Lathund EFH (Elektronisk fakturahantering) Slutattestant

Transkript

1 Lathund EFH (Elektronisk fakturahantering) Slutattestant

2 Sidan 2/14 Innehållsförteckning 1. Inloggning 3 2. Startsida 4 Din anställning/egna inställningar 4 Nyligen använt 4 3. Slutattestering av fakturor 5 Åtgärdsknappar 7 Slutattest 7 Parkera 7 Avvisa 7 Vidarebefordra 8 Eskalera 8 Retur till Attest 8 Till avancerat läge 9 Dela upp raden 9 Ta bort 9 Ångra 9 Skapa/redigera mall 9 Hämta mall 10 Till normalläge Övriga fältförklaringar och funktioner 11 Logg arbetsflöde 11 Skriv in kommentar 11 Bilagor 11 Inköp/Inköpsfakturor 13 Logga ut 14 Kontaktuppgifter 14

3 Sidan 3/14 1. Inloggning Du kommer att få ett mail när du har fått en faktura att ta hand om. Följ länken som står i mailet, eller logga in via Välj att logga in med användarnamn och lösenord. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Användarnamnet börjar med _ följt av tre siffror. Obs: det ska vara underscore efter , inte bindestreck eller mellanslag.

4 Sidan 4/14 2. Startsida Startsidan kan se lite olika ut beroende på vilken behörighet slutattestanten har. Vanligtvis ser den dock ut som ovan. Din anställning/egna inställningar Här kan du bl.a. byta lösenord och ange tidsintervall för ersättare. Vad gäller ersättare så ska du först meddela ekonomienheten skriftligen vem som ska vara din ersättare. Vi lägger in det i systemet och efter det kan du här ange vilken tidsperiod den personen ska ersätta dig. Det går bra att lägga in flera personer som ersättare. Ditt lösenord gäller i 180 dagar och systemet säger till när du måste byta det. Vill du ändra det innan dess så gör du det under menypunkten Byt lösenord. Nyligen använt I skärmbilden längst ner till höger kan man se var man varit tidigare och klickar man på något av alternativen så hamnar man där direkt. Övrig information om menypunkterna på startsidan, se kapitel 4, sidan 13.

5 Sidan 5/14 3. Slutattestering av fakturor Högst upp till höger kan du se hur många fakturor som ligger hos dig (i exemplet nedan är det 5 st). Klicka på bocken bredvid och sedan raden Slutattest för att komma in i attestbilden. OBS: Ibland kan du som är slutattestant få fakturor till dig i rollen som attestant. Det kan t.ex. vara fakturor som scannats in med din referens, eller att en attestant vidarebefordrat en faktura till dig. Dessa fakturor hittar du i samma meny, under Attest/Kontera. I exemplet nedan finns 9 fakturor som ska attesteras och 5 som ska slutattesteras. Tänk på att knappinställningen för attestanter är olik från slutattestanter och förutom att välja en åtgärd ska du också klicka på Spara- knappen för att fakturan ska kunna gå vidare i flödet. Knappen Slutattest saknas och i stället finns knappen Attestera. Se lathunden för attestanter för mer info om de olika åtgärdsknapparna.

6 Sidan 6/14 Längst ut till vänster får du upp en översiktslista på alla fakturorna. Du kan hoppa mellan fakturorna genom att klicka på någon av dem. Det går att förminska listan med knappen Minimera fönsterruta (ser ut som två pilar som pekar åt vänster). Till höger om den här listan får du upp fakturans detaljer, konteringsrad och fakturabild. Med ett enkelklick på fakturabilden får du upp den i ett separat fönster. Den går också att spara och skriva ut. Vid utskrift får du med verifikationsnr och kontering. I rutan Logg arbetsflöde kan man se vilka personer som haft fakturan och deras eventuel- la kommentarer. För att inte missa viktig information är det viktigt att du läser kommenta- rerna. Under Detaljer leverantörsfaktura ska du kontrollera och eventuellt komplettera/rätta konteringen och sedan välja en åtgärd (se förklaring längre ner). Vid varje konteringsruta kommer du att få upp förslag när du börjar fylla i ett värde. Om du t.ex. skriver över dum- myvärdet 9999 för konto med 5692 får du automatiska upp förslag på alla konton som börjar med det:

