Aktivitetskort på nätet Hur gör jag?

Transkript

1 1 Aktivitetskort på nätet Hur gör jag? Föreningsadministratör är den/de som är huvudansvarig för föreningen och ansvarar för att aktivitetsredovisningen sköts på ett riktigt sätt i föreningen. Föreningsadministratörernas uppgifter är att: Skapa användare åt nya ledare Skapa närvarokort för föreningens träningsgrupper Koppla ledare till närvarokort Godkänna föreningens sammanställning för att ansöka om bidrag (oftast två gånger per år) Ta kontakt med din kommunadministratör ( ) för att göra dig till föreningsadministratör för din förening. Skapa ledare och närvarokort Tryck på "Ledare" i den vänstra menyn. Lägg till en ny ledare Tryck på "Skapa en ny ledare" uppe det högra hörnet. Fyll sedan i personnumret i formen ÅÅÅÅMMDD-XXXX och tryck på "Gå vidare". Fyll sedan i uppgifterna och tryck på "SPARA".

2 2 Skapa närvarokort Efter att du skapat ledaren (eller, om du vill skapa närvarokortet för en redan tidigare inlagd ledare, gått in på denne) så fyller du i namnet på det nya kortet i textfältet längst ner och trycker sedan på "Skapa ett kort". Vill du istället koppla ledaren till ett redan existerande närvarokort trycker du på "Koppla till ytterligare närvarokort" och väljer sedan det kort du vill koppla ledaren till i rullistan som kommer upp. Tänk på: Vill du att ledaren ska vara föreningsadministratör så tar du kontakt med din kommuns kommunadministratör. Döp korten till generella namn som kan följa med gruppen genom åren. Tänk "P97 Fotboll Blå" istället för "Pojkar 13 andra gruppen". Godkänn periodrapport Periodrapport är det som förut kallades för "sammanställning", och är summan av föreningens alla deltagartillfällen och är det som skickas in från din förening till din kommun för ansökan av aktivitetsbidrag. Tryck på "Periodrapport" i den vänstra menyn.

3 3 Välj period Välj den period du vill godkänna i rullistan "Välj period". Periodrapporten Periodrapporten består av en sammanställning av alla närvarokort i form av en tabell. I kolumnen längst till höger kan ni se en grön pil om någon av ledarna för det kortet har gett klarsignal om att de är färdiga. Nederst i bild kan ni se utfallet för perioden, vilken bidragssumma ni kommer att få, om inga justeringar görs. Godkännande och inskickande av periodrapport Tryck på "GODKÄNN" uppe till höger. Knappen kommer fram på periodens sista dag. Därefter kommer du till en sida där du ombeds gå i god för att uppgifterna ni lämnar är sanningsenliga och korrekta. Markera där kryssrutan och tryck sedan på "Godkänn föreningens närvarokort". Tänk på: Godkänn inte periodrapporten förrän du är helt klar med alla korrigeringar och närvaromarkeringar. Det går inte att lägga till eller ändra sammankomster för en godkänd period. Ni har inte rätt att lämna kompletteringar till godkänd periodrapport, om ingen sådan överenskommelse är gjord.

4 4 Ledare är den som är ansvarig för en eller flera träningsgrupper inom sin förening, men i övrigt inte har några speciella administrativa uppdrag. Ledarens uppgifter är att: Rapportera aktivitetstillfällen för sin grupp Lägga till deltagare på närvarokort Föra in närvaro på närvarokort Ta kontakt med din föreningsadministratör/kanslist för att få ett användarnamn/lösenord. Registrera sammankomst Tryck på "Närvarokort" i den vänstra menyn. Välj rätt närvarokort Välj det närvarokort du vill registrera sammankomsten på genom att välja kortet från rullistan. Är det första gången du registrerar en sammankomst på detta kort så ska du även välja huvuduppgifter, det vill säga huvudsaklig aktivitet (exempelvis: fotboll, dans, hobbyverksamhet) och huvudsaklig lokal. Finns inte eran lokal eller aktivitet med kan ni kontakta er kommunadministratör.

