Inköpssystemet. Lathund skapa beställning. Support. E-post: Telefon 4040

Transkript

1 Inköpssystemet Lathund skapa beställning Support E-post: Telefon 4040

2 Lathund Beställning Startsidan i inköpssystemet visar välkomsttext som ekonomienheten lägger in. Möjlighet finns att läsa ytterligare informationstext under länken Information. Systemmedelanden är korta meddelanden som läggs in av systemleverantören om exempelvis information om uppdateringar och kommande händelser. Att hantera är vår uppgiftslista som visar om det finns Beställningar, Fakturor eller Leveransattester att göra. Varje rad i Att hantera listan är klickbar och leder direkt till sidan där uppgifterna hanteras. Delegeringar visar om man är vikarie för någon eller om man själv har delegerat sina uppgifter till någon annan. Leverantörsavtal som är nyare än 60 dagar visas i rutan. Genvägar innehåller länkar till inköpssystemets lathundar och utbildningsfilmer. Högst upp i mitten av bilden syns en pil. Trycker man på pilen döljs menyraden som visar de olika flikarna. Detta gör att arbetsytan blir större. Vill man återställa menyn, klickar man på pilen igen. Personliga inställningar kan göras via ikonen med en gubbe och ett kugghjul på. Hjälp visar de länkar som öppnar hjälpsidor och information om inköpssystemet. Logga ut avslutar inköpssystemet 2 (5)

3 Skapa beställning Gå till fliken Inköp och titta under Avtalskategorier, klicka på plustecknet framför aktuell Avtalskategori och markera underkategorin du ska köpa från. Tillgängliga leverantörer visas till höger, i rutan Avtal. Markera leverantören, om rangordning finns ska nummer 1 väljas i första hand. Markera önskad leverantör och om det visas en lång lista med olika artiklar i rutan Produkter, sök fram önskad produkt via Sökfunktionen i rutan under rutan Produkt. Du lägger önskad vara eller tjänst i varukorgen genom att klicka på plustecknet kolumnen Beställ. När du valt alla de varor och artiklar som du anser behöver köpas in, trycker du på knappen Fortsätt. Om enbart en artikelrad visas, klicka på plustecknet i kolumnen Beställ för att komma till leverantörens webshop där du gör din beställning. Efter att varukorgen exporteras till inköpssystemet trycker du på knappen Fortsätt. För katalogbeställningar: fram önskad vara via rutan för Produkter. För beställning från Punch-out: Klicka på plustecknet i kolumnen Beställ. Du hamnar då i leverantörens externa webshop där du slutför beställningen enligt det normala flödet. I steg två är det viktigt att du konterar beställningen. Konteringen kommer du till genom att klicka på knappen. I många fall kommer kontot att vara förifyllt med ett förslagsvärde. Detta konto behöver normalt inte ändras då artikeln i sig styr vilket konto som ska användas. Detta gäller inte varor eller tjänster för representation. 3 (5)

4 Fyll i aktuellt Ansvar, Verksamhet, ev. Fritt fält och Attest. Om du är osäker på din kontering och om det finns någon på din institution som kan hjälpa till med dessa uppgifter, fyll i ditt ansvar i rutan Konteringsstöd. Beställningen skickas då till en konterare innan den går till attestanten. Du kan dela en kontering genom att klicka på plustecknet i kolumnen Dela. Det skapas då en ny rad med samma värden som raden ovan men med belopp 0 kronor. I denna artikelrad kan du nu ändra alla konteringsuppgifter. Du behöver själv fördela beloppet på de nya raderna samt minska beloppet på ursprungsraden med motsvarande belopp. Systemet säger till om summan avviker från det ursprungliga totalbeloppet. När konteringen är klar tryck på OK. Namnge beställningen i fältet Beställningens namn för att du lättare ska kunna återfinna just din beställning vid ett senare tillfälle. Exempelvis för att använda som mall i framtida beställningar. Har du inte angivit en förvald leveransadress under Inställningar, behöver du nu ange Leveransadress för denna beställning. Om du har rättighet kan du ange en tillfällig leveransadress genom att klicka på plustecknet efter raden för leveransadress. Kommentar till Leverantören kan anges genom att klicka på anteckningsblocket i området för Information till leverantör, i fönstrets nedre vänstra hörn. Kommentar till godkännare (attestant) skriver du direkt i rutan i det nedre högra hörnet. 4 (5)

5 Om du inte blir färdig med din beställning alternativt vill skapa en mall för framtida användning trycker du på knappen Spara. Tänk på att inte spara mallar av beställningar från webshoppar då priser, lagersaldo och artikelnummer uppdateras kontinuerligt. När beställningen är färdig sänder du den för godkännande genom att klicka på knappen Skicka. 5 (5)