Aktivitetsstöd Ledare

Transkript

1 Aktivitetsstöd Ledare Sidan 1 (18)

2 Datum: Version 1.0 Innehållsförteckning 1. Ledare Internetadress Inloggning och glömt lösenord Låst lösenord Huvudmeny i Aktivitetsstöd Hantera deltagare Deltagare Lägga in en deltagare i ny grupp Lägga till deltagare i befintlig grupp Närvarorapportering Skapa ett nytt tillfälle Klarmärk ett tillfälle Historik Rapporter Ta ut rapporter statistik Övriga menyer Min sida Ändra uppgifter om dig själv som användare Byt lösenord Sidan 2 (18)

3 1. Ledare Det finns två behörighetsnivåer i Aktivitetsstöd för varje förening. Dessa behörigheter är föreningsadministratör och ledare. Det går att ha flera inloggningar per behörighet och de är personliga. Denna manual beskriver behörigheten Ledare som hanterar att lägga till deltagare i befintlig grupp, att skapa tillfällen, att närvarorapportera och att klarmarkera närvarorapporter. 1.1 Internetadress Internetadress till Aktivitetsstöd: aktsto.argentum.se 1.2 Inloggning och glömt lösenord 1. Logga in med dina inloggningsuppgifter som du fått sedan tidigare via e post. Detta skickas ut automatiskt från Aktivitetsstöd. Det är föreningsadministratören i din förening som skapat din inloggning och är denna person som kan låsa upp en låst inloggning. 2. Om du har glömt ditt lösenord klicka på länken Glömt lösenordet? Nu visas ett nytt fönster med rubriken Begär nytt lösenord med ett fält för E post. Sidan 3 (18)

4 3. Fyll i din e postadress som är registrerad sedan tidigare på dig i Aktivitetsstöd, i fältet E post. Observera! Den angivna e postadressen måste vara densamma som den du har angett tidigare vid uppläggning av dig som användare annars kommer inget nytt lösenord att kunna skickas till dig. Sidan 4 (18)

5 4. Nu skickas det automatiskt ett nytt lösenord till den angivna epostadressen, från Aktivitetsstöd. 5. När du fått ett nytt lösenord fyll i ditt användarnamn och det nya lösenordet i fälten vid inloggningen. Vissa lösenord kan vara svåra att återge kopiera det som du har fått via e post och klistra in det i fältet. 6. Om du anger en e postadress som inte finns angiven på dig som användare fås följande felmeddelande: Ingen användare är registrerad med den angivna e postadressen! Sidan 5 (18)

6 7. Om du anger fel lösenord ett antal gånger så kommer ditt användarkonto att låsas. Kontakta din föreningsadministratör så låser han/hon upp ditt konto. 1.3 Låst lösenord När en användare försökt logga in med ett felaktigt lösenord ett antal gånger i följd kommer Aktivitetsstöd att låsa inloggningen/användarkontot. 1. Om en användare försöker logga in med ett felaktigt lösenord fås följande felmeddelande: Inloggningen misslyckades! Försök igen. 2. Föreningsadministratören är den användare med behörighet att låsa upp ett låst användarkonto. Gå till menyvalet Administration Användare. Sidan 6 (18)

7 1.4 Huvudmeny i Aktivitetsstöd När du är inloggad som ledare så ser du följande huvudmenyval: Närvaro Rapporter Min sida Under varje menyval i huvudmenyn finns undermenyer. De fälls ut när du klickar på ett menyval t.ex. Manualen kommer beskriva de olika menyvalen vidare. Sidan 7 (18)

8 2. Hantera deltagare 2.1 Deltagare Under menyvalet Närvaro Deltagare kan du lägga till, ändra och ta bort deltagare och söka bland redan inlagda deltagare Lägga in en deltagare i ny grupp 1. Välj in en grupp i fältet Grupp, en lista fälls ut när du klickar i fältet. Nu visas en sida utan deltagare inlagda om du inte matat in deltagare i gruppen sedan tidigare. 2. Fyll i en ny deltagares personnummer i fältet Personnummer. Formatet kan vara ÅÅÅÅMMDD XXXX eller så kan det vara ett icke fullständigt personnummer i formatet ÅÅÅÅMMDD. Sidan 8 (18)

