Fö reningsadministratö r Hantera ledare Hantera na rvarökört Registrera na rvarö (ledare) Statistik Periödrappört, bidragsansö kan

Transkript

1 Fö reningsadministratö r Hantera ledare Hantera na rvarökört Registrera na rvarö (ledare) Statistik Periödrappört, bidragsansö kan Inloggning i ApN Tillsätt nya och hantera ledare Hantera närvarokort Ändra och registrera nya sammankomster Hämta statistik Periodrapport och ansök bidrag Externt system Kontakuppgifter Inloggning i ApN För att kunna logga in i systemet ApN, behövs inloggningsuppgifter. Varje förening behöver utse en eller flera föreningsadministratörer. Dessa har huvudansvaret för systemet och kan ansöka om bidraget. Maila följande information till kommunens Föreningskonsulent hanna.bjorklund@upplandsvasby.se för att skapa en inloggning till föreningsadministratören: Förnamn och efternamn Fullständigt personnummer Mobiltelefonnummer E-postadress Föreningsadministratören kan sedan själv ändra sitt lösenord. Inloggningen till ApN hittar du på under rubrikerna Uppleva och Göra Förening Föreningsbidrag- ApN- Aktivitetskort på Nätet. Alternativt, tryck på direktlänken:

2 Något liknande denna vy ser du när du loggar in i ApN. I detta exempel är Emma Svensson föreningsadministratör för Testförening Smile som ligger i Umeå Kommun. Figur 1. Vyn vid inloggning, Föreningsadministratör. Tillsätt nya och hantera ledare Klicka på Ledare i menyn till vänster. I vyn som visar sig ser du en lista med ledare som redan är inlagda. Du kan välja att klicka på Skapa eller återskapa ledare (till höger). Då fyller du i personens person nr och trycker Gå vidare. Sedan om informationen är rätt trycker du Spara. Nu finns ledaren inlagd. När du lägger in ledaren kan du nu på en gång koppla denne till ett närvarokort. Antingen kopplar du personen till ett närvarokort som redan finns genom att klicka Koppla till ytterligare ett närvarkort och välja ett närvarokort i rull-listan till höger. Eller så skapar du ett nytt närvarokort genom att skriva Namn på närvarokort och sedan klicka på Skapa kort. Du kan ändra namn på närvarokort senare. När du trycker på Ledare i menyn till vänster kan du också välja att klicka på en av ledarna som redan är inlagd. Då kommer information om den ledaren upp, inkluderande användarnamn, lösenord och kontaktuppgifter. Om en ledare har nytt mobil nr. eller glömt sitt lösenord kan du gå in och ändra detta här. Du kan även koppla ledare till fel närvarokort eller avaktivera ledare.

3 Hantera närvarokort Du kan byta namn, avsluta kort och ta bort kort. Att ta bort kort innebär att alla registrerade sammankomster tas bort. Avslutande av kort innebär att alla registrerade sammankomster sparas, men det kortet kan inte användas igen. Det underlättar för användare om kort som inte används avslutas för att då syns de inte i listorna över vilka närvarokort som finns tillgängliga. Byt namn, kort. Välj vilket närvarkort du vill byta namn på och klicka på det kortnumret. Byt Namn på kort och tryck Ändra. Avslut av kort. Klicka i vilka kort du vill avsluta, bekräfta i pop-up fönstret som visar sig. Borttag av kort. Klicka i vilka kort du vill ta bort, bekräfta i pop-up fönstret som visar sig. Ändra och registrera nya sammankomster Du kan skapa nya sammankomster och registrera närvaro samt ändra närvaro på tidigare sammankomster. Du kan ändra datum och tid för sammankomster samt ta bort dem. Du kan kolla på sammankomster och upptäcka krockar. Nya sammankomster och närvaro Om du även är ledare och kopplat till ett närvarokort, fundera på om det inte är lättare att använda Appen och registrera närvaro på plats vid sammankomsten. Annars följ nedanstående. Börja genom att skapa en ny sammankomst. Det gör du genom att klicka på Närvarokort i menyn till vänster. Klicka på Ny aktivitet och välj Aktivitet, Lokal, typ av sammankomst (Match, Träning, Möte, eller Övrigt), Datum för sammankomsten och mellan vilka klockslag sammankomsten Började och Slutade. Klicka sedan på Skapa ny sammankomst. Då bör nästa vy likna den i Figur 2. Fyll i rutorna för Närvarande och Tillfällig Ledare om det var någon annan än den ordinarie. I vissa kommunen tilldelas inte föreningar bidrag om det inte finns ledare vid sammankomsterna, så glöm inte klicka i närvaro även för ledaren. Ändra närvaro på tidigare sammankomster Om det blivit fel registrerat med en sammankomst, klicka på Närvarokort i menyn till vänster. Klicka sedan på Ändra aktivitet/visa PDF. Därifrån klickar du på vilken Period sammankomsten skedde, och väljer vilket Tillfälle det var. Om en sammankomst fortsätter över flera timmar, dela upp den och registrera en i taget, så att bara de som närvarar en specifik timme blir registrerad då.

