Leverantörens guide för hantering av Web Supply Manager

Transkript

1 Leverantörens guide för hantering av Web Supply Manager Utgåva: 1

2 Web Supply Manager Web Supply Manager (WSM) är webb-baserat och ett komplement till EDI. Med hjälp av WSM kan man skicka leveransplaner, leveransaviseringar och fakturor via Internet. WSM är ett hjälpmedel att effektivisera samarbetet mellan leverantör och kund. Arbetssätt NIBE AB skickar, via sitt affärssystem, leveransplaner till leverantören som visar det aktuella behovet 50 veckor framåt. Leveransplanen innehåller vanligtvis fasta inköpsorder och prognoser men kan även omfatta tidsperioder där NIBE AB har inköpsskyldighet av leverantörens produktionsartiklar och inköpsartiklar. 1. Fast order, nuvarande P-order tex. P Påbörja produktion, inköpsskyldighet av NIBE AB 3. Beställ material, inköpsskyldighet av NIBE AB 4. Prognos Leveransplanen sänds vanligtvis en gång per vecka till leverantören som gör en jämförelse med den tidigare godkända leveransplanen. Bedömer om han klarar av att leverera enligt planen eller ej. Om leveransplanen avvisas går ett mail i retur till kontaktperson på NIBE AB som justerar och skicka en ny leveransplan till leverantören för godkännande. Fördelar med WSM Utifrån aktuella leveransplaner får leverantören kontinuerligt en bättre och snabbare information där pappershantering av inköpsorder och ordererkännande försvinner. I och med att den godkända leveransplanen alltid finns tillgänglig både för leverantör och NIBE AB minimeras dessutom riskerna för missförstånd och fel. Leveransplanen innehåller även en långsiktig prognos om vad NIBE AB kommer att beställa. Därmed får leverantören en tydlig överblick om framtiden och kan i sin tur optimera sin planering av inköp och tillverkning. 1

3 Startsida Gå in på webbsida FÖR NIBE-PARTNERS För leverantören 2

4 Inloggningssida Ange: Inloggnings ID Lösenord 3

5 Första sidan Språk Avsluta Detta är den första sidan man kommer till efter inloggningen. Här kan både leverantör och NIBE AB se om någon ny leveransplan har kommit och om leverantören har några försenade artiklar. Man kan klicka direkt på den blå texten för att komma direkt till de artiklar som är försenade eller till nya leveransplaner. Menyn till vänster visar: - Administration - Logistik - Meddelande - Inställningar 4

6 Nya leveransplaner Här trycker du på dokument ID-nummer för att kunna se den nya planen i detalj. Man kan också komma in till den nya leveransplanen i menyn till vänster. Klicka då in på Logistik, Leveransplaner och Ny (1). 5

7 Ny leveransplan Här kan du skapa en kommentar som följer med leveransplanen när du antingen accepterar eller avvisar den. - Här är den nya leveransplanen. Det är en bruttoplan, alltså inleveranser på NIBE AB är medräknade men inte pågående leveranser (aviseringar) från leverantören. - Här kan man välja att se leveransplanen i Veckovy eller i Ordervy och sedan filtrera vyn på olika sätt tex. på: Beställare, Port (leveransadress), Exkludera nollbehov mm. - Nya artiklar är markerade med en gul stjärna i vänster kant. - För att se endast nya order går man in på Ordervy. Välj därefter: Status = Fast, Visa behov = Nya behov, Beräkningshorisont = 50 veckor och tryck på uppdatera. - Du kan också se nya order om du skriver ut hela planen och där väljer nya order. - Här väljer leverantören att avvisa eller acceptera hela leveransplanen genom att klicka på knapparna nertill på vyn. - Innan avvisning skapar leverantören först en kommentar som sänds till NIBE AB. - Vid acceptera godkänner leverantören hela leveransplanen: ankomstdatum när godset skall vara tillgängligt på NIBE AB, antal och priset på fasta order med ordernummer. 6

