Logga in. Placera barn. Kolumner Ändra ordning på kolumner. Spara egna kolumnval. Urval. Ändra taxekategori. Sök. Uppsägning av plats

Transkript

1

2 Logga in Glömt lösenord Uppdatera lösenordet Kolumner Ändra ordning på kolumner Urval Spara egna kolumnval Excelformat av urval Välja antal barn som visas i urvalet Sök Snabbsök Söka med filter Familjebild Köhantering Skapa erbjudande Avstegshantering Hantering av erbjudandet Ej förlänga svarstiden Förlänga svarstiden Öppna ett stängt erbjudande Ta bort dubbla acceptanser Placera barn Dubbla placeringar Glapp i placeringar Placera fler barn samtidigt Utskrift av placeringskontrakt Om placeringsflikarna Ändra placeringsstart Ändra taxekategori Korrigera startdatum Ta bort Anledningar till ändrad taxekategori Uppsägning av plats Ändra placeringsstopp Titta på eller justera placeringsstopp på befintlig uppsägning Utskriftsrutin vid uppsägning av plats Om pengen Hämta pengabeloppslistor Prognos Lägga in prognos Redigera redan upplagd prognos Kontrollera prognosen på webben Annullera erbjudandet Registrera svar för sökande 2

3 Gå till Nästa Personal eller via e-tjänster Välj förskoleverksamhet eller skola Nästa Personal Du loggar in med de inloggningsuppgifter du fått från e-tjänstförvaltningen. 3

4 Byt roll om du har flera enheter så visas bara den. 4

5 1. Om du har glömt ditt lösenord klickar du på Glömt lösenord längst upp i högra hörnet på inloggningssvyn. 2. Fyll i din e-postadress, klicka OK. 5

6 3. Fyll i kontrollfrågan. Var noggrann eftersom du ska upprepa det exakt. 4. I e-post meddelandet som skickas till dig finns en länk. Efter att användaren har upprepat exakt samma svar som gavs i fältet Mothers maiden name skapas ett nytt lösenord och användaren kan logga in igen. 6

7 Lösenordet behöver bytas regelbundet. Efter 90 dagar uppmanas du att byta ut lösenordet på inloggningssidan. Då fyller du både i ditt gamla lösenord samt ditt nya. Ditt användarnamn är oförändrat. Lösenordet som du väljer ska innehålla minst 8 tecken. Minst en bokstav måste vara versalt och två tecken ska vara siffror eller tecken. På grund av säkerhetsrisken uppmanas du att inte använda samma lösenord för fler system. 7

8 För att lägga till kolumner alternativt ta bort kolumner klickar du på valfri pil vid någon av de tillgängliga kolumnerna. För pekaren över kolumnen. Nu kan du bocka i/ur de kolumner som du önskar lägga till/ta bort. 8

9 För att ändra ordningen på kolumnerna flyttas kolumnen med datamusen (klicka 1 gång i kolumnen, håll fast, dra och släpp). 9

10 Du kan spara dina urval genom att klicka på ikon (se bild nedan). Här kan du lägga till nya, radera gamla urval eller återställa kolumnvalen till standard. 10

11 Om du önskar spara ett urval för att arbeta med i annat format rekommenderas Excel för bästa resultat. Du sparar ditt urval genom att klicka på ikon (se nedanstående bild) samt ikon för Excel. Välj sedan att spara filen lokalt på din dator. 11

12 För att visa fler eller färre barn väljer du antal genom att klicka på ikonen enligt nedanstående bild. 12

13 Ett snabbt sätt att söka efter ett specifikt barn är att använda sig av sökfältet. Här kan du välja att söka på förnamn, efternamn, personnummer, mm. 13

14 Filter är ett urval, dvs du kan bestämma vilka poster som ska finnas på din lista. Genom att klicka på Filter maximeras bilden. Klicka på Filter igen för att minimera bilden. Du kan välja fler urvalskriterier genom att klicka på den gröna ikonen. Genom att klicka på den röda ikonen kan du ta bort kriteriet. Välj sedan Tillämpa för att få fram ditt urval. Om du önskar ta bort alla urvalskriterier väljer du Rensa. 14

15 Klicka på barnets namn i listan för att få fram deras familjebild. På familjebilden hittar du information om VH, syskon samt kontaktuppgifter. Du kan även få information om deras befintliga placering och om barnet står i kö via de olika flikarna (se pilar på bilden bredvid). 15

