Aktivitetskort på nätet

Transkript

1 Aktivitetskort på nätet Nu kan du använda "Aktivitetskort på nätet". Det kommer att förenkla föreningens hantering och redovisning av Lokalt aktivitetsstöd. All närvaro som föreningen registrerar sparas i en databas som finns hos Fritid. Kommunens regelverk är inprogrammerat i systemet, så ni behöver exempelvis inte kontrollera att deltagarna är bidragsberättigade eller inte. Föreningen behöver inte heller göra en sammanställning när det är dags att ansöka om bidraget. Om föreningen är intresserad av att använda "Aktivitetskort på nätet" utser ni en föreningsadministratör som kontaktar Fritid. Ring Föreningsservice eller Marie Persson för att få användarnamn och lösenord för att komma in i systemet. Föreningsadministratör Den personen i föreningen som tidigare sammanställt ansökningarna behöver inte längre lägga tid på att sammanställa alla närvarokort. Det enda den behöver göra är att godkänna närvarokorten vid bidragsperiodens slut. Föreningen utser en föreningsadministratör som sköter det. Föreningsadministratören kan med det här systemet dag för dag se hur mycket bidrag föreningen kommer att få. Föreningsledare Som föreningsledare lägger du upp dina deltagare endast en gång. Sedan kan du givetvis lägga till eller ta bort deltagare som slutar. En stor skillnad från tidigare då du var tvungen att skriva nya närvarokort två gånger per år. Det bästa till sist När föreningsadministratören godkänt föreningens aktivitetskort kommer pengarna till föreningen på ett par dagar!

2 Börja med att kontakta oss Börja med att skaffa dig ett lösenord Du som är föreningsadministratör eller ledare som ska sköta hanteringen av närvarokorten ringer eller för att få användarnamn och lösenord av oss för att komma in i systemet. Lägg upp alla dina ledare och ge dem ett närvarokort Som föreningsadministratör lägger du upp alla ledare och ger dem ett användarnamn och lösenord. Du bör också ge ledaren ett Närvarokort, exempelvis Innebandy flickor 93. Lösenordet kan sedan ändras av ledaren om han/hon vill. Användarnamnet går inte att ändra. Om du inte får in ledarens namn i systemet Då beror det på att ledarens användarnamn redan finns finns i en annan förening. Pröva med att sätta en siffra efter lösenordet så ska det fungera. Namn på närvarokorten Undvik namn på kortet som "Flickor våren 07" eller "Träningsgrupp måndagar". Det spelar i och för sig ingen roll vilket namn ni döper kortet till men tänk på att korten kan gälla i 10 år framåt så försök hitta ett generellt namn. Fyll i ledarens sex första siffror i personnumret. Han/hon kan ju vara bidragsberättigad.

3 Lägg upp deltagare Som ledare lägger du upp dina deltagare. Det behöver inte vara ledaren, det kan vara föreningsadministratören, en förälder eller varför inte en deltagare som gör registreringen. Förutsättningen är att ledaren är inlagd som ledare i föreningen av föreningsadministratören. Ditt användarnamn och lösenord Det får du av din föreningsadministratör. Lösenordet kan du sedan själv ändra dock inte användarnamnet. Alla siffrorna i personnumret Systemet kräver alla siffrorna i personnumret för att kontrollen ska fungera och att vi vet att varje deltagare är unik. Om någon deltagare har en skyddad identitet, kontakta oss så hjälper vi till med ett påhittat nummer. Vi kan hjälpa dig Om du inte får tag på hela personnumret kan vi hjälpa dig. Maila oss en lista på personerna med adress så kan vi lägga in dina deltagare. Personnumren är skyddade När du som ledare registrerat deltagarnas namn och personnummer syns inte de sista fyra siffrorna på närvarokortet. De är krypterade i databasen. Risken att någon ska kunna "hacka" sig in i vår databas är näst intill omöjligt så alla kan känna sig säkra. Detta gör du bara en gång Du lägger in dina deltagare endast en gång. Du kan däremot ta bort deltagare alternativt lägga in nya. Max 30 per närvarokort Tänk på att maximalt lägga in 30 deltagare per kort. Om du har fler deltagare, gör två kort men du måste ha minst en ledare per kort. Har du samma grupp i flera olika aktiviteter, exempelvis fotboll på sommaren och innebandy på vintern, kan du använda samma kort. Du skriver själv in vilken typ av aktivitet du har varje gång du registrerar. Därför kan det vara listigt att ha ett generellt namn på ditt eller dina närvarokort. Lägg till/ta bort deltagare Det gör du när du befinner dig på ditt Närvarokort.

4 Lägg upp första aktiviteten När du lägger upp din första aktivitet gör du så här: Fyll först i Huvuduppgifterna Om föreningsadministratören lagt upp ditt närvarokort kommer kortets namn att synas. Du kan ha ett eller flera kort beroende på hur många ledaruppdrag du har i föreningen eller hur stor grupp du har. Sök huvudsaklig Aktivitet i rullistan och välj, skriv i huvudsaklig lokal, exempelvis Aranäshallen. Nästa gång du gör en registrering Då kommer huvuduppgifterna att finnas precis som du sparade dom. Under fältet Ny sammankomst kan du ändra aktiviteten, exempelvis har du i Huvuduppgifterna innebandy men nu spelar ni fotboll. Markera Aktivitet, skriv in fotboll samt lokal. Ett närvarokort Detta innebär att du kan använda samma Närvarokort för en och samma grupp oavsett aktiviteter. Tänk bara på att det får vara maximalt 30 deltagare/kort. Är ni fler, gör två kort under förutsättning att det finns en ledare/kort. Skriv tid utan punkter När du skriver tidpunkten skriver du utan punkter, exempelvis 1900 Skapa ny sammankomst Klicka på Skapa ny sammankomst och ditt Närvarokort kommer upp med alla deltagare som du lagt in.

