Handledning för Örebro Kommun

Transkript

1 Handledning för Örebro Kommun Fristående faktura SFTI Fulltextfaktura Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 2 av 16 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR ÖREBRO KOMMUN FRISTÅENDE FAKTURA 3 2. AFFÄRSFLÖDEN 3 3. AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING SFTI FRISTÅENDE FULLTEXTFAKTURA Artikelnummer Adresser Avgifter Fristående faktura Kreditfaktura fristående Returer Valuta HANDLEDNING ARTIKLAR Uppdatera artiklar Lista artiklar Tänk på att PARTNERS Uppdatera partners Lista partners ADRESSER Uppdatera adresser Lista adresser FAKTURA Uppdatera fakturor Kreditfaktura Lista Fakturor Tänk på att... 16

3 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 3 av Användarhandledning för Örebro kommun Fristående faktura I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att skicka fristående elektronisk faktura till Örebro kommun. 2. Affärsflöden Mot Örebro kommun kan två flöden vara aktuella, dels SFTI 6.1 version 2.5 (från prislista till faktura) och SFTI fristående fulltextfaktura. I denna handledning beskrivs fristående fulltextfaktura. 3. Affärsprocessbeskrivning Syftet med detta flöde är att kunna skicka fakturor om någon enhet inom Örebro kommun beställer via telefon eller e-post. Även för dessa beställningar ska fakturorna skickas elektroniskt. 3.1 SFTI Fristående Fulltextfaktura Meddelande: Faktura/Kreditfaktura För dessa fristående fakturor ska alltid en referenskod anges i fakturan. Referenskoden får man av Örebro kommuns beställare Artikelnummer Artikelnumret kan vara max 20 tecken långt Adresser Aktuella adressuppgifter skickas som klartext i ordern, vilket gör att leverantören inte behöver underhålla ett adressregister. Då det är en orderlös faktura ska fakturaadressen innehålla en EAN (GLN)-kod medan leveransadressen lämnas i klartext. Excelfil med GLN för leverans- och fakturaadresser finns.

4 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 4 av Avgifter Grundprincipen är att frakter eller avgifter inte tillåts Fristående faktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Avrundning används inte. Rabatter specificeras inte, alla priser anges netto. Även manuella beställningar ska faktureras elektroniskt. För dessa köp skapas fristående faktura i Exder med det referensnummer som ni fått av kommunens beställare. Vid eventuell dröjsmålsränta, påminnelseavgift eller kravavgifter så blir det en fristående EDI-faktura med nytt fakturanummer Kreditfaktura fristående Leverantören skapar och skickar kreditfakturan. Referens i kreditnotan är alltid till ursprungligt fakturanummer Returer Returer, t.ex beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura Valuta Valuta presenteras alltid i SEK.

5 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 5 av Handledning 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni lägger in en artikel i Exder Uppdatera artiklar Innan ni kan börja fakturera måste ni lägga upp minst en artikel i Exder. Det gör ni genom att gå till rutinen Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer 0 och artikelbeskrivning Fritextartikel (artikelnummer och beskrivning kan ni givetvis välja själv om ni föredrar något annat). Klicka sedan på knappen Spara för att spara artikeln. Denna artikel motsvarar inte någon verklig produkt utan används enbart för skapande av fakturor. Ni kan givetvis lägga upp era verkliga artiklar här för att underlätta er fakturering Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade Tänk på att För att kunna skapa en faktura behöver ni minst ha en artikel registrerad. 4.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder.

6 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 6 av Uppdatera partners Under menyvalet Partners Lägg till köpare lägger ni upp Örebro kommun som fakturamottagare. Ni väljer först Elektronisk handelspart >> ni får då upp en lista som nedan. Klicka på Örebro Kommun i kolumnen Skicka fakturor. Ni får då upp ett fält där ni får ange ett namn för partnern, vi har i exemplet valt att kalla den 20. Klicka sedan OK.

7 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 7 av 16 Kommunen är nu registrerad som partner och ni kan om ni så önskar fylla i övrig information ni vill ska vara kopplad till partnern Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder.

