Arbeta löpande med ekonomisystemets Tid- och projektredovisning

Transkript

1 Arbeta löpande med ekonomisystemets Tid- och projektredovisning Tid- & Projekt är anpassningsbart och kan tjäna flera olika syften. Den arbetsgång som beskrivs i detta dokument kan läsas som en allmän beskrivning som passar för ett flertal företag i olika branscher utan att du för den skull måste följa varje beskrivet moment. 1. Tidregistrera Valet för Tidkortsregistrering, som också innebär artikel och omkostnadsregistrering, hittar du under Bearbeta Tidregistrering Tidkort. Hur registreringsbilden ser ut och vilka uppgifter den innehåller påverkar du i stor utsträckning själv genom de val du finner under Visa i tidkortsbilden. Registrering kan ske på dag- eller veckonivå eller genom att bestämma ett valfritt datumformat. De registreringsfält du vill ha med väljs under Visa - Visa/dölj kolumner. 1

2 Registreringsbilden för tider innehåller en mängd funktioner för att underlätta och ge en smidig hantering. (Läs gärna mer om detta i hjälptexterna i programmet som du enkelt öppnar med hjälp av F1 tangenten). Arbetar du med likartade uppgifter avseende kunder, projekt och uppdragsarter kan det vara en god idé att välja funktionen för snabbinmatning. Du når funktionen under Visa Inställningar tidkort. Snabbinmatning kan inte användas i kombination med dagrapport. I registreringsbilden, som automatiskt visas efter att du fyllt i vilken medarbetare du vill registrera på, kommer du att kunna registrera in uppgifter för samtliga veckodagar på samma rad, som visas i bilden: Efter slutförd registrering i snabbinmatningsbilden väljer du För över, se bild ovan. Registrerade transaktioner förs nu över till Tidkortsbilden varifrån de sparas. OBS! Behöver du komplettera eller ändra någon transaktion gör du detta i Tidkortsbilden innan du sparar transaktionen. Registrerat tidkort kan skrivas ut och förhandsgranskas, valen för detta ligger under Arkiv. TIPS! I samband med att du registrerar en leverantörsfaktura med Artiklar kan du välja att komma in i Tidkortet för att få med artiklarna som ska vidarefaktureras till kund. Styrningen till tidkortet sker på projektnivå genom att du markerar valet Tidkort grundbok i projektregistret. 2

3 Kompletterande information, i form av till exempel intäkter eller påslag på registrerade artiklar kan nu registreras samtidigt med leverantörsfaktura- och verifikationsregistreringen. Fördelen är att all registrering sker på samma gång när uppgifterna är som mest tillgängliga. 2. Attestera, granska och godkänn. Efter att tider registrerats behöver du godkänna det som ska faktureras. Detta gör du under Bearbeta Tidregistrering - Attestera tidkort eller Pågående arbete. Skillnaden mellan dessa är att i rutinen Pågående arbete visas transaktionerna även efter att de attesterats/godkänts, i Attestera tidkort visas endast de som är oattesterade. Transaktionerna markeras enligt Windows-standard, ctrl eller shift + klick med vänster musknapp. I rutinen för Pågående arbete kan en mängd olika uppgifter hanteras. Förutom att attestera och godkänna transaktioner kan du också ändra samt skriva ut transaktionerna. Tänk på att statistik och rapportunderlag påverkas av de ändringar du gör. 3. Ta ut fakturaunderlag Genom att använda den nya rapporten Fakturaunderlag som finns i Rapportcentralen under Tidredovisning kan du se vad som ska faktureras och om de godkännanden du gjort under Pågående arbete stämmer. Rapporten är mycket flexibel och erbjuder ett flertal summerings- och sorteringsalternativ för att kunna presentera information utifrån olika behov och önskemål. 3

4 4. Fakturera Efter eventuella korrigeringar som en följd av fakturaunderlagsrapporten sker fakturering via Bearbeta Fakturera tid Automatfakturering (Affärssystem: Bearbeta Tidredovisning Tjänstefakturering Automatfakturering). TIPS! Det går bra att fakturera flera projekt mot samma kund på en gemensam faktura, en uppskattad funktion för många företag! Du kan välja att visa på fakturan vad som tidigare fakturerats. Det finns en separat beskrivning finns kring denna möjlighet i sökfunktionen Frågor & Svar på kundtorget ( Under fliken Bevakningsplan får du möjlighet att välja att endast fakturera efter upplagda bevakningsplaner. En separat beskrivning för hur du lägger en bevakningsplan på projekt finns i sökfunktionen Frågor & Svar på kundtorget ( Under Förhandsgranska, se bild ovan, får du en mycket bra bild över ditt aktuella fakturaurval och du kan genom att markera en rad och använda höger musknapp visa transaktionerna och påverka dem direkt i rutinen Pågående arbete, se bilden nedan. Vill du i förhandsgranskningsbilden få en testutskrift klickar du på den inringade symbolen i samma bild. 4