4 Figur 2. Ny sammankomst Ändra tid och datum för tidigare sammankomster Klicka på Ändra sammank i menyn till vänster. Välj närvarokort i rull-listan. Byt datum eller tid och tryck Ändra. Härifrån kan du även trycka Ta bort, för att ta bort sammankomsten. Se sammankomster och krockar Klicka på Sammankomster i menyn till vänster. Välj period, närvarokort och sammankomst i rulllistorna. Då får du se information om den sammankomsten. Klicka på Sammankomster i menyn till vänster. Välj period. Välj någon ett specifikt närvarokort eller väljs samtliga, sedan tryck på Krockar. Om det finns några krockar (deltagare som är registrerade på flera sammankomster vid samma tider) så visas det här. Krockar kan vara mellan olika föreningar också. Klicka på datumet för en krock för att få mer information om krocken, det står då även vilken annan förening deltagarens registrering krockat med. Föreningar får inget bidrag närvaro som krockar! Hämta statistik Du kan hämta en mängd statistik bl.a. över antalet deltagare i mellan olika datum, kön av deltagare, antal deltagare på träningar jämfört med match etc. Du kan ta fram listor över alla deltagare i hela föreningen samt per närvarokort. Du kan även söka på personnr och ta fram vilka sammankomster en deltagare har närvarit vid.

5 Klicka på Statistik i menyn till vänster. Klicka på Deltagare/Sammankomst eller Antal medlemmar. Välj den information du söker. Klicka Sök för att se informationen. Klicka på Hämta fil om du vill spara ner informationen på din dator. Klicka på Deltagare, lista i menyn till vänster. Du kommer nu se alla deltagare i föreningen (från alla närvarokort). Välj specifik närvarokort om du hellre vill se det. Klicka på Skapa Excel för att spara ner informationen i en Excel fil på din dator. Periodrapport och ansök bidrag Klicka på Periodrapport i menyn till vänster. Välj Period. Här ser du en sammanfattning av sammankomster per närvarokort i föreningen, vilken åldersgrupp deltagarna kommer ifrån och framförallt vilket bidrag ni är berättigad från kommunen. För att få ut lokalt kommunalt aktivitetsbidrag måste ni i slutet av varje period, när all närvarorapportering är klar godkänna periodrapporten. Klicka då på Skicka in. Därefter behöver ni även ladda upp de dokument som krävs som underlag för bidragsutbetalning. Detta gör ni genom att trycka på Bidragsansökan (långt ner i menyn till vänster) och sedan tycka på Aktivitetsbidrag. Ladda upp handlingarna och tryck på skicka. Följande dokument ska laddas upp: Årsmötesprotokoll Ekonomisk berättelse Revisionsberättelse Verksamhetsberättelse Externt system Om ni tänker använda ett externt system för att registrera närvaro så finns det flera system som är kompatibla med ApN. Alla dessa system uppdaterar informationen i ApN automatiskt (utom RF och laget.se). För att starta automatiseringen måste ni lämna ID-numret för er förening (i det externa systemet) till er kommunadministratör och eventuellt starta automatiseringen via externa systemet. Riksidrottsförbundet RF, IdrottOnline, är inte automatiskt kompatibelt med något annat system. För att registrera närvaro i ApN och kunna söka lokalt kommunalt aktivitetsbidrag måste ni manuellt gå in i RF s system, ladda ner en XML-fil från deras system och maila detta till din kommunadministratör. Vi rekommenderar starkt att ni i så fall laddar ner denna fil minst en gång i månaden (helst var eller varannan vecka) och skickar in. Problem har uppstått när föreningar avvaktat, skrivit ut hela närvaroregistreringen på en gång och skickat in på deadline-dagen. Problemen uppstår då det kan ta upp till 24h att ladda ner en stor fil från RF, och ApN servrarna måste lägga in informationen från alla föreningar i alla kommuner som väntat till sista dagen (ApN har kontrakt med 30 kommunen 2014), vilket kan skapa köer som kan ta flera timmar. Lägg på chansen att det blivit något fel med filen och processen måste göras om och er förening har stora problem.

6 Om ni söker statligt stöd (bidrag) från RF och registrerar närvaro i ApN så är det smidigare, men än dock inte automatiskt. RF har ett formulär med information de kräver för att dela ut bidrag. När periodrapporten är inskickad, klickar ni på PDF-periodrapport till RF (finns under periodrapporten). Det skapas en PDF och på sista sidan i den filen är det en tabell under rubriken Summering. Tabellen ser ut som formuläret i RF s system. Kopiera siffra för siffra in i RF s system så ska det lösa sig. Kontaktinformation För tekniska frågor om systemet, kontakta Help desk, Umeå: För inloggningsuppgifter till ApN, samt frågor om bidragsregler, kontakta kommunens Föreningskonsulent Hanna Björklund: Hanna.bjorklund@upplandsvasby.se