8 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 8 av Adresser Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här lägger ni upp alla adresser som ni använder. Det kan vara t.ex. gods- och leveransadresser Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här ser ni vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 4.4 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan använda eget fakturanummer Uppdatera fakturor För att skapa en fristående faktura gör ni på följande sätt. Gå först till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Först väljer ni Fakturatyp och fyller i er partners ID. Då en fristående faktura inte skapas baserat på en befintlig order eller utleverans lämnar ni de fälten tomma.

9 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 9 av 16 En del information hämtas nu automatiskt och ni kan sedan fylla i övrig önskad information. Gå sedan vidare till fliken Adresser.

10 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 10 av 16 Här ser ni adressen till er partner och även er egen adress som leverantör. Om fakturan gäller en beställning så skall ni ha fått en referenskod vid beställningen. För att fylla i den klickar ni först på ikonen vid texten Lägg till kontakt.

11 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 11 av 16 Ni får då upp fält för att fylla i en kontakt. Befattning låter ni stå kvar på Kontaktperson, allmänt. Ni fyller sedan i referenskoden i fältet Namn. Fakturan behöver också en leveransadress, har ni inte redan en sådan kopplad till partnern så måste den läggas in här. Scrolla längst ned på sidan och klicka på ikonen.

12 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 12 av 16 Välj adresstypen Leveransadress i rullgardinsmenyn och fyll i adressuppgifterna. Dessa är mycket viktiga att de fylls i korrekt då de används för att dirigera fakturan till rätt mottagare.

13 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 13 av 16 På fliken Radinformation fyller ni sedan i vilken artikel, antal och pris. Här använder ni då antingen en verklig artikel, som i så fall måste vara inlagd i Exder, eller så använder ni den Fritextartikel ni skapade i början av handledningen. För att använda er av fritextartikeln fyller ni helt enkelt i artikelnumret i fältet Artikel, i vårt exempel är artikelnumret 0. Ni kan nu fylla i hur många ni fakturerar, priset per enhet och ni kan även ändra artikelns momskod. Exakt vad ni fakturerar specificerar ni genom att sudda bort texten Fritextartikel och istället skriva in en beskrivning av varan (Max 100 tecken). I exemplet vill vi fakturera 10 stycken leksaksbilar Volvo á 10 kronor styck och fyller därför i det. För att lägga till ytterligare en rad på fakturan klickar ni på knappen vid texten Lägg till artikelrad. Ni får då upp en ny artikelrad som ni fyller i på samma sätt som den första. Ni kan använda samma artikelnummer som på första raden och specificera vad ni fakturerar i artikelbeskrivningen.

14 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 14 av 16 I exemplet ovan har vi skapat och fyllt i två rader på fakturan, notera att vi har använt samma artikelnummer för båda raderna men att produkterna det motsvarar skiljer i sin beskrivning och även i pris. Observera att om ni använder er av en fritextartikel måste ni fylla i textfältet för att specificera vad fakturaraden gäller. När ni är färdig klickar ni på för att skapa och skicka fakturan. Vill ni spara fakturan utan att sända den klickar ni på. Fakturan får då även ett automatiskt genererat fakturanummer om ni inte angett ett eget nummer.

15 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 15 av 16 Vill ni skriva ut fakturan eller spara den som PDF klickar ni på länken Skriv ut som kommer fram sedan ni klickat på Slutför eller Spara. Fakturan kan då exempelvis se ut som ovan Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. En kreditfaktura baseras oftast på en tidigare skickad faktura.

16 Senast uppdaterat: Exder Örebro Kommun, Fristående faktura Sida 16 av 16 Ni väljer Fakturatyp kreditfaktura, Anledning till kreditering som kan vara Felleverans, Finansiell kompensation, Returer, Volymrabatt, Skadat gods samt vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera. I exemplet ovan vill vi kreditera faktura nummer Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar. Tag bort de rader som inte ska krediteras genom att kryssa i radera rutan. Ni kan inte lägga på rader i en kreditfaktura. Klicka sedan på knappen för att skicka iväg fakturan Lista Fakturor Vill ni ha en översikt över era fakturor kan ni göra detta i rutinen Lista fakturor. Ni kan välja mellan att skapa en detaljerad lista, en fakturajournal eller skriva ut fakturor som PDF-dokument. För att lista era fakturor går ni till menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor Tänk på att Alla fakturor ska skickas elektroniskt. Fakturor ska innehålla en referenskod. Fakturan får inte ha ett negativt saldo, skapa i så fall en kreditfaktura.