5 5 Välj vad ni gjorde och när ni gjorde det Välj aktivitet och lokal för sammankomsten (det vill säga vad ni gjorde och vart ni gjorde det). Välj sedan huruvida det var en träning/sammankomst eller en match. Träning/sammankomst är standardalternativet. Detta valet finns i statistiksyfte för idrottsföreningar och för att kunna skilja på dessa internt, så är man ingen idrottsförening så kan man ignorera detta. Fyll i datum (ÅÅÅÅ-MM-DD) och när sammankomsten började samt slutade (TT:MM) och tryck sedan på "Skapa ny sammankomst". Lägg till deltagare på närvarokortet Nu visas det en lista över alla deltagare och ledare som är kopplade till detta närvarokort. Är det första gången du registrerar en sammankomst på detta kort så finns inga deltagare kopplade till det. För att lägga till en deltagare på ditt kort så kan du fylla i personnumret (ÅÅMMDD-NNNN) och trycka på Lägg till en ny deltagare. Finns personen på ett annat närvarokort i samma förening så kan du trycka på Sök deltagare och söka efter denne, annars måste du ha det tiosiffriga personnumret. Fyll i närvaromarkeringar Listan över deltagare består av sju stycken kolumner: Förnamn, efternamn, födelsenr, närvarande, tillf ledare, dubbelt stöd samt borttag. Du fyller i närvaron genom att kryssa i rutan under "närvarande". Tillf ledare kryssar du i om det är en deltagare som agerat som ledare under en sammankomst där ingen ordinarie ledare varit närvarande. Borttag fylls i om du vill ta bort en deltagare från närvarokortet.

6 6 Spara När du har fyllt i närvaron så trycker du på SPARA. Tänk på: Vill du ta bort en ledare från närvarokortet måste du kontakta din föreningsadministratör. För tillfälliga ledare gäller samma kriterier som för vanliga ledare, det vill säga om ordinarie ledare enligt bidragsreglerna måste vara över 13 år så måste även en tillfällig ledare vara över 13 år. Ett "Ej" längst till höger om en deltagare eller ledare betyder att personen antingen inte är markerad som närvarande eller att personen inte är bidragsberättigad enligt kommunens bidragsregler. En röd pil längst till höger om en deltagare eller ledare betyder att personen är registrerad på en annan aktivitet under samma tid. För att se vilken aktivitet personen också är registrerad på, tryck på "Närvarokort" i den vänstra menyn, välj ditt kort, tryck på "Krockande sammankomster" och tryck sedan på datumet på rätt persons rad.

7 7 Ändra sammankomst Tryck på "Närvarokort" i den vänstra menyn. Välj sedan det närvarokort på vilken sammankomsten du vill redigera är registrerad och tryck sedan på "Ändra aktivitet/visa PDF". Välj rätt period och tillfälle Välj den period som sammankomsten är registrerad på. Den nuvarande är alltid förvald. Välj sedan den specifika sammankomsten genom att söka på tillfället efter datum och tid i rullistan. Gör dina ändringar Gör ändringar på samma sätt som om du registrerade en ny sammankomst. Glöm inte att spara när du är klar.

8 8 Dubbelredovisade deltagare Om en deltagare eller ledare registreras på två eller fler aktiviteter under samma tid så blir personen inte bidragsberättigad på någon aktivitet, och en röd pil visas längst till höger på dennes rad. Det är upp till ledarna själva att ta kontakt med varandra och lösa dessa frågor. Kan ledarna inte komma överens så beslutar respektive kommun. För att häva denna blockering så krävs det att övriga föreningar tar bort närvaromarkeringen för deltagaren, då en person endast kan vara på en plats vid ett tillfälle. Här nedan förklarar vi hur du gör för att se vilka andra föreningar och grupper som även markerat en deltagare eller ledare. Så här ser du om du har deltagare som är redovisade på andra närvarokort under samma tidpunkt Tryck på "Närvarokort" i den vänstra menyn. Välj det närvarokort som du vill kontrollera om det finns dubbelredovisade deltagare. Tryck sedan på "Dubbelredovisade deltagare". Välj rätt period Välj den period som du vill kontrollera. Det dyker nu upp en lista över alla deltagare som är redovisade på två eller flera närvarokort under samma tid och dag. Det kan vara bra att gå in på denna sida med jämna mellanrum för att se så att ni inte går miste om närvarotillfällen. Välj personen Tryck på datumet (längst till vänster) på den person som du vill kolla upp. Du ser nu vilken förening, kort och ledare som har den samtidiga närvaromarkeringen, och kan därefter ta kontakt med denne ledare.

9 9 Ändra lösenord och övriga uppgifter Tryck på "Ledare" i den vänstra menyn. Ändra dina uppgifter Fyll i ditt nya lösenord i lösenordsfältet och ändra dina övriga uppgifter i övriga fält och tryck på spara. Koppla ledare Tryck på "Ledare" i den vänstra menyn. Koppla ledaren Fyll i kortnumret (du ser dina korts nummer listade under "Ledarens närvarokort") och ange ledarens användarnamn i textfälten längst ner. Tryck sedan på "Lägg till ny ledare". Kan du inte den andra ledarens användarnamn eller om den andra ledaren inte finns upplagd i Aktivitetskort på nätet tar du kontakt med din föreningsadministratör. Tänk på: Du kan endast koppla andra ledare till dina närvarokort, men inte koppla dig själv till andras eller skapa nya närvarokort. Vill du göra detta kontaktar du din föreningsadministratör.