5 TIPS! Om du vill få kundens projektnummer utskrivet på fakturan hanteras detta under fliken Kundinfo i projektregistret där numret registreras. Du behöver också lägga till fältet Ert projektnummer i Blankettdesignen. Ett alternativ är också att skriva kundens projektnummer under Beskrivning på projektet och välja att skriva ut denna information på fakturan. Både löpande och fasta projekt hanteras i samma faktureringsrutin. När du klickar på Fakturera, ges du de möjligheter som visas nedan. Antingen väljer du att skriva ut fakturorna direkt eller så väljer du För över till fakturering. Väljer du För över till fakturering kan du redigera fakturorna under Bearbeta - Fristående faktura fakturaunderlag (Affärssystem: Bearbeta Fakturaunderlag) innan du gör en slutgiltig fakturautskrift. Om du väljer att använda dig av denna senare möjlighet ber vi dig observera att dina fakturor nu har lämnat tidredovisningen, transaktionerna är markerade som fakturerade och en beloppsändring på någon av de överförda automatfakturorna kommer inte att ledas tillbaka till tidredovisningens registeruppgifter. Gör du en sådan förändring på en faktura behöver du alltså göra motsvarande ändring också i tidredovisningen under registervård eller pågående arbete på den eller de transaktioner det gäller. Tidredovisningen ser en transaktion som fakturerad då den antingen automatfakturerats eller förts över till Faktureringen så som beskrivits ovan. Tänk på att det är först efter att fakturorna är utskrivna och godkända som uppgifter i programmodulerna Redovisning och Kundreskontra uppdateras. 5. Följ upp och ta ut rapporter Rapporter tas ut under rubriken Rapporter Tidredovisning. Rapporterna följer tre olika kategorier; Egen Rapport, Sammanställning och Transaktioner. De två senare kan kombineras så att transaktionsrapporterna också visar en sammanställningsdel. 5

6 Egen rapport Detta rapportval ger flest valmöjligheter och kan bäst liknas vid en enkel rapportgenerator eftersom sorterings- och summeringsmöjligheterna är stora på samma gång som ordningen och grupperingen av den valda informationen kan anpassas. Du anpassar rapporten efter ditt behov och sparar sedan rapporten som en fast rapport, rapporten kommer att läggas till bland de valbara rapporterna och du bygger därför upp en egen eller företagsgemensam rapportsamling. TIPS! Välj med fördel att sätta en bock i valet för Visa alltid hela urvalsbilden, fler val kommer då att bli synliga. För att ändra beställningsbilden, klicka på knappen Fler urval/standard. Under Visa, se bild ovan, kan du välja att visa Täckningsbidrag. En kolumn för kostnader kommer att tas med i rapporten, programmet ger där information om medarbetarnas självkostnader och inköpspriset som hämtas från standardpriset på artiklarna. På detta sätt kommer också information om Täckningsbidrag och täckningsgrad att tas med på rapporterna. Det kan vara en god ide att begränsa antalet val under inställningar (kanske bara de två överst valda på rapporterna nedan) eftersom för många summeringsrader kan ge svårlästa rapporter. Valen görs enkelt för varje begrepp så som visas nedan: 6

7 Det är enkelt att sortera om de valda begreppen med hjälp av pilarna till höger i bilden, tänk bara på att rapportrubriken kan behöva ändras om den inte längre beskriver exakt vad som visas. Ovanstående val kommer att ge en rapport som i vårt exempelföretag ser ut så här: 7

8 Transaktioner Rapportalternativet Transaktioner är ett bra sätt att ta ut tidtransaktioner efter en Layout som du själv kan skapa och bestämma utformningen av. Du kan välja att kombinera en layout med ett visst urval. I Layouterna kan du lägga in de fält du önskar få utskrivna, bestämma deras placering och omfång på rapporten. Ett par layoutalternativ skapas på varje upplagt företag och fungerar som exempel att utgå ifrån. Sammanställning Rapporterna beställs utifrån valet om de ska grupperas på till exempel projekt, kund eller medarbetare. Rapporterna samlar sedan upp värden för ett antal fasta transaktionstyper så som visas i nedanstående bild: Alla rapporter i Tid & Projekt kan exporteras i ett flertal olika filformat där PDF och Excelformat (genom att använda alternativet tab-separerad textfil som enkelt redigeras i Excel) är de vanligast förekommande. 6. Överföring till Hogias löneprogram. Använder du något av Hogias löneprogram kan tidtransaktioner med fördel exporteras till exempelvis Hogia Lön. En beskrivning för hur du exporterar tidtransaktioner för att importera i ditt löneprogram finns i sökfunktionen Frågor & Svar på kundtorget ( 8