Kom igång med fakturering

Transkript

1 Kom igång med fakturering Företagsinställningar Gör de inställningar som ska gälla för faktureringen. Gå till menyn Arkiv - Företagsinställningar - Fakturering 1. (Affärssystem: Inställningar - Företag - Fakturering 1). Här styr du vilken fakturablankett som ska användas, antal kopior per faktura, normalt betalningsvillkor för nya kunder som läggs upp samt vilka fakturanummerserier som ska användas. Tänk på att de olika fakturanummerserierna måste vara unika och de får inte överlappa varandras serieintervall. Gå sedan till fliken Fakturering 2. Ställ in om du vill hoppa över vissa fält vid registrering av fakturarader, vilket register eventuell resultatenhet och kostnadsbärare ska hämtas ifrån, om du vill gruppera dina fakturarader samt inställningar för paketartiklar och övriga inställningar. En verifikation per faktura markeras om du vill ha en verifikation för varje faktura som skrivs ut och godkänns. Spara kundfakturabild i databasen är en funktion där du i rapportcentralen kan visa hur en utskriven faktura ser ut i original. Du kan visa fakturabilden i Kontoutdrag, Huvudbok, Verifikationslista, Kundreskontrajournal samt Kontoutdrag och Huvudbok i projekt/ärende-rapporterna. Verifikationsdatum samma som Fakturadatum innebär att programmet föreslår samma verifikationsdatum som fakturadatum när du skriver ut och godkänner fakturor i fristående faktura/fakturunderlag. Är det flera fakturor med olika fakturadatum så föreslås det senaste fakturadatum som verifikationsdatum. 1

2 Gå därefter till fliken Reskontror - Kundreskontra. Här ställer du in kundfordringskonto, påminnelseavgift, egen verifikationsserie för fakturor och betalningar, dröjsmålsränta med mera. Klicka Spara när du gjort önskade inställningar. 2

3 Blankettdesign Gör i ordning din fakturablankett enligt den layout du önskar i menyn Verktyg - Blanketter - Blankettdesign (Affärssystem: Inställningar - Blankett - Fakturablankett) genom att markera det blankettset du ska använda och öppna debetfakturan. Du kanske vill lägga till en logotype och flytta vissa fält med mera. Kontrollera även övriga blankettyper du kan komma att använda såsom kreditfaktura, krav, räntefaktura om du vill ha dessa uppbyggda på liknande sätt som debetfakturan. Kundregister För att lägga upp nya kunder går du till menyn Register - Kontakt - Kund och klickar på Ny (det går även att lägga upp nya kunder i samband med att du registrerar fakturan, se avsnitt längre ner). I den övre bilden fyller du i namn, adress, referenser med mera. I fliken Allmänt styr du bland annat vilken fakturablankett som ska användas (den hämtas automatiskt från den som är vald i företagsinställningarna), men här finns möjlighet att ändra. Här styrs även fordringskonto (det hämtas också från företagsinställningarna, fliken kundreskontra). Här styrs om det är en svensk eller utländsk kund samt landkod, valuta, språk. I fliken Betalning/Fakturering styr du bland annat betalningsvillkor, om kunden ska räntefaktureras med mera. I fliken Levadress kan du lägga upp om kunden har flera leveransadresser. 3

4 Artikelregister Du kan lägga upp ett register med artiklar/uppdragsarter där du direkt kan styra vilket försäljningskonto, vilken enhet, belopp med mera som ska användas. Då hämtas detta upp per automatik när du väljer denna artikel vid faktureringen. Gå till menyn Register - Artikel/Uppdragsart - Artikel och klicka på Ny för att lägga upp en ny artikel. I den övre delen fyller du i nummer, benämning, grupp samt anger om det är en artikel (vara) eller uppdragsart (tjänst). Därefter fyller du i de övriga flikarna i bilden. Notera att om du inte har modulen tidredovisning eller om du har Compact Edition finns inte valet för uppdragsart. 4

5 Fristående faktura / Fakturaunderlag För att skapa en faktura går du till menyn Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta - Fakturaunderlag) och klickar på Ny. Ange ett kundnummer och fyll i uppgifterna i fakturahuvudet. Vissa uppgifter hämtas direkt från kundregistret. Du kan även här lägga upp en helt ny kund i kundregistret, istället för att gå via menyn Register - Kontakt - Kund. Klicka därefter på Fakturarader för att registrera vad som ska faktureras. Under valet Typ kan du välja om du vill registrera en artikelrad där artikeln hämtas från ett upplagt register (läs mer information i nästa avsnitt), eller så kan du välja att registrera en tillfällig artikelrad. Då får du skriva in uppgifter om benämning, enhet, försäljningskonto, momskod, antal, belopp samt eventuellt projekt, resultatenhet och kostnadsbärare. När du valt artikeltyp trycker du Enter för att gå vidare. 5

6 Om du valt tillfällig artikelrad hamnar du i följande bild. När du fyllt i de artikelrader som ska faktureras klickar du Spara i bilden Registrera Fakturarader. Fakturaunderlaget hamnar i Fakturaunderlag och kan nu skrivas ut. För att skriva ut och godkänna fakturan markerar du ett eller flera fakturaunderlag och klicka på knappen Fakturera. I följande bild klickar du på skrivarikonen under rubriken Fakturera. 6

7 Därefter får du välja om du vill godkänna fakturautskriften. Svarar du Nej kommer fakturaunderlaget ligga kvar i listan men nu med ett riktigt fakturanummer hämtat från serien i du angav i menyn Arkiv - Företagsinställningar, och fakturan har därmed inte uppdaterats till reskontra och redovisning. Svarar du Ja kommer du till följande bild där du får ange serie, verifikationsdatum och eventuell verifikationstext och klicka på OK. Fakturan lagras nu både i kundreskontran och i redovisningen. Om du i företagsinställningar har bock i Verifikationsdatum samma som Fakturadatum föreslår programmet samma verifikationsdatum som fakturadatum när du skriver ut och godkänner fakturor. Är det flera fakturor med olika fakturadatum så föreslås det senaste fakturadatum som verifikationsdatum. Du kan alltid ändra verifikationsdatum själv. Du får därefter möjlighet att skriva ut en fakturajournal. Det finns även möjlighet att i efterhand skriva ut en fakturajournal i menyn Rapporter Rapportcentral - Kundreskontra. 7