hämta din fil med närvarokort. 2. Gör föreningsredovisning Föreningsredovisning är en årlig deklaration som visar att föreningen är aktiv och uppfyller de grundläggande kraven som Idrott & förening ställer. Detta görs en gång per år - efter årsskiftet men innan ansökan om aktivitetsbidrag och lokalbidrag. 1. Logga in i e-tjänsten. 2. Välj Mina sidor i den blå menyn. 3. Välj Föreningsredovisning i menyn till vänster. 4. I menyn, välj Redovisa för Idrott & förening. Nu kan du se att det finns fyra sidor som ingår i föreningsredovisningen. 5. I menyn, välj Redovisning av antal medlemmar per den 31 december 20xx. 6. Fyll i antalet flickor och pojkar i varje åldersgrupp. 7. Kryssa i rutan Jag godkänner och klicka på knappen Spara redovisning. 8. I menyn, välj Redovisning av styrelse och ledarsammansättning per den 31 december 20xx. 9. Fyll i antal män respektive kvinnor i respektive kategori. 10. Kryssa i rutan Jag godkänner och klicka på knappen Spara redovisning. 11. I menyn, välj Redovisning av intäkter från medlemsavgifter per den 31 december 20xx. 12. Fyll i era intäkter från medlemsavgifter. Idrott & förening kräver en medlemsavgift på minst 100 kr/år. 13. Kryssa i rutan Jag godkänner och klicka på knappen Spara redovisning. 14. I menyn, välj Ladda upp årsmöteshandlingar. 15. Klicka på Bläddra (eller Välj fil) och välj en fil som innehåller årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse eller revisionsberättelse. Upprepa för varje typ av handling, alla fyra måste skickas in. OBS! En fil kan innehålla flera handlingar, men vi rekommenderar att ha en fil per handling. Se gärna till att filerna har lättförståeliga namn med årtal! Om något saknas så kommer

4 handläggaren att ta kontakt. 16. När du laddat upp alla filer, kryssa i Jag har laddat upp och klicka på knappen Godkänn. Nu har du gjort föreningsredovisning och kan gå vidare med att redovisa närvaro! Tips: Du kan när som helst under året ladda upp årsmöteshandlingar. En bra idé är att göra det direkt efter årsmötet, så fort handlingarna justerats. Då finns de på rätt plats och du slipper leta efter filerna i början av nästföljande år. 3. Redovisa närvarokort inför ansökan När det är dags att söka aktivitetsbidrag, efter halvårsskiftet, så ska en sammanställning av det senaste halvårets aktiviteter redovisas. Börja alltid med att logga in: 1. Logga in med dina personliga kontouppgifter. 2. Välj roll. Observera att bara ordförande, kassör, bidragsansvarig och administratör har rätt att söka bidrag. Försäkra dig om att du valt en roll i rätt förening, ifall du är funktionär i flera föreningar. Om föreningen fyllt i närvarokorten i Excel-fil Föreningar som använt Excel-formuläret kan ansöka via e-tjänsten. Ansökan sparas automatiskt men föreningen ska spara närvarokorten (utskrivna Excel-filer) i fem år. Rulla ner i Excel-arket, tills du ser rubriken Redovisning till kommunen. Här ser du alla värden som du behöver ange när du redovisar närvarokorten i e-tjänsten. 1. I e-tjänsten, välj Mina sidor > Redovisa närvaro. 2. I det gröna fältet, fyll i totalt antal sammankomster och närvaro för vart och ett av föreningens lag/grupper (en rad per grupp) under bidragsperioden.

