Lathund Elektronisk fakturahantering

Transkript

1 Sidan 1 av 13 Lathund Elektronisk fakturahantering

2 Sidan 2 av 13 1 Introduktion Logga in Glömt lösenord Mina fakturor Status Sortera och selektera Hantera en faktura Signera Alternativ Skicka för info Utredning Rapporter Generellt om rapporter Tillgängliga rapporter Visa faktura Min utskriftkö Min profil Byt lösenord Logga ut... 13

3 Sidan 3 av 13 1 Introduktion erbjuder en tjänst för att kunna hantera elektronisk fakturahantering. Detta innebär en betydande förenkling av hanteringen av leverantörsfakturor. Via en inloggning når du som attestant fakturor och kan enkelt och snabbt attestera dessa för betalning. Om ni ännu inte anslutit er fastighet till tjänsten är detta enkelt gjort. Kontakta oss på info@botema.se så berättar vi mer och sätter ihop de avtal och dokument som behövs. Vi använder oss av en tjänst från Palette. Tjänsten är installerad på säkra servrar i en kontrollerad servermiljö. All kommunikation mellan din dator och tjänsten sker krypterat. Information om tjänsten, länk till dokument som bl.a. denna lathund samt inloggningslänk finns på

4 Sidan 4 av 13 2 Logga in Ange din e-postadress som användarnamn. Om det är första gången du loggar in: 1. Använd det temporära lösenord du har fått utskickat vid anslutning. 2. Klicka Logga in. 3. Du kommer nu få ange ett eget mer personligt lösenord. Om du har loggat in tidigare: 1. Ange ditt lösenord. 2. Klicka Logga in.

5 Sidan 5 av Glömt lösenord Om du har glömt ditt lösenord, använd länken under inloggningsformuläret Erhåll nytt lösenord. 1. Ange din e-postadress som du använder för att logga in till systemet både på Användare och E-post. 2. Klicka på Skicka. 3. Ett mail med information om nytt lösenord kommer skickas till din e- postadress.

6 Sidan 6 av 13 3 Mina fakturor Efter inloggning kommer du till sidan Mina fakturor. Här presenteras alla aktiva fakturor som du berörs av, d.v.s. fakturor som inte har blivit attesterade och skickade för betalning. 3.1 Status En faktura kan ha fem olika status: På väg fakturor som är inskannade och som är "på väg" till rollen, dvs. rollen ingår i flödet för fakturan men en annan roll har den för behandling just nu. För behandling fakturor som rollen har att kontrollera/kontera/signera. Under utredning fakturor som lagts på utredning hos rollen och ska undersökas ytterligare internt eller externt innan de konteras/signeras eller kommenteras och skickas vidare för kontroll/kontering/signering av annan roll. Behandlad fakturor som rollen har kontrollerat/konterat/signerat och som inte är definitivbokade i affärssystemet ännu. Okänd fakturor som rollen har angett som okända och skickat vidare utan åtgärd. 3.2 Sortera och selektera Som standard visas fakturor med status För behandling (röd) samt Under utredning (gul), dvs. fakturor som rollen aktivt ska arbeta med. För att visa fakturor med annan status markera kryssrutan för den önskade statusen och klicka sedan på knappen Uppdatera. På sidan Mina fakturor går det också att selektera och söka fram fakturor med urvalen Bolag och Leverantör. Även här aktiveras urvalen genom att klicka på knappen Uppdatera.

7 Sidan 7 av 13 Fakturorna på sidan Mina fakturor kan sorteras efter de olika rubrikraderna genom att klicka på respektive rubrik. Klicka ytterligare en gång på rubriken för att sortera den stigande eller fallande. Genom att klicka på raden för önskad faktura visas detaljerad information om fakturan samt den inskannade fakturabilden och eventuella bilagor (mer information i kapitel om Hantera en faktura ). 4 Hantera en faktura I ramen Faktura, till vänster, visas ett antal uppgifter om fakturan som tolkats från pappersfakturan eller lästs in från e-fakturan, och som följer fakturan hela vägen i Palette. Leverantörs ID Leverantörens fakturanummer Bokföringsdatum

8 Sidan 8 av 13 Förfallodatum Nettobelopp Momsbelopp I ramen Fakturabild, till höger, visas den inskannade fakturabilden eller e-fakturan i en grafisk presentation. Beroende på bildformat visas eventuella fakturabilagor som blivit inskannade som siffror ovanför fakturabilden. Klickar man på fakturan öppnas ett nytt fönster som förstoring. Klickar man på denna förstorade bild så återgår man till ursprunglig storlek. Detta kan man också göra via knappen Visa stor bild om det är en e-faktura. 4.1 Signera När man trycker på Signera så godkänner man fakturan och skriver under med sin signatur. En faktura går vidare till nästa nivå i flödet först när denna blivit signerad av rollerna som ingår i flödet. Du har nu inte möjlighet att ändra eller lägga fakturan på utredning. Om du har fler fakturor på sidan Mina fakturor som ska attesteras visas nästa faktura, annars kommer du tillbaka till Mina fakturor. För att en faktura ska bli slutsignerad och kunna gå iväg för definitivbokning och betalning måste den vara konterad till 100 % på giltiga konton samt signerad av behörig(a) person(er) i Palette.