7 Sidan 7/14 Ju fler siffror du fyller i desto färre exempel får du upp. När du hittat det konto som du vill välja så klickar du på det och tabbar för att komma till nästa konteringsfält. Om du inte vet numret på kontot så kan du också skriva i text i rutan för att få upp motsvarande förslag på konton. Det går också att använda sig av fälthjälpsknappen för att söka fram korrekt värde. Fält- hjälpsknappen sitter direkt till höger om varje konteringsruta. Är du osäker vilket konto som är det korrekta, låt dummyvärdet 9999 ligga kvar. Du kan också kontakta oss på ekonomienheten för hjälp. Kontrollera sedan att övriga konterings- fält är korrekta och ändra vid behov. Kontrollera också att det finns en förklarande text i rutan Beskrivning. Texten följer med till bokföringen och underlättar vid uppföljningar. Åtgärdsknappar När du är klar ska du välja en åtgärd med åtgärdsknapparna. Slutattest Efter att du har kontrollerat att allt stämmer med fakturan, klicka på Slutattest. Parkera Används om du behöver behålla fakturan hos dig ett tag, t.ex. i väntan på en kreditfaktura. Klicka på Parkera och ange en förklaring i kommentarsfältet (denna åtgärd kräver en kommentar). Fakturan markeras med en hand som symbol i översiktslistan. Obs: se till att fakturor inte blir parkerade hos dig allt för länge! Avvisa Om fakturan är helt okänd och du vill skicka tillbaka den till ekonomienheten, klicka på Avvisa. Åtgärden kräver en kommentar. Det kan också vara så att någon av misstag vidarebefordrat en faktura till dig som är konterad på ett kostnadsställe som inte är ditt

8 Sidan 8/14 eget och du inte vet vem som egentligen ska stå för kostnaden. Då är det bättre att avvisa fakturan till ekonomienheten som då kan nollställa den och skicka ut den på nytt. Vidarebefordra Den här åtgärden innebär att du överlåter din slutattesträtt till den personen som du vill skicka fakturan till. Därför bör du vara lite aktsam om fakturan är konterad. Med andra ord innebär det att den person du vidarebefordrar fakturan till blir slutattestant i ditt ställe, även om fakturan är konterad på ditt kostnadsställe. Det går heller inte att vidarebefordra fakturor till en attestant. Endast en annan slutattestant kan ta över slutattesträtten. Om en attestant vidarebefordrar en konterad faktura till en slutattestant, får slutattestan- ten rollen av attestant och efter detta går fakturan vidare till den slutattestant som styrs av kostnadsstället som fakturan är konterad på. Om du behöver skicka en faktura till någon annan utan att den personen ska tillåtas slut- attestera i ditt ställe, använd knappen Avvisa i stället. Då går fakturan tillbaka till ekonomienheten. Så länge som fakturan inte är konterad är det alltså ingen fara att använda Vidarebefordra. Klicka på knappen Vidarebefordra. Du får upp en ruta där du väljer vem du vill skicka fakturan till och på raden under skriver du en kommentar. Klicka därefter på Vidarebefordra. Eskalera Om du fått en faktura på t.ex. representation där du själv deltagit och som därför måste slutattesteras av din chef, klicka på Eskalera. Skriv en kommentar och klicka på Eskalera. Retur till Attest Om du behöver skicka tillbaka fakturan till attestanten, klicka på Retur till Attest. Skriv en kommentar och klicka på Retur till Attest.

9 Sidan 9/14 Till avancerat läge Som slutattestant har du knappinställning med snabbkommandon (du slipper klicka på en Spara- knapp). Däremot saknar du knapparna Dela upp raden, Ta bort och Ångra. Om du behöver tillgång till dessa knappar ska du klicka på Till avancerat läge. Då kan du använda dessa knappar, men då måste du även klicka på Spara- knappen för att fakturan ska gå vidare i flödet. Även knapparna Hämta mall och Skapa/redigera mall kräver att man först går över till avancerat läge och sedan väljer något av dessa val under knappen Fler åtgärder. Nedan följer en beskrivning av alla dessa knappar. Dela upp raden Används om du behöver dela upp konteringen på två eller flera rader. Kontrollera den första radens kontering och text och välj sedan Dela upp raden. Du får nu en ny rad med samma kontering med belopp 0. Ändra beloppet och kontera den nya raden enligt önske- mål. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. Markera samtliga rader med en åtgärd, t.ex. Slutattest. Klicka på Spara. Ta bort Används endast när en faktura delats upp på flera rader. Stå på raden som ska bort alt mar- kera den rad som ska tas bort med en bock i boxen till vänster om raden och klicka på Ta bort. Ångra Används för att ångra en angiven åtgärd, t.ex. slutattest. Skapa/redigera mall Om du har konterat en faktura och vill spara konteringen som en mall, klicka på knappen Skapa/redigera mall i menyn Fler åtgärder.