5 3. Efter varje lag/grupp, klicka Lägg till. VIKTIGT Skapa en rad per närvarokort (ett kort = en flik i Excel). Du inte får räkna ihop flera kort på en rad. Var noga med att det lagnamn du skriver in är samma som ID på närvarokortet i Excel. Det måste finnas minst lika många ledare som det är sammankomster på varje kort. Korten sorteras i bokstavordning. Om du vill ha dem i någon särskild ordning, sätt en bokstav först i namnet för att indikera ordning! Nu har du gjort redovisningen av den gångna periodens aktiviteter. För att kunna få bidraget måste du nu gå vidare och skicka in ansökan. Om du vill kan du gå direkt till ansökan med knappen i det gula fältet. Om föreningen fyllt i närvarokorten i ett externt system Om närvarokorten förts i ett externt system, exempelvis IdrottOnline, så måste du först hämta en fil som innehåller föreningens all närvarodata. 1. Ladda ner XML-filen från det system du valt att använda. Detta kan du få hjälp med från din leverantör. I flera fall kommer det att finnas en knapp som låter dig hämta filen. Hos IdrottOnline kallas filen Kommunfil, hos övriga kallas de ofta ApN eller liknande. 2. Spara filen på valfri plats på din dator. Obs: Öppna inte filen. Om du gör ändringar så kan den väldigt lätt bli felaktig och inte kunna importeras! 3. Logga in på e-tjänsten. 4. Gå till Mina sidor > Redovisa närvaro > Redovisa närvaro för kommunalt aktivitetsbidrag. 5. Klicka på knappen Importera närvarokort. 6. Välj XML-filen som du laddade hem. 7. Nu kan det ta flera minuter. Gör inget i din browser under tiden. Systemet laddar in filen och analyserar all data baserat på det regelverk Göteborgs kommun använder för aktivitetsbidrag. När det är klart så ser du en lista på närvarokort. För varje kort ser du antal godkända sammankomster, deltagare, ledare, mm. 8. Om du vill se i detalj hur olika deltagare och sammankomster bedömts, klicka på Visa intill ett kort. Röda markeringar har underkänts, gröna ger bidrag. Om du placerar markören på en röd markering så kan du se varför den underkänts. 9. Nu har du gjort redovisningen av den gångna periodens aktiviteter. För att kunna få bidraget måste du nu gå vidare och skicka in ansökan. Om du vill kan du gå direkt till ansökan med knappen i det gula fältet längst ner.

6 Ta bort en fil Ibland kan man behöva ta bort den fil man laddat upp, tex om något ser ut att ha blivit fel och man vill gå tillbaka till sin leverantör och göra ändringar. Klicka då på länken Ta bort intill filnamnet. Detta raderar alla närvarokort som importerades från den filen. Detta går inte att ångra. Däremot kan man ladda upp filen på nytt. Vanliga fel vid import av XML-fil Felmeddelande: Import kan inte utföras. Alla närvarokort måste ha olika namn (osv ) Detta fel beror på att din fil innehåller närvarokort med samma namn som närvarokort som du redan lagt in (tex genom att du importerat flera filer, eller matat in rader manuellt.) Ett namn får bara förekomma en gång. Lösning: Gå tillbaka till det system du för närvaro i, och ändra namn på de närvarokort som heter samma sak. Hämta filen på nytt och ladda upp den igen. Felmeddelande: Filen kan inte importeras (osv ) Detta fel beror på att din fil på något sätt är felaktig. Detta kan du sannolikt inte åtgärda själv. Om du öppnat filen och gjort ändringar så kan detta vara orsaken. Lösning: Hämta filen på nytt från leverantören och prova att ladda upp den igen. Om det inte fungerar kontakta din leverantör. Fel: Summeringar stämmer inte med preliminära siffror från min leverantör Ibland skiljer sig uträkningen av antal godkända närvaromarkeringar mellan leverantörens prognos (eller vad ni brukar få) och e-tjänsten. Leverantörens uträkning är preliminär - de summeringar som du ser i e-tjänsten är det som gäller. E-tjänsten räknar utifrån det politiskt beslutade regelverket, och du kan gå in i varje närvarokort och se vilka deltagare som godkänts vid varje sammankomst. Leverantören kan ha alltså ett felaktigt regelverk inlagt. En annan förklaring är att det finns fel i underlaget som gör att många närvaromarkeringar underkänns. Gå in och titta på de importerade närvarokorten ett och ett (klicka på Visa på raden för närvarokortet). Många röda markeringar betyder att mycket underkänts. Lösning: kontrollera i ditt online-system (dvs där du hämtar filen ifrån): 1. att kompletta personnummer finns med på alla deltagare, särskilt ledare 2. att minst en ledare finns på alla sammankomster 3. att alla sammankomster har en sluttid (annars räknas de inte) 4. om det ofta är mer än 40 deltagare (då räknas max 40) 5. om flerdagars aktiviteter rapporterats som en enda sammankomst (då räknas den inte alls, dela istället upp så det blir en aktivitet per dag) 6. om sammankomster har pensionärer som deltar (dessa räknas inte)

