Så här leveransmottar du

Transkript

1 Så här leveransmottar du Raindanceportalen version 2013 vår Stockholms universitet E-post:

2 2 Innehåll Så här leveransmottar du 1 1. Leveransmottagning Ändra leverans Sök Beställning och Inköpsorder...16

3 3 1. Leveransmottagning För att det skall vara möjligt att matcha fakturan mot ordern samt för att säkerställa att beställda varor verkligen har levererats är det viktigt att registrera den mottagna leveransen i e-beställningsverktyget. Utan registrerad leverans kan fakturan inte hanteras med automatik. Hur man registrerar en mottagen leverans beskrivs i denna manual. Kommentar [b1]: Betala fakturan kan man göra ändå genom att kontera och attestera som vanligt. Däremot är inleverans en förutsättning för matchning. Välj menyval Inköp - Inleverans. (Eller via inköpsordern och knappen Leverans se nedan.) I listan visas alla inköpsorder som inte inleverans är utförd på. Vill man se ordrar som är beställda av någon annan i sin organisatoriska tillhörighet klickar man i Enhet istället. Välj order som inleverans ska utföras på genom att dubbelklicka på den och sedan välja knappen Leverans. Andra sätt att göra inleverans är att på något sätt söka fram ordern t.ex. via Mina beställningar eller Mina order och sedan knappen Leverans:

4 4 Några exempel Inleverans registreras från ordern knapp Leverans

5 5 Om fältet Följesedel visas, ange följesedelsnummer: Om leveransen stämmer med ordern, d.v.s. hela orderns kvantiteter har levererats och ingen ytterligare leverans förväntas komma, tryck Spara:

6 Om delleverans, ange antal som mottagits i fältet Denna lev samt ta bort slutleveransmarkeringen (OBS! om slutleveransmarkeringen inte tas bort kan ingen ytterligare leverans registreras på orderraden). 6

7 Möjlighet finns att ange en orsak till avvikelsen, klicka på penn-ikonen. Välj Orsak och ange en notering. (Om ingen Orsakskod väljs från rulllistan kommer noteringen inte vara synlig i systemet). 7

8 Så här ser leveransen ut när orderrad 1 är dellevererad och en avvikelsenotering är skapad. Orderrad 2 är slutlevererad: 8

9 Så här ser ordern ut efter registrerad delleverans: 9

10 Om man behöver ändra en registrerad inleverans öppnar man fliken Leveranser längst ned och trycker Ändra: 10

11 11 Om fältet Följesedelsnummer visas ska numret fyllas i. (Om avtalet är upplagt i e-beställningsverktyget med radmatchning saknas fältet Följesedel. Om leverantören inte har möjlighet att referera till orderraderna på fakturan kommer den att matchas på totalbelopp och det är då obligatoriskt att ange ett följesedelsnummer vid inleverans. Numret ska motsvara följesedelsnumret som finns på den fysiska leveransen. I de fall där leverantören refererar till respektive orderrad på fakturan är detta inte nödvändigt.) Om leveransen stämmer överens med ordern kan du sedan klicka på Spara: Kommentar [b2]: Kan i undantagsfall uppstå situationer där följesedelsnummer saknas (beror på typ av order och leverans), då är det bättre att man registrerar inleverans utan något följesedelsnummer än att inte registrera alls, alternativt hitta på ett nummer. Det som kan inträffa om följesedelsnummer saknas är att fakturan inte kan matchas per automatik, men den kan alltid matchas manuellt (vilket den inte kan om inleverans ej registrerats).

12 12 Om du vill göra en kommentar avseende avvikelser klickar du på knappen ute till höger ( pennan ) och anger önskad kommentar: 1 2 Kommentar [b3]: I annat fall ange verklig leverans i fältet för Denna lev (1). Ta bort slutleveransmarkeringen under Slutlev (2) om det är en delleverans d.v.s. om du förväntar dig att få varorna vid ett senare tillfälle. OBS! Om ordern endast är dellevererad och ytterligare leverans förväntas, måste slutleveransmarkeringen (2) tas bort för de rader som endast är dellevererade. Annars finns ingen möjlighet att registrera ny leverans när resterande artiklar levereras. Det är bockarna på raderna som gäller! Om bocken i rubrikraden är avmarkerad (som i bilden) men raderna ibockade, kommer denna order att bli slutlevererad. Rubrikraden används endast för att av/på-markera alla rader samtidigt.

13 13

14 Ändra leverans Ibland kan man av olika anledningar behöva ändra en leverans. Det är möjligt så länge fakturan inte har matchats mot ordern och sedan attesterats. För att ändra en leverans går du via Inleverans i Inköpsmenyn och markerar den inköpsorder som ska ändras. Om det finns flera leveranser registrerade visas de i en lista:

15 15 För att ändra en leverans väljer man Ändra under fliken Leveranser: Nu kan man ändra önskad rad och även Spärra faktura, vilket innebär att en faktura avseende denna order aldrig kan automatmatchas utan att någon handläggare tittat på fakturan först. Fakturan får då status Under utredning och cirkuleras enligt uppsatt arbetsflöde. Se manual Så här attesterar och utanordnar du, avsnitt 2.

16 Sök Beställning och Inköpsorder Välj Inköp Sök på menyraden. Klicka på Beställning på vänstra sidan. Har man högre behörighet så kan man söka beställningar från olika användare, annars visas bara de egna beställningarna i bilden. Härifrån kan du gå vidare genom att först klicka på önskad beställning, därefter klicka på ordern så kommer du vidare till ett nytt fönster som visar ordern med tillhörande leveranser och fakturor. Precis som för funktionen Mina beställningar. För att söka fram en viss order klickar du på Inköpsorder ute till vänster. Det finns två flikar, Enkel sökning och Avancerad sökning. Under Enkel sökning kan du söka fram dina egna eller andras order eller om du har ett ordernummer kan du söka på det:

17 Under Avancerad sökning kan du kombinera genom att t.ex. söka alla inköpsorder för en leverantör under ett visst orderdatumintervall. Avancerad sökning är även möjligt under Mina order. 17