Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd E-beställning från Effector

Transkript

1 Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd E-beställning från Effector

2 Innehåll Beställning av fika... 2 Logga in... 2 Beställningsförfarande... 2 Sök fram produkter för leverantören... 3 Fyll din varukorg... 4 Kontera och ange leveransuppgifter... 5 Fritextbeställning Information om beställningen Leta upp beställning Leveranskvittera Skriva kommentar vid leveranskvitten Bifoga fil vid leveranskvitten

3 Beställning av fika Högskolan Väst har avtal med Effector AB (Restaurang Västan) för att göra inköp av fika. Vi har därför anslutit leverantören till e-handelssystemet Visma Proceedo för att kunna göra elektroniska beställningar. Från och med den 21/ ska alla beställningar till Effector göras genom systemet. Detta för att säkerställa att inga inköp görs som inte är förankrade med budgetansvarig innan inköpet. Det kommer också innebära att vi får ett jämnare flöde av fakturor från leverantören. Logga in Logga först in i e-handelssystemet Visma Proceedo via Anställd sidan-> Välj E-handelssystem (Visma Proceedo) i rullistan för System på höger sida på Anställd start-sidan. Därefter klicka på den blå rutan i högermarginalen, som heter E-handelssystem Visma Proceedo. Därefter loggar man in med sina vanliga inloggningsuppgifter. Beställningsförfarande Välj Fliken Inköp i menyn på startsidan

4 Sök fram produkter för leverantören Ställ markören i rutan för avtal och skriv Effector och klicka sedan på sök. Leverantörens namn kommer nu upp i bilden. När du klickar på leverantören så kommer de produkter fram som du kan beställa från leverantören, för att beställa fika välj avtalsområde fika

5 Fyll din varukorg I listan över produkter söker man efter det man vill beställa. När man hittat produkten som ska beställas så klickar man på det blå pluset i raden. Varan lägger sig nu i varukorgen. Man kan välja flera olika varor på samma beställning. För att ändra antalet på varan klickar man antingen på pluset eller minuset eller ställer sig i rutan för antal och skriver det antal man vill ha. För att ta bort en rad ur beställningen så klickar man på det röda krysset. När man är nöjd med sin beställning klickar man på rutan Fortsätt

6 Kontera och ange leveransuppgifter Efter att man har klickat Fortsätt kommer man till ett fönster där man behöver fylla i Leveransinformation och Kontering, innan beställningen kan skickas vidare. Börja med att fylla i kontering för beställningen. Klicka på rutan Kontering. Ett nytt fönster där konteringen ska anges öppnas. Om det ska vara samma kontering på alla raderna i beställningen kan man ställa sig ovanför raderna och skriva in konteringsvärdet där. Om det inte ska vara samma kontering på alla rader får man fylla i alla rutorna var för sig. När alla rutor med * har ett värde i sig klickar man på rutan OK. Observera att konto alltid ska vara BYT

7 I rutorna för Information om beställningen kan du skriva in information dels för egen del men även för de som ska attestera beställningen. Observera att denna information inte går med till leverantören. Nästa steg man måste göra för att beställningen ska bli fullständig är att välja leveransadress. Detta måste göras oavsett om varan ska levereras eller om man hämtar leveransen själv

8 I rutan leveransdatum meddelar man till leverantören vilken datum man vill beställa varorna till. Klicka på den lilla kalendern bredvid rutan så kommer en kalender upp där man kan välja datum. OBS! Beställningen bör göras minst två dagar innan leverans. Övrig information till leverantören skriver man in under komm. Det är denna information som går med till leverantören tillsammans med ordern. Klicka på knappen komm och en ny ruta öppnas. I rutan kommentar till leverantören kan man skriva upp till 1000 tecken eller klistra in en text från ett annat dokument. Det är i denna ruta du skriver in vart beställningen ska lämnas eller om du hämtar själv, vilken tid den ska levereras. Även allergier, specialkost eller andra önskemål skrivs in här

9 Rutan Kommentar vid leveranskvittens går inte vidare till leverantören utan den information som skrivs i denna ruta kommer man kunna se när man gör leveranskvittensen. Kolla sedan igenom att allt är ifyllt. När beställningen är klar klickar man på Skicka, beställningen går då vidare till attestant för granskning. OBS! Beställningen går inte vidare till leverantören förrän attestansvarig har godkänt beställningen. Ett fönster öppnar sig och talar om att beställningen är skickad och att beställningen är registrerad. Läs och klicka sedan på Stäng. Detta innebär att Attestanten har fått beställningsanmodan för att godkänna, innan beställningen går iväg till leverantören