5 Markera närvaron När du talat om för systemet tid och plats dyker ditt kort upp när du skapar en ny aktivitet. Här markerar du bara om man är närvarande. Glöm inte att markera ledaren. Om det visar sig att en deltagare har haft samma typ av aktivitet samma dag kommer ett "ej" att dyka upp till höger bredvid den deltagaren. Likaså om deltagaren är för ung eller för gammal. Det innebär att föreningen inte får något bidrag för just den deltagaren vid detta tillfälle. Men föreningen har fortfarande statistiken vilket kan vara bra att ha. Tillfällig ledare Ibland kan du som ordinarie ledare inte komma till aktiviteten. Men då kan du utse en tillfällig ledare som måste vara minst 13 år bland dina deltagare som ansvarar för just den aktiviteten. Markera i så fall den tillfälliga ledaren så får ni aktivitetsstödet då man alltid måste ha en ledare med. Handikapp Om någon deltagare per definition från Riksidrottsförbundet har ett handikapp och är med i din verksamhet markera detta. Lägg till/ta bort deltagare Från denna funktion kan du lägga till deltagare alternativt ta bort. Du kommer att upptäcka ändringarna nästa gång du öppnar närvarokortet.

6 Tillfällig ledare För att få lokalt aktivitetsstöd måste alltid en ledare vara närvarande. Ibland är kanske du som ledare borta men aktiviteten genomförs ändå. Då har ni möjlighet att markera en tillfällig ledare för just denna aktivitet. Klicka för personen som Tillfällig ledare och Närvarande så räknas aktiviteten. Tänk på att den tillfälliga ledaren måste vara minst 13 år.

7 Se alla kort Du ser alla kort Som föreningsadministratör kan du se samtliga Närvarokort i föreningen. Du kan dessutom gå in på varje kort i rullistan och lägga upp nya aktiviteter.

8 Ekonomiskt utfall Ekonomiskt utfall Föreningsadministratören kan dagligen se det ekonomiska utfallet av aktivitetsstödet under förutsättning att ledarna gjort sina registreringar på sina Närvarokort. Välj period i rullistan så ser du uppgifterna. Även här kommer föreningen att få en bra statistik då varje period sparas i vår databas som ni sedan kan ta del av.

9 Godkänna Aktivitetskort Godkänn Att godkänna korten Efter varje bidragsperiod, som i Kungsbacka kommun är 1/1-30/6 respektive 1/7-31/12, ska föreningsadministratören godkänna föreningens Närvarokort. Det görs under rubriken "Aktivitetskort". Den 1/7 kommer en länk upp, "Godkänn" som gäller perioden 1/1-30/6 Den 1/1 kommer också "Godkänn" upp Som gäller för perioden 1/7-31/12. Sista ansökningsdag För den första perioden har ni till och med den 15/8 på er att godkänna. För den andra perioden har ni till och med 15/2 på er att godkänna. Missar ni detta kommer bidraget inte att betalas ut. Snabbare utbetalning Om ni godkänner snabbt så kommer pengarna snabbare. Räkna med 5-10 bankdagar efter godkännandet. Kör på som vanligt När en ny period infaller är det bara att köra på som vanligt. Systemet sköter periodbytet. Använd befintliga kort, gör bara nya om det tillkommer nya grupper.

10 Godkänna statligt lokalt aktivitetsstöd Redovisning statligt lokalt aktivitetsstöd Om ni vid godkännandet till oss klickar på "Statistik verksamhet" så skapas en fil exakt som den ska se ut enligt RF:s regler. Den kan ni skriva ut och skicka alternativt mata in uppgifterna i deras On-linesystem.

11 Vanliga frågor Varför åker jag ur programmet ibland? Det kan bero på att du varit inaktiv i programmet mer än fem minuter. Av säkerhetsskäl åker du då ut och måste öppna en ny webbsida och logga in igen. När jag tar bort/lägger till en ny deltagare ser jag inte det? Du kommer att se detta nästa gång du skapar en aktivitet. Varför går det inte att köra i Mac? Det beror på att vi inte anpassat programmet till Mac för närvarande. Vi jobbar på det och hoppas kunna återkomma innan året är slut. Hur får jag tag på hela personnumret? Enklast är att kontakta föräldrarna. Ett annat sätt är att gå via spelarlicenserna om sådana förekommer. Prata med försäkringsbolaget. Ni kan också kontakta oss så kan vi ta fram det under förutsättning att deltagaren är skriven i Kungsbacka kommun. Måste jag lägga upp nya kort? Både ja och nej. Om du har en grupp som kör fotboll på sommaren och ishockey på vintern kan du använda samma kort. Om du däremot har två olika grupper behöver du ett kort för varje grupp. Ledarna har inga datorer! En mycket vanlig fråga. 1. Låt en förälder sköta inknappningen. Många föräldrar är oerhört datakunniga och har dessutom en dator i hemmet. 2. Låt någon deltagare registrera närvaron. Det fixar dom på en rast i skolan. Tänk bara på att lägga upp dessa som ledare. Det görs av föreningsadministratören. Du får inte in ledaren i systemet Det beror säkert på att ledaren har samma användarnamn i en annan förening. Pröva med att sätta en siffra bakom användarnamnet så ska det nog fungera.