8 Nettojämförelse netto Uppdatera Skriv ut Gå tillbaka - Till denna sida kommer du om man trycker på knappen jämför netto i nederkant på sidan Ny leveransplan. Den nya planen blir nu först avräknad med pågående leveranser (aviseringar) från leverantören och sedan jämförd med den aktuella (senast godkända) leveransplanen. - Här visas nu vilka artiklar som har volymförändrats i den nya leveransplanen. Tröskelvärden gör att enbart de artiklar som överstiger/understiger ett förvalt värde, summerad inom vald horisont, visas. - Klickar man vidare in på artikeln visas hela leveransplanens med alla förändringar utan tröskelvärde och med ankomstdatum när det ska vara tillgängligt på NIBE AB, ordernummer på fasta order, antal samt priset på artikeln. 7

9 Aktuell leveransplan För att komma till denna sida trycker du på aktuell leveransplan som finns i menyn till vänster. Här kan man välja att se leveransplanen i Veckovy, Dagvy eller i Ordervy och sedan filtrera vyn på olika sätt tex. på: Beställare, Port (leveransadress), Exkludera nollbehov mm. Utskrift Till vänster om strecket visas vad som är försenat i detta fall artikel Inom de fem veckorna (i detta fall v10-v14) visas vilka artiklar som ska levereras. Spalten längst till höger visar en summerad behovskvantitet av de olika artiklarna. Här är det en tio-veckors period men behovshorisonten kan ändras i gardinen på rad Filter. 8

10 Aktuell leveransplan, artikel kalender För att komma till denna sida trycker du på aktuell leveransplan därefter går du in på enskild artikel och väljer kalendervy. Här ser man veckodag när godset skall vara tillgängligt på NIBE AB (i detta fall tisdag v10). Bland de flikar som finns på övre delen av sidan kan man få generell information på följande: Kundadress Leveransadress Senaste leveranser Artikelinformation Förpackningsinstruktion Partneradress Volym Lager 9

11 Aktuell leveransplan, artikel detalj För att komma till denna sida trycker du på aktuell leveransplan därefter går du in på enskild artikel och väljer detaljvy. Här ser man bl. a. vilket datum godset skall vara tillgängligt på NIBE AB (ankomstdatum), ordernummer, antal samt priset på artikeln. 10

12 Ersatta leveransplaner Vill man få fram historik över alla leveransplanerna kan man via denna sida få tillgång till alla gamla bruttoplaner (bruttoplan= den plan som gäller innan avstämning mot aviseringen). Vidare kan man gå in på en plan för att se artiklarna för den valda leveransplanen. 11

13 Avvisade leveransplaner För att komma till denna sida: Klicka in på Logistik, välj Leveransplaner och Avvisad. Här sparas alla gamla avvisade leveransplaner. 12

14 Jämför leveransplaner För att komma till denna sida trycker du på jämför som finns i den vänstra spalten. Nästa sida visar aktuell information av de två leveransplanerna. För att jämföra två leveransplaner; markera översta raden (080305) i leveransplan 1 (till vänster) och markera andra raden (080227) i leveransplan 2 (till höger). Tryck på knappen JÄMFÖR längst ner och du får fram skillnaden mellan de båda leveransplanerna. 13

15 Ny avisering För att komma till denna sida trycker du på Avisering och sedan Skapa i menyn till vänster. I Aviseringsdatum och Behovsdatum anger man det datum för hur långt framåt man vill få upp aviseringsförslag på ej levererade order. Tryck sedan Skapa se bild nästa sida. 14

16 Pågående avisering Nu har ett aviseringsförslag per beställare och Port skapats. Klicka nu på ett följesedelnummer för att komma in på aviseringen med artiklar. Se nästa sida. 15