9 Observera! Det går enbart att ange ett icke fullständigt personnummer om detta val har makerats vid gruppen under menyval Administration Grupp (Se avsnitt 2.1.1) 4. För att mata in en deltagare utan de fyra sista siffrorna, fyll i de första åtta siffrorna i fältet Födelsedatum i formatet ÅÅÅÅDDMM. Fyll sedan i Förnamn, Efternamn och välj Kommun. 5. Markera i fälten för Man eller Kvinna, markera om deltagaren har en funktionsnedsättning genom att markera kryssrutan för Handikappad samt om det är en Deltagare eller en Ledare. Klicka sedan på Spara knappen. Funktionen "Sök i befolkningsregistret" finns i Aktivitetsstöd. Detta kan innebära att ni kan kontrollera om en medlem är en "Stockholms" bo och för denna kontroll krävs det ett fullt personnummer. Observera! Påslag av detta kommer senare i Aktivitetsstöd för Stockholm. Sidan 9 (18)

10 6. Det går att fylla i fälten utan att göra en sökning i befolkningsregistret. En kontroll av personnummer utförs och om ett felaktigt personnummer matas in i fältet kommer ett felmeddelande att visas på skärmen. 7. Glöm inte att lägga till ledaren till gruppen och markera detta i rutan för Ledare. 8. Klicka på Spara knappen för att spara uppgifterna. Deltagaren/Ledaren läggs till i gruppen. Sidan 10 (18)

11 9. För att ta bort en deltagare i en grupp, markera deltagaren och klicka på det röda krysset för att ta bort en deltagare ur en grupp, då raderas deltagaren ur listan. Ett meddelande visas på skärmen som upplyser användaren om att deltagaren tas bort, men att redan skapade närvarokort inte påverkas och om användaren vill fortsätta. 10. Klicka på OK knappen för att radera deltagare. Nu tas deltagaren bort från listan. 11. Klicka på pennikonen om du vill ändra information angående en deltagare. Då öppnas fälten upp och förändringar kan göras Lägga till deltagare i befintlig grupp 1. Välj in en grupp i fältet Grupp, en lista fälls ut när du klickar i fältet. 2. Nu läser Aktivitetsstöd in den valda gruppens tidigare inlagda medlemmar på sidan. Sidan 11 (18)

12 3. Fyll i en ny deltagares personnummer och klicka på Sök knappen. En sökning i Aktivitetsstöds databas över deltagare görs om deltagaren finns inlagd sen tidigare läses dessa uppgifter in automatiskt i fälten. 4. Det finns en kontroll av personnummer, om ett felaktigt personnummer fylls i fältet, kommer ett felmeddelande att visas på skärmen. 5. Glöm inte att lägga till ledaren till gruppen och markera detta i rutan för Ledare. 6. Klicka på Spara knappen för att spara uppgifterna. Deltagaren/Ledaren läggs till i gruppen. Observera! Det går enbart att ange ett icke fullständigt personnummer om detta val har makerats vid gruppen under menyval Administration Grupp. 2.2 Närvarorapportering Under menyvalet Närvaro Närvarorapportering kan du söka, skapa och ändra uppgifter om närvarorapporteringen Skapa ett nytt tillfälle 1. För att skapa nya tillfällen/aktiviteter klicka på knappen Nytt tillfälle. 2. I fältet Datum fyll i det datum aktiviteten har utförts. 3. Välj in starttid i fältet Starttid. 4. Välj in sluttid i fältet Sluttid. 5. Välj in vilken verksamhet som har utförts i fältet Verksamhet. Sidan 12 (18)

13 6. Klicka på knappen Spara för att spara det nya tillfället. Nu uppdateras sidan med alla de deltagare som ingår i gruppen inläsning sker automatiskt. Om deltagare inte finns i gruppen fås ett meddelande om att deltagare måste anges innan gruppen kan närvarorapporteras. 7. För att närvaromarkera deltagarna, markereras den deltagare som varit närvarande och sedan markeras rutan för Närvarande. Sidan 13 (18)