7 Om möjligt, ändra eventuella fel, hämta en ny fil, och ladda in filen på nytt. Fel: Jag ser ingen knapp för import Om man är på fel period, dvs tittar på en äldre redovisning, så ser man ingen knapp för import. Detsamma gäller om man redan sökt bidrag för aktuell period. Stega fram till aktuell period! Fel: Inget felmeddelande, men heller inget resultat av importen Importen pågår en stund och tycks sedan vara klar. Men inga nya närvarokort visas. Detta beror troligen på att filen inte innehåller några sammankomster som hör till aktuell period. Sammankomster som hör till annan period ignoreras nämligen vid import. Detta beror oftast på att du laddat upp fel fil, dvs en gammal fil. I vissa system för närvarorapportering måste du välja vilken period som ska exporteras till XML, och detta kan då bli fel. Du kan också ha blandat ihop filer på din dator. Lösning: Ladda upp rätt fil. Kombinera olika metoder Vissa föreningar har olika sektioner som för närvaro i olika system, och ibland kan det hända att föreningen övergår från ett system till ett annat under pågående period. I dessa fall går det bra att kombinera olika metoder för redovisning av närvarokort. Du kan till exempel importera en fil från IdrottOnline och en från Laget.se, och dessutom komplettera med några manuella rader om en viss ledare fört närvaro i Excel. E-tjänsten räknar ut den totala närvaron och bidragssumman utifrån alla underlag som redovisas. I längden rekommenderar vi att man väljer ett enda system, men e-tjänsten sätter alltså ingen begränsning. 4. Skicka in ansökan 1. Välj Bidrag i menyraden överst. 2. Välj Aktivitetsbidrag i vänstermenyn. 3. Klicka på Sök bidrag. Denna knapp syns endast om under pågående ansökningsperiod, dvs 1 juli-25 augusti och 1 januari-25 februari. 4. Gå igenom samtliga steg, och kontrollera uppgifterna. Glöm inte att kryssa i rutan längst ner till vänster. Du ska i tredje samt sista steget se en sammanställning av alla närvarokort, oavsett hur du lagt in dem. 5. Skicka in ansökan. Statligt LOK-stöd Tillhör er förening Riksidrottsförbundet (RF) kan ni söka det statliga LOK-stödet via tjänsten IdrottOnline. Om ni för er närvaro direkt i IdrottOnline så är det trivialt att söka LOK-stöd, men ni måste hämta en fil och importera datan till e-tjänsten för att söka kommunalt. Om ni använder en annan leverantör av närvarokort så ska ni söka direkt till RF via denna leverantör. Kontakta leverantören om hur ni går tillväga. Om ni har fört närvaron i Idrott & förenings Excel-ark så finns idag inget enkelt sätt att exportera/importera aktivitetsdata till IdrottOnline för att söka LOK. Men till er hjälp finns blanketten Underlag för ansökan om statligt lokalt aktivitetsstöd till Riksidrottsförbundet som räknar ut totalsummor som efterfrågas vid ansökan om LOK-stödet. Denna hittar ni på sök på blankett förening. En sammanställning för RF finns också längst ned i närvarokorten (Excelarket).

8 Support Mer detaljerade manualer finns under menyalternativet Hjälp i e-tjänsten. Tänk också på att varje sida har en hjälptext. Klicka på symbolen uppe till höger. Om du har frågor eller vill ha personlig hjälp att komma igång, ring kundservice på Idrott & förening, För frågor om externa system som IdrottOnline, kontakta respektive leverantör.