17 Pågående avisering - Här ser man specifika artiklar och antalet som ska skickas. - Bocka för de artiklar i högra kolumnen som inte kan skickas och tryck Nollställ längst ner så att Aviserat antal blir noll. - Kan man inte skicka den angivna kvantiteten så klickar man in på artikelnumret och justera antalet. Här kan man också ange eventuella batchnummer. Klicka sedan på Spara och gul pil tillbaka. - Om leverantören använder sin fraktsedel ändras angivet nummer till detta följesedelnummer i fältet under Aviseringsinformation. - Klicka Spara när aviseringen är klar, skriv ut pallflaggor och skicka avisering. - För att ta bort en avisering klicka Radera avisering - Behöver man går ur denna sida för att sedan återgå till aviseringen trycker man på knappen spara. 16

18 Godsflaggor När aviseringen är klar kan leverantören ta fram godsflaggor för märkning av godset. Klicka då på Skriv ut godsflaggor i nederkant på bild Pågående avisering 17

19 Följesedel När aviseringen är klar kan leverantören ta fram följesedel. Klicka då på ikonen Skriv ut uppe till höger på bild Pågående avisering 18

20 Användarkonto För att komma till denna sida går man in på Inställningar och Preferenser som finns i menyn till vänster. Här kan användaren förutbestämma sina personliga inställningar av filter på vyerna i leveransplanen. 19

21 Vanliga frågor 1. Vilken leveransplan (aktuell/ ny leveransplan) gäller? - Den aktuella leveransplanen gäller fram tills den nya leveransplanen accepteras. 2. Hur ofta får jag leveransplaner? - Det kommer respektive inköpare och leverantör överens om. Förslagsvis en gång per vecka. 3. Hur vet jag att jag har fått en leveransplan? - Via mail. 4. Kan jag se alla leveransplaner? - Alla leveransplaner sparas se sidan 11 och Kan jag jämföra leveransplaner? - Ja det går utmärkt att jämföra leveransplaner och se om det har skett några förändringar dvs. om behovet har ökat eller minskat. Se sidan 6 och Hur accepterar jag en leveransplan? - När Du är inne på sidan ny leveransplan trycker du på knappen Acceptera. Se sidan Hur ser jag vad jag har/ska acceptera? - Detta framgår av den nya leveransplanen. Här granskar du nya order och ändringar mot tidigare godkänd leveransplanen. Antingen accepterar man hela leveransplanen eller så avvisar man hela leveransplanen. Obs! Du kan alltså inte acceptera enbart delar av en leveransplan. Se sidan Om jag inte kan acceptera en leveransplan måste jag avvisa den, hur gör jag om jag vill avvisa en leveransplan? - Du skapar först en kommentar (förslag på åtgärd). Sedan går du in på sidan Ny leveransplan och trycker man på knappen Avvisa. Se sidan 6 9. När ska jag avvisa en leveransplan? - När man inte kan leverera en artikel till önskat leveransdatum, kvantiteten eller fel pris. Det går inte att acceptera några artiklar och att avvisa några. 10. Om jag avvisar en leveransplan, vad händer då? - Ett mail med kommentaren kommer till kontaktpersonerna på NIBE AB. Kontaktpersonen vid NIBE AB åtgärdar eller kontaktar leverantören innan en ny leveransplan skickas till leverantören igen för godkännande. 11. Om jag har två nya leveransplaner, vad gör jag då? - Avvisa den äldsta leveransplanen först innan du kan acceptera/avvisa den senaste leveransplanen. 12. Är det en artikel per ordernummer? - Ja 20