10 Sidan 10/14 Fönstret Mallar öppnas. Vid behov kan du här lägga till rader och dela upp konteringen ytterligare. När du är klar, klicka på Spara som. Ett nytt fönster öppnas. Hitta på ett namn på din mall och skriv eventuellt en beskrivning. Låt markeringen Privat vara kvar - det betyder att mallen sparas endast hos dig och ingen annan kan få tillgång till den. Klicka på Spara. Hämta mall Nästa gång du får en faktura som du vill använda en konteringsmall på, klicka på knappen Hämta mall i menyn Fler åtgärder. Fönstret Mallar öppnas. Välj den mall som du är ute efter under Mallnamn och klicka på knappen Behåll. Du kommer tillbaka till din faktura och den kommer att vara konterad så som du angett i din mall. Till normalläge Klicka på Till normalläge så kommer du att återgå till inställningen med snabbkomman- don igen.

11 Sidan 11/14 4. Övriga fältförklaringar och funktioner Logg arbetsflöde Under Logg arbetsflöde ovanför konteringsraden kan du se om någon skrivit en kommen- tar till fakturan och vem som tagit hand om fakturan före dig. Skriv in kommentar Här kan du själv skriva en kommentar, t.ex. att varan/tjänsten har levererats, vad inköpet avser, syfte vid resor och kurser m.m. Här kan du också ange syfte och deltagare vid rep- resentation. Är det många som deltagit eller mycket text du vill skriva så går det även att lägga till en bilaga, se beskrivning nedan. Din kommentar syns i Logg arbetsflöde när du skickat fakturan vidare i flödet. Tänk också på att fakturor är offentliga dokument och därför ska det som skrivs här vara sakligt och relevant. Bilagor Vid representation kan det vara enklast att skicka med en bilaga till fakturan med program och deltagarförteckning i stället för att skriva in allt i en kommentar. Även andra specifika- tioner kan vara bra att lägga som bilaga till fakturan som t.ex. avtal. Klicka på gemet Öppna dokument högst upp i menyn till höger.

12 Sidan 12/14 Du får först upp rutan Dokument. Klicka på ikonen Lägg till ett dokument. Du får upp följande ruta där du först väl- jer under vilken katalog du vill spara din bilaga. Välj katalogen Bilagor. Obs: det är mycket viktigt att bilagor läggs i rätt katalog. Om du väljer fel kan det hända att fakturabilden ersätts med bilagan. Om det händer, kontakta ekonomienheten. Klicka sedan på Överför. Leta upp din bilaga, markera den och klicka på Öppna. Du kommer tillbaka till rutan igen och där kan du nu se att din bilaga har lagts till. Du behöver inte fylla i någon dokument- beskrivning. Klicka på Spara. Du kommer tillbaka till rutan Dokument. Nu kan du se att din bilaga lagts till. Stäng rutan med krysset så återgår du till fakturan.

13 Sidan 13/14 Om du går tillbaka till menyn och sedan tillbaka till fakturan igen så ser du att gemet har blivit blåmarkerat. På så vis ser man om en faktura har en bilaga. Vill du se bilagan så dubbelklickar du på gemet och får då upp rutan Dokument. Dubbelklicka på bilagan så syns den i separat fönster. Inköp/Inköpsfakturor På startsidan finns Inköp och Inköpsfakturor. Här kan du göra diverse olika sökningar. Under Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor kan du t.ex. söka på en speciell leverantör, verifikationsnr, attestansvarig mm. Du fyller i dina sökbegrepp under Urvalskriterier och klickar sedan på Sök. Du kan också fylla i dina sökbegrepp i de tomma raderna i resultat- tabellen och klicka på Sök. I exemplet nedan har sökning utgått från leverantör som heter Zen* (= Zenita AB). Resultatet får du upp i tabellen och där kan du sedan zooma vidare ge- nom att klicka på någon av de blåmarkerade fälten. Klickar du t.ex. på ett värde i kolumnen Status arbetsflöde får du upp ett loggträd där du bl.a. kan se hos vem fakturan varit. Klickar du på ett värde i kolumnen Ver.nr kan du få upp mer info om fakturan samt se fakturabilden osv. Du kan ta bort kolumner i sökresultatet med knappen Välj kolumner. För att återgå till startsidan kan du klicka på meny- knappen alt. stänga ner fliken med krysset. Den andra frågan, Logg arbetsflöde leverantörsfakturor, är lite mer begränsad men visar i stort sett samma information.

14 Sidan 14/14 Logga ut Klicka på bocken vid ditt namn högst upp till höger och välj därefter Logga ut. Kontaktuppgifter Om du vill ha hjälp kontakta oss på ekonomienheten: Elise Haataja Inger Löfroth Ylva Lindström Det går också bra att maila till