14 Observera! Om det finns tillfällen skapade sen tidigare i din tillfälleslista och du försöker skapa ett exakt likadant tillfälle som finns i listan, så visas ett meddelande på skärmen: Datumet och tiden överlappar ett annat tillfälle! Samma meddelande fås om du försöker skapa ett tillfälle som redan är närvarorapporterat och klarmarkerat. 8. Skulle det finnas fler deltagare än vad som får plats på skärmen, visas siffror under listan. Klicka på siffrorna och du byter sida och kan se alla dina deltagare. 9. Om flera deltagare har tillkommit i listan så kan det vara bra att klicka på knappen Uppdatera deltagarelistan för att dessa ska kunna närvarorapporteras. 10. När alla tillfällen är skapade, är det Ledaren som ska närvarorapportera deltagarna. Ledaren ska även klarmarkera alla sina tillfällen genom att trycka på knappen Klarmärk tillfälle. Sidan 14 (18)

15 2.2.2 Klarmärk ett tillfälle 1. Välj menyvalet Närvaro Närvarorapportering. 2. Välj in en grupp i fältet Grupp och välj ett tillfälle. 3. Markera kryssrutan framför deltagarens namn. Markeringen sparas automatiskt. Kontrollera att ledaren finns med i listan. 4. När du har närvaromarkerat alla dina deltagare vid detta tillfälle, klicka sedan på knappen Klarmärk. Ett meddelande Klarmärk tillfälle visas på skärmen. Sidan 15 (18)

16 Observera! När ett tillfälle är närvaromarkerat, då kan tillfället klarmarkeras. Det innebär att tillfället blir klarmarkerat och egentligen signerat av Ledaren. Skulle ett tillfälle klarmarkeras som ännu inte har ägt rum, visas ett felmeddelande om detta på skärmen. Observera! Vid denna klarmärkning tar ledaren ett ansvar för att aktiviteterna har följt kommunens bidragsregler. 5. Nu är tillfället klarmarkerat och väntar på att signeras av föreningsadministratören. Sedan ska uppgifterna transporteras till Booking för vidare hantering. 6. Om ledare saknas i gruppen vid klarmarkeringen så visas ett felmeddelande om detta på skärmen Historik Under rapporter kan ledaren se närvarostatistik över sina grupper i föreningen. Sidan 16 (18)

17 3. Rapporter 3.1 Ta ut rapporter statistik 1. Välj i huvudmenyn Rapporter Statistik. Här går det att göra flera urval för att få fram olika rapporter. 2. När du har gjort ditt urval i fälten, klicka på knappen Hämta data. Ett meddelande visas under knappen Hämta data: Data hämtad, klicka här för rapporten. 3. Klicka på texten och rapporten visas på skärmen. 4. Övriga menyer 4.1 Min sida Under detta menyval finns dina inmatade uppgifter för dig som användare. Du kan ändra alla öppna fält men inte användarnamn, behörighet samt grupper. Du kan också byta lösenord här Ändra uppgifter om dig själv som användare 1. Fyll i nya uppgifter i fälten om användaren. 2. Klicka på Spara knappen för att spara den nya informationen Byt lösenord 1. Mata in det lösenord som kom via e post i fältet Gammalt lösenord. 2. Fyll i det nya lösenordet i fältet Nytt lösenord. Sidan 17 (18)

18 3. Repetera det nya lösenordet i fältet Repetera nytt lösenord. Observera att om dessa två fält Nytt lösenord och Repetera nytt lösenord inte matchar varandra så får du ett felmeddelande om detta på skärmen. Ändra då så lösenorden är exakt likadana i båda fälten. Aktivitetsstöd kräver bokstäver, 4. Klicka på Spara knappen när du ska spara det nya lösenordet. Argentums uppgift är att skapa tydliga och varaktiga fördelar. Från behovsanalys till management. Från teknik till konsulting och förvaltning. Från att uppfylla krav och behov till tydliga, strategiska konkurrensfördelar. Vi har idag ett 100 tal kvalificerade konsulter anställda. Huvudkontoret finns i Skellefteå och övriga kontor i Malmö, Norrköping, Jönköping och Göteborg. Sidan 18 (18)