LATHUND PRIMULA. för Primulas lönerevisionsmodul. personal- och löneadministration

Transkript

1 LATHUND för Primulas lönerevisionsmodul PRIMULA personal- och löneadministration

2 Kom i gång och arbeta med lönerevision i Primula Logga in i Primula och välj Lönerevision i Huvudmenyn Bilden nedan kommer upp. Här måste du aktivt välja vilken revision du vill arbeta med. Valet görs i rullgardinen vid rubriken Pågående revisioner. Den du ska välja heter 2014 Förhandling Därefter klickar du på den gröna bocken. OBS!! att detta är en förutsättning för att kunna registrera individuella bud i nästa steg. 2

3 I bilden som kommer upp gör du ditt urval, dvs vilka personer du vill arbeta med. Du kan välja en eller flera organisatoriska enheter, vissa befattningar eller vissa specifika personer. För att göra valen klickar du på plustecknet till höger om Organisation, Befattningar eller Personer då öppnas en ruta för urval. Om du vill arbeta med hela institutionen markerar du alla ämnen/underavdelningar, vill du bara arbeta med ett ämne väljer du bara det. Därefter kan du gå vidare eller kan du välja att t ex bara arbeta med lektorerna inom de organisationer du valt. För att göra det urvalet öppnar du rutan för urval och markerar de befattningar du vill välja, på samma sätt som ovan. Du kan även välja att bara titta på några få personer, då behöver du inte göra några urval på Organisation eller Befattningar utan kan gå direkt till urvalsrutan för personer. Där skriver du antingen in personnummer, om du vet det, eller namn. För att söka på namn skriver du efternamn,förnamn du behöver inte skriva ut hela namnet det räcker med några inledande bokstäver. Om du t ex skriver ax,car får du upp alla personer som stämmer inom organisationen, t ex Carina Axelsson, Carl Axberg. Du markerar den person du vill arbeta med. Om du gör fel i urvalet, t ex väljer en organisatorisk enhet och sen ångrar dig och istället bara vill göra ditt urval på befattning eller specifik person, kan du avmarkera ditt val genom att hålla ner ctrl-tangenten och klicka på den blåmarkerade enheten den blir då avmarkerad och du kan göra ett annat val. OBS att du aldrig kan titta på eller arbeta med dig själv! Nästa val är fackförening, i detta fall ska vi jobba med de som tillhör OFR, dvs välj LF och ST Det går inte att välja båda facktillhörigheterna samtidigt utan det blir två listor. 3

4 När du gjort ditt urval klickar du på knappen Hämta längst ner i bilden. Då får du en lista på alla personer som uppfyller de kriterier du markerat. Om de stämmer med vad du förväntat dig går du vidare för att börja arbeta med buden det gör du genom att klicka på valet Individuella bud i menyn till vänster. 4

5 Att välja ut den personal man som prefekt ska lägga bud på i lönerevisionen Markera din institution under rubriken Organisation Klicka på Markera alla under Befattningar, då blir alla blåmarkerade. Därefter rullar du ner i rullisten tills du hittar professor. Håll ner tangenten Ctrl och klicka på befattningarna; professor, professor befordrad, professor kallad, professor adjungerad och professor gäst så att dessa inte längre är blåmarkerade. Om du vill kan du spara ditt urval och behöver bara hämta det nästa gång du ska in i lönerevision och arbeta. Med detta urvalet ser du också exakt hur mycket du använt av tillgängligt utrymme när du lägger dina bud. Om du vill titta på bara ett fackförbund så väljer du det i rullistan, annars får du alla. 5

6 Att välja ut den personal man som dekan ska lägga bud på i lönerevisionen Professorer Markera dina institutioner under rubriken Organisation Under Befattningar rullar du ner i rullisten tills du hittar professor. Håll ner tangenten Ctrl och klicka på befattningarna; professor, professor befordrad, professor kallad, professor adjungerad och professor gäst så att dessa blir blåmarkerade. Tänk också på att välja din prodekan under rubriken Personer, ifall han/hon inte är professor. Om du vill kan du spara ditt urval och behöver bara hämta det nästa gång du ska in i lönerevision och arbeta. Med detta urval ser du också exakt hur mycket du använt av tillgängligt utrymme när du lägger dina bud. När du har sökt ut de du ska arbeta med, enligt ovan, klickar du på diskett-symbolen för att spara. En ruta kommer upp, där du skriver in vad du vill kalla ditt urval och klicka på OK, så finns urvalet sparat och kan hämtas genom att du klickar på gröna bocken. Om du vill titta på bara ett fackförbund så väljer du det i rullistan, annars får du alla. 6

7 Chefer på chefsavtalet Chefer som går på chefsavtalet finns under en egen revisionsomgång i Primula, den heter Förhandl 2014-chef