22 13. Om jag accepterar en leveransplan, vad säger jag ok till? - Hela leveransplanen, vilket innebär 50 veckor framöver och inte bara den fasta perioden. Leverantören godkänner då leveransdag, kvantitet och pris på fasta order. 14. Vad är en fast order? - En fast order har fått ett P-ordernummer och kan inte ändras utan överenskommelse mellan NIBE AB och leverantör. 15. Kan jag bara se nya order och hur gör jag? - Ja, det kan du. Se sidan Hur bestäms den fasta horisonten (den tid som NIBE AB inte får göra några ändringar på)? - Det kommer respektive inköpare och leverantör överens om och kan skilja mellan olika artiklar. 17. Hur uppdaterar man bilden? - Man uppdaterar bilden genom att trycka på den här ikonen 18. Hur ser jag ordernummer på respektive artikel? - Gå in på leveransplanen och välj ordervy och eventuellt sortera i artikelordning genom att klicka på artikelnumret. Eller om man går in på en enskild artikel (ex. aktuell leveransplan-artikel detalj) får man fram ordernummer. 19. Hur kan man skriva ut i pappersformat? - Genom att trycka på följande symboler: Skriv ut excel Skriv ut kalender Skriv ut detaljer 20. Kan jag som leverantör få upp mina artikelnummer? - Det kan man göra på sidan Administration. Klicka sedan in på Artiklar och välj en artikel. Skriv därefter in ditt eget nummer på artikelvyn. Ta bort bocken i rutan Uppdateras med nytt meddelande. Tryck SPARA! Gå därefter in under Preferenser, välj flik Leveransplaner och bocka för Arbeta med partners artikelnummer under rubrik Navigering. 21. Vad innebär det att avisera och varför ska jag göra det? - En avisering är ett meddelande om att gods är på väg som leverantören skapar som sedan kommer till NIBE AB. I aviseringen anges ordernummer, artikelnummer samt det antal som skickas. Godsmärkning och följesedel kan skrivas ut när leverantören skapar en leveransavisering. 21

23 22. När ska man avisera? - Den dagen då man skickar godset. 23. Jag försöker att göra en avisering men det går inte eftersom det kommer upp en informationsbild om att jag har en ny leveransplan. Hur gör jag? - Ta bort aviseringen, godkänn eller avvisa den nya leveransplanen och skapa därefter en ny avisering. 24. Kan man leverera artiklar tidigare än vad som är bestämt? - Detta är något som respektive planerare och leverantör kommer överens om. Leverans görs endast på artiklar med P-order (status = 1) 25. Om jag måste leverera en artikel tidigare än vad som är överenskommit från början, hur gör jag då? - Ta bort den gamla aviseringen och gå tillbaka på skapa avisering. Där kan man ändra datum till det datum som ordern ligger ursprungligen på (exempel avisering görs 17 maj men för att få med den artikel som ska levereras tidigare anger man det leveransdatum som artikeln ligger på ex 21 maj). 26. Kan jag ändra antal kolli? Och hur gör jag då? - Gå in på pågående avisering, in på ordern/datum och därefter på artikeln. Ändra antalet tex. 100 och spara. Därefter lägg till behov och skriv 100 i rutan - SPARA! Kontrollera så att godsflaggorna stämmer. 27. Om jag bara kan leverera 300 stycken fast orderkvantiteten är 350 stycken hur gör jag då? - Gå in på avisering, därefter på den artikel och avisering order. Där anger du det antal som ska aviseras och trycker på knappen spara. 28. Hur gör jag om jag inte vill avisera hela aviseringen? - Gå in som vanligt på avisering och bocka för de artiklar som INTE ska aviseras och tryck nollställ. Se sidan Vad menas med PORT (port anges på den sidan man aviserar)? - På NIBE AB finns det flera portar (adresser) att leverera gods till. Port är där godset ska skickas till. 30. Var kan jag se vart det ska levereras till, ex. port 1? - Gå in på aktuell leveransplan och därefter en artikel. Där kan man se leveransadressen. 31. Hur gör jag om jag har glömt mitt användarnamn eller lösenord? - Ring till dit kontakt på NIBE AB så hjälper de dig. Tänk på att dessa uppgifter är konfidentiella så byt därför lösenord regelbundet. Detta gör du i menyn under Inställningar och Byt lösenord. 22