16 Klicka på Barnomsorg, Köhantering från den vänstra menypanelen. Alla köansökningar visas utifrån dina rättigheter. 16

17 1. Klicka på brev-ikonen i kolumnen Skapa erbjudande för det barn som ska få ett erbjudande. 17

18 2. Fyll i de obligatoriska fälten (fet stil) Placeringsstart och Senaste svarsdatum, påminnelse 3 dgr innan. OBS! Placeringsstart visas så som VH har angivit på köansökan. 3. Det är valfritt att även välja avdelning, taxekategori samt grund för placering. 4. Klicka på Spara. 18

19 Du hittar barnet som fått erbjudande med ändrad status Erbjudande under fliken Barnkö fliken Erbjudanden. 19

20 1. Om barnet du vill skicka erbjudande till inte är först i kön, kommer avstegshantering upp. 2. Ange orsak till avsteg i rullistan och skriv även in kompletterande text i rutan med samma namn. 3. Om avstegsorsak är Beslut efter kontakt med tillsynsansvarig måste även följande skrivas i rutan Avstegsorsak: Vilken tillsynsansvarig du pratat med och datum för samtalet. 4. Klicka på Spara. 20

21 Om svarstiden gått ut och du inte vill förlänga erbjudandet. Markera ruta till vänster på barnets rad och klicka på knappen Stäng markerade erbjudande 21

22 1. Förläng svarstiden för barnet genom att markera ruta till vänster. 2. Klicka på knappen Förläng svarstid på markerade. 22

23 3. Skriv in nytt svarsdatum i rutan. Du kan även klicka på kalenderikonen för att välja datum. Välj Tillämpa om det även ska gälla underliggande barn. 4. Klicka på Spara. 23

24 Det går endast att öppna ett erbjudande där svarstiden gått ut. För att göra detta markeras den aktuella raden och svarstiden förlängs genom att klicka på knappen Förläng svarstid på markerade. Då blir erbjudandet synligt till VH igen. 24

25 VH kan ha fått två samtida erbjudanden och tackat ja till båda. För att ta bort den ena ska enheten, vars erbjudande ska tas bort göra följande: 1. Välj BO Köhantering fliken Erbjudanden 2. Sök barn på personnummer i sökkolumnen. 3. Klicka på ikonen i kolumnen Sätt till ej besvarad. Sedan kan erbjudandet annulleras (se beskrivning Annullera ett erbjudande på sid 26). 25

26 Det kan hända att ett erbjudande måste återtas som inte är besvarat. VH måste meddelas om det har blivit fel av någon anledning. 1. Välj BO Köhantering fliken Erbjudanden 2. Klicka på ikonen i kolumnen Annullera erbjudande 26

27 3. Välj mellan Återställ alternativet (a) till kö eller att Stänga alternativet (b). 4. Fyll i det obligatoriska fältet för Noteringar 5. Klicka på knappen Annullera erbjudande. Barnet återgår till kön om alternativet a) ovan valts. Då återfinns barnet under Barnomsorg Köhantering fliken Barnkö. Då kan nytt erbjudande skapas. Har alternativ b) enligt ovan valts återfinns barnet under Barnomsorg Köhantering fliken Stängda köposter och går ej att öppna igen. 27

28 Om VH inte har svarat eller bara den ena VH har svarat kan svar registreras av administratör. Svaret loggas i systemet med vem och när detta gjordes. Det går även ut brev till VH beroende på vilket svar som registrerats. Markera barnet i rutan och klicka på knappen Registrera svar från sökande. 28

29 2. Välj svarsalternativ och ev nytt önskat startdatum. Klicka på Tillämpa och sedan knappen Spara. 3. Gå till Utskriftskö Utskriftskö enheter för att skriva ut bekräftelse på accepterat platserbjudande och skicka till de VH som inte har registrerat e-postadress. 29

30 I samband med placering av barn kan du ibland får varningstexten Det måste fattas beslut om vad som ska hända med existerande placeringar. Det innebär att barnen är placerad hos annan utförare. Gör så här: Välj alternativet Genomför och behåll den befintliga placeringen. Dubbla placeringar kommer att skapas. Klicka på knappen Spara. OBS! För att du som utförare inte ska gå miste om barnpengen: bevaka att VH säger upp sin andra placering genom att logga in med sin e- legitimation på e-tjänster Välj förskoleverksamhet eller skola. Om VH inte säger upp platsen går utföraren miste om pengen. Dubbla placeringar = ingen av utförarna får peng för barnet. 30