9 Sidan 9 av Alternativ Skicka för info För att skicka fakturan och dess uppgifter via e-post, klicka på knappen Alternativ och välj Skicka för info. Som standard fylls meddelandet med basinformation om fakturan. Här kan man lägga till ytterligare information samt ett eget meddelande till mottagaren.

10 Sidan 10 av Utredning Om en faktura måste undersökas ytterligare innan den kan signeras kan fakturan läggas på utredning. 1. Klicka på knappen Alternativ och välj Utredning. 2. Välj typ av utredning för fakturan, d.v.s. vad fakturan väntar på, som en information. Följande status finns att välja mellan: a. Intern utredning väntar på besked från intern roll. b. Utredning mot leverantör väntar på besked från leverantören. c. Väntar på kredit väntar på kreditfaktura från leverantören. 3. Klicka på Roll för utredning för att välja vem som ska få fakturan för utredning. Klicka på Sök i rutan som kommer upp. Välj roll i listan genom att dubbelklicka. Anges ingen roll så läggs fakturan på utredning hos den innevarande rollen. 4. Skriv in en orsak till varför fakturan läggs på utredning i fältet Meddelande. 5. Kryssa i Tillbaka till mig efter utredning om du ska få tillbaka fakturan efter utredning. 6. Det är möjligt att bifoga en fil till fakturan, genom att klicka på Bifoga fil. 7. Klicka på Skicka för utredning. Om du inte väljer någon roll som ska ha fakturan för utredning visas en fråga om du vill lägga fakturan för utredning på dig själv. 8. Det sparas en Fritext som anger att en utredning har gjorts och till vem utredningen skickades. När en faktura befinner sig på utredning är dess status Under utredning.

11 Sidan 11 av 13 5 Rapporter 5.1 Generellt om rapporter För att få fram önskad data finns för varje rapport ett antal olika urvalskriterier. Generellt för rapporterna gäller dock följande: Om du vill göra ett urval på allt skriver du in en * i önskat fält. I samtliga rapporter går det att göra urval på värden som innehåller - och, genom att omsluta söksträngen med -tecknet. T.ex. för att söka ut fakturor som behandlats av rollerna Ek-Chef och/eller VD skriver man följande söksträng: Ek-Chef, VD. Om du t ex vill ha en rapport på alla leverantörer vars namn börjar på bokstaven A skriver du A* i urvalsfältet för leverantörsnamn. Det går även att skriva en lista över önskade förekomster. Om du t.ex. vill se alla fakturor som är bokade på vissa konton kan du skriva 4*,6010,6030,7035,8-9. Om du vill använda ett sökvillkor med ett sk wildcard (*) ska detta anges som ett öppet villkor, t.ex. för alla konton över 5055 som 5055-*. Det är möjligt att använda specialtecken vid sökning i urvalsfälten för belopp, datum och textfält. För belopp och datum används det första fältet för att ange specialtecken i urvalet. Med specialtecken kan du exempelvis söka fram fakturor som saknar betaldatum. Följande specialtecken går att använda och finns även beskrivna i applikationen under i-ikonen.! urvalsfältet har ett värde? urvalsfältet saknar värde # - urvalsfältet ska vara skilt från angivet värde Om du vill söka fram ett resultat som innehåller!,? eller # så måste du ange dessa tecken inom citationstecken.

12 Sidan 12 av 13 Det är möjligt att kombinera vanliga urval med specialtecken. Exempel: A-C,! Tar fram poster mellan A och C A-C,? Tar fram poster som saknar värde eller är mellan A och C A-C, #B Tar fram poster som är mellan A och C men skilt från B NOTERA! För belopp och datum fungerar inte kombinerade urval. Du kan rensa dina val med knappen Rensa. Allmänt om sökning i listor kan sägas att om jag väljer posterna 1-2 så får jag alla poster mellan t.ex Urvalet som görs i Rapporter sparas till nästa gång användaren går in på samma rapport. 5.2 Tillgängliga rapporter Visa faktura Detta är en rapport alla roller har användning för. Rapporten visar vilka fakturor som finns eller har funnits i Palette. Urvalsmöjligheter finns på de flesta fakturauppgifter. Möjlighet finns att skriva ut fakturabilder till de fakturor som urvalet omfattar Min utskriftkö I den här rapporten visas de fakturor som användaren har i sin utskriftskö. När man väljer att skriva ut en faktura eller vy så finns det möjlighet att istället för att vänta på att en pdf ska genereras direkt lägga utskriften i utskriftskön. Då kommer

13 Sidan 13 av 13 systemet att skapa en pdf i bakgrunden som man sedan kan ladda ner från denna rapportsida. 6 Min profil 6.1 Byt lösenord Du har möjlighet att själv byta ditt lösenord. 1. Under din profil, kryssa i Byt lösenord. 2. Ange ett nytt lösenord. 3. Bekräfta det nya lösenordet. 4. Klicka på Spara längst upp på sidan. 7 Logga ut För att logga ut från systemet klicka på ikonen i form av en dörr längst upp till höger.