10 En ny sida kommer upp och visar alla beställningar man har gjort. Markören står automatiskt på den senaste beställningen. Flödet längst ner till vänster visar att en beställning är skapad av en viss beställare och att den gått vidare i flödet och väntar nu hos attestanten för attest av beställningen

11 Fritextbeställning Om man tidigare varit i kontakt med någon på Effector och fått ett pris på det som man ska beställa kan man använda sig av artikeln Fika fritext. Klicka på det blå pluset på raden för artikeln och en ny ruta kommer upp. Här fyller man i alla rutor med *. Antal, pris/enhet och beställning. Har man ett underlag som man vill bifoga till beställningen klickar man på rutan bifoga och en ruta kommer upp, klicka på rutan lägg till och leta upp det underlag som ska bifogas

12 När beställningen är fullständig med den information som krävs klickar man på OK och varan lägger sig i varukorgen. För att ändra antal eller pris här klickar du på det blå pluset och formuläret öppnar sig på nytt så du kan göra ändringarna. För att komma vidare med beställningen klickar du på fortsätt och fyller i övrig information precis som när man gör en beställning av en vara. OBS! Beställningen går inte vidare till leverantören förrän attestansvarig har godkänt beställningen. Information om beställningen När beställningen är skickad till attestanten så får du ett mail om att beställningen är skapad och ett beställningsnummer. Detta innebär inte att leverantören har fått den till sig, utan att den ligger hos attestant för godkännande. När beställningen är godkänd av attestanten så får du ett mail från Proceedo med en kopia av ordern. Nu har beställningen gått vidare till leverantören. När leverantören har mottagit beställningen får du ett svarsmail från Effector att ordern är mottagen

13 Leta upp beställning För att leta upp en beställning man gjort tidigare: Flik Inköp -> Tidigare Beställningar. En lista med tidigare gjorda beställningar visar sig. Listan innehåller beställningar med varierande status. Markerar man en rad kommer det upp information om vart i flödet beställningen är. Leveranskvittera När man har fått sin leverans från leverantören, behöver man gå in i Proceedo och hämta upp sin e- beställningsrad för att leveranskvittera, d v s granska att leveransen är enligt vad man har beställt (en typ av granskningsattest) Det är viktigt att man går in och gör sin Leveranskvittens när man fått leveransen, så att den är gjord när fakturan kommer. På detta vis kan fakturan gå direkt till ekonomiadministrationen för betalning och den behöver då inte gå ut för granskning och attest. På startsidan till höger under Att Hantera finns information vid Leveranser och Order hur många order som ligger och väntar på leveranskvittens. OBS! Det innebär inte nödvändigtvis att leverans för alla har kommit. Klicka på raden för Leveranser och Order

14 Markera den orderraden som du fått din leverans för. Och klicka därefter på Ny Kvittens Ordern visar sig nu i ett nytt fönster. Om ordern är helt ok med det som levererats klickar man på ok direkt. Om antalet inte stämmer med det som man fått levererat så ändrar med detta i rutan för kvitterat antal. Ordern får nu status kvitterad. När fakturan från leverantören kommer in i systemet och den stämmer överens med beställningen går fakturan direkt till ekonomifunktionen för kontering och betalning. Om det däremot skulle vara några avvikelser kommer fakturan behöva gå ut i flödet för granskning och attest

15 Skriva kommentar vid leveranskvitten Vill man skriva en kommentar till leveranskvittensen så klickar man på knappen kommentarer och en ny ruta kommer upp där man kan skriva in en kommentar till leveransen. När kommentaren är klar klickar man på ok. Detta kan vara bra att göra vid t ex representation då ekonomiavdelningen enligt skatteregler vill veta vilka som deltog och syftet med representationen

16 Bifoga fil vid leveranskvitten Vill man bifoga ett dokument i samband med leveranskvittensen så klicka på knappen Lägg till fil och sedan Lägg till sök fram den fil som ska bifogas till kvittensen. Om man behöver kompletera underlaget med en kommentar så klickar man på knappen lägg till kommentar

17 Ett nytt fönster öppnas där man skriver in den text man vill ha med. För att spara kommentaren klickar man på ok

18

19