31 I samband med placering av barn kan du ibland får varningstexten om att det bildas ett glapp i placeringen. Detta uppstår när förälder har sagt upp sin första placering en tid innan de önskar placera sitt barn på hos den nya utföraren. Välj svarsalternativet som godkänner glappet. 31

32 1. Klicka på Barnomsorg Köhantering från den vänstra menypanelen och klicka på fliken Placera. 2. Markera de barn som ska placeras och klicka på knappen Placera markerade. 32

33 3. Fyll i avdelning, taxekategori(typ av omsorg), grund för placering(arbetssituation). 4. Fyll i Placeringsstart och samma datum på Debiteringsstart. Scrolla i sidled för att se fler kolumner. 33

34 5. Om alla barn har samma grund för placering, kan du klicka på Tillämpa och därefter Spara. 6. Annars fyller du i Grund för placering för respektive barn och klickar sen på Spara. 7. OBS! Inget kontrakt finns att skriva ut. Förälder har loggat in med e-leg. Placeringsmeddelande går till föräldrarna via mail. 8. Kontrollera även under Utskriftskön till VH utan e-postadress, se nästa sida. 34

35 Välj Utskriftskö och klicka på Utskriftskö enheter Välj din enhet Bocka för Markera utskrift på de du vill skriva ut, klicka på Skriv ut markerade. Du kan även välja att klicka på Markera alla och skriv ut (alla kontrakt skrivs ut). 35

36 1. Aktuella placeringar (från datumet du tittar) på hela enheten 2. Framtida placeringar barn som ännu ej börjat. 3. Framtida ändringar ändringar på befintliga placeringar (ex byte av taxekategori). 4. Historiska placeringar har slutat eller ändrade placeringar (ex byte av taxekategori). 5. Alla placeringar även raderade, ändrade och historiska placeringar. 6. Raderade placeringar

37 1. Gå till Barnomsorg Placeringar den flik som barnet befinner sig. 2. Markera det barn som du önskar ändra placeringsdatum på. 3. Klicka på knappen Ändra placering. 37

38 4. Välj nytt datum för Placeringsstart, glöm ej även ändra Debiteringsstarten. 5. Klicka på Tillämpa så att datumet syns på nedersta raden (röd markering). 6. Klicka på Spara. 38

39 1. Gå till Barnomsorg och Placeringar. 2. Klicka på pennan i kolumnen Ändra för det barn som ska ha ny taxekategori. 39

40 1. Markera i rutan på den aktuella placeringen. 2. Klicka på knappen Kopiera. 3. Ange startdatum för den nya taxekategorin i rutan, sedan Fortsätt. 40

41 3. Bocka för den senaste placeringen som har röda markeringar. 4. Klicka på knappen Redigera. 41

42 5. Fyll i ny taxekategori välj i rullgardin. 6. Klicka på knappen Fortsätt. 42

43 7. Kolla att ändrade uppgifterna stämmer, röd markering syns på den nya. 8. Klicka på knappen Spara. 43

44 1. För att korrigera datumet på den översta placeringen sätts en bock i rutan till vänster om placeringen. 2. Klicka på ändra startdatum. Fyll i det nya datumet och klicka på Spara. 44

45 7. För att radera den senaste posten sätter man bock i rutan till vänster om placeringen. 8. Klicka på Radera och sedan Spara. 45

46 VH som ej längre är föräldraledig för syskon som blivit placerad inom barnomsorgen. När syskonet börjar inom barnomsorgen ska det redan placerade syskonet få ändrad taxekategori till förskola, vilket hanteras av utföraren. VH kan även välja Allmän förskola. Utföraren ändrar då taxekategori till allmän förskola. Om föräldralediga önskar utökad omsorgstid pga arbete/studier måste de ansöka om detta via Täby Kommun e-tjänster. Efter godkänt beslut ändras omsorgstiden centralt av e-tjänstförvaltningen. Om föräldralediga önskar 25 tim/vecka i omsorgstid skrivs kontrakt med utföraren. Det är utföraren som ändrar omsorgstiden i barn- och skolvalssystemet. 46

47 Det är av stor vikt att du regelbundet (minst 1 ggr/veckan) går igenom inkomna uppsägningar. Detta för att andra utförare ska kunna placera barnet samt att förälder ser att ni har hanterat ärendet. Se till att uppsägningen är åtgärdad senast den sista varje månad så att peng och avgift blir rätt. 47