8 Arbeta med dina bud Den bild du nu får upp är den du arbetar i när du lägger dina bud. Bilden visar grunddata för det urval du har gjort, så som organisation, titel, personnummer, namn, anställningens omfattning och nuvarande lön. Därefter kommer kolumnen Ny lön där du lägger ditt bud. Efter den kommer Ökn i % och Ökn i kr som räknas fram genom att ditt nya bud ställs mot nuvarande lön. För att ditt bud ska sparas måste du klicka på knappen Registrera. Registrerade bud kan ses av personalavdelningen och av ev kollegor med samma behörighet som du, t ex prefekt/dekan. När budet är registrerat visas det även i kolumnen som heter Reg ny lön. Efter den kommer en kolumn som visar ökningen i procent för det bud som registrerats, Reg ökn i %. Längst ner i bilden visas summering av respektive kolumn. Här kan du t ex se hur stor ökningen är totalt för den grupp du valt att arbeta med. Vitsen med att det syns två gånger, dvs både som Ny lön och Reg ny lön, är att om du behöver justera i buden efter att du registrerat dem, kan du tydligt se om de ändringar du gjort är registrerade eller bara skrivna genom att det skiljer mellan de båda kolumnerna. Efter det kommer en kolumn som heter PO och där står vilket fackförbund medarbetaren är medlem i. Kolumnen Motpart visar de fackliga yrkandena, så snart de har godkänt att arbetsgivaren får se dem. Sedan kommer en kolumn som visar skillnaden mellan arbetsgivarens och fackets bud. Nästa kolumn är Anteckning, här finns möjlighet att skriva argument för ditt bud. Tänk på att vara ytterst saklig och försiktig med värderande omdömen även om det är en begränsad grupp av personer som kan läsa dina noteringar. 8

9 Olika förhandlingsomgångar En lönerevision omfattar ju ett antal omgångar med arbetsgivarens bud och personalorganisationernas (PO) yrkanden. När det är dags att visa arbetsgivarens bud för de fackliga förhandlingsdelegationerna kommer vi på Personalavdelningen att spara första omgången, vilket innebär att facken ser det bud som sparats vid den tidpunkten. Ändringar i buden som görs därefter syns inte för facken förrän vi sparar arbetsgivarens bud nästa gång. Det finns möjlighet att spara 5 omgångar, där omgång 1 och 3 är reserverade för arbetsgivarens bud, medan omgång 2 och 4 är reserverade för fackliga yrkanden. De olika kolumnerna visas längst till höger i bilden Individuella bud, och heter AG bud1, PO yrk1, AG bud2, PO yrk2. Sista kolumnen är gemensam och heter AG/PO. Som chef ser du endast AG bud 1 och AG bud2 och på motsvarande sätt ser facken endast PO yrk1 och PO yrk2. Sista kolumnen AG/PO ser alla. Under själva förhandlingen ser du fackens aktuella yrkande i kolumnen Motpart och dina egna bud i kolumnen Reg ny lön det är alltså där du arbetar. Kolumnerna för de olika omgångarna finns alltså till för att vi ska kunna se hur våra tidigare bud och yrkanden ser ut. 9

10 Filtrering och sortering Överst i listan med personer finns en tom rad. Den är till för att filtrera vilka personer som visas i bilden. Det innebär att du kan ta fram ett större urval och därefter välja att arbeta med olika delar mer koncentrerat. T ex kanske du väljer hela din avdelning/ditt ämne och därefter filtrera så att du arbetar med buden kategorivis. Exempel: Ämnet kanske består av 30 personer, varav 2 professorer, 15 lektorer, 10 adjunkter och 3 doktorander. När du vill lägga bud för lektorerna skriver du Universitetslektor i rutan för titel. Värt att tänka på i detta sammanhang är att det inom kategorin Lektorer även finns lektor, gäst, Lektor, adjungerad och i något fall även Högskolelektor. Ett gott råd är därför att ta bort all filtrering innan du registrerar ditt bud. Filtrering kan göras på alla kolumner, beroende på hur du vill arbeta. Man kan också sortera urvalet på de olika kolumnerna genom att klicka på kolumnnamnet. Om du vill vända på sorteringen klickar du på de små pilarna bredvid kolumnnamnet. Kontrollera bud När dina bud är registrerade kan du få ut en sammanställning med statistik över de bud du lagt. För att få ut den gör du urval på samma sätt som ovan. Därefter klickar du på Kontrollera i menyn till vänster. Bilden nedan kommer upp. 10

11 Att ändra utseende på bilden i Individuella bud Det finns även möjlighet att anpassa utseendet i den bild där du arbetar med dina bud, dvs att lägga till, ta bort eller flytta på kolumner. Klicka på den lilla rutan längst ner i bilden Då öppnas en ruta där du väljer vilka kolumner du vill ha med. Det finns två rutor; en med de som är synliga i nuläget och en med de som är gömda. Om du vill ta bort en kolumn som syns klickar du på minustecknet efter den kolumnen, t ex om du tycker att organisation är onödigt för dej att se, eftersom du bara arbetar med en organisation. Kolumner som ska läggas till klickar du istället på plustecknet. När du är klar klickar du på knappen Utför. Om du är nöjd och vill spara det utseendet klickar du på knappen Spara utseende. När du går in nästa gång ska radioknappen Visa tabellen med personliga inställningar vara ifylld för att bilden ska se ut så som du sparat. Om du ångrar dig och vill återgå till utseendet som var från början, klickar du i radioknappen Visa tabellen med defalutinställningar. 11