48 1. Klicka på Barnomsorg, Godkänna, fliken Godkänn uppsägning av plats. 2. Kontrollera önskat placeringsstopp i kolumnen. Kommunens regel är högst 1 månads uppsägningstid. 3. Har inte barnet börjat på enheten är det ingen uppsägningstid. 4. Om önskat placeringsstopp är ok godkänner du genom att markera i rutan och sedan knappen Godkänn. 5. Om du önskar förändra uppsägningstiden klickar du istället på gröna bocken i kolumnen Godkänn. Observera att du inte ska avslå uppsägningen med anledning av ändrat placeringsstopp! Se nästa sida

49 1. Ändra placeringsstopp samt debiteringsstopp. Tänk på att dessa två datum måste vara samma. 2. Noteringar för beslut är obligatorisk. Fyll i anledning till ändrat placeringsdatum. 3. Klicka på Ändra status. 49

50 1. Klicka på Barnomsorg, Placeringar. 2. Du hittar det uppsagda barnet under flikarna Hantera historik placeringar eller fliken Hantera alla placeringar. 3. Om du önskar justera placeringsstoppet markerar du barnen i rutan samt klickar på knappen Ändra placering, se fortsättning nästa sida. 50

51 5. Fyll i de korrekta datumen för Placeringsstopp och Debiteringsstopp. Tänk på att dessa datum måste vara samma. 6. Klicka på Spara. 51

52 Till de VH som inte har angivit e-postadress måste bekräftelse på uppsägningen skrivas ut och skickas. Klicka på Utskriftskö, Utskriftskö enheter Markera aktuella utskrifter. Klicka på Skriv ut markerade. Du kan även välja knappen Markera alla och skriv ut. 52

53 53

54 När du har skrivit ut och skickat bekräftelsen klickar du Klarmarkera utskrift De utskrivna dokumenten arkiveras under Utskrivna dokument. 54

55 För att läsa mer om regler kring avgifter och peng går du till Barn och utbildning Barn 1-5 år Utförarguiden förskoleverksamhet Ekonomi. Klicka på pdf-filer som finns i höger meny. 55

56 Gå till Rapporter. Klicka på Importerade rapporter. Klicka på pdf:en och skriv ut och signera om ni godkänner. Skicka till e-tjänstförvaltningen, Täby Kommun, TÄBY eller faxa till eller maila till Om pengbeloppslistan inte stämmer skriver du förändringen och hanterar barnen i systemet. Signera och skicka till Kundsupporten. 56

57 OBS!! Nytt i systemet är att du manuellt matar in antal lediga platser. 1. Välj Prognoser, Kapacitet i den vänstra menypanelen 2. Klicka på knappen Lägg till längst ner på sidan. En kapacitet skapas automatiskt för aktuellt år, för alla månader samma gång, januari-december. Finns det redan kapaciteter upplagda för tidigare år ges det en möjlighet att kopiera dessa.

58 1. Välj År, klicka på Fortsätt.

59 2. Ange antal platser = det antal platser du har totalt på din enhet 3. Ange planerade förturer, om du vet (frivilligt) 4. Ange antal lediga platser. Har du inga lediga plaster en viss månad skriver du Klicka på Spara.

60 1. Välj Prognoser, Kapacitet i den vänstra menypanelen. 2. Klicka på för att redigera prognosen. Ändra Tillgängliga platser och/eller Planerade förtursplatser och/eller Antal lediga platser. 3. Klicka på Spara.

61 1. Välj Prognoser, Kapacitet i den vänstra menypanelen. 2. Klicka på knappen Lägg till längst ner på sidan. 3. Välj År och Kopiera från tidigare år. Klicka på Fortsätt. 4. Det visas en prognossida med samma siffror som året man kopierade från. Redigera siffrorna så de stämmer för året. 5. Klicka på Spara.

62 1. För att se att din prognos ser rätt ut, gå till --/ Barn och Utbildning Barn 1-5 år Förskolor och familjedaghem. Klicka på länk i höger meny som heter Se lediga platser.

63 Fyll i enhetens namn i rutan för fritext Klicka på Visa prognoser. Se om prognosen ser ut att stämma överens med verkligheten. För närvarande visas nästkommande månad samt efterföljande 4 månader.